Verkürzen Sie die Time-to-Hire, indem Sie diese 5 Engpässe beseitigen

Angesichts des sich ständig verschärfenden Talentmangels konzentrieren sich Unternehmen darauf, die Time-to-Hire zu verbessern.

Unabhängig von den Faktoren, die im Spiel sind, sind die schnellsten Einstellungsteams im Vorteil. Vorausgesetzt natürlich, dass sie qualifizierte Kandidaten identifizieren und einstellen können.

Time-to-Hire vs. Time-to-Fill

Einige Unternehmen verfolgen die Time-to-Fill anstelle der Time-to-Hire. Wie unterscheiden wir die beiden?

Alternativ definieren Unternehmen die Time-to-Fill anders. Time-to-Fill bedeutet normalerweise eines der folgenden.

• Die Zeit von der Einreichung der Stellenanforderung zur Genehmigung bis zur Annahme des Stellenangebots durch einen Kandidaten
• Die Zeit von der Genehmigung der Stellenanforderung bis zur Annahme des Stellenangebots durch einen Kandidaten
• Die Zeit von der Ausschreibung der Stelle bis zur Annahme des Angebots durch einen Kandidaten

Unabhängig davon, wann die Uhr beginnt, umfasst die Time-to-Fill die Prozesse, bevor sich ein Kandidat bewirbt. Nachdem sich der Bewerber beworben oder gefunden hat, messen beide dasselbe.

Warum sollten Sie die Time-to-Hire verfolgen?

Unternehmen, die Daten zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz nutzen, sind profitabler. Startups, die Daten von Anfang an nutzen, wachsen schneller. Fortune-500-Unternehmen und die meisten großen Unternehmen verfolgen Personalbeschaffungsdaten. Nicht alle KMUs nutzen Einstellungsdaten, aber sie sollten es tun. Ganz einfach mit einem Bewerbermanagementsystem (ATS).

Time-to-hire quantifiziert einen komplexen Prozess mit mehreren Teilschritten. Es hat viele Vorteile, es zu verfolgen.

• Es hilft Ihnen zu wissen, ob Ihre Einstellungsprozesse funktionieren
• Sie können sehen, ob Sie schneller oder langsamer sind als die durchschnittliche Einstellungszeit für Ihre Branche, Stelle oder Ihren Arbeitsmarkt
• Es deckt Engpässe in Ihrem Einstellungsprozess auf
• Es ermöglicht Ihnen, Zeitpläne für verschiedene Einstellungsmanager, Stellenbeschreibungen, abteilungsspezifische Richtlinien oder externe Personalagenturen zu vergleichen
• Es hilft Ihnen, die Candidate Experience zu bewerten (die Ihre Arbeitgebermarke und den Ruf Ihres Unternehmens beeinflusst)

Time-to-hire misst die Rekrutierungseffizienz

Metriken zur Einstellungszeit sind am nützlichsten, wenn sie nach Phasen aufgeschlüsselt sind. Auf diese Weise können Sie genau feststellen, welche Workflows eine Verlangsamung verursachen. Dauert die Planung eines Vorstellungsgesprächs mehrere Tage? Dauert es lange, Jobs zu veröffentlichen? Wie lange dauert es nach einem Vorstellungsgespräch, um Feedback vom Einstellungsteam einzuholen?

Das Verfolgen der Zeit bis zur Einstellung hilft Ihnen, die Kandidatenerfahrung zu verbessern

In dieser Zeit niedriger Arbeitslosigkeit und weit verbreitetem Fachkräftemangel haben Arbeitssuchende die Macht. Diejenigen, die viele Beschäftigungsmöglichkeiten haben, verlieren die Geduld mit langwierigen, verwirrenden Prozessen.

Viele Kandidaten – insbesondere Berufseinsteiger – brechen Bewerbungen ab, wenn sie länger als ein paar Minuten dauern. Mehr als die Hälfte der Arbeitssuchenden verliert das Interesse an einem Unternehmen, wenn sie der Meinung sind, dass der Einstellungsprozess zu lange dauert.

In einer 2016 von Robert Half durchgeführten Umfrage gaben vier von zehn Bewerbern an, dass sieben bis 14 Tage die Obergrenze seien. 23 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie nur eine Woche warten würden, um von einem Unternehmen, bei dem sie sich beworben haben, eine Rückmeldung zu erhalten. Vergleichen Sie diese Wahrnehmungen mit realen Einstellungszeiten. In einigen Branchen beträgt die durchschnittliche Time-to-Hire 40 Tage.

Bei Stellen im Technologiebereich kann es länger dauern. Eine HackerRank-Umfrage vom März 2020 ergab, dass die Einstellung von Technikern 45 Tage dauern kann. Die Studie ergab, dass große Technologieunternehmen durchschnittlich 566 Bewerbungen für jede Tech-Position erhalten. Es ist bemerkenswert, dass große Technologieunternehmen (über 1000 Mitarbeiter) im Gegensatz zu einigen anderen Branchen eine längere durchschnittliche Einstellungszeit haben als kleinere Unternehmen. Große Unternehmen verwenden möglicherweise längere Bewertungen als ihre kleineren Kollegen. Darüber hinaus kann der Stellenanforderungsprozess im Verhältnis zur Größe des Unternehmens an Komplexität zunehmen.

Wie können Sie die Time-to-Hire verkürzen?

Um die Effizienz und Effektivität der Einstellung zu verbessern, müssen Sie Best Practices mit zuverlässiger Technologie kombinieren. Viele Schritte des Einstellungsprozesses können durch ein gutes Bewerbermanagementsystem (ATS) abgewickelt werden. Auf diese Weise können die einstellenden Fachleute ihre Zeit damit verbringen, das zu tun, was nur ein menschliches Gehirn tun kann.

Beispielsweise können Sie Stellenbeschreibungsvorlagen in Ihrem ATS erstellen und verwalten. Aber es braucht einen Personalchef mit einem ausgeprägten Verständnis für die Position, um eine effektive Stellenbeschreibung zu erstellen. Sie können Interviewskripte in Ihrer Software erstellen. Aber Sie müssen die Vorschriften der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) kennen, um rechtliche Interviewfragen zu schreiben. Dann müssen Sie Ihr internes Rekrutierungsteam und die Personalchefs in konformen Interviewpraktiken schulen.

Lassen Sie uns die häufigsten Engpässe besprechen und wie man sie beseitigt.

1. Langsame Kandidatenkommunikation

Wenn Glassdoor-Rezensionen und Reddit-Rants zuverlässige Indikatoren sind, scheint Ghosting-Kandidaten eher die Norm als die Ausnahme zu sein. Offensichtlich machen viele US-Unternehmen einen miserablen Job, wenn es darum geht, Stellenbewerber über ihren Status auf dem Laufenden zu halten. Das ist nicht nur rücksichtslos – es wirft ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen.

Personalvermittler, die Kandidaten imitieren, sind kurzsichtig. Auch wenn der Kandidat für die Stelle, auf die er sich beworben hat, nicht gut geeignet ist, könnte er für eine andere gut geeignet sein. Halten Sie alle Bewerber in Ihrer Talent-Pipeline (ATS-Datenbank). Seien Sie sensibel für ihre Situation. Sagen Sie ihnen immer höflich, wenn Sie sie aus dem Rennen nehmen.

Wenn sie die Qualifikationen für eine andere Stelle in der Zukunft haben, können Sie sie einladen, sich zu bewerben und ihre Bewerbung beschleunigen. Schließlich haben Sie die Erstprüfung bereits durchgeführt. Der Bewerber hielt Ihr Unternehmen so hoch, dass er sich einmal beworben hat. Behandeln Sie sie nicht schlecht und versichern Sie, dass sie sich nie wieder bewerben werden.

Schlimmer noch, sie hinterlassen möglicherweise eine negative Bewertung auf Glassdoor oder einer anderen Bewertungsseite. Online-Geschäftsbewertungen sind leistungsstark, unabhängig davon, ob die Bewertung von einem Kunden, Mitarbeiter oder Bewerber stammt. Ihr Unternehmen könnte einen Verkauf, Kunden oder talentierte Neueinstellungen verlieren, wenn Sie negative Bewertungen sammeln. Don't Ghost Kandidaten!

Lösung: automatisierte Stufenwechsel-E-Mails

Zurück zum Engpass bei der Kandidatenkommunikation. Es kann Wochen dauern, jedem Bewerber manuell eine E-Mail zu senden. Personalvermittler lieben automatisierte Kandidaten-E-Mail-Tools in ATS. Konfigurieren Sie Ihr ATS so, dass es eine E-Mail sendet, wenn Sie die Phase eines Bewerbers im Prozess ändern. Bevor Sie E-Mail-Auslöser konfigurieren, definieren Sie Ihre Einstellungsphasen in Ihrem ATS basierend auf Ihren tatsächlichen Prozessen und Richtlinien.

Viele Unternehmen haben die folgenden Phasen:

• Anwendung empfangen
• Nicht verfolgen
• Telefonat vereinbaren
• Bewertung
• Interview
• Hintergrund-/Referenzprüfung
• Angebot machen

Hier ist ein ATS-Screenshot eines Diagramms, das die Einstellungsphasen zeigt:

Die erste automatische E-Mail wird normalerweise gesendet, wenn die Bewerbung eingegangen ist. Ihr ATS kann eine „Wir haben Ihre Bewerbung erhalten“-E-Mail senden. Beachten Sie, dass dies keine unpersönliche E-Mail ist. Es kann den Namen des Kandidaten, das Datum der Bewerbung, die Stellenbeschreibung und alles andere enthalten, was Sie möchten.

So funktioniert es:

1. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage für jede Änderung der Einstellungsphase. Verwenden Sie eine Sprache, die die Persönlichkeit Ihres Unternehmens widerspiegelt
2. Fügen Sie Zusammenführungscodes ein, um Daten (Name des Kandidaten, Bewerbungsdatum, Stellenposition, Jobbörse usw.) in die E-Mail zu ziehen
3. Konfigurieren Sie Ihr ATS, um die entsprechende E-Mail für die Einstellungsphase zu generieren

Einige ATS haben eine raffinierte Verzögerungsfunktion. Wenn Sie eine Bewerbung für einen Kandidaten erhalten, den Sie sofort in die Phase „Nicht verfolgen“ ändern, können Sie die automatische E-Mail so einstellen, dass sie in einer bestimmten Anzahl von Tagen versendet wird. Auf diese Weise erhält Ihr Kandidat die E-Mail nicht sofort. Mildern Sie den Schlag – zerstören Sie nicht ihr Vertrauen, indem Sie sie zehn Minuten nach Erhalt ihrer Bewerbung ablehnen!

2. Langsames First-Pass-Screening

Nehmen wir an, Ihre Stellenausschreibung erhält 100 Bewerbungen. Wie isolieren Sie einen kleinen Pool qualifizierter Kandidaten, mit denen Sie sich beschäftigen können? Das Lesen von 100 Lebensläufen würde eine Weile dauern. Und es wäre Zeitverschwendung, Bewerbungen von Kandidaten zu sichten, die nicht einmal die Mindestqualifikationen mitbringen.

Lösung: Screening-Fragebögen

In der Bewerbung enthaltene Screening-Fragebögen enthalten Knock-out-Fragen, die Kandidaten disqualifizieren, die die Anforderungen nicht erfüllen. Lassen Sie uns diskutieren, wie das funktioniert.

So schreiben Sie Screening-Fragen

Erstellen Sie anhand der Stellenanforderungen aus der Stellenbeschreibung Fragen basierend auf den Qualifikationen. Gute Bewerbermanagementsysteme haben Fragebogenvorlagen. Verwenden Sie binäre (Ja/Nein) und Multiple-Choice-Fragen. Nehmen wir an, Sie suchen eine Kinderkrankenschwester, die flexible Schichten arbeiten kann. Sie benötigen mindestens zwei Knock-out-Fragen.

• Haben Sie eine aktuelle CPN (Certified Pediatric Nurse) Qualifikation? (Ja Nein)
• Können Sie eine Mischung aus Tages-, Abend- und Friedhofsschichten arbeiten? (Ja Nein)

Wenn der Bewerber eine der beiden Fragen mit Nein beantwortet, wird Ihr ATS ihn „k.o.“ schlagen. Beachten Sie, dass Sie sie immer noch in Ihrer Bewerberdatenbank haben, aber sie werden als nicht qualifiziert für diese bestimmte Position markiert.

Gewichtete Wertung

Sie können das Screening mit gewichteter Bewertung auf eine andere Ebene bringen. Die Gewichtung ist eine mathematische Berechnung, die Fragen unterschiedliche Wichtigkeitsstufen zuweist.

Angenommen, Sie stellen einen Junior-Entwickler ein. Sie müssen Python und JavaScript kennen. Idealerweise kennt der Kandidat auch HTML, C++ und Ruby. Grundkenntnisse in der grafischen Bearbeitung und eine Vertrautheit mit SEO-Analytics wären schön, aber nicht zwingend erforderlich. Da es sich um eine Junior-Position handelt, ist es unrealistisch, von Ihren Bewerbern umfangreiche Erfahrung zu erwarten.

In Ihrem Fragebogen vergeben Sie Werte basierend auf den Anforderungen. Angenommen, das Entwicklungsteam verwendet am häufigsten Python, gefolgt von JavaScript. Rechts steht der Punktwert (oder die Gewichtung), den Sie der Frage in Ihrem ATS zuweisen würden. Hier sind zwei Beispielfragen.

• Haben Sie mindestens ein Jahr Erfahrung mit Python? (wenn JA, addiere 20 Punkte)
• Sie haben mindestens ein Jahr Erfahrung mit JavaScript? (wenn JA, addiere 15 Punkte)

Haben Sie grundlegende Grafikbearbeitungsfähigkeiten? Dies ist kein Dealbreaker, also weisen Sie keine Punkte zu, aber ihre Antwort wird zum Vergleich in den Kandidatendatensatz aufgenommen. Der Kandidat füllt den Fragebogen aus, bevor Sie entscheiden, ob Sie ihn zur Phase des Telefonbildschirms weiterleiten möchten.

Schlüsselwörter wieder aufnehmen

Sie können den Lebenslauf des Bewerbers auch für die First-Pass-Filterung verwenden, wenn Ihr ATS Ihnen erlaubt, Punkte basierend auf Schlüsselwörtern des Lebenslaufs hinzuzufügen. Wenn Sie beispielsweise nach einem Buchhalter suchen, können Sie Punkte zu seiner Punktzahl hinzufügen, wenn sein Lebenslauf „CMA“ enthält. Überlegen Sie, wie KO-Fragen, gewichtetes Scoring und CV-Parsing Kandidaten aussortieren können, für die Sie keine Zeit aufwenden möchten.

Ihr ATS tabelliert die Ergebnisse

Sobald Ihr ATS die Fragebögen und Lebensläufe überprüft hat, zählt es die Filialen. Dann können Sie Ihre Bewerber so sortieren, dass die Kandidaten mit der besten Punktzahl ganz oben stehen. Automatisierte Filtertools isolieren einen Pool qualifizierter Kandidaten, bevor Sie auch nur einen Lebenslauf sehen. Ihre Zeit verbringen Sie am besten damit, sich mit den vielversprechendsten Talenten zu beschäftigen.

3. Interviewplanung

Die Planung von Vorstellungsgesprächen der alten Schule ist eine Plackerei. Sie schreiben dem Bewerber eine E-Mail. Es dauert ein bis zwei Tage, bis Sie eine Antwort erhalten. Jeder im Interviewteam muss seine Zeitpläne mit dem Kandidaten abstimmen. Kommt nach dem Termin etwas dazwischen, geht das ganze Hin und Her wieder von vorne los.

Durchschnittliche Zeit für den Bewerbungsprozess pro Branche

Der Bewerbungsprozess ist eine kritische Phase. Dies umfasst die Planung des Vorstellungsgesprächs, die Durchführung des Vorstellungsgesprächs, das Feedback des Managers/Einstellungsteams und die Bewertung.

Dieser Pool enthält Ihre vielversprechendsten Kandidaten. Du hast alle anderen ausgesondert. Sie warten wahrscheinlich gleichzeitig darauf, von Ihren Konkurrenten zu hören. Es ist wichtig, diesen Prozess so schnell wie möglich zu beschleunigen und jeden Bewerber gründlich zu bewerten. Sie möchten sicherstellen, dass sie eine Bereicherung für Ihr Team sind.

Glassdoor hat im Jahr 2017 die folgende Analyse des US-Interviewprozesses veröffentlicht. Denken Sie daran, dass dies nur der Interviewprozess ist, nicht die gesamte Zeit bis zur Einstellung.

Betrachten Sie nun die Wahrnehmungen der Arbeitssuchenden über die Dauer des Einstellungsprozesses.

Wir haben eingangs die Robert Half-Umfrage 2016 erwähnt. Wenn Sie sich erinnern, gaben 23 % der Kandidaten an, dass sie nach der ersten Bewerbung nur eine Woche warten würden, um von einem Unternehmen eine Rückmeldung zu erhalten. Vergleichen Sie das mit dem Glassdoor-Diagramm. Neununddreißig Prozent der Befragten in der Robert-Half-Studie gaben an, dass eine Gesamteinstellungszeit von sieben bis 14 Tagen zu lang sei. Kein Wunder, dass sowohl Personalvermittler als auch Arbeitssuchende frustriert sind!

Lösung: Kalenderintegration

ATS lässt sich in Planungskalender von Drittanbietern wie Google Kalender und Microsoft 365 integrieren. Im Kalender blockiert jedes Mitglied des Interviewteams Slots, die nicht verfügbar sind. Wenn alle Mitglieder des Interviewteams ihre Verfügbarkeit angegeben haben, erhält der Kandidat eine E-Mail mit einem Link zum Terminkalender. Der Planungskalender enthält nur Slots, die vom Personalchef und anderen Interviewern vorab genehmigt wurden.

Wenn es um die Optimierung des Einstellungsprozesses geht, ist dies Automatisierung vom Feinsten. Verschwenden Sie keine Zeit mit einem ineffizienten Planungsprozess.

Selbst eine kleine Verkürzung der Einstellungszeit kann einen großen Unterschied machen

Wenn Sie die Time-to-Hire sogar um zwei oder drei Tage verkürzen, können Sie Stellenangebote vor Ihren Mitbewerbern verlängern. Es kann den Unterschied ausmachen, ob man sich den Spitzenkandidaten schnappt oder jemanden, der weniger wünschenswert ist.

4. Jonglieren mehrerer Jobbörsen

Die Stellenanforderung wurde genehmigt und Sie haben die Stellenbeschreibung erstellt. Es ist Zeit, die Stelle auszuschreiben. Sie möchten es an mehreren Stellen veröffentlichen, damit Sie einen großen Pool von Bewerbern anziehen können. Dazu gehören die Karriereseite Ihres Unternehmens, Ihre Social-Media-Websites, Mainstream-Jobaggregatoren und Nischen-Jobbörsen.

Um auf Jobbörsen von Drittanbietern zu posten, benötigen Sie ein Konto. Angenommen, Sie posten normalerweise auf Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn und ZipRecruiter. Das sind sechs Benutzernamen und Passwörter, die Sie im Auge behalten müssen. ATS lässt sich in Jobbörsen integrieren. Das bedeutet, dass Sie auf mehreren Websites posten können, indem Sie sich einmal anmelden. Beachten Sie, dass Sie über bestehende Konten bei den Jobbörsen verfügen müssen.

Dies kann den Unterschied zwischen der Veröffentlichung an dem Tag bedeuten, an dem die Stellenanforderung genehmigt wird, oder mehreren Tagen danach. In der Rekrutierungszeitachse sind ein paar Tage eine große Verzögerung. Manuelles Posten ist an beiden Enden langsamer. Wir haben das Frontend besprochen – wenn Sie den Job veröffentlichen. Das Backend ist der Zeitpunkt, an dem die Anwendungen eingehen. Mit einem ATS fließen sie alle in Ihre Datenbank, unabhängig von der Quelle. Vor ATS hatten Sie Bewerbungen und Lebensläufe, die auf mehrere Systeme und Papierprozesse verteilt waren.

Manuelle Posting-Links für Nischen-Jobbörsen

Um Kandidaten in Ihrer Branche oder Ihrem Einstellungsmarkt zu finden, verwenden Sie wahrscheinlich Nischen-Jobbörsen. Beispielsweise richtet sich Dice an die Technologiebranche. Energy Jobline konzentriert sich auf die Energie-, Öl- und Gasindustrie. Viele Personalvermittler nutzen auch College-Jobbörsen. Viele ATS lassen sich nicht in Nischenboards integrieren. Das bedeutet, dass Sie Bewerber aus Nischen-Jobbörsen manuell bearbeiten müssen.

Manuelle Posting-Links lösen dieses Problem. Ihr ATS generiert einen Link für die Stellenausschreibung. Wenn Sie die Stellenbeschreibung auf einer Nischen-Jobbörse veröffentlichen, fügen Sie den Link in die Stellenausschreibung ein. Bewerber klicken auf den Link, um zur Bewerbung zu gelangen. Voila! Sie gehen direkt in Ihre ATS-Datenbank.

5. Hohe Anwendungsabbruchrate

Technisch gesehen ist dies kein Engpass, aber es reduziert Ihren Bewerberpool, sodass der Effekt derselbe ist: eine längere Einstellungszeit. Es gibt zwei Hauptgründe für eine hohe Rate an Anwendungsabbrüchen:

1. Die Bewerbung ist zu lang
2. Die Anwendung funktioniert nicht auf Mobilgeräten

Lösung: kurze, mobilfreundliche Anwendungen

Überlegen Sie, wie viele Fragen Sie wirklich für Ihre Bewerbung benötigen. Möglicherweise können Sie Bewerbungen für hochrangige Führungspositionen nicht kürzen, aber diese Bewerber werden mit geringerer Wahrscheinlichkeit entlassen.

Wenn Sie eine hohe Abbruchrate für weniger qualifizierte Stellen haben, können Sie Ihre Bewerbung wahrscheinlich verkürzen. Was bedeutet kürzen ? Laut Indeed verlieren Bewerbungen mit 20 Screener-Fragen 40 % der Kandidaten und die Quote steigt mit der Länge der Bewerbung.

Manche Personalvermittler glauben, dass längere Bewerbungen höher qualifizierte Kandidaten anziehen. Vielleicht setzen sie Geduld und Hartnäckigkeit mit Qualität gleich. Die Beweise stützen diese Idee jedoch nicht unbedingt. Als AT&T seine Screener-Fragen um die Hälfte reduzierte, sahen sie nicht nur, dass die Abbruchrate von Kandidaten um 55 % sank, sondern sie erhielten auch mehr hochqualifizierte Bewerber.

Mietdauer: Wie lange ist zu lang?

Es überrascht nicht, dass die von verschiedenen Organisationen gesammelten Einstellungsdaten etwas variieren. Aber eines ist klar: Die Time-to-Hire hat in den letzten Jahren zugenommen. Hier sind Zahlen aus dem Jahr 2017.

Was ist ein realistischer Einstellungszeitplan?

Natürlich ist jede Stelle und jeder Unternehmensprozess anders. Schauen wir uns als Beispiel einen vernünftigen Einstellungszeitplan für einen Hauskrankenpfleger an. Einige dieser Stufen laufen gleichzeitig, sodass die Summe nicht die Summe der Stufen ist.

Zeitplan für die Einstellung von Hauskrankenpflegern

• Bewerbung abgeschlossen: 1 Tag
• Managerbewertung: 6 Tage
• Telefonbildschirm: 4 Tage
• Vorstellungsgespräch: 8 Tage
• Bewertung: 2 Tage
• Bedingtes Stellenangebot: 3 Tage
• Referenzprüfung: 5 Tage
• Technische Prüfung: 4 Tage
• Überprüfung des kriminellen Hintergrunds: 8 Tage
• Stellenangebot: 3 Tage
• Insgesamt: 32 Tage

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