Raccourcissez le délai d'embauche en supprimant ces 5 goulots d'étranglement

Avec une pénurie de talents qui ne cesse de s'aggraver, les entreprises se concentrent sur l'amélioration des délais d'embauche.

Quels que soient les facteurs en jeu, les équipes de recrutement les plus rapides ont l'avantage. En supposant, bien sûr, qu'ils puissent identifier et embaucher des candidats de qualité.

Temps d'embauche vs temps de remplissage

Certaines entreprises suivent le temps de remplissage au lieu du temps d'embauche. Alors comment différencier les deux ?

Alternativement, les entreprises définissent différemment le temps de remplissage. Le temps de remplissage signifie généralement l'un des éléments suivants.

• Le temps entre le moment où la demande de poste est soumise pour approbation et celui où un candidat accepte l'offre d'emploi
• Le délai entre l'approbation de la demande d'emploi et l'acceptation par le candidat de l'offre d'emploi
• Le délai entre la publication de l'offre d'emploi et l'acceptation de l'offre par le candidat

Quel que soit le moment où l'horloge démarre, le temps de remplissage inclut les processus avant qu'un candidat ne postule. Une fois que le candidat a postulé ou a été recruté, ils mesurent tous les deux la même chose.

Pourquoi devriez-vous suivre le temps d'embauche ?

Les entreprises qui utilisent les données pour améliorer l'efficacité opérationnelle sont plus rentables. Les startups qui utilisent les données depuis le début se développent plus rapidement. Les entreprises du Fortune 500 et la plupart des grandes entreprises suivent les données de recrutement. Toutes les PME ne tirent pas parti des données d'embauche, mais elles devraient le faire. C'est facile avec un système de suivi des candidats (ATS).

Le délai d'embauche quantifie un processus complexe avec plusieurs sous-étapes. Il y a de nombreux avantages à le suivre.

• Cela vous aide à savoir si vos processus d'embauche fonctionnent
• Il vous permet de voir si vous êtes plus rapide ou plus lent que le temps d'embauche moyen pour votre secteur, votre poste ou votre marché de l'emploi
• Il révèle les goulots d'étranglement dans votre processus d'embauche
• Il vous permet de comparer les délais de divers responsables du recrutement, les descriptions de poste, les politiques spécifiques au service ou les agences de recrutement externes.
• Il vous aide à évaluer l'expérience candidat (qui influence votre marque employeur et la réputation de votre entreprise)

Le délai d'embauche mesure l'efficacité du recrutement

Les mesures de temps d'embauche sont plus utiles lorsqu'elles sont ventilées par étape. Cela vous permet d'identifier les flux de travail à l'origine d'un ralentissement. La planification d'un entretien prend-elle plusieurs jours ? La publication d'offres d'emploi prend-elle beaucoup de temps ? Combien de temps faut-il après un entretien pour recueillir les commentaires de l'équipe de recrutement ?

Le suivi du temps d'embauche vous aide à améliorer l'expérience des candidats

En cette ère de faible taux de chômage et de pénurie généralisée de compétences, les demandeurs d'emploi ont le pouvoir. Ceux qui ont de nombreux choix d'emploi perdront patience face à des processus longs et déroutants.

De nombreux candidats, en particulier les candidats débutants, abandonnent les candidatures si elles prennent plus de quelques minutes. Plus de la moitié des demandeurs d'emploi se désintéressent d'une entreprise s'ils estiment que le processus d'embauche prend trop de temps.

Dans une enquête menée en 2016 par Robert Half, quatre candidats sur 10 ont déclaré que sept à 14 jours était la limite supérieure. Vingt-trois pour cent des participants ont déclaré qu'ils n'attendraient qu'une semaine pour avoir une réponse d'une entreprise à laquelle ils avaient postulé. Comparez ces perceptions aux temps d'embauche réels. Dans certaines industries, le délai moyen d'embauche est de 40 jours.

Pour les postes en technologie, cela peut être plus long. Une enquête HackerRank de mars 2020 a révélé que l'embauche de techniciens peut prendre 45 jours. L'étude a révélé que les grandes entreprises technologiques reçoivent en moyenne 566 candidatures pour chaque poste technologique. Il convient de noter que contrairement à certaines autres industries, les grandes entreprises technologiques (plus de 1000 employés) ont un temps d'embauche moyen plus long que les petites entreprises. Les grandes entreprises peuvent utiliser des évaluations plus longues que leurs homologues plus petites. De plus, le processus de demande d'emploi peut augmenter en complexité par rapport à la taille de l'entreprise.

Comment pouvez-vous raccourcir le délai d'embauche?

Pour améliorer l'efficience et l'efficacité du recrutement, vous devez combiner les meilleures pratiques avec une technologie fiable. De nombreuses étapes du processus d'embauche peuvent être gérées par un bon système de suivi des candidats (ATS). Cela permet aux professionnels du recrutement de passer leur temps à faire ce que seul un cerveau humain peut faire.

Par exemple, vous pouvez créer et gérer des modèles de description de poste dans votre ATS. Mais il faut un responsable du recrutement ayant une compréhension approfondie du poste pour rédiger une description de poste efficace. Vous pouvez créer des scripts d'entretien dans votre logiciel. Mais vous devez connaître les réglementations de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) pour rédiger des questions d'entretien juridiques. Ensuite, vous devez former votre équipe de recrutement interne et vos responsables du recrutement aux pratiques d'entretien conformes.

Discutons des goulots d'étranglement les plus courants et comment les éliminer.

1. Communication lente avec les candidats

Si les critiques de Glassdoor et les diatribes de Reddit sont des indicateurs fiables, les candidats fantômes semblent être la norme plutôt que l'exception. De toute évidence, de nombreuses entreprises américaines font un travail médiocre pour tenir les candidats à jour sur leur statut. Ce n'est pas seulement inconsidéré, cela donne une mauvaise image de votre entreprise.

Les recruteurs qui fantômes les candidats sont myopes. Même si le candidat ne convient pas au poste auquel il a postulé, il pourrait convenir à un autre. Conservez tous les candidats dans votre vivier de talents (base de données ATS). Soyez sensible à leur situation. Dites-leur toujours poliment si vous les retirez de la course.

S'ils ont les qualifications pour un autre poste à l'avenir, vous pouvez les inviter à postuler et accélérer leur candidature. Après tout, vous avez déjà effectué une vérification de premier passage. Le candidat a suffisamment apprécié votre entreprise pour postuler une seule fois. Ne les traitez pas mal et assurez-vous qu'ils ne postuleront plus jamais.

Pire encore, ils pourraient laisser un avis négatif sur Glassdoor ou un autre site d'avis. Les avis commerciaux en ligne sont puissants, que l'avis provienne d'un client, d'un employé ou d'un candidat. Votre entreprise pourrait perdre une vente, un client ou une nouvelle recrue talentueuse si vous accumulez des critiques négatives. Ne fantômez pas les candidats !

Solution : e-mails de changement d'étape automatisés

Revenons au goulot d'étranglement de la communication des candidats. Envoyer manuellement un e-mail à chaque candidat peut prendre des semaines. Les recruteurs adorent les outils automatisés de messagerie des candidats dans ATS. Configurez votre ATS pour envoyer un e-mail lorsque vous modifiez l'étape d'un candidat dans le processus. Avant de configurer les déclencheurs d'e-mail, vous définissez vos étapes d'embauche dans votre ATS en fonction de vos processus et politiques réels.

De nombreuses entreprises ont les étapes suivantes :

• Demande reçue
• Ne poursuis pas
• Planifier un appel téléphonique
• Évaluation
• Interview
• Vérification des antécédents/références
• Faire une offre

Voici une capture d'écran ATS d'un graphique montrant les étapes d'embauche :

Le premier e-mail automatique est généralement envoyé lors de la réception de la candidature. Votre ATS peut envoyer un e-mail "Nous avons reçu votre candidature". Notez qu'il ne s'agit pas d'un e-mail de formulaire impersonnel. Il peut inclure le nom du candidat, la date de candidature, la description du poste et tout ce que vous voulez.

Voilà comment cela fonctionne:

1. Créez un modèle d'e-mail pour chaque changement d'étape d'embauche. Utilisez un langage qui reflète la personnalité de votre entreprise
2. Insérez des codes de fusion pour extraire des données (nom du candidat, date de candidature, poste, tableau d'affichage, etc.) dans l'e-mail
3. Configurez votre ATS pour générer l'e-mail approprié pour l'étape d'embauche

Certains ATS ont une fonction de délai astucieuse. Lorsque vous recevez une candidature pour un candidat que vous passez immédiatement à l'étape Ne pas poursuivre, vous pouvez configurer l'envoi automatique de l'e-mail dans un nombre de jours spécifié. De cette façon, votre candidat ne recevra pas l'e-mail immédiatement. Atténuez le coup – ne détruisez pas leur confiance en les rejetant dix minutes après avoir reçu leur candidature !

2. Dépistage de premier passage lent

Supposons que votre offre d'emploi attire 100 candidatures. Comment isoler un petit groupe de candidats qualifiés avec lesquels commencer à s'engager ? Lire 100 CV prendrait du temps. Et ce serait une perte de temps d'examiner les candidatures de candidats qui n'ont même pas les qualifications minimales.

Solution : questionnaires de dépistage

Les questionnaires de présélection inclus dans la candidature contiennent des questions éliminatoires qui disqualifient les candidats qui ne répondent pas aux exigences. Discutons comment cela fonctionne.

Comment rédiger des questions de sélection

En utilisant les exigences du poste de la description de poste, créez des questions basées sur les qualifications. Les bons systèmes de suivi des candidats ont des modèles de questionnaire. Utilisez des questions binaires (oui/non) et à choix multiples. Supposons que vous recherchiez une infirmière pédiatrique qui peut travailler des quarts de travail flexibles. Vous auriez besoin d'au moins deux questions éliminatoires.

• Avez-vous un titre de compétence actuel en CPN (Certified Pediatric Nurse) ? (Oui Non)
• Pouvez-vous travailler un mélange de journées, de soirées et de quarts de cimetière ? (Oui Non)

Si le candidat répond non à l'une ou l'autre des questions, votre ATS l'éliminera. Notez que vous les aurez toujours dans votre base de données de candidats, mais ils seront marqués comme non qualifiés pour ce poste particulier.

Notation pondérée

Vous pouvez amener le dépistage à un autre niveau avec une notation pondérée. La pondération est un calcul mathématique qui attribue différents niveaux d'importance aux questions.

Par exemple, supposons que vous embauchiez un développeur junior. Ils doivent connaître Python et JavaScript. Idéalement, le candidat connaîtrait également HTML, C++ et Ruby. Des compétences de base en édition graphique et une familiarité avec l'analyse SEO seraient bien, mais pas obligatoires. Il s'agit d'un poste subalterne, il n'est donc pas réaliste de s'attendre à ce que vos candidats aient une vaste expérience.

Dans votre questionnaire, vous attribuez des valeurs en fonction des exigences. Supposons que l'équipe de développement utilise Python le plus souvent suivi de JavaScript. À droite se trouve la valeur en points (ou la pondération) que vous attribueriez à la question dans votre ATS. Voici deux exemples de questions.

• Avez-vous au moins un an d'expérience avec Python ? (si OUI, ajouter 20 points)
• Avez-vous au moins un an d'expérience avec JavaScript ? (si OUI, ajouter 15 points)

Avez-vous des compétences de base en édition graphique ? Ce n'est pas un dealbreaker, vous n'attribuez donc aucun point, mais leur réponse sera incluse dans le dossier du candidat à des fins de comparaison. Le candidat remplit le questionnaire avant que vous ne décidiez de le faire passer à l'étape de l'écran du téléphone.

Mots-clés de CV

Vous pouvez également utiliser le CV du candidat pour le filtrage de premier passage si votre ATS vous permet d'ajouter des points en fonction des mots clés du CV. Par exemple, si vous recherchez un comptable, vous pouvez ajouter des points à son score si son CV inclut "CMA". Considérez comment les questions éliminatoires, la notation pondérée et l'analyse de CV peuvent éliminer les candidats sur lesquels vous ne voulez pas passer du temps.

Votre ATS comptabilise les scores

Une fois que votre ATS a examiné les questionnaires et les CV, il comptera les magasins. Ensuite, vous pouvez trier vos candidats avec les candidats les mieux notés en haut. Des outils de filtrage automatisés isolent un bassin de candidats qualifiés avant même que vous ne posiez les yeux sur un seul CV. Votre temps est mieux utilisé avec les talents les plus prometteurs.

3. Planification des entretiens

La planification des entretiens à l'ancienne est un travail fastidieux. Vous envoyez un e-mail au candidat. Il faut un jour ou deux pour obtenir une réponse. Tous les membres de l'équipe d'entrevue doivent coordonner leurs horaires avec le candidat. Si quelque chose survient après la planification de l'entretien, tout le va-et-vient recommence.

Temps moyen pour le processus d'entrevue par industrie

Le processus d'entretien est une phase critique. Cela comprend la planification de l'entretien, la conduite de l'entretien, les commentaires et l'évaluation du responsable/de l'équipe de recrutement.

Ce vivier contient vos candidats les plus prometteurs. Vous avez éliminé tous les autres. Ils attendent probablement d'avoir des nouvelles de vos concurrents en même temps. Il est important d'accélérer ce processus autant que possible tout en évaluant minutieusement chaque candidat. Vous voulez vous assurer qu'ils seront un atout pour votre équipe.

Glassdoor a publié les analyses suivantes du processus d'entretien aux États-Unis en 2017. N'oubliez pas qu'il ne s'agit que du processus d'entretien, pas de la durée totale de l'embauche.

Maintenant, considérons les perceptions des demandeurs d'emploi sur la durée du processus d'embauche.

Nous avons mentionné l'enquête Robert Half de 2016 au début. Si vous vous souvenez, 23 % des candidats ont déclaré qu'ils n'attendraient qu'une semaine pour avoir une réponse d'une entreprise après la candidature initiale. Comparez cela au graphique de Glassdoor. Trente-neuf pour cent des répondants à l'étude de Robert Half ont déclaré qu'un délai d'embauche total de sept à 14 jours était trop long. Pas étonnant que les recruteurs et les demandeurs d'emploi soient frustrés !

Solution : intégration du calendrier

ATS s'intègre à des calendriers de planification tiers tels que Google Calendar et Microsoft 365. Dans le calendrier, chaque membre de l'équipe d'entretien bloque les créneaux horaires qui ne sont pas disponibles. Lorsque tous les membres de l'équipe d'entretien ont indiqué leur disponibilité, le candidat reçoit un e-mail avec un lien vers le calendrier de planification. Le calendrier de planification ne contient que des créneaux qui ont été pré-approuvés par le responsable du recrutement et tout autre intervieweur.

Lorsqu'il s'agit d'optimiser le processus d'embauche, c'est l'automatisation à son meilleur. Ne perdez pas de temps avec un processus de planification inefficace.

Même une petite réduction du temps d'embauche peut faire une grande différence

Lorsque vous raccourcissez le délai d'embauche ne serait-ce que de deux ou trois jours, vous pouvez prolonger les offres d'emploi avant vos concurrents. Cela peut faire la différence entre accrocher le meilleur candidat et quelqu'un de moins désirable.

4. Jongler avec plusieurs sites d'emploi

La demande de poste a été approuvée et vous avez créé la description de poste. Il est temps d'annoncer le poste. Vous souhaitez l'afficher à plusieurs endroits afin d'attirer un grand nombre de candidats. Cela inclut la page Carrières de votre entreprise, vos sites de médias sociaux, les agrégateurs d'emplois grand public et les sites d'emplois de niche.

Pour publier sur des sites d'emploi tiers, vous avez besoin d'un compte. Supposons que vous postiez habituellement sur Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn et ZipRecruiter. Cela fait six noms d'utilisateur et mots de passe à suivre. ATS s'intègre aux sites d'emploi. Cela signifie que vous pouvez publier sur plusieurs sites en vous connectant une seule fois. Notez que vous devez avoir des comptes existants avec les sites d'emploi.

Cela pourrait signifier la différence entre publier le jour où la demande d'emploi est approuvée ou plusieurs jours après. Dans le calendrier de recrutement, quelques jours représentent un retard important. La publication manuelle est plus lente aux deux extrémités. Nous avons discuté du front-end - lorsque vous publiez le travail. Le back-end est le moment où les applications commencent à arriver. Avec un ATS, elles affluent toutes dans votre base de données, quelle que soit la source. Avant ATS, vous aviez des candidatures et des CV répartis entre plusieurs systèmes et processus papier.

Liens de publication manuels pour les sites d'emploi de niche

Pour trouver des candidats dans votre secteur ou sur votre marché de l'embauche, vous utilisez probablement des sites d'emploi de niche. Par exemple, Dice s'adresse à l'industrie technologique. Energy Jobline se concentre sur l'industrie de l'énergie, du pétrole et du gaz. De nombreux recruteurs utilisent également les sites d'emploi des collèges. De nombreux ATS ne s'intègrent pas aux cartes de niche. Cela signifie que vous devez gérer manuellement les candidats des sites d'emploi de niche.

Les liens de publication manuelle résolvent ce problème. Votre ATS génère un lien vers le poste. Lorsque vous publiez la description de poste sur un site d'emploi de niche, vous incluez le lien dans l'offre d'emploi. Les candidats cliquent sur le lien pour accéder à la candidature. Voilà! Ils vont directement dans votre base de données ATS.

5. Taux élevé d'abandon des candidatures

Ce n'est pas techniquement un goulot d'étranglement, mais cela réduit votre bassin de candidats, de sorte que l'effet est le même : un temps d'embauche plus long. Deux raisons principales expliquent un taux élevé d'abandon des candidatures :

1. L'application est trop longue
2. L'application ne fonctionne pas sur les appareils mobiles

Solution : des applications courtes et adaptées aux mobiles

Considérez le nombre de questions dont vous avez vraiment besoin sur votre candidature. Vous ne pourrez peut-être pas raccourcir les candidatures pour des postes de direction de haut niveau, mais ces candidats sont moins susceptibles d'être libérés sous caution.

Si vous avez un taux d'abandon élevé pour les postes moins qualifiés, vous pouvez probablement raccourcir votre candidature. Que signifie raccourcir ? Selon Indeed, les candidatures comportant 20 questions de sélection perdent 40% de candidats et le taux augmente avec la durée de la candidature.

Certains recruteurs pensent que les candidatures plus longues attirent des candidats de meilleure qualité. Peut-être assimilent-ils la patience et la ténacité à la qualité. Cependant, les preuves ne soutiennent pas nécessairement cette idée. Lorsque AT&T a réduit de moitié ses questions de sélection, non seulement le taux d'abandon des candidats a diminué de 55 %, mais ils ont également reçu davantage de candidats de haute qualité.

Temps d'embauche : combien de temps est trop long ?

Il n'est pas surprenant que les données sur l'embauche recueillies par diverses organisations varient quelque peu. Mais une chose est claire : le délai d'embauche a augmenté ces dernières années. Voici les chiffres de 2017.

Qu'est-ce qu'un calendrier d'embauche réaliste ?

Bien sûr, chaque poste et chaque processus de l'entreprise sont différents. Prenons l'exemple d'un calendrier d'embauche raisonnable pour une aide-soignante à domicile. Certaines de ces étapes se déroulent simultanément, de sorte que le total n'est pas une somme des étapes.

Calendrier de recrutement des aides-soignants à domicile

• Candidature terminée : 1 jour
• Examen par le responsable : 6 jours
• Écran du téléphone : 4 jours
• Entretien : 8 jours
• Bilan : 2 jours
• Offre d'emploi conditionnelle : 3 jours
• Vérification des références : 5 jours
• Test technique : 4 jours
• Vérification des antécédents criminels : 8 jours
• Offre d'emploi : 3 jours
• Total : 32 jours

Comment gagner la guerre des talents ? Utilisez un ATS compétent combiné à votre expertise en recrutement.

Un système de suivi des candidats peut automatiser presque tous les processus, de la publication d'offres d'emploi à la planification des entretiens en passant par la notation des candidats. Mais il faut des professionnels des ressources humaines expérimentés pour tirer parti du logiciel pour un retour sur investissement maximal.

Si vous n'utilisez pas actuellement un ATS, réfléchissez à la façon dont il pourrait améliorer vos résultats d'embauche. Trouvez dès aujourd'hui le logiciel de suivi des candidatures adapté à vos besoins.