3 Schritte, um Ihr DAM-System zu optimieren

Ein Digital Asset Management (DAM)-System ist ein Muss für Marketingorganisationen. Sie können die Markteinführungszeit verkürzen, den Arbeitsaufwand für die Suche nach den richtigen Inhalten und deren Genehmigung reduzieren und gleichzeitig eine zentrale Informationsquelle und Markenbotschaft bereitstellen.

Das ist das Versprechen, aber die Realität bleibt oft weit zurück. Verzweifeln Sie nicht. Michelle Tackabery, Digital Asset Management-Spezialistin bei Oneida Nation Enterprises, hat drei einfache Dinge, die Sie tun können, um Ihr DAM zu optimieren.

1: Workflow-Prozesse erfassen

Tackabery definiert Workflow-Prozesse als „Was Sie tun und wie Sie es tun und welche Schritte in welcher Reihenfolge ausgeführt werden müssen, damit sich alle Platten und all Ihre verschiedenen Projekte am Laufen halten, ohne jemandem auf den Kopf zu fallen.“

Warum sie einfangen?

Digital Asset Management ist ein Prozess, bei dem Assets in eine digitale Plattform oder ein Tool aufgenommen werden. Dann werden Metadaten zu den Assets hinzugefügt, ebenso wie Benutzerrechte und Berechtigungen in Bezug auf die Assets.

„Wenn Sie nicht erfassen, wie, was, wann und wo Ihr Team Marketing-Assets erstellt, ist Ihre DAM-Lösung nicht wirklich Digital Asset Management“, sagte Tackabery in einer Rede auf der MarTech Conference. „Das kann genauso gut ein Ordner auf einem Server sein, ein Aktenschrank im Flur oder ein Schrank voller unbenutzter Ware. Es tut niemandem gut.“

Aber es gibt eine einfache Möglichkeit, all das festzuhalten, einschließlich dessen, was wann passieren muss und welche Dinge aufhören, wenn bestimmte Dinge bis zu einer bestimmten Zeit nicht passieren.

Graben Sie tiefer: Wir implementieren DAM! Wo soll ich anfangen?

„Alles, was Sie brauchen, um zu dokumentieren, wie Dinge erledigt werden, ist ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder ein PowerPoint-Deck“, sagt Tackabery. „Wenn Sie Microsoft nicht verwenden, können Sie Bilder von leeren Diagrammen online finden und ausdrucken.“

In Microsoft Office gibt es eine Funktion namens SmartArt, mit der Sie das Diagramm erhalten, das Sie benötigen. Es bekommen:

1. Öffnen Sie ein leeres Dokument
2. Gehen Sie zum Einfügen-Menü
3. Wählen Sie das SmartArt-Symbol aus
4. Klicken Sie im Popup-Fenster auf die Option „Verarbeiten“.

Das zeigt Ihnen eine Vielzahl unterschiedlicher Grafiken für Erfassungsvorgänge.

„Was meiner Meinung nach gut funktioniert, ist die Ausrüstungsliste“, sagte sie. „Ich mag die Zahnräder, weil sie zeigen, wie viele bewegliche Teile in einem Marketingprojekt ablaufen. Zahnräder drehen sich in mehrere Richtungen und großartige Projektmanager können sie rechtzeitig am Laufen halten, um das gesamte Projekt abzuschließen.“

Dann gehen Sie zu jedem Stakeholder und fragen ihn, was er tut, wenn er Inhalte erstellt oder verwendet, und fügen alles in die von Ihnen gewählte Grafik ein. Ein wesentlicher Teil davon ist die Erfassung aller Abhängigkeiten – die Dinge, die passieren müssen, damit das Projekt vorankommt.

Tackabery sagte, es gibt nur ein paar Dinge, die Sie fragen müssen, um diese Informationen zu erhalten:

• Beschreiben Sie ein Projekt, das beinahe nicht zustande gekommen wäre.
• Was war das erste, was es aufgehalten hat?

Sobald Sie alle Informationen haben, erstellen Sie daraus eine Prozessablaufvorlage für jede Art von Projekt, mit dem Sie sich befassen. Dadurch werden die Getriebeblätter in Schritt-für-Schritt-Flussdiagramme übersetzt, die Sie Ihrem DAM-Workflow-Spezialisten geben müssen.

„Das Gute an diesen Workflows“, sagt Tackabery, „ist, dass Sie sie auch dazu verwenden können, um der größeren Organisation, insbesondere Führungskräften, zu [zeigen], was Ihr Team tut und wie es es tut.

Diese Workflows werden von Ihrem DAM-Team verwendet, um Workflow-Regeln sowohl im DAM als auch in allen Tools anzuwenden, die Sie darüber anfügen. Infolgedessen behalten Dateien, die in das DAM gehen, alle Abhängigkeiten, Nutzungsrechte, Lizenzen, Urheberrechte, Berechtigungen und alle anderen wichtigen Informationen.

Außerdem kann das Team diese Informationen verwenden, um Informationen zu archivierten Assets hinzuzufügen, die sie in das DAM migrieren. Dadurch können sie so durchsucht werden, wie Ihr Marketingteam sie bei ihrer Arbeit verwendet.

2: Integrieren Sie ein anderes Tool

Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf das DAM kontrollieren, während andere weiterhin dessen Inhalt verwenden können.

Sie müssen nur dem DAM-Team und den wenigen Super-Benutzern, die Sie möglicherweise haben, Zugriff gewähren. Alle anderen können über Tools darauf zugreifen, die entweder von Ihrem DAM-Anbieter, von Ihrer bestehenden digitalen Medienlösung oder anderen Tools erhältlich sind.

Tiefer graben: 6 Strategien für die Verwendung eines DAM zur Verwaltung modularer Inhalte

„Es ist ein schwerwiegender Fehler, Ihrem gesamten Marketingteam Zugriff auf das DAM zu gewähren“, sagte Tackabery. „Dadurch wird das DAM wie Ihre vorhandenen Server und Festplatten behandelt. Benutzer behandeln das DAM wahrscheinlich wie einen Ordner, in dem sie ihre eigenen Ordner und Dateien erstellen können, um den Prozess, die Prozesse und Probleme nachzubilden, die Sie überhaupt erst zum DAM geführt haben.“

Ein DAM ist in erster Linie eine Inhaltsbibliothek und ein Archiv. DAM-Spezialisten verfügen über Expertise in der Verwaltung, Kontrolle und Verwaltung von Vermögenswerten. Leute ohne dieses Fachwissen sollten nicht mit dem System herumspielen.

Aber sie müssen immer noch auf den Inhalt zugreifen. Glücklicherweise ist ein DAM aufgrund seiner KI-fähigen Architektur für die Integration über APIs und agile Workflows mit Tools konzipiert, die es schon seit geraumer Zeit gibt und die Sie bereits haben.

Einige der Tools, mit denen es arbeiten kann, sind Marketing-Asset-Manager, Sales-Asset-Manager, Enterprise-Content-Management-Plattformen, Marketing-Clouds, Intranets, Content-Management-Software, Blogging, soziale Medien und andere native Plattformen, bei denen Sie sich einfach per Browser anmelden, Kalenderprojekt , Vermögensverwalter, Suchmaschinenindexer, semantische Webplattformen, Lieferketten- und Lagerverwaltung sowie die Tools Ihrer Partner und Lieferanten.

Nicht so kompliziert wie es klingt

„Hier erfahren Sie, wie Sie eines dieser Tools übernehmen oder anpassen, um mit Ihrem DAM zu arbeiten“, sagte Tackabery. "Bereit? Pass auf, denn das ist kompliziert.“

1. Im Einrichtungs- oder Einstellungsbereich Ihres DAM befindet sich eine Option namens API-Integration. Holen Sie sich einen API-Schlüssel von dieser Anwendung.
2. Gehen Sie in denselben Setup- oder Einstellungsabschnitt dieses anderen Tools und rufen Sie seinen API-Code ab.
3. Kopieren Sie diesen API-Schlüssel und fügen Sie ihn in das API-Integrationsfeld in Ihrem DAM ein.
4. (Kann optional sein) Möglicherweise müssen Sie die Eingabetaste drücken oder absenden.

„Danach müssen Sie sich von Ihrem Schreibtisch entfernen und sich eine Tasse Kaffee holen, denn das war harte, harte Arbeit“, sagte sie. „Wischen Sie sich die Stirn und sehen Sie müde aus, wenn Sie aus Ihrem Büro kommen.“

Auf diese Weise können die Leute Marketingmaterial in jeder App abrufen, die für sie am sinnvollsten ist. „Dieser kleine Schritt wird Ihr DAM überragen. Es wird Vermögenswerte an vielen, vielen Orten wie Magie erscheinen lassen.“

3: Evangelisieren

„Hier geht es darum, Herzen und Köpfe zu verändern, und es ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt von allen“, sagte Tackabery. „Das ist in der Tat die einzige Möglichkeit, die schlechten Chancen zu überwinden, die jahrelang große Einführungsprojekte für Unternehmenssoftware geplagt haben.“

Sie glaubt, dass der Hauptgrund für das Scheitern von Unternehmenssoftware in Unternehmen darin besteht, dass niemand das Marketing aufgefordert hat, die Projekte intern zu verkaufen.

„Die neuesten verfügbaren Statistiken stammen aus der Zeit vor der Pandemie“, sagte sie. „So berichtete ERP Focus im Jahr 2019, dass 60 % der Projekte zur Einführung von Unternehmensressourcenplattformen gescheitert sind. Schlimmer noch, 90 % der Benutzer gaben an, dass ihr Projekt keinen ROI lieferte. Das ist schrecklich. Von diesen 90 % gaben 95 % an, dass sie nur 10 % oder weniger ihres gesamten Budgets für Bildung, Schulung und Change Management ausgeben. Es ist schockierend, wenn man herausfindet, dass man scheitert, wenn man etwas nicht tut, nicht wahr?“

Machen Sie das, was Marketing am besten kann

Tackabery sagte, der Weg, dies zu verhindern, besteht darin, Ihre besten Marketingleute einzusetzen, um Ihr DAM zu evangelisieren.

„Und ich meine evangelisieren. Damit meine ich nicht unterhalten, aufklären oder gar entkräften. Ich meine evangelisieren wie in predigen, wie in konvertieren, wie wiederum zu Gläubigen. Weil Sie im Marketing tätig sind und das jeden Tag tun. Du machst Verdächtige zu Interessenten und dann wachst du morgen auf und tust alles noch einmal.“

Das muss nicht so schwierig sein, wie es sich anhört. Jeder Schritt, den Sie gemacht haben, macht die nächsten Schritte einfacher.

Durch das Erfassen von Workflows und das Einfügen in Ihr DAM haben Sie jetzt Statistiken, die zeigen, wie gut Ihr Team Ihr DAM nutzt und wie viel schneller Projekte abgeschlossen werden. Sie können diese verwenden, um in Executive Dashboards, Berichten, Infografiken und Newslettern zu evangelisieren.

Mit dem nächsten Schritt haben Sie das Anzeigen, Suchen und Anhängen von Assets in Tools aktiviert, die andere im Unternehmen verwenden können.

„Salesforce-Führungskräfte können die Präsentation, das Logo oder das Bild finden, das sie benötigen, um bei jedem Meeting anzugeben, in dem sie sich befinden, und müssen nicht 12 Personen ausfindig machen und vier Stunden darauf warten“, sagte sie.

Evangelisieren bedeutet, den Menschen zu beweisen, dass das DAM nicht nur ein weiteres Stück Software ist, sondern etwas, das ihre Arbeit erleichtert. Sobald sie das verstehen, werden sie Evangelisten.