3 passos para turbinar seu sistema DAM

Um sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM) é essencial para as organizações de marketing. Eles podem acelerar o tempo de lançamento no mercado, reduzir o trabalho necessário para encontrar o conteúdo certo e aprová-lo, ao mesmo tempo em que fornecem uma única fonte de verdade e mensagens de marca.

Essa é a promessa, mas a realidade frequentemente fica muito aquém. Não se desespere. Michelle Tackabery, especialista em gerenciamento de ativos digitais da Oneida Nation Enterprises, tem três coisas simples que você pode fazer para potencializar seu DAM.

1: Capturar processos de fluxo de trabalho

Tackabery define os processos de fluxo de trabalho como “O que você faz e como você faz e quais etapas precisam acontecer em que ordem para manter todos os pratos e todos os seus vários projetos girando sem cair na cabeça de alguém”.

Por que capturá-los?

O gerenciamento de ativos digitais é um processo pelo qual os ativos são ingeridos em uma plataforma ou ferramenta digital. Em seguida, os metadados são adicionados aos ativos, assim como os direitos e permissões do usuário relacionados aos ativos.

“Se você não capturar como, o que, quando e onde sua equipe está criando ativos de marketing, sua solução DAM não é realmente gerenciamento de ativos digitais”, disse Tackabery, falando na The MarTech Conference. “Pode ser uma pasta em um servidor, um armário de arquivos no corredor ou um armário cheio de mercadorias não utilizadas. Não está fazendo bem a ninguém.”

Mas há uma maneira fácil de capturar tudo isso, incluindo o que tem que acontecer quando e quais coisas vão parar se certas coisas não acontecerem em um determinado momento.

Vá mais fundo: Estamos implementando o DAM! Por onde eu começo?

“Tudo o que você precisa para começar a documentar como as coisas são feitas é um documento do Word ou uma planilha do Excel ou um deck de PowerPoint”, disse Tackabery. “Se você não usa a Microsoft, pode encontrar imagens online de gráficos em branco e imprimi-los.”

Há um recurso no Microsoft Office chamado SmartArt que fornecerá o diagrama de que você precisa. Para obtê-la:

1. Abra um documento em branco
2. Vá para o menu de inserção
3. Selecione o ícone Smart Art
4. Na janela pop-up, clique na opção 'processo'.

Isso mostrará um grande número de gráficos diferentes para capturar processos.

“O que acho que funciona bem é a lista de equipamentos”, disse ela. “Gosto das engrenagens porque elas demonstram quantas partes móveis estão acontecendo em um projeto de marketing. As engrenagens giram em várias direções e ótimos gerentes de projeto podem mantê-las funcionando a tempo de concluir todo o projeto.”

Então você vai até cada stakeholder e pergunta o que eles fazem ao criar ou utilizar o conteúdo, colocando tudo no gráfico que você escolheu. Uma parte essencial disso é capturar todas as dependências – as coisas que devem acontecer para que o projeto avance.

Tackabery disse que há apenas algumas coisas que você precisa perguntar para obter essas informações:

• Descreva um projeto que quase não aconteceu.
• Qual foi a primeira coisa que o sustentou?

Depois de ter todas as informações, faça um modelo de fluxo de processo de cada um para cada tipo de projeto com o qual você lida. Isso traduz as folhas de engrenagens em fluxogramas passo a passo que você precisará fornecer ao seu especialista em fluxo de trabalho DAM.

“O bom desses fluxos de trabalho”, disse Tackabery, “é que você também pode usá-los para [mostrar] à organização maior, especialmente aos executivos, o que sua equipe faz e como faz.

Esses fluxos de trabalho serão usados ​​por sua equipe do DAM para aplicar regras de fluxo de trabalho no DAM e em quaisquer ferramentas que você anexar a ele. Como resultado, os arquivos que vão para o DAM manterão todas as dependências, direitos de uso, licenças, direitos autorais, permissões e qualquer outra informação importante.

Além disso, a equipe poderá usar essas informações para adicionar informações aos ativos arquivados que migram para o DAM. Isso os torna pesquisáveis ​​na forma como sua equipe de marketing os usa em seu trabalho.

2: Integrar outra ferramenta

Isso permitirá que você controle o acesso ao DAM, enquanto ainda permite que outros usem seu conteúdo.

Você só precisa dar acesso à equipe DAM e aos poucos superusuários que você possa ter. Todos os outros podem acessá-lo por meio de ferramentas disponíveis em seu provedor de DAM, em sua solução de mídia digital existente ou em outras ferramentas.

Aprofunde-se: 6 estratégias para usar um DAM para gerenciar conteúdo modular

“É um erro grave fornecer acesso ao DAM para toda a sua equipe de marketing”, disse Tackabery. “Fazer isso trata o DAM como seus servidores e discos rígidos existentes. É provável que os usuários tratem o DAM apenas como uma pasta onde podem criar suas próprias pastas e arquivos, recriando o processo, processos e problemas que o levaram ao DAM em primeiro lugar.”

Um DAM é antes de tudo uma biblioteca e arquivo de conteúdo. Os especialistas em DAM possuem experiência em gerenciamento, controle e administração de ativos. Pessoas sem esse conhecimento não deveriam estar brincando com o sistema.

Mas eles ainda precisam acessar seu conteúdo. Felizmente, por causa de sua arquitetura pronta para IA, um DAM é construído para integração por meio de APIs e fluxos de trabalho ágeis com ferramentas que existem há bastante tempo e que você já possui.

Algumas das ferramentas com as quais ele pode trabalhar são gerenciadores de ativos de marketing, gerenciadores de ativos de vendas, plataformas de gerenciamento de conteúdo corporativo, nuvens de marketing, intranets, software de gerenciamento de conteúdo, blogs, mídias sociais e outras plataformas nativas que você acabou de fazer login via navegador, projeto de calendário , gerenciadores de ativos, indexadores de mecanismos de pesquisa, plataformas da web semântica, gerenciamento de cadeia de suprimentos e armazém e ferramentas de seus parceiros e fornecedores.

Não é tão complicado quanto parece

“Então, aqui está como você adota ou adapta qualquer uma dessas ferramentas para trabalhar com seu DAM”, disse Tackabery. "Preparar? Preste atenção porque isso é complicado.”

1. Dentro da seção de configuração ou preferências do seu DAM há uma opção chamada integração de API. Obtenha uma chave de API desse aplicativo.
2. Vá para a mesma seção de configuração ou preferências dessa outra ferramenta e obtenha seu código de API.
3. Copie essa chave de API e cole-a na caixa de integração de API em seu DAM.
4. (Pode ser opcional) Você pode ter que pressionar enter ou submit.

“Depois disso, você precisará se afastar de sua mesa e tomar uma xícara de café, porque foi um trabalho árduo e duro”, disse ela. “Certifique-se de limpar a testa e parecer cansado quando sair do escritório.”

Isso permite que as pessoas obtenham material de marketing em qualquer aplicativo que faça mais sentido para elas. “Este pequeno passo vai superpotenciar seu DAM. Isso fará com que os ativos pareçam mágica em muitos, muitos lugares.”

3: Evangelizar

“Trata-se de transformar corações e mentes, e provavelmente é o passo mais importante de todos”, disse Tackabery. “Na verdade, é a única maneira de vencer as más probabilidades que atormentam os projetos de adoção de software corporativo em larga escala há anos.”

Ela acredita que a principal razão pela qual o software corporativo falha nas empresas é porque ninguém pediu ao marketing para vender os projetos internamente.

“As últimas estatísticas disponíveis são pré-pandemia”, disse ela. “Então, em 2019, o ERP Focus informou que 60% dos projetos de adoção de plataformas de recursos corporativos falharam. Pior ainda, 90% dos usuários relataram que seu projeto não conseguiu entregar ROI. Isso é horrível. Desses 90%, 95% relataram que gastaram apenas 10% ou menos de todo o seu orçamento em educação, treinamento e gerenciamento de mudanças. É chocante quando você descobre que o fracasso acontece quando você deixa de fazer alguma coisa, não é?”

Faça o que o marketing é melhor

Tackabery disse que a maneira de evitar isso é usar seu melhor pessoal de marketing para evangelizar seu DAM.

“E quero dizer evangelizar. Não quero dizer entreter, esclarecer ou mesmo enervar. Quero dizer evangelizar como em pregar, como em converter, como por sua vez em crentes. Porque você está no marketing e é isso que você faz todos os dias. Você transforma suspeitos em prospectos e então acorda amanhã e faz tudo de novo.”

Isso não precisa ser tão difícil quanto parece. Cada passo que você deu torna os próximos passos mais fáceis.

Capturar fluxos de trabalho e colocá-los em seu DAM significa que agora você tem estatísticas que mostram como sua equipe está usando seu DAM e quão mais rápido os projetos estão sendo concluídos. Você pode usá-los para evangelizar em painéis executivos, relatórios, infográficos e boletins informativos.

Com a próxima etapa, você habilitou a visualização, pesquisa e anexação de ativos em ferramentas que outras pessoas da empresa podem usar.

“Os executivos da Salesforce podem encontrar a apresentação, o logotipo ou a imagem de que precisam para exibir em qualquer reunião em que estejam e não precisam rastrear 12 pessoas e esperar quatro horas por isso”, disse ela.

Evangelizar significa provar às pessoas que o DAM não é apenas mais um software, é algo que facilita seu trabalho. Uma vez que eles entendam isso, eles se tornarão evangelistas.