3 langkah untuk meningkatkan sistem DAM Anda

Sistem manajemen aset digital (DAM) harus dimiliki oleh organisasi pemasaran. Mereka dapat mempercepat waktu ke pasar, memotong pekerjaan yang diperlukan untuk menemukan konten yang tepat dan membuatnya disetujui, sambil memberikan satu sumber kebenaran dan pesan merek.

Itu janjinya, tapi kenyataannya sering gagal. Jangan putus asa. Michelle Tackabery, spesialis manajemen aset digital di Oneida Nation Enterprises, memiliki tiga hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk memperkuat DAM Anda.

1: Menangkap proses alur kerja

Tackabery mendefinisikan proses alur kerja sebagai, "Apa yang Anda lakukan dan bagaimana Anda melakukannya dan langkah apa yang harus terjadi agar semua pelat dan semua proyek Anda berputar tanpa menjatuhkan kepala seseorang."

Mengapa menangkap mereka?

Manajemen aset digital adalah proses di mana aset diserap ke dalam platform atau alat digital. Kemudian metadata ditambahkan ke aset, seperti halnya hak pengguna dan izin yang terkait dengan aset.

“Jika Anda tidak menangkap bagaimana, apa, kapan, dan di mana tim Anda menciptakan aset pemasaran, solusi DAM Anda bukanlah manajemen aset digital,” kata Tackabery, berbicara di The MarTech Conference. “Mungkin juga folder di server, lemari arsip di aula atau lemari penuh barang dagangan yang tidak terpakai. Itu tidak ada gunanya bagi siapa pun. ”

Tetapi ada cara mudah untuk menangkap semua itu, termasuk apa yang harus terjadi kapan dan hal-hal apa yang akan berhenti jika hal-hal tertentu tidak terjadi pada waktu tertentu.

Gali lebih dalam: Kami menerapkan DAM! Di mana saya memulai?

“Yang Anda butuhkan untuk mulai mendokumentasikan bagaimana segala sesuatunya dilakukan adalah dokumen Word atau spreadsheet Excel atau dek PowerPoint,” kata Tackabery. “Jika Anda tidak menggunakan Microsoft, Anda dapat menemukan gambar grafik kosong secara online dan mencetaknya.”

Ada fitur di Microsoft Office yang disebut SmartArt yang akan memberi Anda diagram yang Anda butuhkan. Untuk mendapatkan:

1. Buka dokumen kosong
2. Masuk ke menu sisipkan
3. Pilih ikon Seni Cerdas
4. Di jendela pop-up, klik opsi 'proses'.

Itu akan menunjukkan kepada Anda sejumlah besar grafik berbeda untuk proses pengambilan.

"Yang saya pikir bekerja dengan baik adalah daftar gigi," katanya. “Saya suka roda gigi karena mereka menunjukkan berapa banyak bagian yang bergerak yang terjadi dalam proyek pemasaran. Roda gigi berputar ke berbagai arah dan manajer proyek yang hebat dapat membuatnya tetap berjalan tepat waktu untuk menyelesaikan seluruh proyek.”

Kemudian Anda berkeliling ke setiap pemangku kepentingan dan bertanya kepada mereka apa yang mereka lakukan saat membuat atau menggunakan konten, memasukkan semuanya ke dalam grafik yang Anda pilih. Bagian penting dari itu adalah menangkap semua dependensi – hal-hal yang harus terjadi agar proyek dapat maju.

Tackabery mengatakan hanya ada beberapa hal yang perlu Anda tanyakan untuk mendapatkan informasi ini:

• Jelaskan proyek yang hampir tidak terjadi.
• Apa hal pertama yang menahannya?

Setelah Anda memiliki semua informasi, buatlah templat alur proses dari masing-masing untuk setiap jenis proyek yang Anda tangani. Ini menerjemahkan lembar roda gigi menjadi diagram alur langkah demi langkah yang perlu Anda berikan kepada spesialis alur kerja DAM Anda.

“Hal yang baik tentang alur kerja ini,” kata Tackabery, “adalah Anda juga dapat menggunakannya untuk [menunjukkan] kepada organisasi yang lebih besar, terutama eksekutif, apa yang dilakukan tim Anda dan bagaimana melakukannya.

Alur kerja ini akan digunakan oleh tim DAM Anda untuk menerapkan aturan alur kerja baik di DAM maupun alat apa pun yang Anda lampirkan di atasnya. Akibatnya, file yang masuk ke DAM akan mempertahankan semua dependensi, hak penggunaan, lisensi, hak cipta, izin, dan informasi penting lainnya.

Selain itu, tim akan dapat menggunakan informasi ini untuk menambahkan informasi ke aset arsip yang mereka migrasikan ke DAM. Itu membuat mereka dapat dicari dengan cara tim pemasaran Anda menggunakannya dalam pekerjaan mereka.

2: Integrasikan alat lain

Ini akan memungkinkan Anda mengontrol akses ke DAM, sambil tetap membiarkan orang lain menggunakan kontennya.

Anda hanya perlu memberikan akses ke tim DAM dan beberapa pengguna super yang mungkin Anda miliki. Semua orang dapat mengaksesnya melalui alat yang tersedia baik dari penyedia DAM Anda, dari solusi media digital yang ada, atau alat lainnya.

Gali lebih dalam: 6 strategi menggunakan DAM untuk mengelola konten modular

“Merupakan kesalahan serius untuk memberikan seluruh tim pemasaran Anda akses ke DAM,” kata Tackabery. “Melakukan hal itu memperlakukan DAM seperti server dan hard drive Anda yang ada. Pengguna cenderung memperlakukan DAM seperti folder di mana mereka dapat membuat folder dan file mereka sendiri, menciptakan kembali proses, proses, dan masalah yang membawa Anda ke DAM sejak awal.”

DAM adalah perpustakaan dan arsip konten yang pertama dan terpenting. Spesialis DAM memiliki keahlian dalam mengelola, mengendalikan, dan mengelola aset. Orang-orang tanpa keahlian itu seharusnya tidak main-main dengan sistem.

Tetapi mereka masih perlu mengakses isinya. Untungnya, karena arsitektur siap AI-nya, DAM dibangun untuk integrasi melalui API dan alur kerja Agile dengan alat yang telah ada cukup lama dan yang sudah Anda miliki.

Beberapa alat yang dapat digunakan adalah manajer aset pemasaran, manajer aset penjualan, platform manajemen konten perusahaan, awan pemasaran, intranet, perangkat lunak manajemen konten, blogging, media sosial, dan platform asli lainnya yang baru saja Anda masuki Melalui browser, proyek kalender , manajer aset, pengindeks mesin telusur, platform web semantik, manajemen rantai pasokan dan gudang, serta alat mitra dan pemasok Anda.

Tidak serumit kedengarannya

“Jadi, inilah cara Anda mengadopsi atau mengadaptasi salah satu alat tersebut untuk bekerja dengan DAM Anda,” kata Tackabery. "Siap? Perhatikan karena ini rumit.”

1. Di dalam bagian penyiapan atau preferensi DAM Anda terdapat opsi yang disebut integrasi API. Dapatkan kunci API dari aplikasi itu.
2. Masuk ke bagian pengaturan atau preferensi yang sama dari alat lain itu dan dapatkan kode API-nya.
3. Salin kunci API itu dan tempelkan ke kotak integrasi API di DAM Anda.
4. (Mungkin opsional) Anda mungkin harus menekan enter atau kirim.

“Setelah itu Anda harus menjauh dari meja Anda dan minum secangkir kopi, karena itu adalah kerja keras dan kerja keras,” katanya. "Pastikan untuk menyeka alis Anda dan terlihat lelah ketika Anda keluar dari kantor Anda."

Ini memungkinkan orang mendapatkan hal-hal pemasaran di aplikasi apa pun yang paling masuk akal bagi mereka. “Langkah kecil ini akan memperkuat DAM Anda. Itu akan membuat aset tampak seperti sulap di banyak tempat.”

3: Injili

“Ini tentang mengubah hati dan pikiran, dan ini mungkin langkah terpenting dari semuanya,” kata Tackabery. “Ini sebenarnya satu-satunya cara Anda dapat mengalahkan peluang buruk yang telah mengganggu proyek adopsi perangkat lunak perusahaan skala besar selama bertahun-tahun.”

Dia percaya alasan utama kegagalan perangkat lunak perusahaan di perusahaan adalah karena tidak ada yang meminta pemasaran untuk menjual proyek secara internal.

“Statistik terbaru yang tersedia adalah pra-pandemi,” katanya. “Jadi pada 2019, ERP Focus melaporkan bahwa 60% proyek adopsi Platform sumber daya perusahaan gagal. Lebih buruk lagi, 90% pengguna melaporkan bahwa proyek mereka gagal memberikan ROI. Itu Mengerikan. Dari 90% tersebut, 95% melaporkan bahwa mereka hanya menghabiskan 10% atau kurang dari seluruh anggaran mereka untuk pendidikan, pelatihan, dan manajemen perubahan. Sungguh mengejutkan ketika Anda mengetahui bahwa kegagalan terjadi ketika Anda gagal melakukan sesuatu, bukan?”

Lakukan pemasaran yang terbaik

Tackabery mengatakan cara untuk mencegahnya adalah dengan menggunakan orang pemasaran terbaik Anda untuk menginjili DAM Anda.

“Dan maksud saya menginjili. Saya tidak bermaksud menghibur, mencerahkan, atau bahkan melemahkan. Maksud saya menginjili seperti dalam berkhotbah, seperti dalam pertobatan, seperti pada gilirannya menjadi orang percaya. Karena Anda berada dalam pemasaran dan itulah yang Anda lakukan setiap hari. Anda mengubah tersangka menjadi prospek dan kemudian Anda bangun besok dan Anda melakukan semuanya lagi.”

Ini tidak harus sesulit kedengarannya. Setiap langkah yang Anda ambil membuat langkah selanjutnya lebih mudah.

Menangkap alur kerja dan memasukkannya ke dalam DAM berarti Anda sekarang memiliki statistik yang menunjukkan betapa hebatnya tim Anda dalam menggunakan DAM Anda dan seberapa cepat proyek diselesaikan. Anda dapat menggunakannya untuk menginjili di dasbor eksekutif, laporan, infografis, dan buletin.

Dengan langkah berikutnya, Anda telah mengaktifkan tampilan, pencarian, dan pemasangan aset di alat yang dapat digunakan orang lain di seluruh perusahaan.

"Eksekutif tenaga penjualan dapat menemukan presentasi atau logo atau gambar yang mereka butuhkan untuk dipamerkan di rapat apa pun yang mereka ikuti dan tidak perlu melacak 12 orang dan menunggu empat jam untuk itu," katanya.

Penginjilan berarti membuktikan kepada orang-orang bahwa DAM bukan hanya perangkat lunak lain, itu adalah sesuatu yang membuat pekerjaan mereka lebih mudah. Begitu mereka mengerti itu, mereka akan menjadi penginjil.