Bu 5 Darboğazı Kaldırarak Kiralama Süresini Kısaltın

Giderek kötüleşen bir yetenek sıkıntısı ile şirketler, işe alma süresini iyileştirmeye odaklanıyor.

Oyundaki faktörler ne olursa olsun, en hızlı işe alım yapan takımlar avantajlıdır. Tabii ki, kaliteli adayları belirleyip işe alabileceklerini varsayarsak.

İşe alma süresi ve doldurma süresi

Bazı şirketler işe alma süresi yerine doldurma süresini takip eder. Peki ikisini nasıl ayırt edeceğiz?

Alternatif olarak, şirketler doldurma süresini farklı şekilde tanımlar. Doldurma süresi genellikle aşağıdakilerden biri anlamına gelir.

• İş talebinin onaya sunulmasından adayın iş teklifini kabul etmesine kadar geçen süre
• İş talebinin onaylanmasından adayın iş teklifini kabul etmesine kadar geçen süre
• İş ilanından adayın teklifi kabul etmesine kadar geçen süre

Saatin ne zaman başladığına bakılmaksızın, doldurma süresi, bir adayın başvurmadan önceki süreçleri içerir. Başvuru sahibi başvurduktan veya kaynak sağlandıktan sonra ikisi de aynı şeyi ölçer.

Neden işe alma süresini takip etmelisiniz?

Operasyonel verimliliği artırmak için verileri kullanan şirketler daha karlı. Verileri en baştan kullanan girişimler daha hızlı büyüyor. Fortune 500 şirketleri ve çoğu büyük işletme işe alım verilerini takip eder. Tüm KOBİ'ler işe alım verilerinden yararlanmaz, ancak yapmalıdırlar. Başvuru sahibi takip sistemi (ATS) ile bu çok kolay.

İşe alma süresi, birkaç alt adımla karmaşık bir süreci ölçer. Takip etmenin birçok faydası var.

• İşe alım süreçlerinizin çalışıp çalışmadığını bilmenize yardımcı olur
• Sektörünüz, iş pozisyonunuz veya istihdam piyasanız için ortalama işe alım süresinden daha hızlı mı yoksa daha yavaş mı olduğunuzu görmenizi sağlar.
• İşe alım sürecinizdeki darboğazları ortaya çıkarır
• Çeşitli işe alım yöneticileri, iş tanımları, departmana özel politikalar veya dışarıdan işe alım ajansları için zaman çizelgelerini karşılaştırmanıza olanak tanır.
• Aday deneyimini değerlendirmenize yardımcı olur (işveren markanızı ve şirket itibarınızı etkiler)

İşe alma süresi, işe alım verimliliğini ölçer

İşe alma süresi metrikleri, aşamaya göre ayrıldıklarında en kullanışlıdır. Bu, hangi iş akışlarının yavaşlamaya neden olduğunu belirlemenizi sağlar. Bir görüşme planlamak birkaç gün sürer mi? İş ilanı vermek uzun sürüyor mu? Bir görüşmeden sonra işe alım ekibinden geri bildirim almak ne kadar sürer?

İşe alma süresini takip etmek, aday deneyimini iyileştirmenize yardımcı olur

Bu düşük işsizlik ve yaygın beceri kıtlığı çağında, iş arayanların gücü var. İstihdam için birçok seçeneğe sahip olanlar, uzun ve kafa karıştırıcı süreçlerle sabırlarını kaybedeceklerdir.

Pek çok aday, özellikle giriş seviyesi adaylar, birkaç dakikadan uzun sürerse başvuruları terk eder. İş arayanların yarısından fazlası, işe alma sürecinin çok uzun sürdüğünü düşünürlerse bir şirkete olan ilgilerini kaybederler.

Robert Half tarafından yürütülen 2016 anketinde, 10 başvurandan dördü yedi ila 14 gün üst sınır olduğunu söyledi. Katılımcıların yüzde yirmi üçü başvurdukları bir şirketten haber almak için sadece bir hafta bekleyeceklerini söyledi. Bu algıları gerçek dünyadaki işe alma süreleriyle karşılaştırın. Bazı sektörlerde ortalama işe alma süresi 40 gündür.

Teknolojik iş pozisyonları için daha uzun olabilir. Mart 2020 HackerRank anketi, teknoloji işe alımının 45 gün sürebileceğini buldu. Çalışma, büyük teknoloji firmalarının her bir teknoloji pozisyonu için ortalama 566 başvuru aldığını buldu. Diğer bazı sektörlerden farklı olarak, büyük teknoloji şirketlerinin (1000'den fazla çalışan) küçük kuruluşlardan daha uzun bir ortalama işe alma süresine sahip olması dikkat çekicidir. Büyük firmalar, daha küçük emsallerinden daha uzun değerlendirmeler kullanıyor olabilir. Ayrıca, iş talep süreci, şirketin büyüklüğüne göre karmaşıklıkta artabilir.

Kiralama süresini nasıl kısaltabilirsiniz?

İşe alma verimliliğini ve etkililiğini artırmak için en iyi uygulamaları güvenilir teknolojiyle birleştirmeniz gerekir. İşe alma sürecinin birçok adımı, iyi bir başvuru sahibi takip sistemi (ATS) tarafından gerçekleştirilebilir. Bu, işe alım profesyonellerinin zamanlarını yalnızca bir insan beyninin yapabileceğini yaparak geçirmelerini sağlar.

Örneğin, ATS'nizde iş tanımı şablonları oluşturabilir ve yönetebilirsiniz. Ancak, etkili bir iş tanımı oluşturmak için pozisyonu keskin bir şekilde anlayan bir işe alım yöneticisi gerekir. Yazılımınızda röportaj komut dosyaları oluşturabilirsiniz. Ancak, yasal görüşme soruları yazmak için Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) düzenlemelerini bilmeniz gerekir. Ardından, dahili işe alım ekibinizi ve işe alım yöneticilerinizi uyumlu görüşme uygulamaları konusunda eğitmeniz gerekir.

En yaygın darboğazları ve bunların nasıl ortadan kaldırılacağını tartışalım.

1. Yavaş aday iletişimi

Glassdoor incelemeleri ve Reddit rantları güvenilir göstergelerse, gölgelenme adayları istisnadan ziyade norm gibi görünüyor. Açıkçası, birçok ABD şirketi, iş başvurusunda bulunanları durumlarıyla ilgili güncel tutmak konusunda berbat bir iş çıkarıyor. Bu sadece düşüncesiz değil, şirketinize de kötü yansıyor.

Adayları hayalet eden işe alımcılar kısa görüşlüdür. Aday, başvurduğu pozisyona uygun olmasa bile başka bir pozisyona uygun olabilir. Tüm adayları yetenek hattınızda tutun (ATS veritabanı). Durumlarına karşı duyarlı olun. Onları koşudan çıkarırsanız her zaman kibarca söyleyin.

İleride başka bir pozisyon için gerekli niteliklere sahiplerse, başvurularını hızlı bir şekilde takip etmeleri için onları davet edebilirsiniz. Sonuçta, zaten ilk geçiş incelemesini yaptınız. Başvuran, bir kez başvurmak için şirketinizi yeterince düşündü. Onlara kötü davranmayın ve bir daha asla başvurmayacaklarından emin olun.

Daha da kötüsü, Glassdoor veya başka bir inceleme sitesinde olumsuz bir inceleme bırakabilirler. Çevrimiçi işletme incelemeleri, ister bir müşteriden, ister çalışandan veya başvuru sahibinden gelsin, güçlüdür. Olumsuz yorumlar biriktirirseniz şirketiniz satışını, müşterisini veya yetenekli yeni işe alımını kaybedebilir. Adayları hayalet etmeyin!

Çözüm: otomatik aşama değişikliği e-postaları

Aday iletişim darboğazına geri dönelim. Her başvuru sahibinin manuel olarak e-posta ile gönderilmesi haftalar alabilir. İşverenler, ATS'deki otomatik aday e-posta araçlarını sever. Bir başvuru sahibinin süreçteki aşamasını değiştirdiğinizde ATS'nizi bir e-posta gönderecek şekilde yapılandırın. E-posta tetikleyicilerini yapılandırmadan önce, gerçek süreçlerinize ve politikalarınıza dayalı olarak ATS'nizde işe alım aşamalarınızı tanımlarsınız.

Birçok şirket aşağıdaki aşamalara sahiptir:

• Başvuru alındı
• takip etme
• Telefon görüşmesi planla
• Değerlendirme
• Röportaj yapmak
• Arka plan/referans kontrolü
• Teklif yap

İşte işe alım aşamalarını gösteren bir grafiğin ATS ekran görüntüsü:

İlk otomatik e-posta genellikle başvuru alındığında gönderilir. ATS'niz “Başvurunuzu aldık” e-postası gönderebilir. Bunun kişisel olmayan bir form e-postası olmadığını unutmayın. Adayın adını, başvuru tarihini, iş tanımını ve istediğiniz herhangi bir şeyi içerebilir.

Bu nasıl çalışır:

1. Her işe alım aşaması değişikliği için bir e-posta şablonu oluşturun. Şirketinizin kişiliğini yansıtan bir dil kullanın
2. Verileri (aday adı, başvuru tarihi, iş pozisyonu, iş panosu vb.) e-postaya çekmek için birleştirme kodlarını ekleyin
3. ATS'nizi işe alma aşaması için uygun e-postayı oluşturacak şekilde yapılandırın

Bazı ATS'lerin şık bir gecikme özelliği vardır. Hemen Takip Etme aşamasına değiştirdiğiniz bir aday için bir başvuru aldığınızda, otomatik e-postayı belirli bir gün içinde gönderilecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Bu şekilde, adayınız e-postayı hemen almaz. Darbeyi yumuşatın – başvurularını aldıktan on dakika sonra onları reddederek güvenlerini sarsmayın!

2. Yavaş ilk geçiş taraması

İş ilanınızın 100 başvuru aldığını varsayalım. Etkileşime başlamak için küçük bir nitelikli aday havuzunu nasıl izole edersiniz? 100 özgeçmiş okumak biraz zaman alır. Asgari niteliklere bile sahip olmayan adayların başvurularını incelemek de zaman kaybı olur.

Çözüm: tarama anketleri

Başvuruda yer alan tarama anketleri, gereksinimleri karşılamayan adayları diskalifiye eden eleme soruları içerir. Bunun nasıl çalıştığını tartışalım.

Tarama soruları nasıl yazılır

İş tanımındaki iş gereksinimlerini kullanarak, niteliklere dayalı sorular oluşturun. İyi başvuru sahibi izleme sistemlerinde anket şablonları bulunur. İkili (Evet/Hayır) ve çoktan seçmeli sorular kullanın. Diyelim ki esnek vardiyalarda çalışabilecek bir çocuk hemşiresi arıyorsunuz. En az iki eleme sorusuna ihtiyacınız olacak.

• Geçerli bir CPN (Sertifikalı Pediatri Hemşiresi) sertifikanız var mı? (Evet Hayır)
• Günler, akşamlar ve mezarlık vardiyalarının bir karışımını çalıştırabilir misiniz? (Evet Hayır)

Başvuru sahibi her iki soruya da hayır yanıtı verirse, ATS'niz onları "nakavt edecektir". Bunları aday veritabanınızda hala bulunduracağınızı, ancak söz konusu pozisyon için niteliksiz olarak işaretleneceklerini unutmayın.

Ağırlıklı puanlama

Ağırlıklı puanlama ile taramayı başka bir boyuta taşıyabilirsiniz. Ağırlıklandırma, sorulara değişen önem düzeyleri atayan matematiksel bir hesaplamadır.

Örneğin, küçük bir geliştiriciyi işe aldığınızı varsayalım. Python ve JavaScript bilmeleri gerekir. İdeal olarak, aday HTML, C++ ve Ruby'yi de bilmelidir. Temel grafik düzenleme becerileri ve SEO analitiğine aşinalık iyi olurdu, ancak zorunlu değil. Bu genç bir pozisyondur, bu nedenle başvuranlarınızın kapsamlı deneyime sahip olmasını beklemek gerçekçi değildir.

Anketinizde, gereksinimlere göre değerler atarsınız. Geliştirme ekibinin en sık Python ve ardından JavaScript kullandığını varsayalım. Sağda, ATS'nizdeki soruya atayacağınız puan değeri (veya ağırlık) bulunur. İşte iki örnek soru.

• Python kullanma konusunda en az bir yıllık deneyiminiz var mı? (EVET ise 20 puan ekleyin)
• JavaScript kullanma konusunda en az bir yıllık deneyiminiz var mı? (EVET ise 15 puan ekleyin)

Temel grafik düzenleme becerileriniz var mı? Bu bir anlaşma bozucu değildir, bu nedenle herhangi bir puan vermezsiniz, ancak cevapları karşılaştırma için aday kaydına dahil edilir. Aday, siz anketi telefon ekranı aşamasına geçirip geçirmemeye karar vermeden önce anketi tamamlar.

Anahtar kelimeleri devam ettir

ATS'niz özgeçmiş anahtar kelimelerine göre puan eklemenize izin veriyorsa, başvuranın özgeçmişini ilk geçiş filtrelemesi için de kullanabilirsiniz. Örneğin, bir muhasebeci arıyorsanız, özgeçmişlerinde “CMA” varsa puanlarına puan ekleyebilirsiniz. Nakavt soruların, ağırlıklı puanlamanın ve özgeçmiş ayrıştırmanın zaman harcamak istemediğiniz adayları nasıl ayıklayabileceğini düşünün.

ATS'niz puanları tablolaştırır

ATS'niz anketleri ve özgeçmişleri taradıktan sonra, mağazaların hesabını verecektir. Ardından, başvurularınızı en yüksek puan alan adaylar en üstte olacak şekilde sıralayabilirsiniz. Otomatik filtreleme araçları, siz tek bir özgeçmişe bile bakmadan kalifiye adaylardan oluşan bir havuzu izole eder. Vaktiniz en iyi gelecek vaat eden yeteneklerle çalışmak için harcanır.

3. Mülakat planlaması

Eski usul mülakat planlaması bir slogandır. Başvuru sahibine e-posta gönderirsiniz. Yanıt almak bir veya iki gün sürer. Mülakat ekibindeki herkes, programlarını adayla koordine etmek zorundadır. Röportajın planlanmasından sonra bir şey çıkarsa, her şey tekrar başlar.

Sektör başına mülakat süreci için ortalama süre

Mülakat süreci kritik bir aşamadır. Bu, görüşmeyi planlamayı, görüşmeyi yürütmeyi, yönetici/işe alım ekibi geri bildirimini ve değerlendirmesini içerir.

Bu havuz, en umut verici adaylarınızı içerir. Diğer herkesi ayıklamışsın. Muhtemelen aynı anda rakiplerinizden haber bekliyorlardır. Her başvuru sahibini kapsamlı bir şekilde değerlendirirken bu süreci mümkün olduğunca hızlandırmak önemlidir. Ekibiniz için bir varlık olacaklarından emin olmak istersiniz.

Glassdoor, 2017'de aşağıdaki ABD mülakat süreci analizini yayınladı. Unutmayın, bu sadece mülakat sürecidir, işe alma süresinin tamamı değil.

Şimdi, iş arayanların işe alma sürecinin uzunluğu hakkındaki algılarını düşünün.

2016 Robert Half anketinden başta bahsetmiştik. Hatırlarsanız, adayların %23'ü ilk başvurudan sonra bir şirketten haber almak için sadece bir hafta bekleyeceklerini söyledi. Bunu Glassdoor tablosuyla karşılaştırın. Robert Half araştırmasına katılanların yüzde otuz dokuzu, yedi ila 14 günlük toplam işe alım zaman çizelgesinin çok uzun olduğunu söyledi. Hem işe alım yapanların hem de iş arayanların hüsrana uğramasına şaşmamalı!

Çözüm: takvim entegrasyonu

ATS, Google Takvim ve Microsoft 365 gibi üçüncü taraf zamanlama takvimleriyle entegre olur. Takvimde, görüşme ekibinin her üyesi, kullanılamayacakları alanları engeller. Mülakat ekibinin tüm üyeleri müsaitliklerini belirttiğinde, adaya planlama takvimine bağlantı içeren bir e-posta gönderilir. Zamanlama takvimi, yalnızca işe alım müdürü ve diğer görüşmeciler tarafından önceden onaylanmış olan zaman dilimlerini içerir.

İşe alım süreci optimizasyonu söz konusu olduğunda, bu otomasyonun en iyi halidir. Verimsiz bir planlama süreciyle zaman kaybetmeyin.

İşe alma süresindeki küçük bir azalma bile büyük bir fark yaratabilir

İşe alma süresini iki veya üç gün bile kısalttığınızda, iş tekliflerini rakiplerinizden önce uzatabilirsiniz. En iyi adayla daha az arzu edilen biri arasındaki fark anlamına gelebilir.

4. Birden fazla iş panosuyla hokkabazlık yapmak

İş talebi onaylandı ve iş tanımını oluşturdunuz. Pozisyonun reklamını yapmanın zamanı geldi. Büyük bir başvuru havuzunu çekebilmek için birden fazla yerde yayınlamak istiyorsunuz. Buna şirket kariyer sayfanız, sosyal medya siteleriniz, genel iş toplayıcıları ve niş iş panoları dahildir.

Üçüncü taraf iş ilan panolarında gönderi paylaşmak için bir hesaba ihtiyacınız vardır. Genellikle Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn ve ZipRecruiter'da gönderi paylaştığınızı varsayalım. Bu, takip edilmesi gereken altı kullanıcı adı ve şifredir. ATS, iş panolarıyla entegre olur. Bu, bir kez oturum açarak birden fazla siteye gönderi gönderebileceğiniz anlamına gelir. İş panolarında mevcut hesaplarınızın olması gerektiğini unutmayın.

Bu, iş talebinin onaylandığı gün veya birkaç gün sonra yayınlanması arasındaki fark anlamına gelebilir. İşe alım zaman çizelgesinde, birkaç gün büyük bir gecikmedir. Manuel gönderme her iki uçta da daha yavaştır. İşi yayınladığınızda ön ucu tartıştık. Arka uç, uygulamaların gelmeye başladığı zamandır. Bir ATS ile, kaynaktan bağımsız olarak hepsi veritabanınıza akar. ATS'den önce, birden çok sistem ve kağıt süreçleri arasında yayılmış uygulamalarınız ve özgeçmişleriniz vardı.

Niş iş panoları için manuel gönderme bağlantıları

Sektörünüzdeki veya işe alım pazarınızdaki adayları bulmak için muhtemelen niş iş panolarını kullanırsınız. Örneğin, Dice teknoloji endüstrisine hitap etmektedir. Energy Jobline, enerji, petrol ve gaz endüstrisine odaklanmaktadır. Birçok işe alım uzmanı, kolej iş panolarını da kullanır. Birçok ATS, niş panolarla entegre değildir. Bu, niş iş panolarından başvuranları manuel olarak ele almanız gerektiği anlamına gelir.

Manuel gönderme bağlantıları bu sorunu çözer. ATS'niz iş pozisyonu için bir bağlantı oluşturur. İş tanımını niş bir iş panosunda yayınladığınızda, bağlantıyı iş ilanına eklersiniz. Başvuru sahipleri uygulamaya erişmek için bağlantıya tıklar. İşte! Doğrudan ATS veritabanınıza giderler.

5. Yüksek başvuru terk oranı

Bu teknik olarak bir darboğaz değildir, ancak başvuru sahibi havuzunuzu azaltır, dolayısıyla etkisi aynıdır: daha uzun işe alma süresi. Başvurudan vazgeçme oranının yüksek olmasının iki ana nedeni vardır:

1. Uygulama çok uzun
2. Uygulama mobil cihazlarda çalışmıyor

Çözüm: kısa, mobil uyumlu uygulamalar

Başvurunuzda gerçekten kaç soruya ihtiyacınız olduğunu düşünün. Üst düzey üst düzey roller için başvuruları kısaltamayabilirsiniz, ancak bu başvuru sahiplerinin kefaletle çıkma olasılığı daha düşüktür.

Düşük vasıflı pozisyonlar için yüksek bir terk etme oranınız varsa, muhtemelen başvurunuzu kısaltabilirsiniz. kısaltmak ne demek? Indeed'e göre 20 eleme sorusu olan başvurular adayların %40'ını kaybediyor ve başvuru süresi uzadıkça bu oran artıyor.

Bazı işe alım uzmanları tarafından, daha uzun başvuruların daha kaliteli adayları çektiğine dair bir fikir var. Belki de sabır ve azmi kaliteyle bir tutuyorlar. Ancak, kanıtlar mutlaka bu fikri desteklemiyor. AT&T, eleme sorularını yarı yarıya azalttığında, aday bırakma oranının sadece %55 düştüğünü görmekle kalmadılar, aynı zamanda daha yüksek kaliteli başvurular aldılar.

İşe alma süresi: ne kadar uzun?

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, çeşitli kuruluşlar tarafından toplanan işe alım verileri biraz farklılık gösterir. Ancak bir şey açık: son birkaç yılda işe alma süresi arttı. İşte 2017'den rakamlar.

Gerçekçi bir işe alım zaman çizelgesi nedir?

Elbette her iş pozisyonu ve şirket süreci farklıdır. Örnek olarak bir evde sağlık yardımcısı için makul bir işe alım zaman çizelgesine bakalım. Bu aşamalardan bazıları aynı anda çalışır, bu nedenle toplam, aşamaların toplamı değildir.

Evde sağlık yardımcıları için işe alım zaman çizelgesi

• Başvuru tamamlandı: 1 gün
• Yönetici incelemesi: 6 gün
• Telefon ekranı: 4 gün
• Mülakat: 8 gün
• Değerlendirme: 2 gün
• Şartlı iş teklifi: 3 gün
• Referans kontrolü: 5 gün
• Teknik test: 4 gün
• Suç geçmişi kontrolü: 8 gün
• İş teklifi: 3 gün
• Toplam: 32 gün

Yetenek savaşı nasıl kazanılır? İşe alım uzmanlığınızla birlikte yetenekli bir ATS kullanın.

Bir başvuru takip sistemi, iş ilanından mülakat planlamasına ve aday puanlamasına kadar neredeyse her süreci otomatikleştirebilir. Ancak yazılımı maksimum yatırım getirisi için kullanmak deneyimli İK profesyonelleri gerektirir.

Şu anda bir ATS kullanmıyorsanız, işe alım sonuçlarınızı nasıl iyileştirebileceğini düşünün. İhtiyaçlarınız için doğru başvuru takip yazılımını bugün bulun.