Von Papier zu papierlos: 7 Schritte zur Digitalisierung Ihres Unternehmens

Mittwochmorgen. Auf Ihrem Schreibtisch – eine Menge nicht unterzeichneter Verträge, Rechnungen und bezahlter Urlaubsanträge, die sich wie ein provisorischer Mount Everest über Ihnen erheben. Mit einem tiefen Seufzen nimmst du einen großen Schluck Kaffee und beginnst widerwillig deinen Tag, während du dir wünschst, es gäbe einen besseren Weg, deine Arbeit zu erledigen. Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen, dann ist es an der Zeit, den Papierkram hinter sich zu lassen und Ihre Büroumgebung zu digitalisieren. Aber wo fängt man überhaupt an?

Schauen Sie sich mit uns an, was es bedeutet, papierlos zu werden, welche Vorteile es hat, Ihre Aktenschränke in die Cloud zu verlagern, sowie einige umsetzbare Schritte, die Ihnen helfen, dorthin zu gelangen, bevor ein weiterer Wolkenkratzer aus Papier die Chance hat, Ihren zu machen Schreibtisch nach Hause.

Was ist ein papierloses Büro?

In der heutigen verschmutzten Welt müssen Unternehmen umweltfreundlicher werden, wenn sie jemals hoffen, mit Regierungen auszukommen und ihren umweltbewussten Kundenstamm zu besänftigen. In den letzten zehn Jahren führte dies zu dem Vorstoß, „grüner“ zu werden, wobei Unternehmen gegeneinander antraten, um innovative Wege zur Optimierung ihrer Arbeitsprozesse und zur Reduzierung der CO2-Emissionen zu finden. Dieser Trend scheint jedoch oft direkt an der typischen Büroumgebung vorbeizufliegen, in der jedes Jahr noch buchstäblich Tonnen von Papier verbraucht werden, insbesondere an Orten wie Anwalts- oder Wirtschaftsprüfungsunternehmen.

Hier kommt die Idee des papierlosen Büros ins Spiel. Einfach ausgedrückt ist ein papierloser Arbeitsplatz ein Arbeitsplatz, der digitale Technologien wie Scanner, elektronische Rechnungsstellungsplattformen und Dokumentenverwaltungssoftware einsetzt, um den Bedarf an Papier zu reduzieren oder vollständig zu eliminieren. Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, besteht beispielsweise darin, traditionelle Papierdokumente in digitale Formate wie PDF- oder Word-Dateien umzuwandeln und sie elektronisch zu speichern, damit sie bei Bedarf sofort abgerufen und geändert werden können.

Abgesehen davon bietet die digitale Speicherung Ihrer gesamten Dokumentation viele Vorteile, die weit über die Umweltbelange hinausgehen. Schauen wir uns jetzt einige davon an.

Gründe, papierlos zu werden

Papierlos zu werden ist eine der besten Möglichkeiten, Ihr Unternehmen wie eine Schweizer Luxusuhr laufen zu lassen. Werfen Sie einfach einen Blick auf die folgende Liste und sehen Sie, ob Sie uns am Ende zustimmen können:

• Erhöhte Effizienz: Digitale Dokumente können einfach durchsucht und indiziert werden, was das Auffinden wichtiger Informationen unglaublich einfach macht. Anstatt stundenlang Aktenschränke zu durchsuchen, finden die Mitarbeiter auf Knopfdruck, was sie brauchen, und verbessern so die Geschwindigkeit und Effizienz von Geschäftsprozessen erheblich.
• Verbesserte Mobilität: Auf digitale Dokumente kann von nahezu jedem Gerät und Standort aus zugegriffen werden, sodass Mitarbeiter aus der Ferne oder sogar unterwegs arbeiten können.
• Größere Bürofläche: Da die schweren Aktenschränke und Druckersysteme nicht mehr im Weg sind, haben Sie jetzt mehr als genug Platz für die Dinge, die wirklich wichtig sind.
• Enorme Kosteneinsparungen: Ein papierloses Büro kann Geld sparen, indem der Bedarf an Papier, Tinte und anderem Büromaterial reduziert wird. Darüber hinaus können auch Kosten eingespart werden, die mit der Aufbewahrung und Pflege physischer Dokumente verbunden sind.
• Verbesserte Sicherheit: Digitale Dokumente können passwortgeschützt und verschlüsselt werden, was ein zusätzliches Maß an Sicherheit für vertrauliche Geschäftsinformationen bietet. Indem Sie Drucker aus Ihrem Büro ausmustern, entlasten Sie Hacker auch von einer einfachen Hintertür zu Ihren internen Dateiservern.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Digitale Dokumente können einfach geteilt und in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, was Teammitgliedern die Zusammenarbeit an Projekten erleichtert.
• Vorteile für die Umwelt: Die Umstellung auf papierloses Arbeiten kann die Umweltauswirkungen eines Unternehmens verringern, indem der Bedarf an Papier und anderen Ressourcen verringert wird, weshalb ein papierloses Büro auch langfristig nachhaltiger ist.
• Bessere Compliance: Digitale Dokumente können einfach nachverfolgt, geprüft und archiviert werden, was es Unternehmen erleichtert, gesetzliche und behördliche Anforderungen einzuhalten.
• Besserer Kundenservice: Digitale Dokumente können leicht abgerufen und mit Kunden geteilt werden, was die Geschwindigkeit und Qualität des Kundenservice verbessern kann. Sie sparen Ihren Kunden auch mehr Zeit und Geld, was wiederum zu mehr Bewertungen, Empfehlungen und letztendlich zu mehr Arbeit für Ihr Unternehmen führt.
• Bessere Notfallwiederherstellung: Digitale Dokumente können einfach gesichert und extern gespeichert werden, was die Wiederherstellung nach einer Katastrophe wie Feuer, Überschwemmung oder Erdbeben erleichtert.

Und das kratzt nur an der Oberfläche, warum wir mehr papierlose Büros in unserem Leben brauchen. So lohnend die Schaffung einer papierlosen Büroumgebung auch sein mag, es wird nicht einfach sein, insbesondere wenn Sie andere Personen in Ihrer Organisation überzeugen müssen, die seit Jahrzehnten daran gewöhnt sind, sich mit Papierkram zu befassen.

So gehen Sie papierlos – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt Nr. 1: Alles beginnt mit Ihnen!

Bevor Sie sich online zu Schaufenstersoftware und professionellen Scannern begeben, besteht der allererste Schritt zu einem papierlosen Büro darin, wirklich an die Sache zu glauben. Unabhängig davon, ob Sie Teamleiter, Manager oder sogar der CEO sind, müssen Sie so stark an die Vorteile glauben, papierlos zu werden, dass andere um Sie herum keine andere Wahl haben, als Ihre Meinung zu teilen. Wir werden nicht lügen – es wird viel Arbeit vor Ihnen liegen, aber solange Sie das Endziel klar sehen und mit gutem Beispiel vorangehen, sollten Sie auf lange Sicht massive Verbesserungen sehen.

Schritt Nr. 2: Identifizieren Sie wichtige Dokumente

Wenn Sie sicher sind, dass all das Papier weg muss, besteht der nächste entscheidende Schritt darin, die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Dokumente für Ihr Unternehmen zu identifizieren. Gängige Beispiele sind Verträge, Rechnungen und andere Arten von Rechtsdokumenten, aber dies hängt hauptsächlich von der Art des Sektors ab, in dem Sie tätig sind.

Sobald Sie diese Dokumente identifiziert haben, sollten Sie sie so schnell wie möglich in vollständig durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln, damit sie leicht zugänglich sind und elektronisch geteilt werden können. Es versteht sich von selbst, dass Sie neben der Priorität, Dokumente sofort nach Eingang zu digitalisieren, auch langsam an Ihrem Rückstand arbeiten sollten, um den Papierpfad auf ein Minimum zu reduzieren. Dazu müsste man aber auch …

Schritt Nr. 3: Investieren Sie in Software und Scan-Equipment

Investieren Sie in einen hochwertigen Scanner, der Papierdokumente in digitale Formate umwandeln kann. Damit können Sie Ihre wichtigen Dokumente digitalisieren und elektronisch speichern.

Die nächste große Sache auf der Liste ist, eine gute Dokumentenverwaltungssoftware zu finden, die Ihnen hilft, Ihre digitalen Dokumente zu organisieren und zu verwalten, sowie einen abgerundeten PDF-Editor, mit dem Sie die gescannten Dokumente auf fast jede erdenkliche Weise bearbeiten können .

Die meisten PDF-Editor-Softwares enthalten auch praktische integrierte Tools, wie z. B. die Möglichkeit, Dokumente digital auszufüllen und zu signieren, sie zu komprimieren, damit sie weniger Platz beanspruchen, und sie in andere gängige Dateiformate wie Microsoft Word oder Excel zu konvertieren.

Wenn es das Budget zulässt, sollten Sie auch einen E-Signatur-Service in Erwägung ziehen, der Geschäftstransaktionen erleichtert, indem er Mitarbeitern und Kunden ermöglicht, Dokumente digital zu signieren, sowie eine App zur Ausgabenverfolgung, um unnötige Geschäftsausgaben einzudämmen.

Schauen Sie sich schließlich kostenlose Apps wie Trello oder Google Keep an, um organisierte Listen mit Notizen und Aufgaben zu erstellen, ohne sich auf Hunderte von verwirrenden Haftnotizen verlassen zu müssen.

Schritt Nr. 4: Übergang zu Cloud-basiertem Speicher

Heutzutage regnet es fast täglich Cloud-Storage-Angebote. Sie können sogar kostenlose Optionen wie Google Drive, Microsoft OneDrive oder Dropbox nutzen, aber denken Sie daran, dass Sie wahrscheinlich schnell aus dem angebotenen Speicherplatz herauswachsen werden. Indem Sie eine Cloud-basierte Plattform zur Hand haben, erhalten Mitarbeiter nicht nur Zugriff auf umfangreiche Optionen für die Zusammenarbeit und können Dateien schnell und von jedem Gerät oder Standort aus finden und bearbeiten, sondern Sie haben auch eine Sicherungskopie aller ihrer wichtigen Dokumente, die Sie auch hätten schnell wiederherstellen können, falls etwas Schlimmes mit den Dateien auf Ihrem internen Server passiert.

Bevor Sie jedoch vollständig digitalisieren und all das Papier vernichten, überprüfen Sie anhand der lokalen Gesetzgebung, ob einige der Dokumente aus Gründen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Papierform vorliegen müssen oder ob eine Cloud-basierte Kopie ausreicht.

Schritt Nr. 5: Fördern Sie die digitale Kommunikation

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, elektronisch statt über Papierdokumente zu kommunizieren. Dies kann durch die Verwendung von E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzsoftware oder sogar einem digitalen Visitenkartendienst erreicht werden, der es ihnen ermöglicht, ihre Karten mit Kunden über QR-Codes, Textnachrichten oder E-Mail-Signaturen zu teilen.

Eine andere Sache, die Sie tun können, ist, auf papierlose Kontoauszüge umzusteigen. Dies könnte bedeuten, den Posteingang einzuschränken, Papierrechnungen zugunsten von herunterladbaren Kopien aufzugeben und darauf zu bestehen, dass Banken nur digitale Kontoauszüge ausstellen.

Schritt Nr. 6: Legen Sie im Büro neue Grundregeln fest

Die Schulung von Mitarbeitern über neue digitale Tools und Prozesse wie Scannen, elektronische Signaturen und Dokumentenverwaltungssoftware kann oft eine schwierige Aufgabe sein. Aus diesem Grund müssen Sie auch Ihre aktuellen Richtlinien und Verfahren überprüfen und schriftliche Richtlinien erstellen, um den papierlosen Übergang zu erleichtern.

Wenn Sie fertig sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich der Änderungen bewusst sind und die Vorteile der papierlosen Lösung verstehen. Hier sind ein paar Ideen für den Anfang:

• Entfernen Sie alle Drucker und Kopierer aus den Räumlichkeiten. Solange diese Geräte leicht zugänglich sind, werden die Menschen sie weiterhin verwenden. Wenn Sie diese jedoch durch zentralisierte Netzwerkdrucker an bestimmten Stellen im Büro ersetzen, sichere Passwörter einrichten und die erlaubten Tinten- und Tonerkäufe nur auf diese zugelassenen Geräte beschränken, wird die Papierlast erheblich reduziert.
• Legen Sie Ziele für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen fest. Überlegen Sie sich umsetzbare und messbare Möglichkeiten für Abteilungen, auf verschiedene elektronische Plattformen umzusteigen, und richten Sie Belohnungen ein, um die Ziele wünschenswerter zu machen. Legen Sie außerdem einige Fristen und realistische Ziele fest, z. B. die Verringerung der Papierspuren um 30 % bis zur gleichen Zeit im nächsten Jahr.
• Beginnen Sie so bald wie möglich mit der Digitalisierung von Dateien (und katalogisieren Sie sie entsprechend). Anstatt Ihren Rückstand aufzuholen, beginnen Sie mit dem Scannen von Dokumenten, sobald sie eingehen, um später Zeit zu sparen, und machen Sie sie von Anfang an durchsuchbar, indem Sie einen PDF-Editor verwenden, der OCR (optische Zeichenerkennung) unterstützt. Sie sollten auch an ein logisches Dateibenennungssystem denken, anstatt einfach alle PDFs in einen einzigen Ordner zu werfen und Schluss zu machen.
• Nehmen Sie sich die Zeit, die Vorteile der papierlosen Arbeitsweise klar zu erläutern. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern helfen, zu erkennen, wie viel Zeit und Mühe sie durch den Wechsel sparen könnten, würden sie sich viel eher daran halten – denn wer will schon erschöpft von der Arbeit nach Hause kommen, wenn es eine viel bessere Alternative gibt Armreichweite?
• Nicht alles Papier muss verschwinden. Wenn Sie papierlos arbeiten, müssen Sie flexibel sein und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten. Wenn zum Beispiel jemand daran gewöhnt ist, regelmäßig einen Spickzettel für Tastaturkürzel oder etwas Ähnliches auszudrucken, um seine Produktivität im Büro zu verbessern, stellen Sie sicher, dass er dies immer noch tun kann, ohne gegen die neuen Grundregeln zu verstoßen, die Sie gerade haben Satz.

Das Endergebnis

Ein mit Schränken gefülltes Büro in einen papierlosen Raum zu verwandeln, ist ein gewaltiges Unterfangen, da Sie nicht nur Mittel investieren müssen, um sich auf den Übergang vorzubereiten, sondern auch Ihre gesamten Mitarbeiter davon überzeugen müssen, dass dies der richtige Schritt für Ihr Unternehmen ist. Und lassen Sie uns nicht einmal darüber sprechen, dass Sie alles in die Cloud migrieren müssen, was an und für sich eine Leistung ist.

Doch die harte Arbeit kann sich definitiv auszahlen, da ein papierloses Büro erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen bringen kann, wie z. B. verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen, bessere Organisation und erhöhte Sicherheit. Darüber hinaus kann die Einführung einer papierlosen Büroroutine auch zu nachhaltigeren und verantwortungsbewussteren Geschäftspraktiken beitragen, was ein Gewinn für alle ist – Sie, Ihre Kunden und die Umwelt, die wir alle teilen.

Und wenn schließlich eine Katastrophe eintritt, sei es eine Überschwemmung, ein Feuer oder bösartige Software, können Sie sich schnell erholen und wieder voll durchstarten, da alle Ihre wichtigen Dateien in der Cloud gesichert werden.

All dies wäre natürlich nicht möglich, ohne dass Sie den ersten Schritt machen und allen zeigen, wie besser alles im Büro sein wird, wenn Sie auf das neue System umsteigen.