3 étapes pour suralimenter votre système DAM

Un système de gestion des actifs numériques (DAM) est indispensable pour les organisations de marketing. Ils peuvent accélérer la mise sur le marché, réduire le travail nécessaire pour trouver le bon contenu et le faire approuver, tout en fournissant une source unique de vérité et de message de marque.

C'est la promesse, mais la réalité est souvent bien loin. Ne désespérez pas. Michelle Tackabery, spécialiste de la gestion des actifs numériques chez Oneida Nation Enterprises, a trois choses simples que vous pouvez faire pour superpower votre DAM.

1 : Capturer les processus de flux de travail

Tackabery définit les processus de flux de travail comme suit : "Ce que vous faites et comment vous le faites et quelles étapes doivent se dérouler dans quel ordre pour que toutes les assiettes et tous vos différents projets tournent sans tomber sur la tête de quelqu'un."

Pourquoi les capturer ?

La gestion des actifs numériques est un processus par lequel les actifs sont ingérés dans une plateforme ou un outil numérique. Ensuite, les métadonnées sont ajoutées aux actifs, tout comme les droits d'utilisateur et l'autorisation liés aux actifs.

"Si vous ne capturez pas comment, quoi, quand et où votre équipe crée des actifs marketing, votre solution DAM n'est pas vraiment une gestion d'actifs numériques", a déclaré Tackabery, s'exprimant lors de la conférence MarTech. "Cela pourrait aussi bien être un dossier sur un serveur, un classeur dans le hall ou un placard rempli de produits inutilisés. Cela ne fait de bien à personne. »

Mais il existe un moyen simple de capturer tout cela, y compris ce qui doit se passer quand et ce qui s'arrêtera si certaines choses ne se produisent pas à un certain moment.

Creusez plus profondément : nous mettons en œuvre le DAM ! Où est-ce que je commence?

"Tout ce dont vous avez besoin pour commencer à documenter comment les choses se font est un document Word, une feuille de calcul Excel ou un jeu PowerPoint", a déclaré Tackabery. "Si vous n'utilisez pas Microsoft, vous pouvez trouver en ligne des images de cartes vierges et les imprimer."

Il existe une fonctionnalité dans Microsoft Office appelée SmartArt qui vous fournira le diagramme dont vous avez besoin. Pour l'obtenir:

1. Ouvrir un document vierge
2. Aller au menu d'insertion
3. Sélectionnez l'icône Smart Art
4. Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur l'option 'process'.

Cela vous montrera un grand nombre de graphiques différents pour capturer les processus.

"Celui qui, à mon avis, fonctionne bien, c'est la liste des équipements", a-t-elle déclaré. "J'aime les engrenages car ils montrent combien de pièces mobiles se produisent dans un projet marketing. Les engrenages tournent dans plusieurs directions et d'excellents chefs de projet peuvent les maintenir à temps pour que l'ensemble du projet soit terminé.

Ensuite, vous allez voir chaque partie prenante et lui demandez ce qu'elle fait lors de la création ou de l'utilisation du contenu, en mettant tout cela dans le graphique que vous avez choisi. Une partie essentielle de cela consiste à capturer toutes les dépendances - les choses qui doivent se produire pour que le projet aille de l'avant.

Tackabery a déclaré qu'il n'y avait que quelques questions à poser pour obtenir ces informations :

• Décrivez un projet qui a failli ne pas avoir lieu.
• Quelle a été la première chose qui l'a retenu?

Une fois que vous avez toutes les informations, créez un modèle de flux de processus à partir de chacun pour chaque type de projet que vous traitez. Cela traduit les feuilles d'engrenages en organigrammes étape par étape que vous devrez remettre à votre spécialiste du flux de travail DAM.

« La bonne chose à propos de ces flux de travail », a déclaré Tackabery, « est que vous pouvez également les utiliser pour [montrer] à l'ensemble de l'organisation, en particulier aux cadres, ce que fait votre équipe et comment elle le fait.

Ces flux de travail seront utilisés par votre équipe DAM pour appliquer des règles de flux de travail à la fois dans le DAM et dans tous les outils que vous y associez. Par conséquent, les fichiers qui entrent dans le DAM conserveront toutes les dépendances, les droits d'utilisation, les licences, les droits d'auteur, les autorisations et toute autre information importante.

De plus, l'équipe pourra utiliser ces informations pour ajouter des informations aux actifs archivés qu'ils migrent dans le DAM. Cela les rend consultables de la manière dont votre équipe marketing les utilise dans son travail.

2 : Intégrer un autre outil

Cela vous permettra de contrôler l'accès au DAM, tout en laissant les autres utiliser son contenu.

Il vous suffit de donner accès à l'équipe DAM et aux quelques super utilisateurs que vous pourriez avoir. Tout le monde peut y accéder via des outils disponibles auprès de votre fournisseur DAM, de votre solution multimédia numérique existante ou d'autres outils.

Approfondir : 6 stratégies d'utilisation d'un DAM pour gérer le contenu modulaire

"C'est une grave erreur de fournir à toute votre équipe marketing un accès au DAM", a déclaré Tackabery. « Cela traite le DAM comme vos serveurs et disques durs existants. Les utilisateurs sont susceptibles de traiter le DAM comme un dossier dans lequel ils peuvent créer leurs propres dossiers et fichiers, en recréant le processus, les processus et les problèmes qui vous ont amené au DAM en premier lieu.

Un DAM est avant tout une bibliothèque et une archive de contenu. Les spécialistes DAM possèdent une expertise dans la gestion, le contrôle et l'administration des actifs. Les gens qui n'ont pas cette expertise ne devraient pas jouer avec le système.

Mais ils doivent toujours accéder à son contenu. Heureusement, en raison de son architecture prête pour l'IA, un DAM est conçu pour être intégré via des API et des flux de travail Agile avec des outils qui existent depuis un certain temps et que vous possédez déjà.

Certains des outils avec lesquels il peut fonctionner sont les gestionnaires d'actifs marketing, les gestionnaires d'actifs commerciaux, les plates-formes de gestion de contenu d'entreprise, les nuages ​​​​marketing, les intranets, les logiciels de gestion de contenu, les blogs, les médias sociaux et d'autres plates-formes natives auxquelles vous venez de vous connecter via un navigateur, projet de calendrier , gestionnaires d'actifs, indexeurs de moteurs de recherche, plateformes de web sémantique, gestion de la chaîne d'approvisionnement et des entrepôts, et outils de vos partenaires et fournisseurs.

Pas aussi compliqué que ça en a l'air

"Voici donc comment vous adoptez ou adaptez l'un de ces outils pour travailler avec votre DAM", a déclaré Tackabery. "Prêt? Faites attention parce que c'est compliqué.

1. Dans la section de configuration ou de préférences de votre DAM se trouve une option appelée intégration d'API. Obtenez une clé API à partir de cette application.
2. Allez dans la même section de configuration ou de préférences de cet autre outil et obtenez son code API.
3. Copiez cette clé d'API et collez-la dans la boîte d'intégration d'API de votre DAM.
4. (Peut être facultatif) Vous devrez peut-être appuyer sur Entrée ou Soumettre.

"Après cela, vous devrez vous éloigner de votre bureau et prendre une tasse de café, car c'était un travail acharné", a-t-elle déclaré. "Assurez-vous d'essuyer votre front et d'avoir l'air fatigué lorsque vous sortez de votre bureau."

Cela permet aux utilisateurs d'obtenir des informations marketing dans l'application qui leur convient le mieux. "Cette petite étape va superpower votre DAM. Cela va faire apparaître les actifs comme par magie dans de très nombreux endroits.

3 : Évangéliser

"Il s'agit de transformer les cœurs et les esprits, et c'est probablement l'étape la plus importante de toutes", a déclaré Tackabery. "C'est en fait le seul moyen de vaincre les mauvaises chances qui ont tourmenté les projets d'adoption de logiciels d'entreprise à grande échelle pendant des années."

Elle pense que la principale raison pour laquelle les logiciels d'entreprise échouent dans les entreprises est que personne n'a demandé au marketing de vendre les projets en interne.

"Les dernières statistiques disponibles sont pré-pandémiques", a-t-elle déclaré. « Ainsi, en 2019, ERP Focus a signalé que 60 % des projets d'adoption de la plateforme de ressources d'entreprise ont échoué. Pire encore, 90 % des utilisateurs ont déclaré que leur projet n'avait pas réussi à générer un retour sur investissement. C'est Horrible. Parmi ces 90 %, 95 % ont déclaré qu'ils ne consacraient que 10 % ou moins de leur budget total à l'éducation, à la formation et à la gestion du changement. C'est choquant quand vous découvrez que l'échec se produit lorsque vous ne faites pas quelque chose, n'est-ce pas ? »

Faites ce que le marketing fait de mieux

Tackabery a déclaré que le moyen d'éviter cela consiste à utiliser vos meilleurs spécialistes du marketing pour évangéliser votre DAM.

« Et je veux dire évangéliser. Je ne veux pas dire divertir, éclairer ou même énerver. Je veux dire évangéliser comme dans prêcher, comme dans convertir, comme à son tour en croyants. Parce que vous êtes dans le marketing et c'est ce que vous faites tous les jours. Vous transformez des suspects en prospects, puis vous vous réveillez demain et vous recommencez.

Cela ne doit pas être aussi difficile qu'il y paraît. Chaque étape que vous avez franchie facilite les étapes suivantes.

Capturer les flux de travail et les mettre dans votre DAM signifie que vous disposez désormais de statistiques montrant à quel point votre équipe utilise votre DAM et à quel point les projets sont terminés plus rapidement. Vous pouvez les utiliser pour évangéliser dans les tableaux de bord exécutifs, les rapports, les infographies et les newsletters.

À l'étape suivante, vous avez activé l'affichage, la recherche et l'attachement d'actifs dans des outils que d'autres personnes de l'entreprise peuvent utiliser.

"Les dirigeants de Salesforce peuvent trouver la présentation, le logo ou l'image dont ils ont besoin pour se montrer à n'importe quelle réunion à laquelle ils participent et n'ont pas à retrouver 12 personnes et à attendre quatre heures", a-t-elle déclaré.

Evangéliser, c'est prouver aux gens que le DAM n'est pas qu'un simple logiciel, c'est quelque chose qui facilite leur travail. Une fois qu'ils auront compris cela, ils deviendront des évangélistes.