DAM sisteminizi güçlendirmek için 3 adım

Dijital varlık yönetimi (DAM) sistemi, pazarlama organizasyonları için olmazsa olmazlardandır. Tek bir gerçek kaynağı ve marka mesajı sağlarken, pazara sunma süresini hızlandırabilir, doğru içeriği bulmak ve onaylatmak için gereken işi azaltabilirler.

Söz verilen bu, ancak gerçek çoğu zaman çok yetersiz kalıyor. Umutsuzluğa kapılmayın. Oneida Nation Enterprises'ta dijital varlık yönetimi uzmanı olan Michelle Tackabery, DAM'nizi güçlendirmek için yapabileceğiniz üç basit şeye sahiptir.

1: İş akışı süreçlerini yakalayın

Tackabery, iş akışı süreçlerini “Ne yaptığınızı ve nasıl yaptığınızı ve tüm plakaların ve tüm çeşitli projelerinizin birinin kafasına düşmeden dönmesini sağlamak için hangi adımların hangi sırayla gerçekleşmesi gerektiğini” olarak tanımlar.

Neden onları yakaladın?

Dijital varlık yönetimi, varlıkların dijital bir platforma veya araca alındığı bir süreçtir. Daha sonra, varlıklarla ilgili kullanıcı hakları ve izinleri gibi meta veriler varlıklara eklenir.

The MarTech Konferansında konuşan Tackabery, "Ekibinizin pazarlama varlıklarını nasıl, ne, ne zaman ve nerede oluşturduğunu yakalamazsanız, DAM çözümünüz gerçekten dijital varlık yönetimi değildir" dedi. “Sunucudaki bir klasör, koridordaki bir dosya dolabı veya kullanılmayan ürünlerle dolu bir dolap da olabilir. Kimseye bir faydası yok."

Ancak, ne zaman olması gerektiği ve belirli şeyler belirli bir zamanda olmazsa nelerin duracağı da dahil olmak üzere tüm bunları yakalamanın kolay bir yolu var.

Daha derine inin: BARAJ uyguluyoruz! Nereden başlayayım?

Tackabery, "İşlerin nasıl yapıldığını belgelemeye başlamak için ihtiyacınız olan tek şey bir Word belgesi, bir Excel elektronik tablosu veya bir PowerPoint destesi" dedi. "Microsoft kullanmıyorsanız, boş çizelgelerin görüntülerini çevrimiçi olarak bulabilir ve yazdırabilirsiniz."

Microsoft Office'te size ihtiyacınız olan diyagramı sağlayacak SmartArt adlı bir özellik var. Onu almak için:

1. Boş bir belge aç
2. Ekle menüsüne gidin
3. Akıllı Sanat simgesini seçin
4. Açılan pencerede 'işlem' seçeneğine tıklayın.

Bu size yakalama işlemleri için çok sayıda farklı grafik gösterecektir.

“İyi çalıştığını düşündüğüm şey vites listesi” dedi. “Dişlileri seviyorum çünkü bir pazarlama projesinde kaç tane hareketli parçanın olduğunu gösteriyorlar. Dişliler birden fazla yönde dönüyor ve harika proje yöneticileri, tüm projenin tamamlanmasını sağlamak için onları zamanında devam ettirebilir.”

Ardından her bir paydaşa gidip içerik oluştururken veya kullanırken ne yaptıklarını sorarsınız ve hepsini seçtiğiniz grafiğe aktarırsınız. Bunun önemli bir parçası, tüm bağımlılıkları, yani projenin ilerlemesi için olması gereken şeyleri yakalamaktır.

Tackabery, bu bilgiyi almak için sormanız gereken sadece birkaç şey olduğunu söyledi:

• Neredeyse gerçekleşmemiş bir projeyi tanımlayın.
• Onu ayakta tutan ilk şey neydi?

Tüm bilgilere sahip olduğunuzda, uğraştığınız her tür proje için her birinden bir süreç akışı şablonu yapın. Bu, vites sayfalarını DAM iş akışı uzmanınıza vermeniz gereken adım adım akış şemalarına dönüştürür.

"Bu iş akışlarıyla ilgili iyi olan şey," dedi Tackabery, "bunları daha büyük organizasyona, özellikle yöneticilere, ekibinizin ne yaptığını ve nasıl yaptığını göstermek için de kullanabilmenizdir.

Bu iş akışları, DAM ekibiniz tarafından hem DAM'de hem de üzerine eklediğiniz araçlarda iş akışı kurallarını uygulamak için kullanılacaktır. Sonuç olarak, DAM'a giren dosyalar tüm bağımlılıkları, kullanım haklarını, lisansları, telif haklarını, izinleri ve diğer önemli bilgileri saklayacaktır.

Ayrıca ekip, DAM'ye taşıdıkları arşivlenmiş varlıklara bilgi eklemek için bu bilgileri kullanabilecektir. Bu, onları pazarlama ekibinizin işlerinde kullandığı şekillerde aranabilir hale getirir.

2: Başka bir aracı entegre edin

Bu, DAM'ye erişimi kontrol etmenize ve diğerlerinin içeriğini kullanmasına izin vermenize olanak tanır.

Yalnızca DAM ekibine ve sahip olabileceğiniz birkaç süper kullanıcıya erişim vermeniz gerekir. Diğer herkes, DAM sağlayıcınızdan, mevcut dijital medya çözümünüzden veya diğer araçlardan sağlanan araçlar aracılığıyla buna erişebilir.

Daha derine inin: Modüler içeriği yönetmek için bir DAM kullanmaya yönelik 6 strateji

Tackabery, "Pazarlama ekibinizin tamamının BARAJ'a erişmesini sağlamak ciddi bir hatadır," dedi. "Bunu yapmak, DAM'a mevcut sunucularınız ve sabit sürücüleriniz gibi davranır. Kullanıcıların DAM'a tıpkı kendi klasörlerini ve dosyalarını oluşturabilecekleri, sizi DAM'a getiren süreci, süreçleri ve sorunları yeniden yaratabilecekleri bir klasör gibi davranması muhtemeldir.”

Bir DAM, her şeyden önce bir içerik kitaplığı ve arşividir. DAM uzmanları, varlıkları yönetme, kontrol etme ve yönetme konusunda uzmanlığa sahiptir. Bu uzmanlığa sahip olmayan insanlar sistemle dalga geçmemelidir.

Ancak yine de içeriğine erişmeleri gerekiyor. Neyse ki, AI hazır mimarisi nedeniyle, uzun süredir var olan ve zaten sahip olduğunuz araçlarla API'ler ve Çevik iş akışları aracılığıyla entegrasyon için bir DAM oluşturulmuştur.

Çalışabileceği araçlardan bazıları, pazarlama varlık yöneticileri, satış varlık yöneticileri, kurumsal içerik yönetim platformları, pazarlama bulutları, intranetler, içerik yönetim yazılımı, blog oluşturma, sosyal medya ve tarayıcı aracılığıyla oturum açtığınız diğer yerel platformlar, takvim oluşturma projesidir. , varlık yöneticileri, arama motoru dizinleyicileri, anlamsal web platformları, tedarik zinciri ve depo yönetimi ve ortaklarınızın ve tedarikçilerinizin araçları.

Göründüğü kadar karmaşık değil

Tackabery, "İşte bu araçlardan herhangi birini DAM'inizle çalışmak için nasıl benimsersiniz veya uyarlarsınız" dedi. "Hazır? Dikkatli olun çünkü bu karmaşıktır.”

1. DAM'nizin kurulum veya tercihler bölümünde API entegrasyonu adı verilen bir seçenek bulunur. Bu uygulamadan bir API anahtarı alın.
2. Diğer aracın aynı kurulum veya tercihler bölümüne gidin ve API kodunu alın.
3. Bu API anahtarını kopyalayın ve DAM'nizdeki API entegrasyon kutusuna yapıştırın.
4. (Opsiyonel olabilir) Enter'a basmanız veya göndermeniz gerekebilir.

"Bundan sonra masanızdan uzaklaşmanız ve bir fincan kahve içmeniz gerekecek çünkü bu çok zor bir işti," dedi. “Ofisinizden çıktığınızda kaşınızı sildiğinizden ve yorgun göründüğünüzden emin olun.”

Bu, insanların kendileri için en anlamlı olan herhangi bir uygulamadan pazarlama malzemeleri almalarını sağlar. "Bu küçük adım, DAM'inizi süper güçlendirecek. Varlıkların birçok yerde sihir gibi görünmesini sağlayacak.”

3: Müjdelemek

Tackabery, "Bu, kalpleri ve zihinleri dönüştürmekle ilgili ve muhtemelen en önemli adımdır," dedi. "Aslında, yıllardır büyük ölçekli kurumsal yazılım benimseme projelerini rahatsız eden kötü ihtimalleri yenmenin tek yolu bu."

Kurumsal yazılımların şirketlerde başarısız olmasının başlıca nedeninin, hiç kimsenin pazarlamadan projeleri şirket içinde satmasını istememesi olduğuna inanıyor.

“Mevcut en son istatistikler pandemi öncesidir” dedi. “Yani 2019'da ERP Focus, kurumsal kaynak Platformu benimseme projelerinin %60'ının başarısız olduğunu bildirdi. Daha da kötüsü, kullanıcıların %90'ı projelerinin yatırım getirisi sağlayamadığını bildirdi. Bu Korkunç. Bu %90'ın %95'i tüm bütçelerinin yalnızca %10'unu veya daha azını eğitim, öğretim ve değişim yönetimine harcadıklarını bildirdi. Bir şeyi yapmayı başaramadığınızda başarısızlığın gerçekleştiğini öğrenmek şok edici, değil mi?”

Pazarlamanın en iyi olduğu şeyi yapın

Tackabery, bunu önlemenin yolunun, DAM'nizi müjdelemek için en iyi pazarlama çalışanlarınızı kullanmak olduğunu söyledi.

“Ve müjdelemeyi kastediyorum. Eğlendirmek, aydınlatmak ve hatta güçten düşürmekten bahsetmiyorum. Vaaz vermede olduğu gibi müjdeleme, dönüştürmede olduğu gibi müminler haline gelmeyi kastediyorum. Çünkü pazarlama işindesin ve her gün yaptığın şey bu. Şüphelileri potansiyel müşteri haline getiriyorsunuz ve sonra yarın uyanıyorsunuz ve her şeyi yeniden yapıyorsunuz.”

Bu göründüğü kadar zor olmak zorunda değil. Attığınız her adım, sonraki adımları kolaylaştırır.

İş akışlarını yakalamak ve bunları DAM'nize yerleştirmek, artık ekibinizin DAM'inizi kullanma konusunda ne kadar iyi olduğunu ve projelerin ne kadar hızlı tamamlandığını gösteren istatistikleriniz olduğu anlamına gelir. Bunları yönetici panolarında, raporlarda, bilgi grafiklerinde ve haber bültenlerinde müjdelemek için kullanabilirsiniz.

Bir sonraki adımda, şirket genelindeki diğer kişilerin kullanabileceği araçlarda varlıkların görüntülenmesini, aranmasını ve eklenmesini etkinleştirdiniz.

"Salesforce yöneticileri, hangi toplantıda olurlarsa olsunlar göstermeleri gereken sunumu, logoyu veya resmi bulabilir ve 12 kişinin izini sürmek ve bunun için dört saat beklemek zorunda kalmazlar," dedi.

Müjdeleme, insanlara DAM'ın sadece bir yazılım parçası olmadığını, işlerini kolaylaştıran bir şey olduğunu kanıtlamak demektir. Bunu anladıklarında, evangelist olacaklar.