3 个步骤为您的 DAM 系统提供超级动力

已发表: 2022-10-27

数字资产管理 (DAM) 系统是营销组织的必备工具。他们可以加快上市时间，减少寻找正确内容并获得批准所需的工作，同时提供单一的事实来源和品牌信息。

这是承诺，但现实往往远远不够。不要绝望。 Oneida Nation Enterprises 的数字资产管理专家 Michelle Tackabery 介绍了三件简单的事情，可以让您的 DAM 变得超级强大。

1：捕获工作流程

Tackabery 将工作流程定义为“您做什么、如何做以及必须执行哪些步骤，以使所有板块和所有各种项目都能顺利进行，而不会落到别人头上。”

为什么要抓他们？

数字资产管理是将资产引入数字平台或工具的过程。然后将元数据添加到资产中，与资产相关的用户权限和权限也是如此。

“如果您不了解您的团队创建营销资产的方式、内容、时间和地点，那么您的 DAM 解决方案就不是真正的数字资产管理，”Tackabery 在 MarTech 会议上说。 “它也可能是服务器上的文件夹、大厅里的文件柜或装满未使用商品的壁橱。这对任何人都没有好处。”

但是有一种简单的方法可以捕捉到所有这些，包括什么时候必须发生的事情，以及如果某些事情在某个时间没有发生，什么事情会停止。

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Tackabery 说：“开始记录事情是如何完成的，你只需要一个 Word 文档或 Excel 电子表格或 PowerPoint 幻灯片。” “如果你不使用微软，你可以在网上找到空白图表的图像并打印出来。”

Microsoft Office 中有一个名为 SmartArt 的功能，可以为您提供所需的图表。为拿到它，为实现它：

打开一个空白文档
进入插入菜单
选择智能艺术图标
在弹出窗口中单击“处理”选项。

这将向您展示用于捕获过程的大量不同图形。

“我认为效果很好的是装备清单，”她说。 “我喜欢这些齿轮，因为它们展示了营销项目中有多少活动部件。齿轮向多个方向旋转，优秀的项目经理可以让他们及时完成整个项目。”

然后你走近每个利益相关者，询问他们在创建或使用内容时做了什么，将它们全部放入你选择的图形中。其中一个重要部分是捕获所有依赖项——项目前进必须发生的事情。

Tackabery 说，您只需要询问几件事即可获取此信息：

描述一个几乎没有发生的项目。
支撑它的第一件事是什么？

获得所有信息后，为您处理的每种类型的项目制作一个流程模板。这会将齿轮表转换为您需要提供给 DAM 工作流专家的分步流程图。

“这些工作流程的好处是，”Tackabery 说，“您还可以使用它们向更大的组织，尤其是高管人员展示您的团队在做什么以及如何做。

您的 DAM 团队将使用这些工作流在 DAM 和您附加在其之上的任何工具中应用工作流规则。因此，进入 DAM 的文件将保留所有依赖项、使用权、许可证、版权、权限和任何其他重要信息。

此外，团队将能够使用此信息将信息添加到他们迁移到 DAM 中的存档资产。这使得它们可以以您的营销团队在工作中使用它们的方式进行搜索。

2：集成另一个工具

这将允许您控制对 DAM 的访问，同时仍允许其他人使用其内容。

您只需要授予 DAM 团队和您可能拥有的少数超级用户的访问权限。其他人都可以通过 DAM 提供商提供的工具、现有的数字媒体解决方案或其他工具访问它。

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“让整个营销团队访问 DAM 是一个严重的错误，”Tackabery 说。 “这样做会将 DAM 视为您现有的服务器和硬盘驱动器。用户可能会将 DAM 视为一个文件夹，他们可以在其中创建自己的文件夹和文件，重新创建最初将您带到 DAM 的过程、过程和问题。”

DAM 首先是内容库和存档。 DAM 专家拥有管理、控制和管理资产方面的专业知识。没有这种专业知识的人不应该在系统上捣乱。

但他们仍然需要访问其内容。值得庆幸的是，由于其 AI 就绪架构，DAM 的构建是为了通过 API 和敏捷工作流与已经存在了很长时间并且您已经拥有的工具进行集成。

它可以使用的一些工具是营销资产管理器、销售资产管理器、企业内容管理平台、营销云、内部网、内容管理软件、博客、社交媒体和其他您只需通过浏览器登录的本地平台、日历项目、资产管理器、搜索引擎索引器、语义网络平台、供应链和仓库管理，以及您的合作伙伴和供应商的工具。

不像听起来那么复杂

Tackabery 说：“这就是你如何采用或调整其中任何一种工具来与你的 DAM 一起工作的方法。” “准备好？请注意，因为这很复杂。”

在 DAM 的设置或首选项部分中有一个称为 API 集成的选项。从该应用程序获取 API 密钥。
进入该其他工具的相同设置或首选项部分并获取其 API 代码。
复制该 API 密钥并将其粘贴到 DAM 中的 API 集成框中。
（可能是可选的）您可能必须按 Enter 或提交。

“在那之后，你需要离开办公桌去喝杯咖啡，因为那是一项艰苦的工作，”她说。 “当你从办公室出来时，一定要擦干净你的额头，看起来很累。”

这让人们可以在任何对他们最有意义的应用程序中获取营销内容。 “这一小步将让你的 DAM 变得超级强大。这将使资产在很多很多地方看起来就像魔法一样。”

3：传福音

“这是关于改变心灵和思想的，这可能是最重要的一步，”Tackabery 说。 “事实上，这是克服多年来困扰大型企业软件采用项目的不利因素的唯一方法。”

她认为企业软件在公司失败的主要原因是没有人要求市场营销部门在内部销售项目。

“可用的最新统计数据是大流行前的数据，”她说。 “因此，在 2019 年，ERP Focus 报告称，60% 的企业资源平台采用项目失败了。更糟糕的是，90% 的用户报告说他们的项目未能实现 ROI。那太可怕了。在这 90% 的人中，95% 的人报告说，他们仅将全部预算的 10% 或更少用于教育、培训和变革管理。当你发现失败发生在你没有做某事时，这很令人震惊，不是吗？”

做营销最擅长的事情

Tackabery 说，防止这种情况发生的方法是利用你最好的营销人员来宣传你的 DAM。

“我的意思是传福音。我的意思不是娱乐、启发，甚至削弱。我的意思是像传道一样传福音，像皈依一样，像变成信徒一样。因为您从事营销工作，这就是您每天都在做的事情。你把嫌疑人变成了潜在客户，然后你明天醒来，你又做了这一切。”

这并不像听起来那么困难。您采取的每一步都会使接下来的步骤变得更容易。

捕获工作流并将其放入您的 DAM 意味着您现在拥有统计数据，显示您的团队在使用您的 DAM 方面有多出色，以及项目的完成速度有多快。您可以使用它们在执行仪表板、报告、信息图表和新闻通讯中进行宣传。

在下一步中，您已启用在公司其他人可以使用的工具中查看、搜索和附加资产。

“无论他们参加什么会议，Salesforce 高管都可以找到他们需要炫耀的演示文稿或徽标或图片，而不必追踪 12 个人并等待四个小时，”她说。

传福音意味着向人们证明 DAM 不仅仅是另一个软件，它还可以让他们的工作更轻松。一旦他们明白这一点，他们就会成为传道者。

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