3 шага для повышения мощности вашей системы DAM

Система управления цифровыми активами (DAM) обязательна для маркетинговых организаций. Они могут сократить время выхода на рынок, сократить работу, необходимую для поиска нужного контента и его утверждения, предоставляя при этом единый источник достоверной информации и информации о бренде.

Это обещание, но реальность часто не оправдывает ожиданий. Не отчаивайтесь. Мишель Такабери, специалист по управлению цифровыми активами в Oneida Nation Enterprises, предлагает три простые вещи, которые вы можете сделать, чтобы увеличить мощность вашей DAM.

1: Захват рабочих процессов

Тэкабери определяет рабочий процесс следующим образом: «Что вы делаете, как вы это делаете и какие шаги должны происходить в каком порядке, чтобы все пластины и все ваши различные проекты вращались, не падая кому-то на голову».

Зачем их захватывать?

Управление цифровыми активами — это процесс, при котором активы загружаются в цифровую платформу или инструмент. Затем к активам добавляются метаданные, а также права и разрешения пользователей, связанные с активами.

«Если вы не понимаете, как, что, когда и где ваша команда создает маркетинговые активы, ваше решение DAM на самом деле не является управлением цифровыми активами», — сказал Тэкабери, выступая на конференции MarTech. «С тем же успехом это может быть папка на сервере, картотечный шкаф в холле или чулан, полный неиспользованного мерча. Это никому не приносит пользы».

Но есть простой способ зафиксировать все это, включая то, что должно произойти, когда и что остановится, если определенные вещи не произойдут к определенному времени.

Копните глубже: мы внедряем DAM! С чего начать?

«Все, что вам нужно, чтобы начать документировать, как что-то делается, — это документ Word, электронная таблица Excel или колода PowerPoint», — сказал Тэкабери. «Если вы не используете Microsoft, вы можете найти в Интернете изображения пустых диаграмм и распечатать их».

В Microsoft Office есть функция SmartArt, с помощью которой можно получить нужную диаграмму. Чтобы получить это:

1. Откройте пустой документ
2. Перейти в меню вставки
3. Выберите значок смарт-арта
4. Во всплывающем окне нажмите «Обработать».

Это покажет вам огромное количество различных графиков для захвата процессов.

«Я думаю, что хорошо работает список снаряжения», — сказала она. «Мне нравятся шестеренки, потому что они демонстрируют, как много движущихся частей происходит в маркетинговом проекте. Шестеренки вращаются в разных направлениях, и отличные менеджеры проектов могут удерживать их вовремя, чтобы завершить весь проект».

Затем вы подходите к каждому заинтересованному лицу и спрашиваете их, что они делают при создании или использовании контента, помещая все это в выбранную вами графику. Существенной частью этого является захват всех зависимостей — вещей, которые должны произойти для продвижения проекта.

Тэкабери сказал, что вам нужно спросить всего несколько вещей, чтобы получить эту информацию:

• Опишите проект, который почти не состоялся.
• Что было первым, что удержало его?

Получив всю информацию, создайте шаблон потока процесса из каждого из них для каждого типа проекта, с которым вы имеете дело. Это преобразует листы передач в пошаговые блок-схемы, которые вам нужно будет передать своему специалисту по рабочему процессу DAM.

«Преимущество этих рабочих процессов, — сказал Тэкабери, — в том, что вы также можете использовать их, чтобы [показать] более крупной организации, особенно руководителям, что делает ваша команда и как она это делает.

Эти рабочие процессы будут использоваться вашей командой DAM для применения правил рабочего процесса как в DAM, так и в любых инструментах, которые вы подключаете поверх нее. В результате файлы, попадающие в DAM, сохраняют все зависимости, права использования, лицензии, авторские права, разрешения и любую другую важную информацию.

Кроме того, команда сможет использовать эту информацию для добавления информации к архивным ресурсам, которые они переносят в DAM. Это делает их доступными для поиска теми способами, которыми ваша маркетинговая команда использует их в своей работе.

2: Интегрируйте другой инструмент

Это позволит вам контролировать доступ к DAM, позволяя другим использовать его содержимое.

Вам нужно только предоставить доступ команде DAM и нескольким суперпользователям, которые у вас могут быть. Все остальные могут получить к нему доступ с помощью инструментов, доступных либо у вашего поставщика DAM, либо из вашего существующего цифрового медиа-решения, либо с помощью других инструментов.

Копаем глубже: 6 стратегий использования DAM для управления модульным контентом

«Предоставление доступа к DAM всей вашей маркетинговой команде является серьезной ошибкой, — сказал Тэкабери. «При этом DAM рассматривается как ваши существующие серверы и жесткие диски. Пользователи, скорее всего, будут относиться к DAM просто как к папке, в которой они могут создавать свои собственные папки и файлы, воссоздавая процесс, процессы и проблемы, которые в первую очередь привели вас в DAM».

DAM — это, прежде всего, библиотека содержимого и архив. Специалисты DAM обладают опытом управления, контроля и администрирования активов. Люди без такого опыта не должны возиться с системой.

Но им все равно нужно получить доступ к его содержимому. К счастью, благодаря своей архитектуре, готовой к ИИ, DAM создан для интеграции через API и рабочие процессы Agile с инструментами, которые существуют уже довольно давно и которые уже есть у вас.

Некоторые из инструментов, с которыми он может работать, — это менеджеры по маркетингу, менеджеры по продажам, платформы управления корпоративным контентом, маркетинговые облака, интранет, программное обеспечение для управления контентом, блоги, социальные сети и другие собственные платформы, на которые вы просто входите через браузер, проект календаря. , управляющие активами, индексаторы поисковых систем, семантические веб-платформы, управление цепочками поставок и складами, а также инструменты ваших партнеров и поставщиков.

Не так сложно, как кажется

«Итак, вот как вы принимаете или адаптируете любой из этих инструментов для работы с вашим DAM», — сказал Тэкабери. "Готовый? Обратите внимание, потому что это сложно».

1. В разделе настройки или настроек вашего DAM есть опция, называемая интеграцией API. Получите ключ API от этого приложения.
2. Перейдите в тот же раздел настроек или настроек другого инструмента и получите его код API.
3. Скопируйте этот ключ API и вставьте его в поле интеграции API в DAM.
4. (Может быть необязательным) Возможно, вам придется нажать Enter или отправить.

«После этого вам нужно будет отойти от своего стола и выпить чашку кофе, потому что это была тяжелая, тяжелая работа», — сказала она. «Не забудьте вытереть лоб и выглядеть усталым, когда выходите из офиса».

Это позволяет людям получать маркетинговые материалы в любом удобном для них приложении. «Этот маленький шаг сделает вашу DAM сверхмощной. Это заставит активы выглядеть как магия во многих, многих местах».

3: Евангелизировать

«Речь идет о преобразовании сердец и умов, и это, вероятно, самый важный шаг из всех», — сказал Тэкабери. «На самом деле, это единственный способ справиться с трудностями, которые годами мешали крупномасштабным проектам по внедрению корпоративного программного обеспечения».

Она считает, что основная причина, по которой корпоративное программное обеспечение терпит неудачу в компаниях, заключается в том, что никто не просил отдел маркетинга продавать проекты внутри компании.

«Последние доступные статистические данные относятся к периоду до пандемии», — сказала она. «Итак, в 2019 году ERP Focus сообщила, что 60% проектов по внедрению платформы корпоративных ресурсов потерпели неудачу. Что еще хуже, 90% пользователей сообщили, что их проект не окупился. Это Ужасно. Из этих 90% 95% сообщили, что они потратили только 10% или меньше всего своего бюджета на образование, обучение и управление изменениями. Это шокирует, когда ты узнаешь, что неудача случается, когда ты не можешь что-то сделать, не так ли?»

Делайте то, в чем маркетинг лучше всего

Тэкабери сказал, что способ предотвратить это — использовать ваших лучших специалистов по маркетингу для евангелизации вашего DAM.

«И я имею в виду евангелизацию. Я не имею в виду развлекать, просвещать или даже расслаблять. Я имею в виду евангелизировать, как в проповеди, как в обращении, как в превращении в верующих. Потому что вы занимаетесь маркетингом и этим занимаетесь каждый день. Вы превращаете подозреваемых в потенциальных клиентов, а затем просыпаетесь завтра и делаете все это снова».

Это не должно быть так сложно, как кажется. Каждый шаг, который вы сделали, делает следующие шаги проще.

Захват рабочих процессов и размещение их в DAM означает, что теперь у вас есть статистика, показывающая, насколько хорошо ваша команда использует DAM и насколько быстрее выполняются проекты. Вы можете использовать их для евангелизации в информационных панелях руководителей, отчетах, инфографике и информационных бюллетенях.

Следующим шагом вы включили просмотр, поиск и прикрепление ресурсов в инструментах, которые могут использовать другие сотрудники компании.

«Руководители Salesforce могут найти презентацию, логотип или изображение, которые им нужны, чтобы похвастаться ими на любом совещании, на котором они находятся, и им не нужно искать 12 человек и ждать четыре часа», — сказала она.

Евангелизация означает доказательство людям, что DAM — это не просто еще одна часть программного обеспечения, это то, что облегчает их работу. Как только они это поймут, они станут евангелистами.