3 kroki, aby wzmocnić swój system DAM

System zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) jest niezbędny dla organizacji marketingowych. Mogą skrócić czas wprowadzania produktów na rynek, ograniczyć pracę potrzebną do znalezienia właściwej treści i uzyskania jej zatwierdzenia, zapewniając jednocześnie jedno źródło informacji i przekazu marki.

Taka jest obietnica, ale rzeczywistość często nie wystarcza. Nie rozpaczaj. Michelle Tackabery, specjalista ds. zarządzania zasobami cyfrowymi w Oneida Nation Enterprises, ma trzy proste rzeczy, które możesz zrobić, aby wzmocnić swój DAM.

1: Przechwytywanie procesów przepływu pracy

Tackabery definiuje procesy przepływu pracy jako: „Co robisz i jak to robisz oraz jakie kroki muszą zostać wykonane w jakiej kolejności, aby wszystkie płyty i wszystkie twoje różne projekty kręciły się bez upuszczania czyjejś głowy”.

Po co je łapać?

Zarządzanie zasobami cyfrowymi to proces, w którym zasoby są pozyskiwane na platformę cyfrową lub narzędzie. Następnie do zasobów dodawane są metadane, podobnie jak prawa użytkownika i uprawnienia związane z zasobami.

„Jeśli nie uchwycisz, jak, co, kiedy i gdzie Twój zespół tworzy zasoby marketingowe, Twoje rozwiązanie DAM nie jest tak naprawdę cyfrowym zarządzaniem zasobami”, powiedział Tackabery, przemawiając na konferencji MarTech. „Równie dobrze może to być folder na serwerze, szafka na akta w korytarzu lub szafa pełna nieużywanych towarów. To nikomu nic nie da”.

Ale jest łatwy sposób na uchwycenie tego wszystkiego, łącznie z tym, co musi się wydarzyć, kiedy i co się zatrzyma, jeśli pewne rzeczy nie wydarzą się w określonym czasie.

Kop głębiej: wdrażamy DAM! Gdzie zaczynam?

„Wszystko, czego potrzebujesz, aby zacząć dokumentować, jak to się robi, to dokument Word, arkusz kalkulacyjny Excel lub prezentacja PowerPoint” — powiedział Tackabery. „Jeśli nie korzystasz z firmy Microsoft, możesz znaleźć w Internecie obrazy pustych wykresów i wydrukować je”.

W pakiecie Microsoft Office dostępna jest funkcja SmartArt, dzięki której uzyskasz potrzebny diagram. Dostać to:

1. Otwórz pusty dokument
2. Przejdź do menu wstawiania
3. Wybierz ikonę Smart Art
4. W wyskakującym okienku kliknij opcję „proces”.

To pokaże Ci ogromną liczbę różnych grafik do przechwytywania procesów.

„Jedynym, który moim zdaniem działa dobrze, jest lista narzędzi” – powiedziała. „Lubię koła zębate, ponieważ pokazują, ile ruchomych części ma miejsce w projekcie marketingowym. Koła zębate obracają się w wielu kierunkach, a świetni kierownicy projektów mogą utrzymać je na czas, aby ukończyć cały projekt”.

Następnie udajesz się do każdego interesariusza i pytasz, co robią podczas tworzenia lub wykorzystywania treści, umieszczając to wszystko w wybranej grafice. Istotną częścią tego jest uchwycenie wszystkich zależności – rzeczy, które muszą się wydarzyć, aby projekt mógł iść do przodu.

Tackabery powiedział, że jest tylko kilka rzeczy, o które musisz poprosić, aby uzyskać te informacje:

• Opisz projekt, który prawie się nie odbył.
• Jaka była pierwsza rzecz, która go powstrzymała?

Gdy masz już wszystkie informacje, stwórz szablon przebiegu procesu z każdego z nich dla każdego rodzaju projektu, którym się zajmujesz. Przekłada to arkusze kół zębatych na schematy blokowe krok po kroku, które musisz przekazać swojemu specjaliście ds. przepływu pracy DAM.

„Dobrą rzeczą w tych przepływach pracy” – powiedział Tackabery – „jest to, że można ich również użyć do [pokazania] większej organizacji, zwłaszcza kierownictwu, co i jak robi Twój zespół.

Te przepływy pracy będą używane przez zespół DAM do stosowania reguł przepływu pracy zarówno w DAM, jak i wszelkich dołączonych do niego narzędziach. W rezultacie pliki, które trafiają do DAM, zachowają wszystkie zależności, prawa użytkowania, licencje, prawa autorskie, uprawnienia i wszelkie inne ważne informacje.

Ponadto zespół będzie mógł wykorzystać te informacje, aby dodać informacje do zarchiwizowanych zasobów, które migrują do DAM. Dzięki temu można je przeszukiwać w sposób, w jaki Twój zespół marketingowy używa ich w swojej pracy.

2: Zintegruj inne narzędzie

Umożliwi to kontrolę dostępu do DAM, jednocześnie pozwalając innym korzystać z jego zawartości.

Musisz tylko przyznać dostęp zespołowi DAM i kilku superużytkownikom, których możesz mieć. Wszyscy inni mogą uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem narzędzi dostępnych u dostawcy DAM, z istniejącego rozwiązania do obsługi multimediów cyfrowych lub innych narzędzi.

Kop głębiej: 6 strategii wykorzystania DAM do zarządzania treścią modułową

„Poważnym błędem jest zapewnienie dostępu do DAM całemu zespołowi marketingowemu” — powiedział Tackabery. „Dzięki temu DAM traktuje DAM jak istniejące serwery i dyski twarde. Użytkownicy prawdopodobnie będą traktować DAM jak folder, w którym mogą tworzyć własne foldery i pliki, odtwarzając proces, procesy i problemy, które w pierwszej kolejności doprowadziły Cię do DAM”.

DAM to przede wszystkim biblioteka i archiwum treści. Specjaliści DAM posiadają wiedzę z zakresu zarządzania, kontroli i administrowania aktywami. Ludzie bez tej wiedzy nie powinni majstrować przy systemie.

Ale nadal muszą uzyskać dostęp do jego zawartości. Na szczęście, ze względu na architekturę gotową na sztuczną inteligencję, DAM jest zbudowany do integracji za pośrednictwem interfejsów API i przepływów pracy Agile z narzędziami, które istnieją od dłuższego czasu i które już masz.

Niektóre z narzędzi, z którymi może współpracować, to menedżerowie zasobów marketingowych, menedżerowie zasobów sprzedażowych, platformy zarządzania treścią przedsiębiorstwa, chmury marketingowe, intranety, oprogramowanie do zarządzania treścią, blogi, media społecznościowe i inne natywne platformy, do których wystarczy się zalogować Za pomocą przeglądarki, projektu kalendarza , zarządzających zasobami, indeksatory wyszukiwarek, semantyczne platformy internetowe, zarządzanie łańcuchem dostaw i magazynem oraz narzędzia partnerów i dostawców.

Nie tak skomplikowane, jak się wydaje

„Oto więc, jak zaadaptować lub dostosować dowolne z tych narzędzi do pracy z DAM” – powiedział Tackabery. "Gotowy? Uważaj, bo to skomplikowane.”

1. W sekcji konfiguracji lub preferencji DAM znajduje się opcja o nazwie integracja API. Uzyskaj klucz API z tej aplikacji.
2. Przejdź do tej samej sekcji konfiguracji lub preferencji tego innego narzędzia i pobierz jego kod API.
3. Skopiuj ten klucz API i wklej go w polu integracji API w swoim DAM.
4. (Może być opcjonalne) Być może trzeba będzie nacisnąć klawisz Enter lub Prześlij.

„Potem będziesz musiał odejść od biurka i napić się kawy, ponieważ to była ciężka, ciężka praca” – powiedziała. „Pamiętaj, aby wytrzeć brwi i wyglądać na zmęczonego, kiedy wyjdziesz z biura”.

Pozwala to ludziom uzyskać materiały marketingowe w dowolnej aplikacji, która ma dla nich największy sens. „Ten mały krok wzmocni twoją DAM. Sprawi, że aktywa będą wyglądać jak magia w wielu, wielu miejscach”.

3: Ewangelizować

„Chodzi o przekształcenie serc i umysłów i jest to prawdopodobnie najważniejszy krok ze wszystkich” – powiedział Tackabery. „W rzeczywistości jest to jedyny sposób na pokonanie złych szans, które od lat nękają projekty wdrażania oprogramowania dla przedsiębiorstw na dużą skalę”.

Uważa, że ​​głównym powodem niepowodzenia oprogramowania korporacyjnego w firmach jest to, że nikt nie prosił marketingu o wewnętrzną sprzedaż projektów.

„Najnowsze dostępne statystyki są sprzed pandemii” – powiedziała. „Tak więc w 2019 r. ERP Focus poinformował, że 60% projektów wdrażania platformy zasobów przedsiębiorstwa zakończyło się niepowodzeniem. Co gorsza 90% użytkowników zgłosiło, że ich projekt nie przyniósł zwrotu z inwestycji. To straszne. Spośród tych 90% 95% podało, że przeznaczyło tylko 10% lub mniej całego swojego budżetu na edukację, szkolenia i zarządzanie zmianą. To szokujące, kiedy dowiadujesz się, że porażka dzieje się, gdy czegoś nie robisz, prawda?

Rób to, w czym marketing jest najlepszy

Tackabery powiedział, że sposobem, aby temu zapobiec, jest wykorzystanie najlepszych ludzi od marketingu do ewangelizacji DAM.

„I mam na myśli ewangelizację. Nie mam na myśli rozrywki, oświecania, a nawet osłabiania. Mam na myśli ewangelizację jak głoszenie, jak nawracanie, jak na przemian w wierzących. Ponieważ zajmujesz się marketingiem i tym zajmujesz się na co dzień. Zamieniasz podejrzanych w potencjalnych klientów, a potem budzisz się jutro i robisz to jeszcze raz”.

To nie musi być takie trudne, jak się wydaje. Każdy krok, który wykonałeś, ułatwia kolejne kroki.

Przechwytywanie przepływów pracy i umieszczanie ich w DAM oznacza, że ​​masz teraz statystyki pokazujące, jak świetnie Twój zespół korzysta z DAM i o ile szybciej realizowane są projekty. Możesz ich używać do ewangelizacji w kokpitach menedżerskich, raportach, infografikach i biuletynach.

W następnym kroku włączyłeś przeglądanie, wyszukiwanie i dołączanie zasobów w narzędziach, z których mogą korzystać inne osoby w firmie.

„Kierownicy Salesforce mogą znaleźć prezentację, logo lub zdjęcie, które muszą pokazać na jakimkolwiek spotkaniu, na którym się biorą, i nie muszą śledzić 12 osób i czekać na nie cztery godziny”, powiedziała.

Ewangelizacja oznacza udowadnianie ludziom, że DAM to nie tylko kolejne oprogramowanie, to coś, co ułatwia im pracę. Kiedy to zrozumieją, staną się ewangelistami.