Riduci i tempi di assunzione rimuovendo questi 5 colli di bottiglia

Con una carenza di talenti in costante peggioramento, le aziende si stanno concentrando sul miglioramento dei tempi di assunzione.

Indipendentemente dai fattori in gioco, le squadre di assunzione più veloci sono in vantaggio. Supponendo, ovviamente, che possano identificare e assumere candidati di qualità.

Tempo di assunzione vs tempo di riempimento

Alcune aziende tengono traccia del tempo di riempimento anziché del tempo di assunzione. Allora come distinguiamo i due?

In alternativa, le aziende definiscono il tempo di riempimento in modo diverso. Il tempo di riempimento di solito significa uno dei seguenti.

• Il tempo da quando la richiesta di lavoro viene inviata per l'approvazione fino a quando un candidato accetta l'offerta di lavoro
• Il tempo da quando la richiesta di lavoro viene approvata fino a quando un candidato accetta l'offerta di lavoro
• Il tempo da quando il lavoro viene pubblicato fino a quando un candidato accetta l'offerta

Indipendentemente da quando inizia l'orologio, il tempo di riempimento include i processi prima che un candidato si candidi. Dopo che il richiedente ha presentato domanda o è stato individuato, entrambi misurano la stessa cosa.

Perché dovresti tenere traccia dei tempi di assunzione?

Le aziende che utilizzano i dati per migliorare l'efficienza operativa sono più redditizie. Le startup che utilizzano i dati dall'inizio crescono più velocemente. Le aziende Fortune 500 e la maggior parte delle grandi aziende tengono traccia dei dati di reclutamento. Non tutte le PMI sfruttano i dati sulle assunzioni, ma dovrebbero. È facile con un sistema di tracciamento dei candidati (ATS).

Il tempo di assunzione quantifica un processo complesso con diversi passaggi secondari. Ci sono molti vantaggi nel tracciarlo.

• Ti aiuta a sapere se i tuoi processi di assunzione stanno funzionando
• Ti consente di vedere se sei più veloce o più lento del tempo medio di assunzione per il tuo settore, posizione lavorativa o mercato del lavoro
• Rivela colli di bottiglia nel processo di assunzione
• Ti consente di confrontare le tempistiche per i vari responsabili delle assunzioni, le descrizioni dei lavori, le politiche specifiche del dipartimento o le agenzie di reclutamento esterne
• Ti aiuta a valutare l'esperienza del candidato (che influenza il marchio del tuo datore di lavoro e la reputazione dell'azienda)

Il tempo di assunzione misura l'efficienza del reclutamento

Le metriche del tempo di assunzione sono più utili quando sono suddivise per fase. Ciò ti consente di individuare quali flussi di lavoro stanno causando un rallentamento. La pianificazione di un colloquio richiede diversi giorni? Ci vuole molto tempo per pubblicare i lavori? Quanto tempo ci vuole dopo un colloquio per raccogliere feedback dal team di assunzione?

Il monitoraggio del tempo di assunzione ti aiuta a migliorare l'esperienza del candidato

In quest'era di bassa disoccupazione e diffusa carenza di competenze, chi cerca lavoro ha il potere. Coloro che hanno molte scelte per l'occupazione perderanno la pazienza con processi lunghi e confusi.

Molti candidati, in particolare quelli di livello base, abbandonano le domande se impiegano più di un paio di minuti. Oltre la metà delle persone in cerca di lavoro perde interesse per un'azienda se ritiene che il processo di assunzione richieda troppo tempo.

In un sondaggio del 2016 condotto da Robert Half, quattro candidati su 10 hanno affermato che da sette a 14 giorni è il limite superiore. Il 23% dei partecipanti ha affermato che avrebbe aspettato solo una settimana per ricevere risposta da un'azienda a cui si era rivolto. Confronta queste percezioni con i tempi di assunzione del mondo reale. In alcuni settori, il tempo medio di assunzione è di 40 giorni.

Per le posizioni lavorative tecnologiche, può essere più lungo. Un sondaggio HackerRank di marzo 2020 ha rilevato che l'assunzione di tecnologia può richiedere 45 giorni. Lo studio ha rilevato che le grandi aziende tecnologiche ottengono una media di 566 domande per ciascuna posizione tecnologica. È interessante notare che, a differenza di altri settori, le grandi aziende tecnologiche (oltre 1000 dipendenti) hanno un tempo medio di assunzione più lungo rispetto alle organizzazioni più piccole. Le grandi imprese potrebbero utilizzare valutazioni più lunghe rispetto alle loro controparti più piccole. Inoltre, il processo di richiesta di lavoro può aumentare in complessità rispetto alle dimensioni dell'azienda.

Come puoi ridurre i tempi di assunzione?

Per migliorare l'efficienza e l'efficacia delle assunzioni, è necessario combinare le migliori pratiche con una tecnologia affidabile. Molte fasi del processo di assunzione possono essere gestite da un buon sistema di tracciamento dei candidati (ATS). Ciò consente ai professionisti di assumere di trascorrere il loro tempo facendo ciò che solo un cervello umano può fare.

Ad esempio, puoi creare e gestire modelli di descrizione del lavoro nel tuo ATS. Ma ci vuole un responsabile delle assunzioni con una profonda comprensione della posizione per creare una descrizione del lavoro efficace. Puoi creare script di interviste nel tuo software. Ma devi conoscere i regolamenti della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) per scrivere domande di colloquio legale. Quindi devi formare il tuo team di reclutamento interno e i responsabili delle assunzioni su pratiche di colloquio conformi.

Parliamo dei colli di bottiglia più comuni e di come eliminarli.

1. Comunicazioni del candidato lente

Se le recensioni di Glassdoor e gli sproloqui su Reddit sono indicatori affidabili, i candidati fantasma sembrano essere la norma piuttosto che l'eccezione. Chiaramente, molte aziende statunitensi fanno un pessimo lavoro nel mantenere i candidati aggiornati sul loro stato. Non è solo sconsiderato, ma si riflette negativamente sulla tua azienda.

Reclutatori che fantasma candidati sono miopi. Anche se il candidato non è adatto per la posizione per la quale si è candidato, potrebbe essere adatto per un'altra. Tieni tutti i candidati nella tua pipeline di talenti (database ATS). Sii sensibile alla loro situazione. Digli sempre educatamente se li togli dalla corsa.

Se hanno le qualifiche per un'altra posizione in futuro, puoi invitarli a candidarsi e accelerare la loro candidatura. Dopotutto, hai già eseguito il controllo di primo passaggio. Il richiedente ha valutato abbastanza bene la tua azienda da presentare domanda una volta. Non trattarli male e assicurati che non si applicheranno mai più.

Quel che è peggio, potrebbero lasciare una recensione negativa su Glassdoor o su un altro sito di recensioni. Le recensioni aziendali online sono potenti, indipendentemente dal fatto che la recensione provenga da un cliente, un dipendente o un candidato. La tua azienda potrebbe perdere una vendita, un cliente o una nuova assunzione di talento se accumuli recensioni negative. Non fantasmi candidati!

Soluzione: e-mail di cambio fase automatizzate

Torna al collo di bottiglia della comunicazione del candidato. Inviare manualmente un'e-mail a ogni candidato può richiedere settimane. I reclutatori adorano gli strumenti di posta elettronica dei candidati automatizzati in ATS. Configura il tuo ATS per inviare un'e-mail quando cambi la fase di un candidato nel processo. Prima di configurare i trigger di posta elettronica, definisci le tue fasi di assunzione nel tuo ATS in base ai tuoi processi e alle tue politiche effettive.

Molte aziende hanno le seguenti fasi:

• applicazione ricevuta
• Non perseguire
• Pianifica la telefonata
• Valutazione
• Colloquio
• Controllo background/riferimento
• Fare un'offerta

Ecco uno screenshot ATS di un grafico che mostra le fasi di assunzione:

La prima e-mail automatica viene solitamente inviata alla ricezione della domanda. Il tuo ATS può inviare un'e-mail "Abbiamo ricevuto la tua domanda". Tieni presente che questa non è un'e-mail di modulo impersonale. Può includere il nome del candidato, la data della domanda, la descrizione del lavoro e qualsiasi altra cosa tu voglia.

Ecco come funziona:

1. Crea un modello di email per ogni cambio di fase di assunzione. Usa un linguaggio che rifletta la personalità della tua azienda
2. Inserisci i codici di unione per estrarre i dati (nome del candidato, data di candidatura, posizione lavorativa, bacheca di lavoro, ecc.) nell'e-mail
3. Configura il tuo ATS per generare l'e-mail appropriata per la fase di assunzione

Alcuni ATS hanno un'elegante funzione di ritardo. Quando ricevi una candidatura per un candidato che passi immediatamente alla fase Non perseguire, puoi impostare l'e-mail automatica da inviare in un numero di giorni specificato. In questo modo, il tuo candidato non riceverà l'e-mail immediatamente. Ammorbidisci il colpo: non distruggere la loro fiducia rifiutandoli dieci minuti dopo aver ricevuto la loro domanda!

2. Screening di primo passaggio lento

Supponiamo che il tuo annuncio di lavoro attiri 100 candidature. Come si isola un piccolo pool di candidati qualificati con cui iniziare a interagire? La lettura di 100 curricula richiederebbe del tempo. E sarebbe una perdita di tempo rivedere le domande di candidati che non hanno nemmeno le qualifiche minime.

Soluzione: questionari di screening

I questionari di screening inclusi nella domanda contengono domande a eliminazione diretta che squalificano i candidati che non soddisfano i requisiti. Discutiamo di come funziona.

Come scrivere domande di screening

Utilizzando i requisiti del lavoro dalla descrizione del lavoro, crea domande basate sulle qualifiche. I buoni sistemi di tracciamento dei candidati hanno modelli di questionari. Usa le domande binarie (Sì/No) e a scelta multipla. Supponiamo che tu stia cercando un'infermiera pediatrica in grado di lavorare su turni flessibili. Avresti bisogno di almeno due domande a eliminazione diretta.

• Hai una credenziale CPN (Certified Pediatric Nurse)? (Si No)
• Puoi lavorare un mix di giorni, serate e turni al cimitero? (Si No)

Se il richiedente risponde no a una delle due domande, il tuo ATS lo "eliminerà". Tieni presente che li avrai ancora nel database dei candidati, ma saranno contrassegnati come non qualificati per quella particolare posizione.

Punteggio ponderato

Puoi portare lo screening a un altro livello con il punteggio ponderato. La ponderazione è un calcolo matematico che assegna vari livelli di importanza alle domande.

Ad esempio, supponi di assumere uno sviluppatore junior. Devono conoscere Python e JavaScript. Idealmente, il candidato dovrebbe conoscere anche HTML, C++ e Ruby. Le capacità di editing grafico di base e una familiarità con l'analisi SEO sarebbero utili, ma non obbligatorie. Questa è una posizione junior, quindi non è realistico aspettarsi che i tuoi candidati abbiano una vasta esperienza.

Nel questionario assegni dei valori in base ai requisiti. Supponiamo che il team di sviluppo utilizzi Python più spesso seguito da JavaScript. Sulla destra c'è il valore in punti (o peso) che assegneresti alla domanda nel tuo ATS. Ecco due domande di esempio.

• Hai almeno un anno di esperienza nell'uso di Python? (se SI aggiungere 20 punti)
• Hai almeno un anno di esperienza nell'utilizzo di JavaScript? (se SI aggiungere 15 punti)

Hai capacità di editing grafico di base? Questo non è un problema, quindi non assegni alcun punto ma la loro risposta sarà inclusa nel record del candidato per il confronto. Il candidato completa il questionario prima che tu decida se farli avanzare alla fase dello schermo del telefono.

Riprendi le parole chiave

Puoi anche utilizzare il curriculum del richiedente per il filtraggio di primo passaggio se il tuo ATS ti consente di aggiungere punti in base alle parole chiave del curriculum. Ad esempio, se stai cercando un contabile, puoi aggiungere punti al suo punteggio se il suo curriculum include "CMA". Considera come le domande a eliminazione diretta, il punteggio ponderato e l'analisi del curriculum possono eliminare i candidati su cui non vuoi perdere tempo.

Il tuo ATS tabula i punteggi

Una volta che il tuo ATS ha esaminato i questionari e riprende, conteggerà i negozi. Quindi puoi ordinare i tuoi candidati con i candidati con il punteggio più alto in cima. Gli strumenti di filtraggio automatizzati isolano un pool di candidati qualificati prima di posare gli occhi su un solo curriculum. Il tuo tempo è speso meglio impegnandoti con i talenti più promettenti.

3. Programmazione del colloquio

La pianificazione dei colloqui della vecchia scuola è una faticaccia. Invii un'e-mail al richiedente. Ci vogliono un giorno o due per ottenere una risposta. Tutti i membri del team di intervista devono coordinare i propri programmi con il candidato. Se viene fuori qualcosa dopo che l'intervista è stata programmata, l'intero avanti e indietro ricomincia.

Tempo medio per il processo di intervista per settore

Il processo del colloquio è una fase critica. Ciò include la pianificazione del colloquio, lo svolgimento del colloquio, il feedback e la valutazione del manager/team di assunzione.

Questo pool contiene i tuoi candidati più promettenti. Hai eliminato tutti gli altri. Probabilmente stanno aspettando una risposta dai tuoi concorrenti allo stesso tempo. È importante accelerare il più possibile questo processo valutando accuratamente ogni candidato. Vuoi assicurarti che saranno una risorsa per la tua squadra.

Glassdoor ha pubblicato la seguente analisi del processo di intervista negli Stati Uniti nel 2017. Ricorda, questo è solo il processo di intervista, non l'intero tempo di assunzione.

Ora, considera le percezioni delle persone in cerca di lavoro sulla durata del processo di assunzione.

All'inizio abbiamo menzionato il sondaggio Robert Half del 2016. Se ricordi, il 23% dei candidati ha affermato che avrebbe aspettato solo una settimana per ricevere risposta da un'azienda dopo la domanda iniziale. Confrontalo con il grafico Glassdoor. Il 39% degli intervistati nello studio di Robert Half ha affermato che una tempistica totale di assunzione da sette a 14 giorni era troppo lunga. Non c'è da stupirsi che sia i reclutatori che i cercatori di lavoro siano frustrati!

Soluzione: integrazione del calendario

ATS si integra con calendari di pianificazione di terze parti come Google Calendar e Microsoft 365. Nel calendario, ogni membro del team di intervista blocca gli slot in cui non sono disponibili. Quando tutti i membri del team di colloquio hanno indicato la loro disponibilità, al candidato viene inviata un'e-mail con un collegamento al calendario di programmazione. Il calendario di programmazione contiene solo gli slot che sono stati pre-approvati dal responsabile delle assunzioni e da eventuali altri intervistatori.

Quando si tratta di ottimizzazione del processo di assunzione, questa è l'automazione al suo meglio. Non perdere tempo con un processo di pianificazione inefficiente.

Anche una piccola riduzione dei tempi di assunzione può fare una grande differenza

Quando riduci i tempi di assunzione anche di due o tre giorni, puoi estendere le offerte di lavoro prima dei tuoi concorrenti. Può fare la differenza tra catturare il miglior candidato e qualcuno meno desiderabile.

4. Giocoleria con più schede di lavoro

La richiesta di lavoro è stata approvata e tu hai creato la descrizione del lavoro. È ora di pubblicizzare la posizione. Vuoi pubblicarlo in più posti in modo da poter attirare un ampio pool di candidati. Ciò include la pagina delle carriere della tua azienda, i tuoi siti di social media, gli aggregatori di lavoro tradizionali e le bacheche di lavoro di nicchia.

Per pubblicare su bacheche di lavoro di terze parti, è necessario un account. Supponiamo che di solito pubblichi su Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn e ZipRecruiter. Sono sei nomi utente e password di cui tenere traccia. ATS si integra con le bacheche di lavoro. Ciò significa che puoi pubblicare su più siti effettuando l'accesso una sola volta. Tieni presente che devi disporre di account esistenti con le bacheche di lavoro.

Questo potrebbe significare la differenza tra la pubblicazione il giorno in cui la richiesta di lavoro è stata approvata o diversi giorni dopo. Nella sequenza temporale di reclutamento, alcuni giorni rappresentano un notevole ritardo. La pubblicazione manuale è più lenta su entrambe le estremità. Abbiamo discusso del front-end: quando pubblichi il lavoro. Il back-end è quando le applicazioni iniziano ad arrivare. Con un ATS, tutte confluiscono nel tuo database indipendentemente dall'origine. Prima di ATS, avevi domande e curricula sparsi tra più sistemi e processi cartacei.

Collegamenti di pubblicazione manuali per bacheche di lavoro di nicchia

Per trovare candidati nel tuo settore o mercato delle assunzioni, probabilmente utilizzi bacheche di lavoro di nicchia. Ad esempio, Dice si rivolge all'industria tecnologica. Energy Jobline si concentra sull'industria dell'energia, del petrolio e del gas. Molti reclutatori utilizzano anche le bacheche di lavoro del college. Molti ATS non si integrano con schede di nicchia. Ciò significa che devi gestire manualmente i candidati dalle bacheche di lavoro di nicchia.

I link di pubblicazione manuali risolvono questo problema. Il tuo ATS genera un collegamento per la posizione lavorativa. Quando pubblichi la descrizione del lavoro su una bacheca di lavoro di nicchia, includi il collegamento nell'annuncio di lavoro. I candidati cliccano sul link per accedere alla domanda. Ecco! Vanno direttamente al tuo database ATS.

5. Elevato tasso di abbandono delle applicazioni

Questo non è tecnicamente un collo di bottiglia, ma riduce il pool di candidati, quindi l'effetto è lo stesso: un tempo di assunzione più lungo. Ci sono due ragioni principali per un alto tasso di abbandono delle applicazioni:

1. L'applicazione è troppo lunga
2. L'applicazione non funziona sui dispositivi mobili

Soluzione: applicazioni brevi e ottimizzate per i dispositivi mobili

Considera quante domande hai davvero bisogno sulla tua domanda. Potresti non essere in grado di abbreviare le domande per ruoli senior di alto livello, ma è meno probabile che questi candidati vengano rilasciati su cauzione.

Se hai un alto tasso di abbandono per le posizioni meno qualificate, probabilmente puoi abbreviare la tua domanda. Cosa significa accorciare ? Secondo Indeed, le domande con 20 domande di screening perdono il 40% dei candidati e il tasso aumenta con la durata della domanda.

C'è un'idea sostenuta da alcuni reclutatori che le domande più lunghe attirino candidati di qualità superiore. Forse identificano la pazienza e la tenacia con la qualità. Tuttavia, le prove non supportano necessariamente questa idea. Quando AT&T ha ridotto della metà le sue domande di screening, non solo ha visto il tasso di abbandono dei candidati diminuire del 55%, ma ha ricevuto più candidati di alta qualità.

Tempo di assunzione: quanto tempo è troppo lungo?

Non sorprende che i dati sulle assunzioni raccolti da varie organizzazioni siano leggermente diversi. Ma una cosa è chiara: i tempi di assunzione sono aumentati negli ultimi anni. Ecco i numeri del 2017.

Che cos'è una sequenza temporale di assunzione realistica?

Naturalmente, ogni posizione lavorativa e processo aziendale è diverso. Diamo un'occhiata a una tempistica ragionevole per l'assunzione di un assistente sanitario domestico come esempio. Alcune di queste fasi vengono eseguite contemporaneamente, quindi il totale non è una somma delle fasi.

Cronologia delle assunzioni per assistenti sanitari domestici

• Applicazione completata: 1 giorno
• Revisione del gestore: 6 giorni
• Schermo del telefono: 4 giorni
• Intervista: 8 giorni
• Valutazione: 2 giorni
• Offerta di lavoro condizionata: 3 giorni
• Controllo di riferimento: 5 giorni
• Prova tecnica: 4 giorni
• Controllo dei precedenti penali: 8 giorni
• Offerta di lavoro: 3 giorni
• Totale: 32 giorni

Come vincere la guerra dei talenti? Usa un ATS capace combinato con la tua esperienza di reclutamento.

Un sistema di tracciamento dei candidati può automatizzare quasi tutti i processi, dall'annuncio di lavoro alla pianificazione del colloquio fino al punteggio dei candidati. Ma occorrono professionisti delle risorse umane esperti per sfruttare il software per il massimo ROI.

Se attualmente non stai utilizzando un ATS, considera come potrebbe migliorare i tuoi risultati di assunzione. Trova oggi il software di monitoraggio dei candidati giusto per le tue esigenze.