Dalla carta al paperless: 7 passaggi per digitalizzare il tuo business

Mercoledì mattina. Sulla tua scrivania: una sfilza di contratti non firmati, fatture e richieste di ferie pagate che torreggiano sopra di te come un monte Everest improvvisato. Lasciando un profondo sospiro, bevi un grande sorso di caffè e inizi a malincuore la tua giornata, desiderando che ci sia un modo migliore per fare il tuo lavoro. Se ti riconosci in questa descrizione, allora è il momento di abbandonare le scartoffie e digitalizzare il tuo ambiente d'ufficio. Ma da dove inizi?

Unisciti a noi mentre diamo un'occhiata a cosa significa eliminare la carta, quali sono i vantaggi di spostare i tuoi schedari nel cloud, oltre a diversi passaggi attuabili per aiutarti ad arrivarci prima che un altro grattacielo di carta abbia la possibilità di creare il tuo scrivania a casa.

Cos'è un ufficio senza carta?

Nel mondo inquinato di oggi, le aziende sono praticamente obbligate a diventare ecologiche se sperano di andare d'accordo con i governi e placare la loro base di clienti eco-consapevole. Nell'ultimo decennio circa, ciò ha portato alla spinta a "diventare ecologici", con le aziende che si sfidano a trovare modi innovativi per ottimizzare il loro processo di lavoro e ridurre le emissioni di carbonio. Questa tendenza, tuttavia, sembra spesso superare il tipico ambiente d'ufficio, dove vengono ancora utilizzate letteralmente tonnellate di carta ogni anno, soprattutto in luoghi come studi legali o commercialisti.

È qui che entra in gioco l'idea di un ufficio senza carta. In parole semplici, un posto di lavoro senza carta è quello che utilizza la tecnologia digitale, come scanner, piattaforme di fatturazione elettronica e software di gestione dei documenti, per ridurre o eliminare completamente la necessità di carta. Un modo per raggiungere questo obiettivo, ad esempio, è convertire i documenti cartacei tradizionali in formati digitali, come file PDF o Word, e archiviarli elettronicamente in modo che possano essere immediatamente richiamati e modificati se necessario.

Detto questo, ci sono molti vantaggi nell'archiviazione digitale di tutta la documentazione che vanno ben oltre le preoccupazioni ambientali. Diamo un'occhiata ad alcuni di loro ora.

Motivi per andare senza carta

Eliminare la carta è uno dei modi migliori per far funzionare la tua attività come un orologio svizzero di lusso. Dai un'occhiata all'elenco qui sotto e vedi se sei d'accordo con noi entro la fine:

• Maggiore efficienza: i documenti digitali possono essere facilmente ricercati e indicizzati, rendendo incredibilmente facile trovare informazioni importanti. Quindi, invece di scavare negli schedari per ore e ore, i dipendenti possono facilmente trovare ciò di cui hanno bisogno con un semplice clic, migliorando notevolmente la velocità e l'efficienza dei processi aziendali.
• Mobilità migliorata: è possibile accedere ai documenti digitali praticamente da qualsiasi dispositivo e posizione, consentendo ai dipendenti di lavorare da remoto o anche in viaggio.
• Uffici più spaziosi: con i pesanti schedari e i sistemi di stampa fuori mano, ora hai spazio più che sufficiente per le cose che contano davvero.
• Enormi risparmi sui costi: un ufficio senza carta può far risparmiare denaro riducendo la necessità di carta, inchiostro e altre forniture per ufficio. Inoltre, può anche risparmiare sui costi associati all'archiviazione e alla manutenzione dei documenti fisici.
• Maggiore sicurezza: i documenti digitali possono essere protetti da password e crittografati, fornendo un ulteriore livello di sicurezza per le informazioni aziendali sensibili. Eliminando gradualmente le stampanti dal tuo ufficio, stai anche sollevando gli hacker da una facile backdoor nei tuoi file server interni.
• Maggiore collaborazione: i documenti digitali possono essere facilmente condivisi e collaborati in tempo reale, rendendo più facile per i membri del team lavorare insieme sui progetti.
• Vantaggi ambientali: l'eliminazione della carta può ridurre l'impatto ambientale di un'azienda riducendo la necessità di carta e altre risorse, motivo per cui un ufficio senza carta è più sostenibile a lungo termine.
• Migliore conformità: i documenti digitali possono essere facilmente monitorati, controllati e archiviati, facilitando il rispetto da parte delle aziende dei requisiti legali e normativi.
• Migliore servizio clienti: i documenti digitali possono essere facilmente accessibili e condivisi con i clienti, il che può migliorare la velocità e la qualità del servizio clienti. Inoltre, risparmi ai tuoi clienti più tempo e denaro, il che a sua volta si traduce in più recensioni, segnalazioni e, in definitiva, più lavoro per la tua attività.
• Migliore ripristino di emergenza: i documenti digitali possono essere facilmente sottoposti a backup e archiviati off-site, facilitando il recupero da un disastro come un incendio, un'alluvione o un terremoto.

E questo è solo un graffio sulla superficie del motivo per cui abbiamo bisogno di più uffici senza carta nella nostra vita. Tuttavia, per quanto gratificante sia la creazione di un ambiente d'ufficio senza carta, non sarà facile, soprattutto se devi convincere altre persone nella tua organizzazione che sono state abituate a gestire le scartoffie per decenni.

Come andare senza carta - Una guida passo passo

Passaggio n. 1: tutto inizia con te!

Prima di passare online a software per vetrine e scanner di livello professionale, il primo passo verso un ufficio senza carta è credere veramente nella causa. Indipendentemente dal fatto che tu sia un caposquadra, un manager o persino l'amministratore delegato, devi credere nei vantaggi di eliminare la carta così fortemente che gli altri intorno a te non avranno altra scelta che condividere il tuo sentimento. Non mentiremo: ci sarà molto lavoro davanti a te, ma finché vedi chiaramente l'obiettivo finale e dai l'esempio, dovresti vedere enormi miglioramenti a lungo termine.

Passaggio n. 2: identificare i documenti importanti

Una volta che sei fermamente convinto che tutta quella carta debba essere eliminata, il passaggio cruciale successivo è identificare quali sono i documenti più importanti e utilizzati di frequente per la tua attività. Esempi comuni includono contratti, fatture e altri tipi di documenti legali, ma ciò dipenderà principalmente dal tipo di settore in cui operi.

Dopo aver identificato questi documenti, valuta la possibilità di convertirli in PDF completamente ricercabili il prima possibile in modo che possano essere facilmente accessibili e condivisi elettronicamente. Naturalmente, è ovvio che oltre a rendere prioritaria la digitalizzazione dei documenti non appena arrivano, dovresti anche lavorare lentamente sul tuo arretrato per ridurre al minimo la traccia cartacea. Ma per farlo, dovresti anche...

Passaggio n. 3: investire in software e apparecchiature di scansione

Investi in uno scanner di alta qualità in grado di convertire i documenti cartacei in formati digitali. Ciò ti consentirà di digitalizzare i tuoi documenti importanti e di archiviarli elettronicamente.

La prossima grande novità nell'elenco è trovare un buon software di gestione dei documenti che ti aiuti a organizzare e gestire i tuoi documenti digitali, nonché un editor PDF completo che ti consenta di modificare i documenti scansionati in quasi tutti i modi che puoi immaginare .

La maggior parte dei software di editor PDF include anche utili strumenti integrati, come la possibilità di compilare e firmare documenti digitalmente, comprimerli in modo che occupino meno spazio e convertirli in altri formati di file popolari, come Microsoft Word o Excel.

Se il budget lo consente, prendi in considerazione anche l'acquisto di un servizio di firma elettronica, che faciliterà le transazioni commerciali consentendo a dipendenti e clienti di firmare documenti digitalmente, nonché un'app di monitoraggio delle spese per mettere un freno a spese aziendali non necessarie.

Infine, cerca app gratuite, come Trello o Google Keep, per creare elenchi organizzati di note e attività senza dover fare affidamento su centinaia di note adesive confuse.

Passaggio n. 4: transizione allo storage basato su cloud

In questi giorni, le offerte di archiviazione cloud piovono praticamente su base giornaliera. Puoi anche sfruttare le opzioni gratuite, come Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox, anche se tieni presente che probabilmente supererai rapidamente lo spazio offerto. Avendo una piattaforma basata su cloud a portata di mano, non solo i dipendenti avranno accesso a ricche opzioni di collaborazione e troveranno e modificheranno i file rapidamente e da qualsiasi dispositivo o posizione, ma avrai anche una copia di backup di tutti i loro documenti importanti che vorresti essere in grado di ripristinare rapidamente se dovesse accadere qualcosa di brutto ai file sul tuo server interno.

Tuttavia, prima di passare completamente al digitale e distruggere tutta quella carta, ricontrolla con la legislazione locale se alcuni dei documenti devono essere in formato cartaceo ai fini della conformità normativa o se è sufficiente una copia basata su cloud.

Passaggio n. 5: incoraggiare la comunicazione digitale

Incoraggiare i dipendenti a comunicare elettronicamente, piuttosto che attraverso documenti cartacei. Ciò può essere ottenuto utilizzando e-mail, messaggistica istantanea, software di videoconferenza o persino un servizio di biglietti da visita digitali, che consentirebbe loro di condividere le proprie carte con i clienti tramite codici QR, messaggi di testo o firme e-mail.

Un'altra cosa che puoi fare è passare alle dichiarazioni senza carta. Ciò potrebbe significare limitare la posta degli uffici postali in entrata, abbandonare le fatture cartacee a favore di copie scaricabili e insistere affinché le banche emettano solo estratti conto digitali.

Passaggio n. 6: impostare nuove regole di base in ufficio

Educare i dipendenti sui nuovi strumenti e processi digitali, come la scansione, le firme elettroniche e il software di gestione dei documenti, può spesso essere un compito arduo. Questo è il motivo per cui dovrai anche rivedere le tue attuali politiche e procedure e elaborare linee guida scritte per facilitare la transizione senza carta.

Una volta terminato, assicurati che i tuoi dipendenti siano consapevoli dei cambiamenti e comprendano i vantaggi dell'eliminazione della carta. Ecco alcune idee per iniziare:

• Rimuovere tutte le stampanti e le fotocopiatrici dai locali. Finché questi dispositivi saranno facilmente accessibili, le persone continueranno a usarli. Tuttavia, sostituirle con stampanti di rete centralizzate in punti dedicati dell'ufficio, inserire password complesse e limitare gli acquisti di inchiostro e toner consentiti solo a questi dispositivi approvati ridurrà notevolmente la traccia cartacea.
• Stabilisci obiettivi per ogni reparto della tua azienda. Trova modi attuabili e misurabili per consentire ai dipartimenti di passare a varie piattaforme elettroniche e impostare ricompense per rendere gli obiettivi più desiderabili. Inoltre, stabilisci alcune scadenze e obiettivi realistici, ad esempio riducendo le tracce cartacee del 30% entro lo stesso periodo del prossimo anno.
• Inizia a digitalizzare i file il prima possibile (e catalogali in modo appropriato). Invece di recuperare il ritardo con il tuo arretrato, inizia a scansionare i documenti non appena arrivano per risparmiare tempo in seguito e rendili ricercabili fin dall'inizio utilizzando un editor PDF che supporta l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Dovresti anche pensare a un sistema logico di denominazione dei file, invece di scaricare semplicemente tutti i PDF in una singola cartella e chiamarlo un giorno.
• Prenditi del tempo per spiegare chiaramente i vantaggi dell'eliminazione della carta. Se aiuti i tuoi dipendenti a rendersi conto di quanto tempo e fatica potrebbero risparmiare se effettuassero il passaggio, sarebbero molto più propensi a conformarsi - dopotutto, chi vuole tornare a casa svuotato dal lavoro se c'è un'alternativa molto migliore appena dentro a portata di mano?
• Non tutta la carta deve scomparire. Quando vai senza carta, devi essere flessibile e tenere a mente le esigenze dei tuoi dipendenti. Ad esempio, se qualcuno è abituato a stampare periodicamente un foglietto illustrativo di scorciatoie da tastiera o qualcosa di simile che aiuta a migliorare la propria produttività in ufficio, assicurati che abbiano ancora un modo per farlo liberamente senza violare le nuove regole di base che hai appena impostato.

La linea di fondo

Trasformare un ufficio pieno di armadietti in uno spazio senza carta è un'impresa enorme in quanto non dovrai solo investire fondi per prepararti alla transizione, ma anche convincere tutto il tuo staff che questa è la mossa giusta per la tua attività. E non parliamo nemmeno del fatto che dovrai migrare tutto nel cloud, che è un'impresa in sé e per sé.

Tuttavia, il duro lavoro può sicuramente ripagare poiché un ufficio senza carta può portare vantaggi significativi alla tua azienda, come una maggiore efficienza, risparmi sui costi, una migliore organizzazione e una maggiore sicurezza. Inoltre, l'adozione di una routine di ufficio senza carta può anche contribuire a pratiche commerciali più sostenibili e responsabili, il che è una vittoria per tutti: tu, i tuoi clienti e l'ambiente che condividiamo.

E quando alla fine si verifica un disastro, che si tratti di un'inondazione, un incendio o un software dannoso, sarai in grado di recuperare rapidamente e ripartire rapidamente poiché tutti i tuoi file importanti verranno sottoposti a backup nel cloud.

Ovviamente, niente di tutto questo sarebbe possibile senza che tu facessi la prima mossa e mostrassi a tutti quanto sarà migliore tutto in ufficio una volta che passerai al nuovo sistema.