什么是新闻发布会？ 如何像专业人士一样计划简报会

曾经举办过派对却发现没有人出现吗？

这就是公关 (PR) 专业人员最糟糕的噩梦。

当您打开新闻时，您可能会看到一位知名人士正在回答一群记者或记者的事件。 如果你阅读日报，你会发现类似的知名人士与媒体代表会面的故事。

在这里举行的活动是新闻发布会。

新闻发布会是派对的公关版。 在这里，与会者代表了公众的声音——媒体。 与任何活动一样，新闻发布会需要事先准备、时间和精力。 新闻发布会的成功不仅取决于大量的准备工作，还取决于高质量的出席率和覆盖率。

一个常见的误解是新闻发布会是为政客或一线名人保留的。 相反，它们是公司可以用来增加影响力和品牌知名度的绝佳公共关系工具。

新闻稿分发软件可帮助公司继续宣传。 这些工具允许企业发布和分发新闻稿、收集和衡量分析，并与各种媒体渠道和组织保持联系。

让我们深入了解新闻发布会并了解如何为它们做准备。

观看体育公告和有关悲剧的声明的新闻发布会很常见。 由于信息传播速度如此之快，因此通常有必要提前报道您的故事，而不是等待人们编造故事。

新闻发布会是特别活动。 过度使用它们会导致观众流失，并极大地影响您的企业在记者和观众中的声誉，就像那个喊狼来了的男孩一样。

只有当您的活动具有新闻价值、及时性和相关性时，您才应该举行新闻发布会。 当过度使用时，此类事件会失去报道，并且记者会失去对您的公关能力的信任。 如果话题不有趣和令人兴奋，您可能一开始就不应该召开新闻发布会。

新闻发布会的重要性

新闻发布会是与媒体沟通和吸引媒体关注的最有效方式之一。

新闻稿、样板文件和媒体工具包等公关材料是传达您的信息的好方法，但新闻发布会是解决特殊场合或紧迫问题的好方法。

新闻发布会上的发言人通常是政客、名人、律师、运动员或警察局长。 新闻发布会是一个跨多个媒体平台了解他们的故事的机会。 策划这次活动的人大多是公关专业人士。

新闻发布会的优缺点

考虑到新闻发布会的组织范围和涉及的发言人，新闻发布会有很多优点和缺点。 以下是举办新闻发布会的一些最常见的利弊，它们将帮助您决定举办新闻发布会是否有意义。

优点

新闻发布会有很多好处。 让我们看看计划和执行会议的一些好处：

• 既方便又省时。 新闻发布会可以一次把核心信息传播给很多人。 在新闻发布会期间，所有记者或新闻工作者都聚集在一个地方。 发言人只宣布一次，而不是会见几位记者，发表同样的声明或回答同样的问题。
• 它确保所发布的信息或公告产生最大的影响。 许多记者或记者出席新闻发布会这一事实使该公告具有新闻价值。
• 它可以让你接触到更多的观众。 无论出席会议的记者有多少，一旦他们通过各自的渠道传播消息，就会产生广泛的影响。
• 它可以帮助您与新闻界或媒体成员建立关系。 在媒体中交朋友是非常有益的，让他们参加你的新闻发布会是启动你的媒体关系策略的好方法。
• 它使您可以控制信息流。 你只告诉媒体你想让它知道什么。 完全由您来控制要共享和保留的信息。

缺点

虽然新闻发布会有很多优点，但也有一些缺点，即：

• 它需要规划。 你需要提前计划一场成功的新闻发布会，包括后勤、相关各方之间的通信以及其他几个因素。
• 它的针对性较低。 即使某人不是您的目标受众的一部分，他们仍然会看到您分享的信息或公告，以及记者发布的信息。

什么时候召开新闻发布会

新闻发布会在一次活动中包含市场营销、媒体关系、品牌和传播的各个方面。

有几次需要召开会议。 以下是企业经常举行新闻发布会的几个例子：

• 宣布组织结构的变化。 在较大的公司中，宣布管理层和领导层的变动或交接会引起广泛关注。 例如，如果一家公司任命了一位新的首席执行官，新闻发布会很好地介绍了他们。
• 进行首次公开​​募股。 公司上市时，通常会举行新闻发布会，宣布即将进行的首次公开募股 (IPO)。
• 推出新产品和服务。 如果您的公司正在推出新产品线或推出新服务，举办会议可以帮助有效和高效地宣传。
• 建立新的伙伴关系。 新闻发布会是宣布与其他企业或机构的重要合作或伙伴关系的好地方。
• 控制伤害。 新闻发布会有助于解决客户或公众对公司产品和服务的问题或投诉。
• 营销活动。 它宣传即将举行的公司事件或活动，让公众或您的目标市场参与。

如何召开新闻发布会

您现在可能已经知道，新闻发布会是一种媒体活动，发言人发表声明并回答与会记者的提问。 但是你如何达到持有它的地步呢？

分解新闻发布会准备工作的最简单方法是将您的计划分为三个阶段：之前、期间和之后。 这样一来，您就可以一次专注于一个活动部分，而不是同时处理许多事情。

新闻发布会前

您需要在新闻发布会之前完成大部分工作。 准备工作中最重要的部分是媒体宣传。 创建一个有趣的话题来吸引媒体参加您的活动。 FOMO（害怕错过）让媒体为您提供所需的媒体报道。

开始准备新闻发布会的理想时间是两周，但有时您甚至必须在预定时间之前采取行动。 准备新闻发布会比新闻发布会本身花费的时间要长得多。

组织新闻发布会从规划阶段开始。 在此阶段，您从头开始，逐步提高到可以顺利运行的程度。 新闻发布会的成功很大程度上取决于计划。 如果做得不好，由此产生的事件将不会成功。

花足够的时间来计划。 你不想在第 11 个小时赶时间。 最好在新闻发布会前几周开始计划。 这不仅确保您有足够的时间将所有内容放在一起，而且您还有更多空间进行最后一刻的调整。

在计划新闻发布会时，需要关注以下几个方面。

话题

新闻发布会的主要目标是在利益相关者之间传播信息。 选择一个相关主题作为企业传达其信息的工具至关重要。

记者总是在寻找下一个具有新闻价值的事件。 如果您的主题不够引人注目，他们将不会有兴趣参加您的会议。

日期和时间

举行新闻发布会时，不能随意安排日期和时间，也不能单凭发言人是否有空来决定。 相反，为您的团队和出席的记者选择一个日期。 不要拖延到媒体不再对你的声明感兴趣的程度。

新闻发布会的时间也很关键。 最好选择媒体最有可能出席的时间。 在您可以最大限度地提高媒体参与度的情况下进行新闻报道。

确保您的新闻发布会不会与可能转移记者注意力的其他事件同时发生。 考虑受邀媒体成员的日程安排，尤其是工作截止日期或其他重要事件。

地点

新闻发布会的地点与日期和时间一样重要。 记者到达会场应该很容易。 长途旅行会阻碍他们参加活动。

理想情况下，该位置应与您的活动或公告相关。 大多数企业在其总部举行新闻发布会，特别是在可容纳大型团体的大房间或区域。 一场成功的新闻发布会，地点应具备所有必要的设施和设备，包括网络接入、停车场和其他记者工具和公用设施。

选择一个有吸引力的位置是关键。 在采光和通风不佳的密闭空间内召开新闻发布会非常困难。 这会对您的品牌认知产生负面影响。

一个促进互动和交流的地方可以帮助您吸引合适的受众。 如果您的新闻发布会在繁忙的街道或大道上举行，您的听众将难以听到您的声音，而且发言者会因为噪音过大而无法集中注意力。

演讲者和主持人

媒体会议涉及两个重要角色：发言人和主持人。

发言人在新闻发布会上代表企业或公司。 他们传递信息，发布新闻，回答记者提问，所以你需要明智地选择他们。

无论演讲者是资深会员还是对公司非常熟悉的人，他们都必须为活动进行学习和培训。 有备无患总是比匆匆忙忙的好。 自发性值得赞赏，但它不能成为整个活动的支柱。

您的发言人应在新闻发布会期间准备并分享要点。 代表您的客户或公司发言的人在处理敏感话题时必须意识到潜在的媒体审查和敌意。

媒体代表

一旦您确定了适合您的新闻发布会的日期、时间和地点，您就可以联系您想参加的人员。 与你想邀请的记者、记者和媒体组织以及新闻机构取得联系。

联系媒体代表时，始终强调主题和演讲者的详细信息。 如果您提前一周或更长时间邀请媒体，请在前一天发送后续电子邮件。

撰写并分发新闻稿

新闻稿是邀请媒体参加新闻发布会。 在您的新闻稿中包括新闻发布会的日期、时间和地点。 此外，添加您持有它的原因以及吸引记者的引人注目的钩子。

至少在活动日期前一周发送您的新闻稿。 您可以使用新闻稿分发软件向记者批量发布您的新闻。 通过电子邮件或直拨电话与您希望参加发布会的媒体人取得联系，即使是关于分发的新闻稿。

制作新闻资料袋

新闻资料袋为记者提供了活动概览和其他重要信息。 这些工具包包含包含您的主题、消息或问题的文件夹。

后勤

如果新闻发布会在您工作场所以外的地方举行，您有责任监督和处理活动后勤工作，包括场地预订。 作为您计划的一部分，最终确定所有供应商对照明、餐饮和音响的安排，帮助您避免任何最后一刻的更改。

首先在会议当天准备房间。 测试您将使用的所有内容。 此外，创建名片、组织额外的座位并提供水和咖啡等饮料。

在新闻发布会上

今天是会议召开的日子，您已尽一切可能做好准备。 当媒体到达时，欢迎他们并用他们的联系方式签到。 引导他们到位并准时开始活动。

没有人喜欢浪费时间。 准时开始对您的活动取得成功至关重要，也是让记者想要参加您的下一次新闻发布会的必要条件。

新闻发布会开始后，演讲者应在前15分钟内阐述要点。 然后他们应该开始提问。 安排 45 分钟的提问时间，因为您只有一个小时的时间来完成会议。

您可以让主持人跟踪时间并拜访记者。 这有助于减轻演讲者的压力，并专注于冷静和镇定地回答问题。

新闻发布会后

恭喜！ 最紧张的部分已经完成。 如果您遵循了这些步骤，那么您的新闻发布会就没有理由不圆满成功。

新闻发布会结束后，别忘了亲自与记者连线。 这些联系可以在您的整个 PR 职业生涯中为您提供帮助。

做最坏的打算； 希望最好的！

新闻发布会应该改善你的公众形象，而不是损害它。 准备工作是更好地代表您的公司或客户的关键。 通过将新闻发布会的准备工作分开，您可以确保出席人数众多。

新闻发布会是传播专家腰带中的另一种工具。 了解如何制定公关计划并全面实施精心设计的公关策略。