Dari Kertas Menjadi Tanpa Kertas: 7 Langkah Mendigitalkan Bisnis Anda

Rabu pagi. Di meja Anda – banyak kontrak, faktur, dan permintaan cuti berbayar yang belum ditandatangani menjulang di atas Anda seperti gunung Everest darurat. Sambil menghela nafas panjang, Anda menyesap kopi dan dengan enggan memulai hari Anda, berharap ada cara yang lebih baik untuk melakukan pekerjaan Anda. Jika Anda mengenali diri Anda dalam uraian ini, maka inilah saatnya untuk membuang dokumen dan mendigitalkan lingkungan kantor Anda. Tapi di mana Anda bahkan mulai?

Bergabunglah dengan kami saat kami melihat apa artinya tanpa kertas, apa manfaat memindahkan lemari arsip Anda ke cloud, serta beberapa langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu Anda mencapainya sebelum gedung pencakar langit kertas lain memiliki kesempatan untuk membuat Anda meja rumah.

Apa itu Kantor Tanpa Kertas?

Di dunia yang tercemar saat ini, bisnis sangat dituntut untuk menjadi ramah lingkungan jika mereka berharap dapat bekerja sama dengan pemerintah dan menenangkan basis pelanggan mereka yang sadar lingkungan. Dalam dekade terakhir ini, hal ini menyebabkan dorongan untuk "go green", dengan perusahaan berlomba satu sama lain untuk menemukan cara inovatif untuk mengoptimalkan proses kerja mereka dan mengurangi emisi karbon. Tren ini, bagaimanapun, tampaknya sering terbang melewati lingkungan kantor yang khas, di mana berton-ton kertas masih digunakan setiap tahun, terutama di tempat-tempat seperti firma hukum atau akuntan.

Di sinilah ide kantor tanpa kertas berperan. Dengan kata sederhana, tempat kerja tanpa kertas adalah tempat kerja yang menggunakan teknologi digital, seperti pemindai, platform penagihan elektronik, dan perangkat lunak manajemen dokumen, untuk mengurangi atau sama sekali menghilangkan kebutuhan akan kertas. Salah satu cara untuk mencapai tujuan ini, misalnya, adalah dengan mengubah dokumen kertas tradisional menjadi format digital, seperti file PDF atau Word, dan menyimpannya secara elektronik sehingga dapat langsung dipanggil kembali dan dimodifikasi jika diperlukan.

Meskipun demikian, ada banyak manfaat untuk menyimpan semua dokumentasi Anda secara digital yang jauh melampaui masalah lingkungan. Mari kita lihat beberapa di antaranya sekarang.

Alasan untuk Pergi Paperless

Menjadi tanpa kertas adalah salah satu cara terbaik untuk membuat bisnis Anda berjalan seperti jam tangan mewah Swiss. Lihat saja daftar di bawah ini dan lihat apakah Anda setuju dengan kami pada akhirnya:

• Peningkatan efisiensi: Dokumen digital dapat dengan mudah dicari dan diindeks, membuatnya sangat mudah untuk menemukan informasi penting. Jadi alih-alih menggali melalui lemari arsip selama berjam-jam, karyawan dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan dengan mengklik tombol, sehingga sangat meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses bisnis.
• Mobilitas yang ditingkatkan: Dokumen digital dapat diakses dari hampir semua perangkat dan lokasi, memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau bahkan saat bepergian.
• Ruang kantor yang lebih besar: Dengan lemari arsip dan sistem printer yang berat, Anda sekarang memiliki lebih dari cukup ruang untuk hal-hal yang benar-benar penting.
• Penghematan biaya yang besar: Kantor tanpa kertas dapat menghemat uang dengan mengurangi kebutuhan kertas, tinta, dan perlengkapan kantor lainnya. Selain itu, ini juga dapat menghemat biaya yang terkait dengan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen fisik.
• Keamanan yang ditingkatkan: Dokumen digital dapat dilindungi kata sandi dan dienkripsi, memberikan tingkat keamanan ekstra untuk informasi bisnis yang sensitif. Dengan menghentikan printer secara bertahap dari kantor Anda, Anda juga membebaskan peretas dari pintu belakang yang mudah masuk ke server file internal Anda.
• Kolaborasi yang meningkat: Dokumen digital dapat dengan mudah dibagikan dan dikolaborasikan secara real-time, memudahkan anggota tim untuk bekerja sama dalam proyek.
• Manfaat lingkungan: Menjadi tanpa kertas dapat mengurangi dampak lingkungan dari bisnis dengan mengurangi kebutuhan kertas dan sumber daya lainnya, yang juga menjadi alasan mengapa kantor tanpa kertas lebih berkelanjutan dalam jangka panjang.
• Kepatuhan yang lebih baik: Dokumen digital dapat dengan mudah dilacak, diaudit, dan diarsipkan, memudahkan bisnis untuk mematuhi persyaratan hukum dan peraturan.
• Layanan pelanggan yang lebih baik: Dokumen digital dapat dengan mudah diakses dan dibagikan dengan pelanggan, yang dapat meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan pelanggan. Anda juga menghemat lebih banyak waktu dan uang klien Anda, yang pada gilirannya menghasilkan lebih banyak ulasan, rujukan, dan pada akhirnya lebih banyak pekerjaan untuk bisnis Anda.
• Pemulihan bencana yang lebih baik: Dokumen digital dapat dengan mudah dicadangkan dan disimpan di luar lokasi, sehingga memudahkan pemulihan dari bencana seperti kebakaran, banjir, atau gempa bumi.

Dan itu baru sedikit penjelasan mengapa kita membutuhkan lebih banyak kantor tanpa kertas dalam hidup kita. Namun, sama bermanfaatnya dengan menciptakan lingkungan kantor tanpa kertas, itu tidak akan mudah, terutama jika Anda harus meyakinkan orang lain di organisasi Anda yang telah terbiasa berurusan dengan dokumen selama beberapa dekade.

Cara Menjadi Tanpa Kertas – Panduan Langkah demi Langkah

Langkah #1: Semuanya Dimulai Dari Anda!

Sebelum menuju online ke perangkat lunak window-shop dan pemindai pro-grade, langkah pertama menuju kantor tanpa kertas adalah benar-benar percaya pada penyebabnya. Terlepas dari apakah Anda seorang pemimpin tim, manajer, atau bahkan CEO, Anda harus sangat percaya pada manfaat tanpa kertas sehingga orang lain di sekitar Anda tidak akan punya pilihan lain selain membagikan sentimen Anda. Kami tidak akan berbohong – akan ada banyak pekerjaan di depan Anda, tetapi selama Anda melihat tujuan akhir dengan jelas dan memberikan contoh, Anda akan melihat peningkatan besar dalam jangka panjang.

Langkah #2: Identifikasi Dokumen Penting

Setelah Anda bersikeras bahwa semua kertas harus digunakan, langkah penting berikutnya adalah mengidentifikasi dokumen mana yang paling penting dan sering digunakan untuk bisnis Anda. Contoh umum termasuk kontrak, faktur, dan jenis dokumen hukum lainnya, tetapi ini sebagian besar bergantung pada jenis sektor tempat Anda beroperasi.

Setelah Anda mengidentifikasi dokumen-dokumen ini, pertimbangkan untuk mengonversinya menjadi PDF yang dapat dicari sepenuhnya sesegera mungkin sehingga dapat diakses dan dibagikan secara elektronik dengan mudah. Tentu saja, selain memprioritaskan untuk mendigitalkan dokumen segera setelah masuk, Anda juga harus perlahan-lahan mengerjakan simpanan Anda untuk mengurangi jejak kertas seminimal mungkin. Tetapi untuk melakukan itu, Anda juga perlu…

Langkah #3: Berinvestasi dalam Perangkat Lunak & Peralatan Pemindaian

Investasikan pada pemindai berkualitas tinggi yang dapat mengubah dokumen kertas menjadi format digital. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendigitalkan dokumen penting Anda dan menyimpannya secara elektronik.

Hal besar berikutnya dalam daftar adalah menemukan perangkat lunak manajemen dokumen yang bagus untuk membantu Anda mengatur dan mengelola dokumen digital Anda, serta editor PDF lengkap yang memungkinkan Anda mengedit dokumen yang dipindai dengan hampir semua cara yang dapat Anda bayangkan. .

Sebagian besar perangkat lunak editor PDF juga menyertakan alat bawaan yang praktis, seperti kemampuan untuk mengisi & menandatangani dokumen secara digital, mengompresnya sehingga tidak memakan banyak ruang, dan mengonversinya ke format file populer lainnya, seperti Microsoft Word atau Excel.

Jika anggaran memungkinkan, pertimbangkan juga membelanjakan uang untuk layanan tanda tangan elektronik, yang akan memfasilitasi transaksi bisnis dengan memungkinkan karyawan dan klien menandatangani dokumen secara digital, serta aplikasi pelacakan pengeluaran untuk menutupi pengeluaran bisnis yang tidak perlu.

Terakhir, lihat aplikasi gratis, seperti Trello atau Google Keep, untuk membuat daftar catatan dan tugas yang terorganisir tanpa harus bergantung pada ratusan catatan tempel yang membingungkan.

Langkah #4: Transisi ke Penyimpanan Berbasis Cloud

Hari-hari ini, penawaran penyimpanan cloud cukup banyak hujan setiap hari. Anda bahkan dapat memanfaatkan opsi gratis, seperti Google Drive, Microsoft OneDrive, atau Dropbox, meskipun perlu diingat bahwa Anda kemungkinan besar akan segera melampaui ruang yang ditawarkan. Dengan memiliki platform berbasis cloud di ujung jari Anda, karyawan tidak hanya akan mendapatkan akses ke opsi kolaborasi yang kaya dan menemukan serta mengedit file dengan cepat dan dari perangkat atau lokasi mana pun, tetapi Anda juga akan memiliki salinan cadangan dari semua dokumen penting mereka yang Anda inginkan. dapat dengan cepat memulihkan jika sesuatu yang buruk terjadi pada file di server internal Anda.

Namun, sebelum sepenuhnya menggunakan digital dan merobek-robek semua kertas itu, periksa kembali undang-undang setempat apakah beberapa dokumen harus dalam format kertas untuk tujuan kepatuhan terhadap peraturan atau jika salinan berbasis cloud sudah cukup.

Langkah #5: Dorong Komunikasi Digital

Dorong karyawan untuk berkomunikasi secara elektronik, bukan melalui dokumen kertas. Ini dapat dicapai dengan menggunakan email, pesan instan, perangkat lunak konferensi video, atau bahkan layanan kartu nama digital, yang memungkinkan mereka berbagi kartu dengan klien melalui kode QR, pesan teks, atau tanda tangan email.

Hal lain yang dapat Anda lakukan adalah beralih ke pernyataan tanpa kertas. Ini bisa berarti membatasi surat kantor pos yang masuk, membuang faktur kertas demi salinan yang dapat diunduh, dan bersikeras bahwa bank hanya menerbitkan laporan digital.

Langkah #6: Tetapkan Aturan Dasar Baru di Kantor

Mendidik karyawan tentang alat dan proses digital baru, seperti pemindaian, tanda tangan elektronik, dan perangkat lunak manajemen dokumen, seringkali bisa menjadi tugas yang berat. Inilah sebabnya mengapa Anda juga harus meninjau kebijakan dan prosedur Anda saat ini dan membuat pedoman tertulis untuk memuluskan transisi tanpa kertas.

Setelah Anda selesai, pastikan bahwa karyawan Anda mengetahui perubahan tersebut dan memahami manfaat tanpa kertas. Berikut adalah beberapa ide untuk Anda mulai:

• Hapus semua printer dan mesin fotokopi dari lokasi. Selama perangkat ini mudah diakses, orang akan terus menggunakannya. Namun, menggantinya dengan printer jaringan terpusat di tempat khusus di sekitar kantor, memasang kata sandi yang kuat, dan membatasi pembelian tinta dan toner yang diizinkan hanya untuk perangkat yang disetujui ini akan sangat mengurangi jejak kertas.
• Tetapkan tujuan untuk setiap departemen di perusahaan Anda. Munculkan cara yang dapat ditindaklanjuti dan terukur bagi departemen untuk bertransisi ke berbagai platform elektronik dan menyiapkan hadiah untuk membuat tujuan lebih diinginkan. Juga, tetapkan beberapa tenggat waktu dan target yang realistis, misalnya mengurangi jejak kertas sebesar 30% pada waktu yang sama tahun depan.
• Mulailah mendigitalkan file sesegera mungkin (dan buat katalog dengan tepat). Alih-alih mengejar ketinggalan dengan backlog Anda, mulailah memindai dokumen segera setelah mereka masuk untuk menghemat waktu di kemudian hari dan membuatnya dapat dicari dari awal dengan menggunakan editor PDF yang mendukung OCR (pengenalan karakter optik). Anda juga harus memikirkan sistem penamaan file yang logis, daripada hanya membuang semua PDF ke dalam satu folder dan menyebutnya sehari.
• Luangkan waktu untuk menjelaskan dengan jelas manfaat tanpa kertas. Jika Anda membantu karyawan Anda menyadari betapa banyak waktu dan upaya yang dapat mereka hemat jika mereka beralih, mereka akan lebih mungkin untuk mematuhi – lagipula, siapa yang ingin pulang dari pekerjaan jika ada alternatif yang jauh lebih baik hanya dalam jangkauan lengan?
• Tidak semua kertas harus hilang. Saat melakukan tanpa kertas, Anda harus fleksibel dan memperhatikan kebutuhan karyawan Anda. Misalnya, jika seseorang terbiasa mencetak lembar contekan pintasan keyboard atau yang serupa secara berkala yang membantu meningkatkan produktivitas mereka di kantor, pastikan mereka masih memiliki cara untuk melakukannya dengan bebas tanpa melanggar peraturan dasar baru yang baru saja Anda buat. mengatur.

Garis bawah

Mengubah kantor yang dipenuhi kabinet menjadi ruang tanpa kertas adalah pekerjaan besar karena Anda tidak hanya perlu menginvestasikan dana untuk mempersiapkan transisi tetapi juga meyakinkan seluruh staf Anda bahwa ini adalah langkah yang tepat untuk bisnis Anda. Dan mari kita bahkan tidak berbicara tentang fakta bahwa Anda harus memindahkan semuanya ke cloud, yang merupakan prestasi tersendiri.

Namun kerja keras pasti terbayar karena kantor tanpa kertas dapat membawa manfaat yang signifikan bagi bisnis Anda, seperti peningkatan efisiensi, penghematan biaya, pengaturan yang lebih baik, dan peningkatan keamanan. Selain itu, penerapan rutinitas kantor tanpa kertas juga dapat berkontribusi pada praktik bisnis yang lebih berkelanjutan dan bertanggung jawab, yang merupakan kemenangan bagi semua orang – Anda, pelanggan Anda, dan lingkungan yang kita semua tinggali bersama.

Dan ketika bencana akhirnya menyerang, baik itu banjir, kebakaran, atau perangkat lunak berbahaya, Anda akan dapat dengan cepat pulih dan langsung bekerja karena semua file penting Anda akan dicadangkan di cloud.

Tentu saja, semua ini tidak akan mungkin terjadi tanpa Anda mengambil langkah pertama dan menunjukkan kepada semua orang betapa lebih baik semuanya di kantor setelah Anda beralih ke sistem baru.