3 pași pentru a-ți supraalimenta sistemul DAM

Un sistem de management al activelor digitale (DAM) este o necesitate pentru organizațiile de marketing. Aceștia pot accelera timpul de lansare pe piață, pot reduce munca necesară pentru a găsi conținutul potrivit și pentru a-l obține aprobat, oferind în același timp o singură sursă de adevăr și mesaje de brand.

Aceasta este promisiunea, dar realitatea deseori este foarte scurtă. Nu dispera. Michelle Tackabery, specialist în managementul activelor digitale la Oneida Nation Enterprises, are trei lucruri simple pe care le puteți face pentru a vă supraalimenta DAM.

1: Capturați procesele fluxului de lucru

Tackabery definește procesele fluxului de lucru ca: „Ce faci și cum o faci și ce pași trebuie să se întâmple, în ce ordine pentru a menține toate plăcile și toate proiectele tale diferite, fără să cadă pe capul cuiva.”

De ce să-i captezi?

Managementul activelor digitale este un proces prin care activele sunt ingerate într-o platformă sau un instrument digital. Apoi, metadatele sunt adăugate la active, la fel ca drepturile și permisiunea utilizatorului legate de active.

„Dacă nu înțelegi cum, ce, când și unde echipa ta creează active de marketing, soluția ta DAM nu este cu adevărat managementul activelor digitale”, a spus Tackabery, vorbind la The MarTech Conference. „Ar putea fi la fel de bine un dosar pe un server, un dulap de fișiere pe hol sau un dulap plin cu produse nefolosite. Nu face bine nimănui.”

Dar există o modalitate ușoară de a surprinde toate acestea, inclusiv ce trebuie să se întâmple când și ce lucruri se vor opri dacă anumite lucruri nu se întâmplă până la un anumit timp.

Sapă mai adânc: implementăm DAM! De unde sa incep?

„Tot ceea ce aveți nevoie pentru a începe să documentați cum se fac lucrurile este un document Word sau o foaie de calcul Excel sau un pachet PowerPoint”, a spus Tackabery. „Dacă nu utilizați Microsoft, puteți găsi online imagini cu diagrame goale și le puteți imprima.”

Există o funcție în Microsoft Office numită SmartArt care vă va oferi diagrama de care aveți nevoie. Pentru a-l obține:

1. Deschideți un document gol
2. Accesați meniul de inserare
3. Selectați pictograma Smart Art
4. În fereastra pop-up faceți clic pe opțiunea „procesează”.

Aceasta vă va arăta un număr mare de elemente grafice diferite pentru procesele de capturare.

„Cel care cred că funcționează bine este lista de echipamente”, a spus ea. „Îmi plac angrenajele pentru că demonstrează câte piese în mișcare au loc într-un proiect de marketing. Angrenajele se rotesc în mai multe direcții, iar managerii de proiect extraordinari le pot menține la timp pentru a finaliza întregul proiect.”

Apoi mergeți la fiecare parte interesată și îi întrebați ce fac atunci când creează sau utilizează conținut, punând totul în graficul pe care l-ați ales. O parte esențială a acestui lucru este capturarea tuturor dependențelor - lucrurile care trebuie să se întâmple pentru ca proiectul să continue.

Tackabery a spus că sunt doar câteva lucruri pe care trebuie să le cereți pentru a obține aceste informații:

• Descrieți un proiect care aproape că nu s-a întâmplat.
• Care a fost primul lucru care a susținut-o?

Odată ce aveți toate informațiile, creați un șablon de flux de proces din fiecare pentru fiecare tip de proiect cu care vă ocupați. Acest lucru traduce foile angrenajelor în diagrame de flux pas cu pas pe care va trebui să le oferiți specialistului dvs. în fluxul de lucru DAM.

„Lucrul bun despre aceste fluxuri de lucru”, a spus Tackabery, „este că le puteți folosi și pentru a [arata] organizației mai mari, în special directorilor, ce face echipa dumneavoastră și cum o face.

Aceste fluxuri de lucru vor fi folosite de echipa DAM pentru a aplica regulile fluxului de lucru atât în ​​DAM, cât și în orice instrumente pe care le atașați deasupra acestuia. Ca rezultat, fișierele care intră în DAM vor păstra toate dependențele, drepturile de utilizare, licențele, drepturile de autor, permisiunile și orice alte informații importante.

De asemenea, echipa va putea folosi aceste informații pentru a adăuga informații la activele arhivate pe care le migrează în DAM. Acest lucru le face să fie căutate în modul în care echipa dvs. de marketing le folosește în munca lor.

2: Integrați un alt instrument

Acest lucru vă va permite să controlați accesul la DAM, permițând în același timp altora să folosească conținutul acestuia.

Trebuie doar să dai acces echipei DAM și celor câțiva super utilizatori pe care îi poți avea. Toți ceilalți îl pot accesa prin instrumente disponibile fie de la furnizorul DAM, de la soluția dvs. media digitală existentă sau de la alte instrumente.

Sapă mai adânc: 6 strategii pentru utilizarea unui DAM pentru a gestiona conținut modular

„Este o greșeală gravă să oferi întregii tale echipe de marketing acces la DAM”, a spus Tackabery. „Procedând astfel, DAM-ul este tratat ca pe serverele și hard disk-urile tale existente. Este posibil ca utilizatorii să trateze DAM-ul ca pe un folder în care își pot crea propriile foldere și fișiere, recreând procesul, procesele și problemele care v-au adus la DAM în primul rând.

Un DAM este în primul rând o bibliotecă de conținut și o arhivă. Specialiștii DAM posedă experiență în gestionarea, controlul și administrarea activelor. Oamenii fără această experiență nu ar trebui să se bată cu sistemul.

Dar totuși trebuie să acceseze conținutul acestuia. Din fericire, datorită arhitecturii sale pregătite pentru AI, un DAM este construit pentru integrare prin intermediul API-urilor și al fluxurilor de lucru Agile cu instrumente care există de ceva timp și pe care le aveți deja.

Unele dintre instrumentele cu care poate lucra sunt manageri de active de marketing, manageri de active de vânzări, platforme de gestionare a conținutului pentru întreprinderi, nori de marketing, intranet, software de gestionare a conținutului, blogging, rețele sociale și alte platforme native la care doar vă conectați prin browser, proiect de calendar , manageri de active, indexatori pentru motoarele de căutare, platforme web semantice, managementul lanțului de aprovizionare și al depozitelor și instrumentele partenerilor și furnizorilor dvs.

Nu atât de complicat pe cât pare

„Deci, iată cum adoptați sau adaptați oricare dintre aceste instrumente pentru a funcționa cu DAM”, a spus Tackabery. "Gata? Fiți atenți pentru că acest lucru este complicat.”

1. În interiorul secțiunii de configurare sau preferințe a DAM-ului dvs. este o opțiune numită integrare API. Obțineți o cheie API din aplicația respectivă.
2. Accesați aceeași secțiune de configurare sau preferințe a celuilalt instrument și obțineți codul API al acestuia.
3. Copiați acea cheie API și inserați-o în caseta de integrare API din DAM.
4. (Poate fi opțional) Este posibil să trebuiască să apăsați pe Enter sau să trimiteți.

„După aceea, va trebui să te îndepărtezi de la birou și să iei o ceașcă de cafea, pentru că a fost o muncă grea, grea”, a spus ea. „Asigură-te că îți ștergi sprânceana și arăți obosit când ieși din birou.”

Acest lucru le permite oamenilor să obțină lucruri de marketing în orice aplicație are cel mai mult sens pentru ei. „Acest pas mic vă va supraputere DAM. Va face ca activele să pară magice în multe, multe locuri.”

3: Evanghelizează

„Este vorba despre transformarea inimii și a minții și este probabil cel mai important pas dintre toate”, a spus Tackabery. „Este, de fapt, singura modalitate prin care poți învinge șansele proaste care au afectat proiectele de adoptare a software-ului pentru întreprinderi de ani de zile.”

Ea crede că principalul motiv pentru care software-ul pentru întreprinderi eșuează la companii este că nimeni nu a cerut marketingului să vândă proiectele intern.

„Cele mai recente statistici disponibile sunt pre-pandemice”, a spus ea. „Așadar, în 2019, ERP Focus a raportat că 60 % din proiectele de adoptare a platformei de resurse ale întreprinderii au eșuat. Mai rău, 90% dintre utilizatori au raportat că proiectul lor nu a reușit să ofere rentabilitatea investiției. Asta este îngrozitor. Dintre cei 90%, 95% au raportat că au cheltuit doar 10% sau mai puțin din întregul buget pe educație, formare și management al schimbării. Este șocant când afli că eșecul se întâmplă atunci când nu reușești să faci ceva, nu-i așa?”

Faceți ceea ce este cel mai bine în marketing

Tackabery a spus că modalitatea de a preveni acest lucru este să folosiți cei mai buni oameni de marketing pentru a vă evangheliza DAM.

„Și mă refer la evanghelizare. Nu mă refer să distreze, să lumineze sau chiar să enervezi. Mă refer la evanghelizare ca în predicare, ca în convertit, ca la rândul său în credincioși. Pentru că ești în marketing și asta faci în fiecare zi. Îți transformi suspecții în potențiali și apoi te trezești mâine și faci totul din nou.”

Acest lucru nu trebuie să fie atât de dificil pe cât pare. Fiecare pas pe care l-ați făcut face următorii pași mai ușori.

Capturarea fluxurilor de lucru și introducerea acestora în DAM înseamnă că acum aveți statistici care arată cât de bine este echipa dvs. în utilizarea DAM și cât de repede sunt finalizate proiectele. Le puteți folosi pentru a evangheliza în tablouri de bord executive, rapoarte, infografice și buletine informative.

Cu următorul pas ați activat vizualizarea, căutarea și atașarea activelor în instrumente pe care le pot folosi alții din companie.

„Directivii Salesforce pot găsi prezentarea sau logo-ul sau imaginea pe care trebuie să o prezinte la orice întâlnire în care se află și nu trebuie să dea de urma a 12 persoane și să aștepte patru ore pentru aceasta”, a spus ea.

Evanghelizarea înseamnă a demonstra oamenilor că DAM nu este doar un alt program, este ceva care le ușurează munca. Odată ce vor înțelege asta, vor deveni evangheliști.