从纸质到无纸化：实现业务数字化的 7 个步骤

星期三早上。 在你的办公桌上——一大堆未签署的合同、发票和带薪休假申请像一座临时搭建的珠穆朗玛峰一样高耸在你的头顶。 深深地叹了口气，喝了一大口咖啡，勉强开始新的一天，希望有更好的工作方式。 如果您在这个描述中认出了自己，那么是时候放弃文书工作并数字化您的办公环境了。 但是你从哪里开始呢？

加入我们，看看无纸化意味着什么，将文件柜移动到云端有什么好处，以及几个可操作的步骤来帮助您在另一座纸质摩天大楼有机会实现您的目标之前实现目标办公桌回家。

什么是无纸化办公？

在当今污染严重的世界中，如果企业希望与政府和睦相处并安抚其具有生态意识的客户群，则他们几乎需要走向绿色。 在过去十年左右的时间里，这导致了“走向绿色”的推动，各公司竞相想出创新的方法来优化他们的工作流程并减少碳排放。 然而，这种趋势似乎经常飞过典型的办公环境，那里每年仍在使用大量纸张，尤其是在律师事务所或会计师事务所等地方。

这就是无纸化办公理念发挥作用的地方。 简而言之，无纸化工作场所是使用扫描仪、电子发票平台和文档管理软件等数字技术来减少或完全消除对纸张的需求的工作场所。 例如，实现这一目标的一种方法是将传统的纸质文档转换为数字格式，如 PDF 或 Word 文件，并以电子方式存储它们，以便在需要时可以立即调用和修改。

话虽这么说，以数字方式存储所有文档的好处远不止环境问题。 现在让我们来看看其中的一些。

无纸化的原因

无纸化是让您的业务像奢华瑞士手表一样运营的最佳方式之一。 看看下面的列表，看看你是否能在最后同意我们的观点：

• 提高效率：可以轻松搜索和索引数字文档，从而非常容易地找到重要信息。 因此，员工无需在文件柜中翻找数小时，只需单击一下按钮即可轻松找到所需内容，从而大大提高业务流程的速度和效率。
• 改进的移动性：几乎可以从任何设备和位置访问数字文档，使员工可以远程工作，甚至可以在旅途中工作。
• 更大的办公空间：摆脱了笨重的文件柜和打印机系统，您现在有足够的空间来处理真正重要的事情。
• 节省大量成本：无纸化办公室可以减少对纸张、墨水和其他办公用品的需求，从而节省资金。 此外，它还可以节省与存储和维护物理文档相关的成本。
• 提高安全性：数字文档可以使用密码保护和加密，为敏感的商业信息提供额外的安全级别。 通过逐步淘汰办公室中的打印机，您还可以让黑客轻松进入您的内部文件服务器。
• 增强协作：数字文档可以轻松实时共享和协作，使团队成员更容易在项目上协同工作。
• 环境效益：无纸化可以减少对纸张和其他资源的需求，从而减少企业对环境的影响，这也是无纸化办公从长远来看更具可持续性的原因。
• 更好的合规性：数字文档可以轻松跟踪、审计和存档，使企业更容易遵守法律和法规要求。
• 更好的客户服务：数字文档可以轻松访问并与客户共享，这可以提高客户服务的速度和质量。 您还可以为您的客户节省更多的时间和金钱，这反过来会带来更多的评论、推荐，并最终为您的企业带来更多的工作。
• 更好的灾难恢复：数字文档可以很容易地备份和异地存储，从而更容易从火灾、洪水或地震等灾难中恢复。

这只是我们生活中需要更多无纸化办公室的原因的冰山一角。 然而，与创建无纸化办公环境一样有益，它来之不易，尤其是当您必须说服组织中几十年来一直习惯于处理文书工作的其他人时。

如何实现无纸化——分步指南

第 1 步：一切从您开始！

在上网购买橱窗软件和专业级扫描仪之前，实现无纸化办公的第一步是真正相信这一事业。 无论您是团队领导、经理，甚至是首席执行官，您都必须坚信无纸化的好处，以至于您周围的其他人别无选择，只能分享您的感受。 我们不会说谎——您面前会有很多工作要做，但只要您清楚地看到最终目标并树立榜样，从长远来看，您应该会看到巨大的进步。

步骤 #2：识别重要文件

一旦您确定所有这些文件都需要删除，下一个关键步骤就是确定哪些是您的业务中最重要和最常用的文件。 常见示例包括合同、发票和其他类型的法律文件，但这主要取决于您所在行业的类型。

一旦您确定了这些文档，请考虑尽快将它们转换为完全可搜索的 PDF，以便可以轻松地以电子方式访问和共享它们。 当然，不言而喻，除了将文件一收到就数字化作为优先事项外，您还应该慢慢处理积压工作，以将书面记录减少到最低限度。 但为了做到这一点，你还需要……

第三步：投资软件和扫描设备

购买可以将纸质文档转换为数字格式的高质量扫描仪。 这将使您能够将重要文件数字化并以电子方式存储它们。

清单上的下一件大事是找到一个好的文档管理软件来帮助您组织和管理您的数字文档，以及一个功能全面的 PDF 编辑器，它允许您以几乎任何您能想象的方式编辑扫描的文档.

大多数 PDF 编辑器软件还包括方便的内置工具，例如能够以数字方式填写和签署文档、压缩它们以减少它们占用的空间，以及将它们转换为其他流行的文件格式，例如 Microsoft Word 或 Excel。

如果预算允许，还可以考虑购买电子签名服务，这将通过允许员工和客户以数字方式签署文件来促进业务交易，以及费用跟踪应用程序以限制不必要的业务费用。

最后，查看免费应用程序，例如 Trello 或 Google Keep，以创建有组织的笔记和任务列表，而不必依赖数百个令人困惑的便签。

步骤#4：过渡到基于云的存储

如今，云存储交易几乎每天都在下雨。 您甚至可以利用免费选项，例如 Google Drive、Microsoft OneDrive 或 Dropbox，但请记住，您可能很快就会用完所提供的空间。 通过触手可及的基于云的平台，员工不仅可以访问丰富的协作选项并从任何设备或位置快速查找和编辑文件，而且您还将拥有他们所有重要文档的备份副本如果内部服务器上的文件发生任何不良情况，能够快速恢复。

然而，在全面数字化和粉碎所有纸张之前，请仔细检查当地立法是否要求某些文件采用纸质格式以符合法规要求，或者基于云的副本是否足够。

步骤#5：鼓励数字通信

鼓励员工以电子方式而不是通过纸质文件进行交流。 这可以通过使用电子邮件、即时消息、视频会议软件甚至数字名片服务来实现，这将使他们能够通过二维码、短信或电子邮件签名与客户共享名片。

您可以做的另一件事是转向无纸化报表。 这可能意味着限制收到的邮局邮件，放弃纸质发票以支持可下载的副本，并坚持银行只发布数字报表。

第 6 步：在办公室制定新的基本规则

对员工进行扫描、电子签名和文档管理软件等新数字工具和流程的培训通常是一项艰巨的任务。 这就是为什么您还必须审查当前的政策和程序并提出书面指南以顺利完成无纸化过渡的原因。

完成后，请确保您的员工了解这些变化并了解无纸化的好处。 以下是一些帮助您入门的想法：

• 从场所中移除所有打印机和复印机。 只要这些设备易于访问，人们就会继续使用它们。 然而，在办公室周围的专用地点用集中式网络打印机代替这些打印机，设置强密码，并将允许的墨水和碳粉购买仅限于这些经批准的设备，将大大减少书面记录。
• 为公司的每个部门设定目标。 为部门过渡到各种电子平台提出可操作和可衡量的方法，并设置奖励使目标更令人向往。 此外，设定一些截止日期和现实的目标，例如到明年同期将书面记录减少 30%。
• 尽快开始数字化文件（并对它们进行适当的分类）。 与其追赶你的积压工作，不如在文档一进来就开始扫描以节省时间，并使用支持 OCR（光学字符识别）的 PDF 编辑器从一开始就可以搜索它们。 您还应该考虑一个逻辑文件命名系统，而不是简单地将所有 PDF 文件转储到一个文件夹中然后收工。
• 花时间清楚地解释无纸化的好处。 如果你帮助你的员工意识到如果他们做出改变他们可以节省多少时间和精力，他们就会更有可能遵守——毕竟，如果有更好的选择，谁愿意下班回家伸手可及？
• 并非所有纸张都需要消失。 实现无纸化时，您需要保持灵活性并牢记员工的需求。 例如，如果某人习惯于定期打印键盘快捷键备忘单或类似的东西来帮助提高他们在办公室的工作效率，请确保他们仍然有办法在不违反您刚刚制定的新基本规则的情况下自由地执行此操作放。

底线

将装满机柜的办公室变成无纸化空间是一项艰巨的任务，因为您不仅需要投入资金为转型做准备，而且还要让您的全体员工相信这对您的企业来说是正确的举措。 更不用说您必须将所有内容迁移到云端这一事实，这本身就是一项壮举。

然而，艰苦的工作肯定会得到回报，因为无纸化办公可以为您的企业带来显着的好处，例如提高效率、节省成本、更好的组织和更高的安全性。 此外，采用无纸化办公程序还可以促进更可持续和更负责任的商业实践，这对每个人都是有益的——您、您的客户以及我们共享的环境。

当灾难最终袭来时，无论是洪水、火灾还是恶意软件，您将能够快速恢复并立即开始运行，因为您的所有重要文件都将备份在云中。

当然，如果您不迈出第一步并向所有人展示一旦您切换到新系统后办公室的一切都会变得更好，这一切都不可能实现。