Persingkat Waktu Penyewaan dengan Menghilangkan 5 Hambatan Ini

Dengan kekurangan bakat yang semakin memburuk, perusahaan berfokus pada peningkatan waktu untuk merekrut.

Terlepas dari faktor-faktor yang berperan, tim perekrutan tercepat memiliki keuntungan. Dengan asumsi, tentu saja, bahwa mereka dapat mengidentifikasi dan merekrut kandidat yang berkualitas.

Waktu untuk menyewa vs. waktu untuk mengisi

Beberapa perusahaan melacak waktu untuk mengisi alih-alih waktu untuk menyewa. Jadi bagaimana kita membedakan keduanya?

Atau, perusahaan mendefinisikan waktu untuk mengisi secara berbeda. Time-to-fill biasanya berarti salah satu dari berikut ini.

• Waktu dari saat permintaan pekerjaan diajukan untuk persetujuan sampai kandidat menerima tawaran pekerjaan
• Waktu dari saat permintaan pekerjaan disetujui hingga kandidat menerima tawaran pekerjaan
• Waktu dari saat pekerjaan diposting hingga kandidat menerima tawaran tersebut

Terlepas dari kapan jam dimulai, waktu pengisian mencakup proses sebelum kandidat melamar. Setelah pelamar melamar atau bersumber, keduanya mengukur hal yang sama.

Mengapa Anda harus melacak waktu untuk menyewa?

Perusahaan yang menggunakan data untuk meningkatkan efisiensi operasional lebih menguntungkan. Startup yang menggunakan data dari awal tumbuh lebih cepat. Perusahaan Fortune 500 dan sebagian besar bisnis besar melacak data perekrutan. Tidak semua UKM memanfaatkan data perekrutan, tetapi mereka harus melakukannya. Sangat mudah dengan sistem pelacakan pelamar (ATS).

Time-to-hire mengkuantifikasi proses yang kompleks dengan beberapa sub-langkah. Ada banyak manfaat dari pelacakan itu.

• Ini membantu Anda mengetahui apakah proses perekrutan Anda berhasil
• Ini memungkinkan Anda untuk melihat apakah Anda lebih cepat atau lebih lambat dari waktu perekrutan rata-rata untuk industri, posisi pekerjaan, atau pasar kerja Anda
• Ini mengungkapkan hambatan dalam proses perekrutan Anda
• Ini memungkinkan Anda untuk membandingkan jadwal untuk berbagai manajer perekrutan, deskripsi pekerjaan, kebijakan khusus departemen atau agen perekrutan luar
• Ini membantu Anda mengevaluasi pengalaman kandidat (yang memengaruhi merek perusahaan dan reputasi perusahaan Anda)

Ukuran waktu untuk merekrut efisiensi perekrutan

Metrik waktu perekrutan paling berguna saat dipecah berdasarkan tahap. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan alur kerja mana yang menyebabkan pelambatan. Apakah penjadwalan wawancara memakan waktu beberapa hari? Apakah butuh waktu lama untuk memposting pekerjaan? Berapa lama setelah wawancara yang diperlukan untuk mengumpulkan umpan balik dari tim perekrutan?

Melacak waktu perekrutan membantu Anda meningkatkan pengalaman kandidat

Di era pengangguran rendah dan kekurangan keterampilan yang meluas ini, pencari kerja memiliki kekuatan. Mereka yang memiliki banyak pilihan pekerjaan akan kehilangan kesabaran dengan proses yang panjang dan membingungkan.

Banyak kandidat – terutama kandidat tingkat pemula – mengabaikan aplikasi jika membutuhkan waktu lebih dari beberapa menit. Lebih dari separuh pencari kerja kehilangan minat pada perusahaan jika mereka yakin proses perekrutan terlalu lama.

Dalam survei tahun 2016 yang dilakukan oleh Robert Half, empat dari 10 pelamar mengatakan tujuh hingga 14 hari adalah batas atas. Dua puluh tiga persen peserta mengatakan mereka akan menunggu hanya satu minggu untuk mendengar kabar dari perusahaan tempat mereka melamar. Bandingkan persepsi ini dengan waktu perekrutan dunia nyata. Di beberapa industri, rata-rata waktu untuk menyewa adalah 40 hari.

Untuk posisi pekerjaan teknologi, bisa lebih lama. Survei HackerRank Maret 2020 menemukan bahwa perekrutan teknologi dapat memakan waktu 45 hari. Studi ini menemukan bahwa perusahaan teknologi besar mendapatkan rata-rata 566 aplikasi untuk setiap posisi teknologi. Perlu dicatat bahwa tidak seperti beberapa industri lain, perusahaan teknologi besar (1000+ karyawan) memiliki waktu perekrutan rata-rata lebih lama daripada organisasi yang lebih kecil. Perusahaan besar mungkin menggunakan penilaian yang lebih panjang daripada rekan-rekan mereka yang lebih kecil. Selain itu, proses permintaan pekerjaan dapat meningkatkan kompleksitas relatif terhadap ukuran perusahaan.

Bagaimana Anda bisa mempersingkat waktu untuk menyewa?

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perekrutan, Anda perlu menggabungkan praktik terbaik dengan teknologi yang andal. Banyak langkah proses perekrutan dapat ditangani oleh sistem pelacakan pelamar (ATS) yang baik. Hal ini memungkinkan mempekerjakan para profesional untuk menghabiskan waktu mereka melakukan apa yang hanya bisa dilakukan oleh otak manusia.

Misalnya, Anda dapat membuat dan mengelola template deskripsi pekerjaan di ATS Anda. Tetapi dibutuhkan manajer perekrutan dengan pemahaman yang tajam tentang posisi untuk menyusun deskripsi pekerjaan yang efektif. Anda dapat membuat skrip wawancara di perangkat lunak Anda. Tetapi Anda harus mengetahui peraturan Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) untuk menulis pertanyaan wawancara hukum. Kemudian Anda perlu melatih tim perekrutan internal dan manajer perekrutan Anda tentang praktik wawancara yang sesuai.

Mari kita bahas hambatan yang paling umum dan cara menghilangkannya.

1. Komunikasi kandidat yang lambat

Jika ulasan Glassdoor dan kata-kata kasar Reddit adalah indikator yang dapat diandalkan, kandidat ghosting tampaknya menjadi norma daripada pengecualian. Jelas, banyak perusahaan AS melakukan pekerjaan yang buruk dalam menjaga agar pelamar kerja selalu diperbarui tentang status mereka. Ini bukan hanya tidak pengertian—ini berdampak buruk pada perusahaan Anda.

Perekrut yang meneror kandidat adalah orang yang picik. Bahkan jika kandidat tidak cocok untuk posisi yang mereka lamar, mereka mungkin cocok untuk yang lain. Simpan semua pelamar di saluran bakat Anda (basis data ATS). Peka terhadap situasi mereka. Selalu beri tahu mereka dengan sopan jika Anda menghentikannya.

Jika mereka memiliki kualifikasi untuk posisi lain di masa mendatang, Anda dapat mengundang mereka untuk melamar dan mempercepat lamaran mereka. Lagi pula, Anda sudah melakukan pemeriksaan lolos pertama. Pemohon sangat memikirkan perusahaan Anda untuk melamar sekali. Jangan perlakukan mereka dengan buruk dan pastikan mereka tidak akan pernah melamar lagi.

Yang lebih parah, mereka mungkin meninggalkan ulasan negatif di Glassdoor atau situs ulasan lainnya. Ulasan bisnis online sangat kuat, baik ulasan tersebut berasal dari pelanggan, karyawan, atau pelamar. Perusahaan Anda bisa kehilangan penjualan, klien, atau karyawan baru yang berbakat jika Anda mengumpulkan ulasan negatif. Jangan hantui calon!

Solusi: email perubahan panggung otomatis

Kembali ke hambatan komunikasi kandidat. Mengirim email secara manual ke setiap pelamar bisa memakan waktu berminggu-minggu. Perekrut menyukai alat email kandidat otomatis di ATS. Konfigurasikan ATS Anda untuk mengirim email saat Anda mengubah tahapan pelamar dalam proses. Sebelum mengonfigurasi pemicu email, Anda menentukan tahapan perekrutan di ATS Anda berdasarkan proses dan kebijakan Anda yang sebenarnya.

Banyak perusahaan memiliki tahapan berikut:

• aplikasi diterima
• Jangan mengejar
• Jadwalkan panggilan telepon
• Penilaian
• Wawancara
• Pemeriksaan latar belakang/referensi
• Membuat penawaran

Berikut adalah tangkapan layar ATS dari grafik yang menunjukkan tahapan perekrutan:

Email otomatis pertama biasanya dikirim saat aplikasi diterima. ATS Anda dapat mengirimkan email “Kami telah menerima aplikasi Anda”. Perhatikan bahwa ini bukan email formulir impersonal. Ini dapat mencakup nama kandidat, tanggal lamaran, deskripsi pekerjaan, dan apa pun yang Anda inginkan.

Begini Cara kerjanya:

1. Buat template email untuk setiap perubahan tahap perekrutan. Gunakan bahasa yang mencerminkan kepribadian perusahaan Anda
2. Masukkan kode gabungan untuk menarik data (nama kandidat, tanggal lamaran, posisi pekerjaan, papan pekerjaan, dll.) ke dalam email
3. Konfigurasikan ATS Anda untuk menghasilkan email yang sesuai untuk tahap perekrutan

Beberapa ATS memiliki fitur delay yang bagus. Saat Anda menerima aplikasi untuk kandidat yang segera Anda ubah ke tahap Jangan Dikejar, Anda dapat mengatur email otomatis untuk dikirim dalam jumlah hari tertentu. Dengan begitu, kandidat Anda tidak akan langsung mendapatkan email tersebut. Lembutkan pukulannya – jangan hancurkan kepercayaan diri mereka dengan menolak mereka sepuluh menit setelah Anda menerima lamaran mereka!

2. Skrining first-pass yang lambat

Mari kita asumsikan posting pekerjaan Anda menarik 100 aplikasi. Bagaimana Anda mengisolasi sekelompok kecil kandidat yang memenuhi syarat untuk mulai terlibat? Membaca 100 resume akan memakan waktu cukup lama. Dan akan membuang-buang waktu untuk meninjau aplikasi untuk kandidat yang bahkan tidak memiliki kualifikasi minimum.

Solusi: kuesioner penyaringan

Kuesioner penyaringan yang disertakan dalam aplikasi berisi pertanyaan knock-out yang mendiskualifikasi kandidat yang tidak memenuhi persyaratan. Mari kita bahas cara kerjanya.

Cara menulis pertanyaan saringan

Menggunakan persyaratan pekerjaan dari deskripsi pekerjaan, buat pertanyaan berdasarkan kualifikasi. Sistem pelacakan pelamar yang baik memiliki templat kuesioner. Gunakan pertanyaan biner (Ya/Tidak) dan pilihan ganda. Misalkan Anda mencari perawat anak yang dapat bekerja dalam shift yang fleksibel. Anda akan membutuhkan setidaknya dua pertanyaan knock-out.

• Apakah Anda memiliki kredensial CPN (Perawat Anak Bersertifikat) saat ini? (Ya Tidak)
• Bisakah Anda bekerja campuran antara shift siang, malam, dan kuburan? (Ya Tidak)

Jika pemohon menjawab tidak untuk salah satu pertanyaan, ATS Anda akan "menghancurkan" mereka. Perhatikan bahwa Anda masih akan memilikinya di database pelamar Anda, tetapi mereka akan ditandai sebagai tidak memenuhi syarat untuk posisi tertentu.

Skor tertimbang

Anda dapat mengambil penyaringan ke tingkat lain dengan penilaian berbobot. Pembobotan adalah perhitungan matematis yang memberikan berbagai tingkat kepentingan untuk pertanyaan.

Misalnya, Anda mempekerjakan pengembang junior. Mereka harus tahu Python dan JavaScript. Idealnya, kandidat juga mengetahui HTML, C++, dan Ruby. Keterampilan pengeditan grafis dasar dan keakraban dengan analitik SEO akan menyenangkan, tetapi tidak wajib. Ini adalah posisi junior, jadi tidak realistis untuk mengharapkan pelamar Anda memiliki pengalaman yang luas.

Dalam kuesioner Anda, Anda menetapkan nilai berdasarkan persyaratan. Misalkan tim pengembangan menggunakan Python paling sering diikuti oleh JavaScript. Di sebelah kanan adalah nilai poin (atau bobot) yang akan Anda tetapkan untuk pertanyaan di ATS Anda. Berikut adalah dua contoh pertanyaan.

• Apakah Anda memiliki setidaknya satu tahun pengalaman menggunakan Python? (jika YA, tambahkan 20 poin)
• Apakah Anda memiliki setidaknya satu tahun pengalaman menggunakan JavaScript? (jika YA, tambahkan 15 poin)

Apakah Anda memiliki keterampilan mengedit grafis dasar? Ini bukan pemecah kesepakatan, jadi Anda tidak menetapkan poin apa pun tetapi jawaban mereka akan dimasukkan dalam catatan kandidat untuk perbandingan. Kandidat melengkapi kuesioner sebelum Anda memutuskan apakah akan memajukannya ke tahap layar ponsel.

Lanjutkan kata kunci

Anda juga dapat menggunakan resume pelamar untuk penyaringan first-pass jika ATS Anda mengizinkan Anda untuk menambahkan poin berdasarkan kata kunci resume. Misalnya, jika Anda mencari seorang akuntan, Anda dapat menambahkan poin ke skor mereka jika resume mereka menyertakan "CMA." Pertimbangkan bagaimana pertanyaan knock-out, penilaian berbobot, dan parsing resume dapat menyingkirkan kandidat yang tidak ingin Anda habiskan waktu.

ATS Anda mentabulasi skor

Setelah ATS Anda menyaring kuesioner dan resume, itu akan menghitung toko. Kemudian Anda dapat mengurutkan pelamar Anda dengan kandidat dengan skor tertinggi di atas. Alat pemfilteran otomatis mengisolasi kumpulan kandidat yang memenuhi syarat sebelum Anda melihat bahkan satu resume. Waktu Anda paling baik dihabiskan untuk terlibat dengan talenta yang paling menjanjikan.

3. Penjadwalan wawancara

Penjadwalan wawancara sekolah lama adalah pekerjaan berat. Anda mengirim email ke pelamar. Dibutuhkan satu atau dua hari untuk mendapatkan tanggapan. Setiap orang di tim wawancara harus mengoordinasikan jadwal mereka dengan kandidat. Jika sesuatu muncul setelah wawancara dijadwalkan, seluruh bolak-balik dimulai lagi.

Waktu rata-rata untuk proses wawancara per industri

Proses wawancara adalah fase kritis. Ini termasuk menjadwalkan wawancara, melakukan wawancara, umpan balik dan evaluasi manajer/tim perekrutan.

Kumpulan ini berisi kandidat Anda yang paling menjanjikan. Anda telah menyingkirkan orang lain. Mereka mungkin sedang menunggu kabar dari pesaing Anda pada saat yang bersamaan. Sangat penting untuk mempercepat proses ini sebanyak mungkin sambil mengevaluasi setiap pelamar secara menyeluruh. Anda ingin memastikan mereka akan menjadi aset bagi tim Anda.

Glassdoor menerbitkan analitik proses wawancara AS berikut pada tahun 2017. Ingat, ini hanya proses wawancara, bukan keseluruhan waktu perekrutan.

Sekarang, pertimbangkan persepsi pencari kerja tentang lamanya proses perekrutan.

Kami menyebutkan survei Robert Half 2016 di awal. Jika Anda ingat, 23% kandidat mengatakan mereka akan menunggu hanya satu minggu untuk mendengar kabar dari perusahaan setelah aplikasi awal. Bandingkan dengan grafik Glassdoor. Tiga puluh sembilan persen responden dalam studi Robert Half mengatakan total waktu perekrutan tujuh hingga 14 hari terlalu lama. Tidak heran baik perekrut dan pencari kerja frustrasi!

Solusi: integrasi kalender

ATS terintegrasi dengan kalender penjadwalan pihak ketiga seperti Google Kalender dan Microsoft 365. Dalam kalender, setiap anggota tim wawancara memblokir slot yang tidak tersedia. Ketika semua anggota tim wawancara telah menunjukkan ketersediaan mereka, kandidat akan dikirimi email dengan tautan ke kalender penjadwalan. Kalender penjadwalan hanya berisi slot yang telah disetujui sebelumnya oleh manajer perekrutan dan pewawancara lainnya.

Dalam hal pengoptimalan proses perekrutan, ini adalah otomatisasi yang terbaik. Jangan buang waktu dengan proses penjadwalan yang tidak efisien.

Bahkan pengurangan kecil dalam waktu perekrutan dapat membuat perbedaan besar

Ketika Anda mempersingkat waktu perekrutan bahkan dua atau tiga hari, Anda dapat memperpanjang tawaran pekerjaan sebelum pesaing Anda. Ini bisa berarti perbedaan antara merebut kandidat teratas dan seseorang yang kurang diinginkan.

4. Menyulap beberapa papan pekerjaan

Permintaan pekerjaan telah disetujui dan Anda telah membuat deskripsi pekerjaan. Saatnya untuk mengiklankan posisi. Anda ingin mempostingnya di banyak tempat sehingga Anda dapat menarik banyak pelamar. Ini termasuk halaman karir perusahaan Anda, situs media sosial Anda, agregator pekerjaan utama, dan papan pekerjaan khusus.

Untuk memposting di papan pekerjaan pihak ketiga, Anda memerlukan akun. Misalkan Anda biasanya memposting ke Memang, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn, dan ZipRecruiter. Itu enam nama pengguna dan kata sandi yang harus dilacak. ATS terintegrasi dengan papan pekerjaan. Ini berarti Anda dapat memposting ke beberapa situs dengan masuk sekali. Perhatikan bahwa Anda harus memiliki akun yang ada dengan papan pekerjaan.

Ini bisa berarti perbedaan antara memposting hari permintaan pekerjaan disetujui, atau beberapa hari setelahnya. Dalam waktu perekrutan, beberapa hari adalah penundaan besar. Pengeposan manual lebih lambat di kedua ujungnya. Kami membahas ujung depan – saat Anda memposting pekerjaan. Bagian belakangnya adalah saat aplikasi mulai masuk. Dengan ATS, semuanya mengalir ke database Anda terlepas dari sumbernya. Sebelum ATS, Anda memiliki aplikasi dan resume yang tersebar di antara berbagai sistem dan proses kertas.

Tautan posting manual untuk papan pekerjaan khusus

Untuk menemukan kandidat di industri Anda atau pasar perekrutan, Anda mungkin menggunakan papan pekerjaan khusus. Misalnya, Dice melayani industri teknologi. Energy Jobline berfokus pada industri energi, minyak, dan gas. Banyak perekrut menggunakan papan pekerjaan perguruan tinggi juga. Banyak ATS tidak terintegrasi dengan papan niche. Itu berarti Anda harus menangani pelamar dari papan pekerjaan khusus secara manual.

Tautan posting manual memecahkan masalah ini. ATS Anda menghasilkan tautan untuk posisi pekerjaan. Saat Anda memposting deskripsi pekerjaan di papan pekerjaan khusus, Anda menyertakan tautan di posting pekerjaan. Pelamar mengklik tautan untuk mengakses aplikasi. Voila! Mereka langsung ke database ATS Anda.

5. Tingkat pengabaian aplikasi yang tinggi

Secara teknis ini bukan hambatan, tetapi mengurangi kumpulan pelamar Anda sehingga efeknya sama: waktu perekrutan yang lebih lama. Ada dua alasan utama tingginya tingkat pengabaian aplikasi:

1. Aplikasi terlalu panjang
2. Aplikasi tidak berfungsi di perangkat seluler

Solusi: aplikasi singkat yang ramah seluler

Pertimbangkan berapa banyak pertanyaan yang benar -benar Anda butuhkan pada aplikasi Anda. Anda mungkin tidak dapat mempersingkat aplikasi untuk peran senior tingkat tinggi, tetapi pelamar ini cenderung tidak memberikan jaminan.

Jika Anda memiliki tingkat pengabaian yang tinggi untuk posisi berketerampilan rendah, Anda mungkin dapat mempersingkat lamaran Anda. Apa yang dimaksud dengan mempersingkat ? Menurut Memang, aplikasi dengan 20 pertanyaan saringan kehilangan 40% kandidat dan tarifnya meningkat seiring dengan lamanya aplikasi.

Ada gagasan yang dipegang oleh beberapa perekrut bahwa lamaran yang lebih lama menarik kandidat berkualitas lebih tinggi. Mungkin mereka menyamakan kesabaran dan keuletan dengan kualitas. Namun, bukti tidak serta merta mendukung gagasan ini. Ketika AT&T mengurangi pertanyaan saringan mereka hingga setengahnya, mereka tidak hanya melihat penurunan tingkat penolakan kandidat sebesar 55% tetapi mereka menerima lebih banyak pelamar berkualitas tinggi.

Mempekerjakan waktu: berapa lama terlalu lama?

Tidak mengherankan, data perekrutan yang dikumpulkan oleh berbagai organisasi agak bervariasi. Tapi satu hal yang jelas: waktu untuk menyewa telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir. Berikut adalah angka dari tahun 2017.

Apa itu timeline perekrutan yang realistis?

Tentu saja, setiap posisi pekerjaan dan proses perusahaan berbeda. Mari kita lihat garis waktu perekrutan yang masuk akal untuk pembantu kesehatan rumah sebagai contoh. Beberapa tahapan ini berjalan secara bersamaan, jadi totalnya bukan jumlah tahapan.

Mempekerjakan timeline untuk pembantu kesehatan rumah

• Aplikasi selesai: 1 hari
• Ulasan manajer: 6 hari
• Layar ponsel: 4 hari
• Wawancara: 8 hari
• Penilaian: 2 hari
• Tawaran pekerjaan bersyarat: 3 hari
• Pemeriksaan referensi: 5 hari
• Tes teknis: 4 hari
• Pemeriksaan latar belakang kriminal: 8 hari
• Tawaran pekerjaan: 3 hari
• Total: 32 hari

Bagaimana cara memenangkan perang bakat? Gunakan ATS yang mumpuni dikombinasikan dengan keahlian perekrutan Anda.

Sistem pelacakan pelamar dapat mengotomatiskan hampir setiap proses dari posting pekerjaan hingga penjadwalan wawancara hingga penilaian kandidat. Tetapi dibutuhkan profesional HR yang berpengalaman untuk memanfaatkan perangkat lunak untuk ROI maksimum.

Jika saat ini Anda tidak menggunakan ATS, pertimbangkan bagaimana hal itu dapat meningkatkan hasil perekrutan Anda. Temukan perangkat lunak pelacakan pelamar yang tepat untuk kebutuhan Anda hari ini.