3 pasos para potenciar su sistema DAM

Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) es imprescindible para las organizaciones de marketing. Pueden acelerar el tiempo de comercialización, reducir el trabajo necesario para encontrar el contenido correcto y aprobarlo, al mismo tiempo que brindan una fuente única de información veraz y de marca.

Esa es la promesa, pero la realidad con frecuencia se queda corta. No te desesperes. Michelle Tackabery, especialista en gestión de activos digitales en Oneida Nation Enterprises, tiene tres cosas simples que puede hacer para potenciar su DAM.

1: capturar procesos de flujo de trabajo

Tackabery define los procesos de flujo de trabajo como, "Lo que haces y cómo lo haces y qué pasos tienen que suceder en qué orden para mantener todos los platos y todos tus diversos proyectos girando sin caer sobre la cabeza de alguien".

¿Por qué capturarlos?

La gestión de activos digitales es un proceso mediante el cual los activos se incorporan a una plataforma o herramienta digital. Luego se agregan metadatos a los activos, al igual que los derechos de usuario y los permisos relacionados con los activos.

“Si no captura cómo, qué, cuándo y dónde su equipo está creando activos de marketing, su solución DAM no es realmente una gestión de activos digitales”, dijo Tackabery, hablando en la Conferencia MarTech. “Bien podría ser una carpeta en un servidor, un archivador en el pasillo o un armario lleno de mercadería sin usar. No le está haciendo ningún bien a nadie”.

Pero hay una manera fácil de capturar todo eso, incluido lo que tiene que suceder, cuándo y qué cosas se detendrán si ciertas cosas no suceden en un momento determinado.

Profundice más: ¡estamos implementando DAM! ¿Dónde empiezo?

“Todo lo que necesita para comenzar a documentar cómo se hacen las cosas es un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una plataforma de PowerPoint”, dijo Tackabery. "Si no usa Microsoft, puede encontrar imágenes en línea de gráficos en blanco e imprimirlos".

Hay una función en Microsoft Office llamada SmartArt que le dará el diagrama que necesita. Para conseguirlo:

1. Abrir un documento en blanco
2. Ir al menú Insertar
3. Seleccione el icono de arte inteligente
4. En la ventana emergente, haga clic en la opción 'procesar'.

Eso le mostrará una gran cantidad de gráficos diferentes para capturar procesos.

“La que creo que funciona bien es la lista de equipo”, dijo. “Me gustan los engranajes porque demuestran cuántas partes móviles están pasando en un proyecto de marketing. Los engranajes giran en múltiples direcciones y los grandes gerentes de proyectos pueden mantenerlos en marcha a tiempo para completar todo el proyecto”.

Luego, se acerca a cada parte interesada y les pregunta qué hacen al crear o utilizar contenido, poniéndolo todo en el gráfico que ha elegido. Una parte esencial de eso es capturar todas las dependencias: las cosas que deben suceder para que el proyecto avance.

Tackabery dijo que solo hay algunas cosas que debe preguntar para obtener esta información:

• Describa un proyecto que casi no sucede.
• ¿Qué fue lo primero que lo detuvo?

Una vez que tenga toda la información, cree una plantilla de flujo de proceso a partir de cada uno para cada tipo de proyecto con el que se enfrente. Esto traduce las hojas de engranajes en diagramas de flujo paso a paso que deberá entregar a su especialista en flujo de trabajo DAM.

“Lo bueno de estos flujos de trabajo”, dijo Tackabery, “es que también puede usarlos para [mostrar] a la organización más grande, especialmente a los ejecutivos, lo que hace su equipo y cómo lo hace.

Su equipo de DAM utilizará estos flujos de trabajo para aplicar reglas de flujo de trabajo tanto en el DAM como en cualquier herramienta que adjunte encima. Como resultado, los archivos que ingresan al DAM conservarán todas las dependencias, derechos de uso, licencias, derechos de autor, permisos y cualquier otra información importante.

Además, el equipo podrá usar esta información para agregar información a los activos archivados que migran a la DAM. Eso hace que se puedan buscar en la forma en que su equipo de marketing los usa en su trabajo.

2: Integrar otra herramienta

Esto le permitirá controlar el acceso al DAM, mientras permite que otros usen su contenido.

Solo necesita dar acceso al equipo DAM y a los pocos superusuarios que pueda tener. Todos los demás pueden acceder a él a través de las herramientas disponibles de su proveedor de DAM, de su solución de medios digitales existente u otras herramientas.

Profundice: 6 estrategias para usar un DAM para administrar contenido modular

“Es un grave error proporcionar acceso al DAM a todo su equipo de marketing”, dijo Tackabery. “Al hacerlo, trata al DAM como sus servidores y discos duros existentes. Es probable que los usuarios traten el DAM como una carpeta donde pueden crear sus propias carpetas y archivos, recreando el proceso, los procesos y los problemas que los llevaron al DAM en primer lugar”.

Un DAM es ante todo una biblioteca y un archivo de contenido. Los especialistas de DAM poseen experiencia en la gestión, control y administración de activos. Las personas sin esa experiencia no deberían jugar con el sistema.

Pero aún necesitan acceder a su contenido. Afortunadamente, debido a su arquitectura lista para IA, un DAM está diseñado para la integración a través de API y flujos de trabajo ágiles con herramientas que existen desde hace bastante tiempo y que ya tiene.

Algunas de las herramientas con las que puede trabajar son los administradores de activos de marketing, los administradores de activos de ventas, las plataformas de administración de contenido empresarial, las nubes de marketing, las intranets, el software de administración de contenido, los blogs, las redes sociales y otras plataformas nativas en las que simplemente inicia sesión a través del navegador, el proyecto de calendario. , gestores de activos, indexadores de motores de búsqueda, plataformas de web semántica, gestión de cadenas de suministro y almacenes, y las herramientas de sus socios y proveedores.

No es tan complicado como parece

“Entonces, así es como adopta o adapta cualquiera de esas herramientas para que funcione con su DAM”, dijo Tackabery. "¿Listo? Pon atención porque esto es complicado”.

1. Dentro de la sección de configuración o preferencias de su DAM hay una opción llamada integración API. Obtenga una clave API de esa aplicación.
2. Vaya a la misma sección de configuración o preferencias de esa otra herramienta y obtenga su código API.
3. Copie esa clave de API y péguela en el cuadro de integración de API en su DAM.
4. (Puede ser opcional) Es posible que deba presionar Intro o enviar.

“Después de eso, tendrá que alejarse de su escritorio y tomar una taza de café, porque fue un trabajo muy, muy duro”, dijo. “Asegúrate de limpiarte la frente y verte cansado cuando salgas de tu oficina”.

Esto permite que las personas obtengan material de marketing en cualquier aplicación que tenga más sentido para ellos. “Este pequeño paso va a potenciar tu DAM. Va a hacer que los activos aparezcan como magia en muchos, muchos lugares”.

3: Evangelizar

“Se trata de transformar corazones y mentes, y es probablemente el paso más importante de todos”, dijo Tackabery. “De hecho, es la única forma en que puede vencer las malas probabilidades que han plagado los proyectos de adopción de software empresarial a gran escala durante años”.

Ella cree que la principal razón por la que el software empresarial falla en las empresas es porque nadie le pidió a marketing que vendiera los proyectos internamente.

“Las últimas estadísticas disponibles son previas a la pandemia”, dijo. “Entonces, en 2019, ERP Focus informó que el 60 % de los proyectos de adopción de la plataforma de recursos empresariales fallaron. Peor aún, el 90 % de los usuarios informó que su proyecto no logró el ROI. Eso es Horrible. De ese 90 %, el 95 % informó que solo gastó el 10 % o menos de todo su presupuesto en educación, capacitación y gestión del cambio. Es impactante cuando descubres que el fracaso ocurre cuando no haces algo, ¿no es así?

Haz aquello en lo que el marketing es mejor

Tackabery dijo que la manera de prevenir esto es usar a su mejor gente de marketing para evangelizar su DAM.

“Y me refiero a evangelizar. No me refiero a entretener, iluminar o incluso debilitar. Me refiero a evangelizar como predicar, como convertir, como convertir en creyentes. Porque estás en marketing y eso es lo que haces todos los días. Conviertes a los sospechosos en prospectos y luego te despiertas mañana y lo haces todo de nuevo”.

Esto no tiene que ser tan difícil como parece. Cada paso que has dado hace que los próximos pasos sean más fáciles.

Capturar flujos de trabajo y ponerlos en su DAM significa que ahora tiene estadísticas que muestran cuán bueno es su equipo en el uso de su DAM y cuánto más rápido se completan los proyectos. Puede usarlos para evangelizar en tableros ejecutivos, informes, infografías y boletines.

Con el siguiente paso, ha habilitado la visualización, búsqueda y adjuntado de activos en herramientas que pueden usar otras personas de la empresa.

“Los ejecutivos de Salesforce pueden encontrar la presentación, el logotipo o la imagen que necesitan para presumir en cualquier reunión en la que estén y no tener que localizar a 12 personas y esperar cuatro horas para obtenerla”, dijo.

Evangelizar significa demostrarle a la gente que el DAM no es solo otra pieza de software, es algo que facilita su trabajo. Una vez que entiendan eso, se convertirán en evangelistas.