3 ขั้นตอนเพื่อเพิ่มพลังให้ระบบ DAM ของคุณ

ระบบการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรการตลาด พวกเขาสามารถเร่งเวลาออกสู่ตลาด ลดงานที่ใช้ในการค้นหาเนื้อหาที่ถูกต้องและได้รับการอนุมัติ ในขณะเดียวกันก็ให้แหล่งที่มาของความจริงและการส่งข้อความถึงแบรนด์เพียงแหล่งเดียว

นั่นคือคำสัญญา แต่ความจริงมักสั้นมาก อย่าสิ้นหวัง Michelle Tackabery ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่ Oneida Nation Enterprises มีสามสิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มพลัง DAM ของคุณ

1: จับภาพกระบวนการเวิร์กโฟลว์

Tackabery กำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์ว่า “สิ่งที่คุณทำและวิธีที่คุณทำมัน และขั้นตอนที่จะต้องเกิดขึ้นเพื่อที่จะรักษาจานทั้งหมดและโครงการต่าง ๆ ทั้งหมดของคุณหมุนโดยไม่ทำให้ใครปวดหัว”

จับพวกเขาทำไม?

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลเป็นกระบวนการที่สินทรัพย์ถูกนำเข้ามาในแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือดิจิทัล จากนั้นข้อมูลเมตาจะถูกเพิ่มไปยังเนื้อหา เช่นเดียวกับสิทธิ์ของผู้ใช้และการอนุญาตที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา

“หากคุณไม่ทราบวิธีการ อะไร เมื่อใด และที่ใดที่ทีมของคุณสร้างสินทรัพย์ทางการตลาด โซลูชัน DAM ของคุณไม่ใช่การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลอย่างแท้จริง” Tackabery กล่าวที่งาน The MarTech Conference “มันอาจจะเป็นโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ ตู้เก็บเอกสารในห้องโถง หรือตู้เสื้อผ้าที่เต็มไปด้วยสินค้าที่ไม่ได้ใช้ ไม่ทำดีกับใคร”

แต่มีวิธีง่ายๆ ในการจับภาพทั้งหมด รวมถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อใดและสิ่งใดจะหยุดลงหากบางสิ่งไม่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง

เจาะลึก: เรากำลังใช้งาน DAM! ฉันจะเริ่มต้นที่ไหน

"สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเริ่มต้นบันทึกวิธีการทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นคือเอกสาร Word หรือสเปรดชีต Excel หรือสำรับ PowerPoint" Tackabery กล่าว “หากคุณไม่ได้ใช้ Microsoft คุณสามารถค้นหารูปภาพออนไลน์ของแผนภูมิเปล่าและพิมพ์ออกมาได้”

มีคุณลักษณะใน Microsoft Office ที่เรียกว่า SmartArt ที่จะให้ไดอะแกรมที่คุณต้องการ วิธีรับ:

1. เปิดเอกสารเปล่า
2. ไปที่เมนูแทรก
3. เลือกไอคอน Smart Art
4. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้คลิกที่ตัวเลือก 'ประมวลผล'

ซึ่งจะแสดงกราฟิกต่างๆ มากมายสำหรับการจับภาพกระบวนการ

“สิ่งที่ฉันคิดว่าใช้ได้ดีคือรายการอุปกรณ์” เธอกล่าว “ฉันชอบเฟืองเพราะมันแสดงให้เห็นว่ามีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้กี่ชิ้นในโครงการการตลาด Gears หมุนได้หลายทิศทางและผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมสามารถทำให้พวกเขาดำเนินการได้ทันเวลาเพื่อให้โครงการทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์”

จากนั้นคุณไปหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายและถามพวกเขาว่าพวกเขาทำอะไรเมื่อสร้างหรือใช้งานเนื้อหา โดยใส่ทั้งหมดลงในกราฟิกที่คุณเลือก ส่วนสำคัญของสิ่งนั้นคือการจับการพึ่งพาทั้งหมด – สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้โครงการดำเนินต่อไป

Tackabery กล่าวว่ามีเพียงไม่กี่สิ่งที่คุณต้องขอเพื่อรับข้อมูลนี้:

• บรรยายโครงการที่แทบไม่เกิดขึ้น
• สิ่งแรกที่ถือไว้คืออะไร?

เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้สร้างเทมเพลตโฟลว์กระบวนการสำหรับโครงการทุกประเภทที่คุณจัดการ สิ่งนี้จะแปลแผ่นงานเฟืองเป็นผังงานทีละขั้นตอนที่คุณต้องมอบให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านเวิร์กโฟลว์ DAM ของคุณ

“สิ่งที่ดีเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์เหล่านี้” Tackabery กล่าว “คุณยังสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อ [แสดง] ต่อองค์กรขนาดใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหาร ทีมของคุณทำอะไรและทำอย่างไร

ทีม DAM จะใช้เวิร์กโฟลว์เหล่านี้เพื่อใช้กฎเวิร์กโฟลว์ทั้งใน DAM และเครื่องมือใดๆ ที่คุณแนบไว้ด้านบน ด้วยเหตุนี้ ไฟล์ที่เข้าสู่ DAM จะคงไว้ซึ่งการขึ้นต่อกัน สิทธิ์ในการใช้งาน ใบอนุญาต ลิขสิทธิ์ สิทธิ์ และข้อมูลสำคัญอื่นๆ

นอกจากนี้ ทีมงานจะสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อเพิ่มข้อมูลไปยังเนื้อหาที่เก็บถาวรที่พวกเขาย้ายไปยัง DAM ทำให้สามารถค้นหาได้ในวิธีที่ทีมการตลาดของคุณใช้ในงานของพวกเขา

2: รวมเครื่องมืออื่น

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึง DAM ในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้อื่นใช้เนื้อหาได้

คุณต้องให้สิทธิ์เข้าถึงทีม DAM และผู้ใช้ขั้นสูงเพียงไม่กี่คนเท่านั้น คนอื่นๆ สามารถเข้าถึงได้ผ่านเครื่องมือที่มีให้จากผู้ให้บริการ DAM จากโซลูชันสื่อดิจิทัลที่มีอยู่หรือเครื่องมืออื่นๆ

เจาะลึก: 6 กลยุทธ์ในการใช้ DAM เพื่อจัดการเนื้อหาแบบแยกส่วน

“ถือเป็นความผิดพลาดร้ายแรงที่จะให้ทีมการตลาดทั้งหมดของคุณเข้าถึง DAM” Tackabery กล่าว “การทำเช่นนี้จะถือว่า DAM เหมือนกับเซิร์ฟเวอร์และฮาร์ดไดรฟ์ที่มีอยู่ของคุณ ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะปฏิบัติต่อ DAM เหมือนกับโฟลเดอร์ที่พวกเขาสามารถสร้างโฟลเดอร์และไฟล์ของตนเอง สร้างกระบวนการ กระบวนการ และปัญหาที่นำคุณไปสู่ ​​DAM ขึ้นใหม่”

เขื่อนเป็นอันดับแรกและสำคัญที่สุดคือไลบรารีเนื้อหาและไฟล์เก็บถาวร ผู้เชี่ยวชาญ DAM มีความเชี่ยวชาญในการจัดการ ควบคุม และบริหารจัดการทรัพย์สิน คนที่ไม่มีความเชี่ยวชาญนั้นไม่ควรล้อเลียนระบบ

แต่พวกเขายังต้องเข้าถึงเนื้อหา โชคดีที่เนื่องจากสถาปัตยกรรมที่พร้อมใช้งาน AI ทำให้ DAM ถูกสร้างขึ้นสำหรับการผสานรวมผ่าน API และเวิร์กโฟลว์ Agile ด้วยเครื่องมือที่มีอยู่มาระยะหนึ่งแล้วและที่คุณมีอยู่แล้ว

เครื่องมือบางอย่างที่สามารถใช้ได้ ได้แก่ ผู้จัดการสินทรัพย์ทางการตลาด ผู้จัดการสินทรัพย์การขาย แพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาองค์กร เมฆการตลาด อินทราเน็ต ซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหา บล็อก โซเชียลมีเดีย และแพลตฟอร์มพื้นฐานอื่นๆ ที่คุณเพิ่งเข้าสู่ระบบผ่านเบราว์เซอร์ โปรเจ็กต์ปฏิทิน , ผู้จัดการสินทรัพย์, ตัวสร้างดัชนีเครื่องมือค้นหา, แพลตฟอร์มเว็บเชิงความหมาย, การจัดการห่วงโซ่อุปทานและคลังสินค้า และเครื่องมือของคู่ค้าและซัพพลายเออร์ของคุณ

ไม่ซับซ้อนอย่างที่คิด

“นี่คือวิธีที่คุณจะปรับใช้หรือปรับใช้เครื่องมือเหล่านั้นเพื่อทำงานกับ DAM ของคุณ” Tackabery กล่าว "พร้อม? ให้ความสนใจเพราะมันซับซ้อน”

1. ภายในส่วนการตั้งค่าหรือการกำหนดค่าตามความชอบของ DAM ของคุณคือตัวเลือกที่เรียกว่าการรวม API รับคีย์ API จากแอปพลิเคชันนั้น
2. ไปที่ส่วนการตั้งค่าหรือการกำหนดค่าตามความชอบเดียวกันของเครื่องมืออื่นนั้นแล้วรับรหัส API
3. คัดลอกคีย์ API นั้นแล้ววางลงในกล่องการรวม API ใน DAM ของคุณ
4. (อาจเป็นทางเลือก) คุณอาจต้องกด Enter หรือส่ง

“หลังจากนั้น คุณจะต้องก้าวออกจากโต๊ะทำงานและดื่มกาแฟสักแก้ว เพราะนั่นเป็นงานหนักและหนักหน่วง” เธอกล่าว “อย่าลืมเช็ดคิ้วและดูเหนื่อยเมื่อคุณออกมาจากที่ทำงาน”

ซึ่งช่วยให้ผู้คนได้รับสิ่งทางการตลาดในแอปที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา “ขั้นตอนเล็ก ๆ นี้จะเพิ่มพลังให้กับ DAM ของคุณ มันจะทำให้ทรัพย์สินดูเหมือนเวทมนตร์ในหลาย ๆ ที่”

3: ประกาศพระวรสาร

“นี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงจิตใจและความคิด และอาจเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด” แทคคาเบรีกล่าว “ในความเป็นจริง มันเป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถเอาชนะอุปสรรค์ที่รบกวนโครงการรับเอาซอฟต์แวร์องค์กรขนาดใหญ่มาหลายปีแล้ว”

เธอเชื่อว่าเหตุผลหลักที่ทำให้ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรล้มเหลวในบริษัทต่างๆ เป็นเพราะไม่มีใครขอให้ฝ่ายการตลาดขายโครงการภายในองค์กร

“สถิติล่าสุดที่มีอยู่ในช่วงก่อนเกิดโรคระบาด” เธอกล่าว “ดังนั้นในปี 2019 ERP Focus รายงานว่า 60% ของโครงการการนำแพลตฟอร์มทรัพยากรขององค์กรไปใช้ล้มเหลว ที่แย่กว่านั้นคือ 90% ของผู้ใช้รายงานว่าโปรเจ็กต์ของพวกเขาไม่สามารถส่ง ROI ได้ ที่น่ากลัว จาก 90% เหล่านั้น 95% รายงานว่าพวกเขาใช้จ่ายเพียง 10% หรือน้อยกว่าของงบประมาณทั้งหมดในการศึกษา การฝึกอบรม และการจัดการการเปลี่ยนแปลง มันน่าตกใจเมื่อคุณพบว่าความล้มเหลวเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้ทำอะไรสักอย่างใช่ไหม”

ทำในสิ่งที่การตลาดดีที่สุดที่

Tackabery กล่าวว่าวิธีป้องกันนี้คือการใช้นักการตลาดที่ดีที่สุดของคุณเพื่อประกาศข่าวประเสริฐ DAM ของคุณ

“และฉันหมายถึงการประกาศพระวรสาร ฉันไม่ได้หมายถึงความบันเทิง ให้ความกระจ่าง หรือแม้แต่เพิ่มพลัง ฉันหมายถึงประกาศพระวรสารดังในการเทศนา ในการเปลี่ยนใจเลื่อมใส เช่นเดียวกับในการเป็นผู้เชื่อ เพราะคุณอยู่ในการตลาดและนั่นคือสิ่งที่คุณทำทุกวัน คุณเปลี่ยนผู้ต้องสงสัยให้กลายเป็นผู้มุ่งหวัง จากนั้นคุณตื่นขึ้นมาในวันพรุ่งนี้แล้วทำทุกอย่างอีกครั้ง”

ไม่จำเป็นต้องยากอย่างที่คิด แต่ละขั้นตอนที่คุณทำจะทำให้ขั้นตอนต่อไปง่ายขึ้น

การรวบรวมเวิร์กโฟลว์และใส่ลงใน DAM หมายความว่าขณะนี้คุณมีสถิติที่แสดงว่าทีมของคุณใช้ DAM ได้ดีเพียงใด และโปรเจ็กต์จะเสร็จเร็วขึ้นเพียงใด คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อประกาศพระวรสารในแดชบอร์ดผู้บริหาร รายงาน อินโฟกราฟิก และจดหมายข่าว

ในขั้นตอนต่อไป คุณได้เปิดใช้งานการดู การค้นหา และการแนบสินทรัพย์ในเครื่องมือที่ผู้อื่นทั่วทั้งบริษัทสามารถใช้ได้

“ผู้บริหารของ Salesforce สามารถค้นหาการนำเสนอหรือโลโก้หรือรูปภาพที่พวกเขาต้องการเพื่อแสดงในการประชุมใดก็ตามที่พวกเขาอยู่และไม่ต้องติดตาม 12 คนและรอสี่ชั่วโมง” เธอกล่าว

การประกาศข่าวประเสริฐหมายถึงการพิสูจน์ให้ผู้คนเห็น DAM ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์อีกชิ้นหนึ่ง แต่เป็นสิ่งที่ทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น เมื่อพวกเขาเข้าใจแล้ว พวกเขาจะกลายเป็นผู้ประกาศข่าวประเสริฐ