3 passaggi per potenziare il tuo sistema DAM

Un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) è un must per le organizzazioni di marketing. Possono accelerare il time-to-market, ridurre il lavoro necessario per trovare il contenuto giusto e ottenerne l'approvazione, fornendo al contempo un'unica fonte di informazioni veritiere e di messaggistica del marchio.

Questa è la promessa, ma la realtà spesso non è all'altezza. Non disperare. Michelle Tackabery, specialista nella gestione delle risorse digitali presso Oneida Nation Enterprises, ha tre semplici cose che puoi fare per potenziare il tuo DAM.

1: acquisizione dei processi di flusso di lavoro

Tackabery definisce i processi del flusso di lavoro come "Cosa fai e come lo fai e quali passaggi devono essere eseguiti in quale ordine per far girare tutte le lastre e tutti i tuoi vari progetti senza cadere nella testa di qualcuno".

Perché catturarli?

La gestione delle risorse digitali è un processo mediante il quale le risorse vengono ingerite in una piattaforma o uno strumento digitale. Quindi i metadati vengono aggiunti alle risorse, così come i diritti utente e le autorizzazioni relative alle risorse.

"Se non acquisisci come, cosa, quando e dove il tuo team sta creando risorse di marketing, la tua soluzione DAM non è davvero una gestione delle risorse digitali", ha affermato Tackabery, parlando alla MarTech Conference. “Potrebbe anche essere una cartella su un server, uno schedario nell'ingresso o un armadio pieno di merchandising inutilizzato. Non sta facendo bene a nessuno".

Ma c'è un modo semplice per catturare tutto ciò, incluso cosa deve accadere quando e quali cose si fermeranno se determinate cose non accadono entro un certo tempo.

Scava più a fondo: stiamo implementando DAM! Da dove comincio?

"Tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a documentare come vengono fatte le cose è un documento Word o un foglio di calcolo Excel o un mazzo PowerPoint", ha affermato Tackabery. "Se non utilizzi Microsoft, puoi trovare immagini online di grafici vuoti e stamparle".

C'è una funzionalità in Microsoft Office chiamata SmartArt che ti darà il diagramma di cui hai bisogno. Capirlo:

1. Apri un documento vuoto
2. Vai al menu di inserimento
3. Seleziona l'icona Smart Art
4. Nella finestra pop-up fai clic sull'opzione 'processo'.

Ciò ti mostrerà un numero enorme di grafici diversi per i processi di acquisizione.

"Quello che penso che funzioni bene è la lista degli ingranaggi", ha detto. “Mi piacciono gli ingranaggi perché dimostrano quante parti mobili stanno succedendo in un progetto di marketing. Gli ingranaggi ruotano in più direzioni e i grandi project manager possono farli andare avanti in tempo per completare l'intero progetto".

Quindi vai da ogni stakeholder e chiedi loro cosa fanno durante la creazione o l'utilizzo di contenuti, inserendo tutto nella grafica che hai scelto. Una parte essenziale di ciò è catturare tutte le dipendenze, le cose che devono accadere affinché il progetto vada avanti.

Tackabery ha detto che ci sono solo alcune cose che devi chiedere per ottenere queste informazioni:

• Descrivi un progetto che quasi non è stato realizzato.
• Qual è stata la prima cosa che l'ha trattenuto?

Una volta che hai tutte le informazioni, crea un modello di flusso di processo da ciascuno di essi per ogni tipo di progetto con cui ti occupi. Questo traduce i fogli degli ingranaggi in diagrammi di flusso passo-passo che dovrai fornire al tuo specialista del flusso di lavoro DAM.

"La cosa buona di questi flussi di lavoro", ha affermato Tackabery, "è che puoi usarli anche per [mostrare] all'organizzazione più ampia, in particolare ai dirigenti, cosa fa il tuo team e come lo fa.

Questi flussi di lavoro verranno utilizzati dal tuo team DAM per applicare le regole del flusso di lavoro sia nel DAM che in tutti gli strumenti che alleghi su di esso. Di conseguenza, i file che entrano nel DAM manterranno tutte le dipendenze, i diritti di utilizzo, le licenze, i diritti d'autore, le autorizzazioni e qualsiasi altra informazione importante.

Inoltre, il team sarà in grado di utilizzare queste informazioni per aggiungere informazioni alle risorse archiviate di cui migrano nel DAM. Ciò li rende ricercabili nei modi in cui il tuo team di marketing li utilizza nel loro lavoro.

2: integra un altro strumento

Ciò ti consentirà di controllare l'accesso al DAM, consentendo comunque ad altri di utilizzarne il contenuto.

Devi solo dare accesso al team DAM e ai pochi super utenti che potresti avere. Tutti gli altri possono accedervi tramite strumenti disponibili dal tuo provider DAM, dalla tua soluzione multimediale digitale esistente o da altri strumenti.

Scava più a fondo: 6 strategie per utilizzare un DAM per gestire i contenuti modulari

"È un grave errore fornire all'intero team di marketing l'accesso al DAM", ha affermato Tackabery. “In questo modo si tratta il DAM come i server e i dischi rigidi esistenti. È probabile che gli utenti trattino il DAM proprio come una cartella in cui possono creare le proprie cartelle e file, ricreando il processo, i processi e i problemi che ti hanno portato al DAM in primo luogo".

Un DAM è prima di tutto una libreria di contenuti e un archivio. Gli specialisti DAM possiedono esperienza nella gestione, controllo e amministrazione delle risorse. Le persone senza tale esperienza non dovrebbero perdere tempo con il sistema.

Ma hanno ancora bisogno di accedere ai suoi contenuti. Per fortuna, grazie alla sua architettura AI ready, un DAM è costruito per l'integrazione tramite API e flussi di lavoro Agile con strumenti che esistono da un po' di tempo e che già possiedi.

Alcuni degli strumenti con cui può funzionare sono gestori di risorse di marketing, gestori di risorse di vendita, piattaforme di gestione dei contenuti aziendali, cloud di marketing, intranet, software di gestione dei contenuti, blog, social media e altre piattaforme native a cui accedi tramite browser, progetto di calendario , gestori patrimoniali, indicizzatori di motori di ricerca, piattaforme web semantiche, gestione della catena di approvvigionamento e del magazzino e strumenti di partner e fornitori.

Non così complicato come sembra

"Quindi ecco come adotti o adatti uno qualsiasi di questi strumenti per lavorare con il tuo DAM", ha affermato Tackabery. "Pronto? Fai attenzione perché è complicato”.

1. All'interno della sezione di configurazione o delle preferenze del DAM è presente un'opzione denominata integrazione API. Ottieni una chiave API da quell'applicazione.
2. Vai nella stessa sezione di configurazione o delle preferenze di quell'altro strumento e ottieni il suo codice API.
3. Copia quella chiave API e incollala nella casella di integrazione API nel tuo DAM.
4. (Potrebbe essere facoltativo) Potrebbe essere necessario premere Invio o Invia.

"Dopodiché dovrai allontanarti dalla tua scrivania e prendere una tazza di caffè, perché è stato un lavoro duro e duro", ha detto. "Assicurati di asciugarti la fronte e di sembrare stanco quando esci dal tuo ufficio."

Ciò consente alle persone di ottenere materiale di marketing in qualsiasi app abbia più senso per loro. “Questo piccolo passo renderà superpotente la tua DAM. Farà apparire le risorse come per magia in molti, moltissimi luoghi".

3: evangelizzare

"Si tratta di trasformare i cuori e le menti, ed è probabilmente il passo più importante di tutti", ha detto Tackabery. "In effetti, è l'unico modo per battere le cattive probabilità che affliggono da anni i progetti di adozione di software aziendali su larga scala".

Crede che il motivo principale per cui il software aziendale non funziona nelle aziende sia perché nessuno ha chiesto al marketing di vendere i progetti internamente.

"Le ultime statistiche disponibili sono pre-pandemia", ha detto. “Quindi, nel 2019, ERP Focus ha riferito che il 60% dei progetti di adozione della piattaforma di risorse aziendali non è riuscito. Peggio ancora, il 90% degli utenti ha riferito che il proprio progetto non è riuscito a fornire il ROI. Questo è orribile. Di questi il ​​90%, il 95% ha riferito di aver speso solo il 10% o meno dell'intero budget per l'istruzione, la formazione e la gestione del cambiamento. È scioccante scoprire che il fallimento si verifica quando non si riesce a fare qualcosa, non è vero?

Fai ciò in cui il marketing è meglio

Tackabery ha detto che il modo per prevenire questo è usare le tue migliori persone di marketing per evangelizzare il tuo DAM.

“E voglio dire evangelizzare. Non intendo intrattenere, illuminare o addirittura snervare. Intendo evangelizzare come predicare, come convertirsi, come trasformarsi in credenti. Perché sei nel marketing ed è quello che fai ogni giorno. Trasformi i sospetti in potenziali clienti e poi ti svegli domani e fai tutto di nuovo.

Questo non deve essere così difficile come sembra. Ogni passaggio che hai fatto rende i passaggi successivi più facili.

Catturare i flussi di lavoro e inserirli nel tuo DAM significa che ora hai statistiche che mostrano quanto è bravo il tuo team nell'usare il tuo DAM e quanto più velocemente i progetti vengono completati. Puoi usarli per evangelizzare in dashboard esecutivi, report, infografiche e newsletter.

Con il passaggio successivo hai abilitato la visualizzazione, la ricerca e il collegamento di risorse in strumenti che possono essere utilizzati da altri in tutta l'azienda.

"I dirigenti di Salesforce possono trovare la presentazione, il logo o l'immagine che devono mostrare a qualunque riunione si trovino e non devono rintracciare 12 persone e aspettare quattro ore per questo", ha affermato.

Evangelizzare significa dimostrare alle persone che il DAM non è solo un altro software, è qualcosa che semplifica il loro lavoro. Una volta capito questo, diventeranno evangelisti.