3 خطوات لتعزيز نظام DAM الخاص بك

يعد نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM) أمرًا ضروريًا لمؤسسات التسويق. يمكنهم تسريع وقت التسويق ، وقطع العمل المطلوب للعثور على المحتوى المناسب والموافقة عليه ، مع توفير مصدر واحد للحقيقة ورسائل العلامة التجارية.

هذا هو الوعد ، لكن الواقع غالبًا ما يكون قصيرًا جدًا. لا تيأس. لدى Michelle Tackabery ، المتخصصة في إدارة الأصول الرقمية في Oneida Nation Enterprises ، ثلاثة أشياء بسيطة يمكنك القيام بها لتعزيز قوة DAM الخاصة بك.

1: التقاط عمليات سير العمل

يعرّف Tackabery عمليات سير العمل على أنها ، "ما تفعله وكيف تفعله وما هي الخطوات التي يجب أن تحدث في أي ترتيب للحفاظ على جميع اللوحات وجميع مشاريعك المختلفة تدور دون أن تسقط على رأس شخص ما."

لماذا نقبض عليهم؟

إدارة الأصول الرقمية هي عملية يتم من خلالها استيعاب الأصول في منصة أو أداة رقمية. ثم يتم إضافة البيانات الوصفية إلى الأصول ، وكذلك حقوق المستخدم والأذونات المتعلقة بالأصول.

قال تاكابري ، متحدثًا في مؤتمر MarTech: "إذا لم تدرك كيف وماذا ومتى وأين يقوم فريقك بإنشاء أصول تسويقية ، فإن حل DAM الخاص بك ليس في الحقيقة إدارة أصول رقمية". "قد يكون أيضًا مجلدًا على الخادم أو خزانة ملفات في القاعة أو خزانة مليئة بالسلع غير المستخدمة. إنه لا يفيد أي شخص ".

ولكن هناك طريقة سهلة لالتقاط كل ذلك ، بما في ذلك ما يجب أن يحدث ومتى وما هي الأشياء التي ستتوقف إذا لم تحدث أشياء معينة في وقت معين.

احفر أعمق: نحن ننفذ DAM! من أين أبدأ؟

قال تاكابري: "كل ما تحتاجه لبدء توثيق كيفية إنجاز الأمور هو مستند Word أو جدول بيانات Excel أو مجموعة PowerPoint". "إذا كنت لا تستخدم Microsoft ، فيمكنك العثور على صور عبر الإنترنت لمخططات فارغة وطباعتها."

هناك ميزة في Microsoft Office تسمى SmartArt ستوفر لك الرسم التخطيطي الذي تحتاجه. للحصول عليه:

1. افتح مستندًا فارغًا
2. اذهب إلى قائمة الإدراج
3. حدد أيقونة Smart Art
4. في النافذة المنبثقة ، انقر فوق خيار "عملية".

سيُظهر لك ذلك عددًا كبيرًا من الرسومات المختلفة لعمليات الالتقاط.

قالت "الشيء الذي أعتقد أنه يعمل بشكل جيد هو قائمة العتاد". "أحب التروس لأنها توضح عدد الأجزاء المتحركة التي تجري في مشروع تسويقي. يتم تدوير Gears في اتجاهات متعددة ويمكن لمديري المشاريع المتميزين الاستمرار في العمل في الوقت المناسب لإكمال المشروع بالكامل. "

ثم تذهب إلى كل صاحب مصلحة واسألهم عما يفعلونه عند إنشاء المحتوى أو استخدامه ، ووضعه كله في الرسم الذي اخترته. جزء أساسي من ذلك هو التقاط جميع التبعيات - الأشياء التي يجب أن تحدث للمشروع للمضي قدمًا.

قال تاكابري إن هناك القليل من الأشياء التي تحتاج إلى طلبها للحصول على هذه المعلومات:

• صِف مشروعًا لم يحدث تقريبًا.
• ما هو أول شيء أوقفها؟

بمجرد حصولك على جميع المعلومات ، قم بإنشاء قالب تدفق العملية من كل نموذج لكل نوع من المشاريع التي تتعامل معها. هذا يترجم أوراق التروس إلى مخططات انسيابية خطوة بخطوة ستحتاج إلى تقديمها إلى أخصائي سير عمل DAM الخاص بك.

قال تاكابري: "الشيء الجيد في تدفقات العمل هذه هو أنه يمكنك أيضًا استخدامها لكي [تُظهر] للمؤسسة الأكبر ، وخاصة المديرين التنفيذيين ، ما يفعله فريقك وكيف يفعل ذلك.

سيتم استخدام مهام سير العمل هذه من قبل فريق DAM لتطبيق قواعد سير العمل في كل من DAM وأي أدوات ترفقها فوقها. نتيجة لذلك ، ستحتفظ الملفات التي تدخل إلى DAM بجميع التبعيات وحقوق الاستخدام والتراخيص وحقوق النشر والأذونات وأي معلومات مهمة أخرى.

أيضًا ، سيتمكن الفريق من استخدام هذه المعلومات لإضافة معلومات إلى الأصول المؤرشفة التي يقومون بترحيلها إلى DAM. وهذا يجعلها قابلة للبحث بالطرق التي يستخدمها فريق التسويق الخاص بك في عملهم.

2: دمج أداة أخرى

سيتيح لك ذلك التحكم في الوصول إلى DAM ، مع السماح للآخرين باستخدام محتواه.

ما عليك سوى منح حق الوصول إلى فريق DAM وعدد قليل من المستخدمين المتميزين الذين قد يكون لديك. يمكن لأي شخص آخر الوصول إليه عبر الأدوات المتاحة إما من مزود DAM الخاص بك ، أو من حل الوسائط الرقمية الموجود لديك أو أدوات أخرى.

حفر أعمق: 6 استراتيجيات لاستخدام DAM لإدارة المحتوى المعياري

قال Tackabery: "من الخطأ الجسيم أن توفر لفريق التسويق الخاص بك إمكانية الوصول إلى DAM". "القيام بذلك يعامل DAM مثل الخوادم ومحركات الأقراص الثابتة الموجودة لديك. من المرجح أن يتعامل المستخدمون مع DAM تمامًا مثل المجلد حيث يمكنهم إنشاء مجلداتهم وملفاتهم الخاصة ، وإعادة إنشاء العملية والعمليات والمشكلات التي جلبتك إلى DAM في المقام الأول. "

DAM هي أولاً وقبل كل شيء مكتبة محتوى وأرشيف. يمتلك المتخصصون في DAM خبرة في إدارة الأصول والتحكم فيها وإدارتها. الأشخاص الذين ليس لديهم هذه الخبرة يجب ألا يتلاعبوا بالنظام.

لكنهم ما زالوا بحاجة للوصول إلى محتوياته. لحسن الحظ ، نظرًا لبنيته الجاهزة للذكاء الاصطناعي ، فقد تم تصميم DAM للتكامل عبر واجهات برمجة التطبيقات وسير عمل Agile مع الأدوات الموجودة منذ فترة طويلة والتي لديك بالفعل.

بعض الأدوات التي يمكن أن تعمل معها هي مديري أصول التسويق ، ومديري أصول المبيعات ، ومنصات إدارة محتوى المؤسسة ، والسحابات التسويقية ، والشبكات الداخلية ، وبرامج إدارة المحتوى ، والمدونات ، والوسائط الاجتماعية ، والأنظمة الأساسية الأخرى التي تقوم بتسجيل الدخول إليها عبر المتصفح ومشروع التقويم ، ومديري الأصول ، ومفهرسي محركات البحث ، ومنصات الويب الدلالية ، وسلسلة التوريد وإدارة المستودعات ، وأدوات الشركاء والموردين.

ليس معقدًا كما يبدو

قال Tackabery: "إليك كيفية تبني أو تكييف أي من هذه الأدوات للعمل مع DAM الخاص بك". "مستعد؟ انتبه لأن هذا أمر معقد ".

1. يوجد داخل قسم الإعداد أو التفضيلات في DAM خيار يسمى تكامل واجهة برمجة التطبيقات. احصل على مفتاح API من هذا التطبيق.
2. انتقل إلى نفس قسم الإعداد أو التفضيلات لتلك الأداة الأخرى واحصل على كود API الخاص بها.
3. انسخ مفتاح API والصقه في مربع تكامل API في DAM الخاص بك.
4. (قد يكون اختياريًا) قد تضطر إلى الضغط على إدخال أو إرسال.

قالت: "بعد ذلك ستحتاج إلى الابتعاد عن مكتبك والحصول على فنجان من القهوة ، لأن ذلك كان عملاً شاقًا وشاقًا". "تأكدي من مسح جبينك وتبدو متعبة عند الخروج من مكتبك."

يتيح ذلك للأشخاص الحصول على أشياء تسويقية في أي تطبيق يكون أكثر منطقية بالنسبة لهم. "هذه الخطوة الصغيرة ستقوي السد الخاص بك. ستجعل الأصول تبدو كالسحر في العديد من الأماكن ".

3: التبشير

قال تاكابري: "يتعلق الأمر بتغيير القلوب والعقول ، وربما تكون أهم خطوة على الإطلاق". "إنها في الواقع الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها التغلب على الاحتمالات السيئة التي ابتليت بها مشروعات اعتماد برامج المؤسسات على نطاق واسع لسنوات."

وهي تعتقد أن السبب الرئيسي لفشل برامج المؤسسات في الشركات هو أن أحداً لم يطلب من التسويق بيع المشاريع داخلياً.

وقالت: "أحدث الإحصائيات المتوفرة هي ما قبل الجائحة". "لذلك في عام 2019 ، ذكرت ERP Focus أن 60٪ من مشاريع اعتماد النظام الأساسي لموارد المؤسسة قد فشلت. والأسوأ من ذلك أن 90٪ من المستخدمين أفادوا أن مشروعهم فشل في تحقيق عائد الاستثمار. هذا مروع. من بين هؤلاء الـ 90٪ ، ذكر 95٪ أنهم أنفقوا 10٪ فقط أو أقل من ميزانيتهم ​​الكاملة على التعليم والتدريب وإدارة التغيير. إنه لأمر مروع عندما تكتشف أن الفشل يحدث عندما تفشل في القيام بشيء ما ، أليس كذلك؟ "

افعل ما هو أفضل في التسويق

قال Tackabery إن طريقة منع ذلك هي استخدام أفضل الأشخاص التسويقيين لتبشير DAM الخاص بك.

"وأعني التبشير. لا أقصد الترفيه أو الاستنارة أو حتى الإضعاف. أعني التبشير كما في الوعظ ، كما هو الحال في التحول إلى المؤمنين. لأنك تعمل في مجال التسويق وهذا ما تفعله كل يوم. تقوم بتحويل المشتبه بهم إلى عملاء محتملين ثم تستيقظ غدًا وتفعل كل ذلك مرة أخرى ".

لا يجب أن يكون هذا صعبًا كما يبدو. كل خطوة تخطوها تجعل الخطوات التالية أسهل.

إن التقاط سير العمل ووضعها في DAM يعني أن لديك الآن إحصائيات توضح مدى روعة فريقك في استخدام DAM ومقدار إنجاز المشاريع بشكل أسرع. يمكنك استخدامها للتبشير في لوحات المعلومات التنفيذية والتقارير والرسوم البيانية والرسائل الإخبارية.

من خلال الخطوة التالية ، قمت بتمكين عرض الأصول والبحث عنها وإرفاقها في الأدوات التي يمكن للآخرين في جميع أنحاء الشركة استخدامها.

وقالت: "يمكن للمديرين التنفيذيين في Salesforce العثور على العرض التقديمي أو الشعار أو الصورة التي يحتاجون إليها للتباهي بها في أي اجتماع هم فيه وليس عليهم تعقب 12 شخصًا والانتظار أربع ساعات للحصول عليها".

التبشير يعني أن نثبت للناس أن السد ليس مجرد برنامج آخر ، إنه شيء يجعل وظائفهم أسهل. بمجرد أن يفهموا ذلك ، سيصبحون مبشرين.