Skróć czas zatrudnienia, usuwając te 5 wąskich gardeł

W obliczu stale pogłębiającego się niedoboru talentów firmy koncentrują się na skróceniu czasu do zatrudnienia.

Bez względu na czynniki wpływające na grę, przewagę mają drużyny najszybciej zatrudniające. Zakładając oczywiście, że potrafią zidentyfikować i zatrudnić dobrych kandydatów.

Czas na zatrudnienie a czas na wypełnienie

Niektóre firmy śledzą czas do wypełnienia zamiast czasu do zatrudnienia. Jak więc odróżnić te dwa?

Alternatywnie, firmy inaczej definiują czas do wypełnienia. Czas do wypełnienia zwykle oznacza jedno z poniższych.

• Czas od złożenia wniosku o pracę do akceptacji do momentu zaakceptowania przez kandydata oferty pracy
• Czas od zatwierdzenia zgłoszenia do momentu zaakceptowania przez kandydata oferty pracy
• Czas od opublikowania oferty do momentu zaakceptowania oferty przez kandydata

Niezależnie od tego, kiedy zaczyna się zegar, czas do wypełnienia obejmuje procesy przed złożeniem wniosku przez kandydata. Po tym, jak wnioskodawca złoży wniosek lub zostanie pozyskany, oboje mierzą to samo.

Dlaczego warto śledzić czas do zatrudnienia?

Firmy, które wykorzystują dane do poprawy efektywności operacyjnej, są bardziej zyskowne. Startupy, które od początku korzystają z danych, rozwijają się szybciej. Firmy z listy Fortune 500 i większość dużych firm śledzi dane rekrutacyjne. Nie wszystkie małe i średnie firmy wykorzystują dane o zatrudnianiu, ale powinny. To proste dzięki systemowi śledzenia zgłoszeń (ATS).

Czas do zatrudnienia określa ilościowo złożony proces składający się z kilku podetapów. Istnieje wiele korzyści ze śledzenia go.

• Pomoże Ci dowiedzieć się, czy Twoje procesy rekrutacyjne działają
• Pozwala zobaczyć, czy jesteś szybszy czy wolniejszy niż średni czas zatrudniania dla Twojej branży, stanowiska pracy lub rynku pracy
• Ujawnia wąskie gardła w procesie rekrutacji
• Umożliwia porównywanie terminów dla różnych menedżerów ds. rekrutacji, opisów stanowisk, polityk specyficznych dla działu lub zewnętrznych agencji rekrutacyjnych
• Pomaga ocenić doświadczenie kandydata (co wpływa na markę pracodawcy i reputację firmy)

Time-to-hire mierzy efektywność rekrutacji

Mierniki czasu zatrudnienia są najbardziej przydatne, gdy są podzielone na etapy. Pozwala to określić, które przepływy pracy powodują spowolnienie. Czy umówienie się na rozmowę kwalifikacyjną trwa kilka dni? Czy publikowanie ofert zajmuje dużo czasu? Ile czasu zajmuje zebranie opinii od zespołu rekrutacyjnego po rozmowie kwalifikacyjnej?

Śledzenie czasu do zatrudnienia pomaga poprawić doświadczenie kandydata

W erze niskiego bezrobocia i powszechnych niedoborów umiejętności osoby poszukujące pracy mają władzę. Ci, którzy mają wiele możliwości wyboru zatrudnienia, stracą cierpliwość do długich, mylących procesów.

Wielu kandydatów – zwłaszcza kandydatów na poziomie podstawowym – rezygnuje z aplikacji, jeśli zajmuje to więcej niż kilka minut. Ponad połowa osób poszukujących pracy traci zainteresowanie firmą, jeśli uważają, że proces rekrutacji trwa zbyt długo.

W ankiecie przeprowadzonej w 2016 r. przez Roberta Halfa czterech na 10 kandydatów stwierdziło, że od 7 do 14 dni to górny limit. Dwadzieścia trzy procent uczestników stwierdziło, że poczekałoby tylko tydzień na odpowiedź od firmy, do której aplikowali. Porównaj te wyobrażenia z rzeczywistymi czasami zatrudniania. W niektórych branżach średni czas zatrudnienia wynosi 40 dni.

W przypadku stanowisk technologicznych może to trwać dłużej. Ankieta HackerRank z marca 2020 r. wykazała, że ​​zatrudnianie technologii może zająć 45 dni. Badanie wykazało, że duże firmy technologiczne otrzymują średnio 566 aplikacji na każde stanowisko technologiczne. Warto zauważyć, że w przeciwieństwie do niektórych innych branż, duże firmy technologiczne (ponad 1000 pracowników) mają dłuższy średni czas zatrudniania niż mniejsze organizacje. Duże firmy mogą stosować dłuższe oceny niż ich mniejsze odpowiedniki. Ponadto proces rekrutacji może być bardziej złożony w zależności od wielkości firmy.

Jak skrócić czas zatrudnienia?

Aby poprawić wydajność i efektywność zatrudniania, musisz połączyć najlepsze praktyki z niezawodną technologią. Wiele etapów procesu rekrutacji może być obsługiwanych przez dobry system śledzenia kandydatów (ATS). Dzięki temu zatrudnianie specjalistów może spędzać czas na robieniu tego, co może zrobić tylko ludzki mózg.

Na przykład możesz tworzyć szablony opisów stanowisk i zarządzać nimi w swoim ATS. Jednak do stworzenia skutecznego opisu stanowiska potrzebny jest kierownik ds. rekrutacji, który doskonale rozumie stanowisko. Możesz tworzyć skrypty rozmów kwalifikacyjnych w swoim oprogramowaniu. Ale musisz znać przepisy Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC), aby pisać pytania na rozmowę kwalifikacyjną. Następnie musisz przeszkolić swój wewnętrzny zespół rekrutacyjny i menedżerów ds. Zatrudnienia w zakresie zgodnych praktyk przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych.

Omówmy najczęstsze wąskie gardła i sposoby ich eliminacji.

1. Powolna komunikacja z kandydatami

Jeśli recenzje Glassdoor i oceny Reddit są wiarygodnymi wskaźnikami, kandydaci typu ghosting wydają się być normą, a nie wyjątkiem. Najwyraźniej wiele amerykańskich firm wykonuje marną pracę, informując kandydatów do pracy o ich statusie. To nie tylko nierozważne, ale także źle odbija się na Twojej firmie.

Rekruterzy, którzy tworzą duchy kandydatów, są krótkowzroczni. Nawet jeśli kandydat nie pasuje do stanowiska, na które aplikował, może dobrze pasować do innego. Zachowaj wszystkich kandydatów w swoim potoku talentów (baza danych ATS). Bądź wrażliwy na ich sytuację. Zawsze uprzejmie mów im, jeśli usuniesz je z biegu.

Jeśli mają kwalifikacje na inne stanowisko w przyszłości, możesz zaprosić ich do aplikowania i przyspieszyć ich aplikację. W końcu przeprowadziłeś już weryfikację pierwszego przejścia. Wnioskodawca wystarczająco wysoko ocenił Twoją firmę, aby złożyć wniosek raz. Nie traktuj ich źle i zapewnij, że nigdy więcej nie zgłoszą się.

Co gorsza, mogą zostawić negatywną recenzję na Glassdoor lub innej witrynie z recenzjami. Recenzje biznesowe online mają duże znaczenie, niezależnie od tego, czy opinia pochodzi od klienta, pracownika czy kandydata. Twoja firma może stracić sprzedaż, klienta lub utalentowanego nowego pracownika, jeśli zbierzesz negatywne recenzje. Nie duchuj kandydatów!

Rozwiązanie: automatyczne wiadomości e-mail dotyczące zmiany etapu

Wracając do wąskiego gardła komunikacyjnego kandydata. Ręczne wysyłanie e-maili do każdego kandydata może zająć tygodnie. Rekruterzy uwielbiają zautomatyzowane narzędzia poczty e-mail kandydatów w ATS. Skonfiguruj ATS tak, aby wysyłał wiadomość e-mail po zmianie etapu procesu wnioskodawcy. Przed skonfigurowaniem wyzwalaczy wiadomości e-mail należy zdefiniować etapy rekrutacji w ATS na podstawie rzeczywistych procesów i zasad.

Wiele firm ma następujące etapy:

• Otrzymano wniosek
• Nie ścigaj
• Zaplanuj rozmowę telefoniczną
• Oszacowanie
• Wywiad
• Sprawdzenie tła/odniesienia
• Złóż ofertę

Oto zrzut ekranu ATS z wykresem przedstawiającym etapy rekrutacji:

Pierwsza automatyczna wiadomość e-mail jest zwykle wysyłana po otrzymaniu wniosku. Twój ATS może wysłać wiadomość e-mail „Otrzymaliśmy Twoje zgłoszenie”. Pamiętaj, że nie jest to bezosobowy e-mail z formularza. Może zawierać imię i nazwisko kandydata, datę aplikacji, opis stanowiska i cokolwiek innego.

Tak to działa:

1. Utwórz szablon wiadomości e-mail dla każdej zmiany etapu rekrutacji. Używaj języka, który odzwierciedla osobowość Twojej firmy
2. Wstaw kody scalające, aby pobrać dane (imię i nazwisko kandydata, datę podania o pracę, stanowisko, tablicę ogłoszeń itp.) do wiadomości e-mail
3. Skonfiguruj swój ATS, aby generował odpowiedni e-mail na etapie rekrutacji

Niektóre SZR mają fajną funkcję opóźnienia. Gdy otrzymasz zgłoszenie dla kandydata, które od razu przechodzisz do etapu Do Not Pursue, możesz ustawić automatyczne wysyłanie e-maila w ciągu określonej liczby dni. W ten sposób Twój kandydat nie otrzyma e-maila od razu. Złagodzić cios – nie niszcz ich pewności siebie, odrzucając ich dziesięć minut po otrzymaniu zgłoszenia!

2. Powolne przesiewanie pierwszego przejścia

Załóżmy, że Twoja oferta pracy przyciąga 100 aplikacji. Jak wyizolować małą pulę wykwalifikowanych kandydatów, z którymi można zacząć się angażować? Przeczytanie 100 życiorysów zajęłoby trochę czasu. A przeglądanie zgłoszeń kandydatów, którzy nie mają nawet minimalnych kwalifikacji, byłoby stratą czasu.

Rozwiązanie: kwestionariusze przesiewowe

Ankiety przesiewowe zawarte we wniosku zawierają pytania typu knock-out, które dyskwalifikują kandydatów niespełniających wymagań. Porozmawiajmy, jak to działa.

Jak pisać pytania przesiewowe

Korzystając z wymagań stanowiska z opisu stanowiska, utwórz pytania oparte na kwalifikacjach. Dobre systemy śledzenia kandydatów mają szablony kwestionariuszy. Używaj pytań binarnych (Tak/Nie) i pytań wielokrotnego wyboru. Załóżmy, że szukasz pielęgniarki pediatrycznej, która może pracować na elastyczne zmiany. Potrzebujesz co najmniej dwóch pytań nokautujących.

• Czy posiadasz aktualne poświadczenie CPN (Certified Pediatric Nurse)? (Tak nie)
• Czy potrafisz pracować przez kilka dni, wieczorów i zmian na cmentarzu? (Tak nie)

Jeśli wnioskodawca nie odpowie na którekolwiek z pytań, Twój ATS „odrzuci” go. Pamiętaj, że nadal będziesz ich mieć w swojej bazie danych kandydatów, ale zostaną oni oznaczeni jako niekwalifikowani na to konkretne stanowisko.

Punktacja ważona

Możesz przenieść badania przesiewowe na wyższy poziom dzięki punktacji ważonej. Ważenie to matematyczne obliczenie, które przypisuje różną wagę pytaniom.

Załóżmy na przykład, że zatrudniasz młodszego programistę. Muszą znać Python i JavaScript. Najlepiej byłoby, gdyby kandydat znał również HTML, C++ i Ruby. Podstawowe umiejętności edycji grafiki i znajomość analityki SEO byłyby miłe, ale nie obowiązkowe. Jest to stanowisko juniora, więc nierealistyczne jest oczekiwanie, że kandydaci będą mieli duże doświadczenie.

W swoim kwestionariuszu przypisujesz wartości na podstawie wymagań. Załóżmy, że zespół programistów używa najczęściej języka Python, a następnie JavaScript. Po prawej stronie znajduje się wartość punktowa (lub waga), którą przypisałbyś do pytania w swoim ATS. Oto dwa przykładowe pytania.

• Czy masz co najmniej rok doświadczenia w korzystaniu z Pythona? (jeśli TAK, dodaj 20 punktów)
• Czy masz co najmniej roczne doświadczenie w korzystaniu z JavaScript? (jeśli TAK, dodaj 15 punktów)

Czy masz podstawowe umiejętności edycji grafiki? To nie jest łamanie umowy, więc nie przypisujesz żadnych punktów, ale ich odpowiedź zostanie uwzględniona w rekordzie kandydata do porównania. Kandydat wypełnia ankietę, zanim zdecydujesz, czy przejść do etapu ekranu telefonu.

Wznów słowa kluczowe

Możesz również użyć CV kandydata do filtrowania pierwszego przejścia, jeśli Twój ATS umożliwia dodawanie punktów na podstawie słów kluczowych CV. Na przykład, jeśli szukasz księgowego, możesz dodać punkty do jego wyniku, jeśli jego CV zawiera „CMA”. Zastanów się, jak pytania typu knock-out, punktacja ważona i analiza życiorysu mogą wyeliminować kandydatów, którym nie chcesz spędzać czasu.

Twój ATS zestawia wyniki

Po sprawdzeniu kwestionariuszy i wznowieniu przez ATS, uwzględni sklepy. Następnie możesz posortować kandydatów z najwyżej punktowanymi kandydatami na górze. Zautomatyzowane narzędzia filtrujące izolują pulę wykwalifikowanych kandydatów, zanim spojrzysz na choćby jedno CV. Najlepiej spędzać czas na angażowaniu się w najbardziej obiecujące talenty.

3. Planowanie wywiadów

Klasyczne planowanie rozmów kwalifikacyjnych to mozolne zadanie. Wysyłasz e-mail do wnioskodawcy. Odpowiedź zajmuje dzień lub dwa. Wszyscy w zespole przeprowadzającym rozmowy kwalifikacyjne muszą koordynować swoje harmonogramy z kandydatem. Jeśli coś się wydarzy po zaplanowaniu wywiadu, cała ta i z powrotem zaczyna się od nowa.

Średni czas na rozmowę kwalifikacyjną w branży

Proces rozmowy kwalifikacyjnej jest krytyczną fazą. Obejmuje to zaplanowanie rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, ocenę i ocenę kierownika/zespołu zatrudniającego.

Ta pula zawiera najbardziej obiecujących kandydatów. Wyeliminowałeś wszystkich innych. Prawdopodobnie w tym samym czasie czekają na odpowiedź od konkurencji. Ważne jest, aby maksymalnie przyspieszyć ten proces, jednocześnie dokładnie oceniając każdego kandydata. Chcesz mieć pewność, że będą atutem Twojego zespołu.

Glassdoor opublikował w 2017 r. następujące dane analityczne dotyczące procesu rekrutacji w USA. Pamiętaj, że to tylko proces rekrutacji, a nie cały czas do zatrudnienia.

Zastanówmy się teraz nad wyobrażeniami osób poszukujących pracy na temat długości procesu zatrudniania.

Na początku wspomnieliśmy o badaniu Robert Half 2016. Jeśli pamiętasz, 23% kandydatów stwierdziło, że po złożeniu pierwszej aplikacji poczeka tylko tydzień na odpowiedź od firmy. Porównaj to z wykresem Glassdoor. Trzydzieści dziewięć procent respondentów w badaniu Roberta Halfa stwierdziło, że łączny czas zatrudnienia wynoszący od 7 do 14 dni jest zbyt długi. Nic dziwnego, że zarówno rekruterzy, jak i osoby poszukujące pracy są sfrustrowani!

Rozwiązanie: integracja kalendarza

Usługa ATS integruje się z kalendarzami planowania innych firm, takimi jak Kalendarz Google i Microsoft 365. W kalendarzu każdy członek zespołu rozmowy kwalifikacyjnej blokuje niedostępne miejsca. Gdy wszyscy członkowie zespołu rozmowy kwalifikacyjnej wskażą swoją dostępność, kandydat otrzymuje wiadomość e-mail z łączem do kalendarza planowania. Kalendarz planowania zawiera tylko przedziały czasu, które zostały wstępnie zatwierdzone przez kierownika ds. rekrutacji i innych ankieterów.

Jeśli chodzi o optymalizację procesów rekrutacyjnych, jest to automatyzacja w najlepszym wydaniu. Nie trać czasu na nieefektywny proces planowania.

Nawet niewielkie skrócenie czasu zatrudnienia może mieć duże znaczenie

Gdy skrócisz time-to-hire nawet o dwa lub trzy dni, możesz wysuwać oferty pracy przed konkurencją. Może to oznaczać różnicę między złapaniem najlepszego kandydata a kogoś mniej pożądanego.

4. Żonglowanie wieloma tablicami ogłoszeń

Zapotrzebowanie na stanowisko zostało zatwierdzone i utworzyłeś opis stanowiska. Czas zareklamować stanowisko. Chcesz opublikować go w wielu miejscach, aby przyciągnąć dużą pulę kandydatów. Obejmuje to stronę kariery Twojej firmy, witryny mediów społecznościowych, główne agregatory ofert pracy i niszowe tablice ogłoszeń.

Aby publikować na zewnętrznych tablicach ogłoszeń, potrzebujesz konta. Załóżmy, że zazwyczaj publikujesz posty w serwisach Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn i ZipRecruiter. To sześć nazw użytkownika i haseł do śledzenia. ATS integruje się z tablicami ogłoszeń. Oznacza to, że możesz publikować w wielu witrynach, logując się raz. Pamiętaj, że musisz mieć istniejące konta na tablicach ogłoszeń.

Może to oznaczać różnicę między publikacją w dniu zatwierdzenia wniosku o pracę lub kilka dni później. W harmonogramie rekrutacji kilka dni to duże opóźnienie. Ręczne księgowanie jest wolniejsze na obu końcach. Omówiliśmy frontend – kiedy publikujesz pracę. Zaplecze jest wtedy, gdy aplikacje zaczynają przychodzić. Dzięki ATS wszystkie wpływają do bazy danych, niezależnie od źródła. Przed ATS aplikacje i życiorysy były rozproszone między wieloma systemami i procesami papierowymi.

Ręczne zamieszczanie linków do niszowych tablic ogłoszeń

Aby znaleźć kandydatów w swojej branży lub na rynku rekrutacyjnym, prawdopodobnie korzystasz z niszowych tablic ogłoszeniowych. Na przykład Dice obsługuje branżę technologiczną. Energy Jobline koncentruje się na przemyśle energetycznym, naftowym i gazowym. Wielu rekruterów korzysta również z tablic ogłoszeń o pracę na uczelni. Wiele ATS nie integruje się z płytami niszowymi. Oznacza to, że musisz ręcznie obsługiwać kandydatów z niszowych tablic ogłoszeniowych.

Ręczne publikowanie linków rozwiązuje ten problem. Twój ATS generuje link do stanowiska pracy. Kiedy publikujesz opis stanowiska na niszowej tablicy ogłoszeń, dołączasz link do oferty pracy. Wnioskodawcy klikają łącze, aby uzyskać dostęp do aplikacji. Voila! Przechodzą bezpośrednio do bazy danych ATS.

5. Wysoki współczynnik porzucania aplikacji

Technicznie nie jest to wąskie gardło, ale zmniejsza pulę kandydatów, więc efekt jest taki sam: dłuższy czas zatrudniania. Istnieją dwa główne powody wysokiego współczynnika porzucania aplikacji:

1. Aplikacja jest za długa
2. Aplikacja nie działa na urządzeniach mobilnych

Rozwiązanie: krótkie, przyjazne dla urządzeń mobilnych aplikacje

Zastanów się, ile pytań naprawdę potrzebujesz w swojej aplikacji. Możesz nie być w stanie skrócić wniosków o stanowiska wyższego szczebla, ale ci kandydaci są mniej skłonni do rezygnacji.

Jeśli masz wysoki współczynnik porzuceń na stanowiska o niższych kwalifikacjach, prawdopodobnie możesz skrócić swoją aplikację. Co znaczy skrócić ? Według Indeed, aplikacje zawierające 20 pytań przesiewowych tracą 40% kandydatów, a wskaźnik rośnie wraz z długością aplikacji.

Niektórzy rekruterzy uważają, że dłuższe aplikacje przyciągają kandydatów o wyższej jakości. Być może utożsamiają cierpliwość i wytrwałość z jakością. Jednak dowody niekoniecznie potwierdzają ten pomysł. Kiedy AT&T ograniczyło liczbę pytań weryfikacyjnych o połowę, nie tylko zaobserwowali spadek wskaźnika porzucania kandydatów o 55%, ale także otrzymali więcej wysokiej jakości kandydatów.

Czas zatrudnienia: jak długo jest za długi?

Nic dziwnego, że dane o zatrudnianiu gromadzone przez różne organizacje są nieco zróżnicowane. Ale jedno jest jasne: w ciągu ostatnich kilku lat czas do zatrudnienia wzrósł. Oto liczby z 2017 roku.

Co to jest realistyczny harmonogram rekrutacji?

Oczywiście każde stanowisko pracy i proces w firmie są inne. Spójrzmy na przykład na rozsądny harmonogram zatrudnienia doradcy ds. zdrowia w domu. Niektóre z tych etapów działają jednocześnie, więc suma nie jest sumą etapów.

Harmonogram zatrudniania doradców ds. zdrowia w domu

• Złożenie wniosku zakończone: 1 dzień
• Przegląd menedżera: 6 dni
• Ekran telefonu: 4 dni
• Wywiad: 8 dni
• Ocena: 2 dni
• Oferta pracy warunkowej: 3 dni
• Sprawdzenie referencji: 5 dni
• Test techniczny: 4 dni
• Sprawdzenie przeszłości kryminalnej: 8 dni
• Oferta pracy: 3 dni
• Razem: 32 dni

Jak wygrać wojnę talentów? Skorzystaj ze sprawnego ATS w połączeniu ze swoją wiedzą w zakresie rekrutacji.

System śledzenia kandydatów może zautomatyzować prawie każdy proces, od ogłoszenia o pracę, przez planowanie rozmów kwalifikacyjnych, po ocenę kandydatów. Jednak wykorzystanie oprogramowania w celu uzyskania maksymalnego zwrotu z inwestycji wymaga doświadczonych specjalistów HR.

Jeśli obecnie nie korzystasz z ATS, zastanów się, jak może to poprawić Twoje wyniki rekrutacyjne. Znajdź już dziś odpowiednie oprogramowanie do śledzenia kandydatów.