これらの 5 つのボトルネックを取り除くことで採用までの時間を短縮する

公開: 2020-03-18

ますます深刻化する人材不足に伴い、企業は採用までの時間を短縮することに注力しています。

関係する要因に関係なく、採用が早いチームが有利です。もちろん、彼らが質の高い候補者を特定して採用できることが前提です。

採用までの時間と人材獲得までの時間

一部の企業は、採用までの時間ではなく、補充までの時間を追跡します。では、この 2 つをどのように区別するのでしょうか。

採用時期とは？

採用までの時間は、最も重要な採用指標の 1 つです。これは、応募者が採用パイプラインに入ってから求人を受け入れるまでの期間 (通常は日数で測定) です。候補者は、求人に応募するか、ソーシングを受けることでパイプラインに入ることができます。

あるいは、企業は充填までの時間を別様に定義しています。充填までの時間は、通常、次のいずれかを意味します。

求人を承認のために提出してから、候補者が内定を受け入れるまでの時間
求人が承認されてから、候補者が内定を受け入れるまでの期間
求人が掲載されてから応募者が内定を受け入れるまでの時間

クロックの開始時間に関係なく、候補者が応募する前のプロセスも含まれます。申請者が申請または調達した後、両者は同じものを測定します。

採用までの時間を追跡する必要があるのはなぜですか?

データを使用して運用効率を改善する企業は、より収益性が高くなります。最初からデータを使用するスタートアップは、より速く成長します。フォーチュン 500 企業とほとんどの大企業は、採用データを追跡しています。すべての SMB が採用データを活用しているわけではありませんが、そうすべきです。応募者追跡システム (ATS) を使えば簡単です。

雇用までの時間は、いくつかのサブステップで複雑なプロセスを定量化します。それを追跡することには多くの利点があります。

採用プロセスが機能しているかどうかを知るのに役立ちます
業界、職種、または雇用市場の平均雇用時間よりも早いか遅いかを確認できます
採用プロセスのボトルネックを明らかにします
さまざまな採用マネージャー、職務内容、部門固有のポリシー、または外部の人材紹介会社のタイムラインを比較できます
候補者の経験を評価するのに役立ちます (雇用主のブランドと会社の評判に影響します)。

採用までの時間対策採用効率

雇用時間の指標は、ステージごとに分類されている場合に最も役立ちます。これにより、速度低下の原因となっているワークフローを特定できます。面接の日程調整には数日かかりますか? 求人掲載に時間がかかりますか？面接後、採用チームからフィードバックを集めるのにどのくらいかかりますか?

採用までの時間を追跡することで、候補者のエクスペリエンスを向上させることができます

失業率が低く、スキル不足が蔓延しているこの時代では、求職者が力を発揮します。雇用の選択肢が多い人は、長くて混乱するプロセスに我慢できなくなります。

多くの候補者、特に初心者レベルの候補者は、数分以上かかると申請を放棄します。求職者の半数以上は、採用プロセスに時間がかかりすぎると考えると、その会社への関心を失います。

ロバート・ハーフが実施した2016年の調査では、10人中4人の応募者が7日から14日が上限であると述べています. 参加者の 23% は、応募した企業からの連絡を 1 週間待つだけだと答えました。これらの認識を実際の雇用時間と比較してください。一部の業界では、採用までの平均時間は 40 日です。

技術職の場合は、さらに長くなる可能性があります。 2020 年 3 月の HackerRank 調査によると、技術者の採用には 45 日かかる場合があります。この調査によると、大規模なテクノロジー企業は、技術職ごとに平均 566 件の応募を獲得しています。他の業界とは異なり、大規模なテクノロジー企業 (1000 人以上の従業員) は、小規模な組織よりも平均雇用時間が長いことは注目に値します。大企業は、小規模企業よりも長い評価を使用している可能性があります。さらに、求人プロセスは、会社の規模に比例して複雑になる場合があります。

採用までの時間を短縮するには？

採用の効率と有効性を向上させるには、ベストプラクティスと信頼できるテクノロジを組み合わせる必要があります。採用プロセスの多くのステップは、優れた応募者追跡システム (ATS) によって処理できます。これにより、専門家を雇う人は、人間の脳だけができることに時間を費やすことができます。

たとえば、ATS でジョブ記述テンプレートを作成および管理できます。しかし、効果的な職務記述書を作成するには、採用担当マネージャーがそのポジションをよく理解している必要があります。ソフトウェアでインタビュースクリプトを作成できます。ただし、法的な面接の質問を作成するには、雇用機会均等委員会 (EEOC) の規則を知っておく必要があります。次に、コンプライアンスに準拠した面接慣行について、社内の採用チームと採用マネージャーをトレーニングする必要があります。

最も一般的なボトルネックとその解消方法について説明します。

1. 候補者のコミュニケーションが遅い

Glassdoor のレビューと Reddit の暴言が信頼できる指標である場合、候補者のゴースト化は例外ではなく標準のようです。明らかに、多くの米国企業は、求職者に自分のステータスを最新の状態に保つというお粗末な仕事をしています。それは思いやりがないだけでなく、あなたの会社に悪い影響を与えます。

候補者をゴースト化する採用担当者は近視眼的です。候補者が応募したポジションに適していなくても、別のポジションに適している可能性があります。すべての応募者を人材パイプライン (ATS データベース) に保持します。彼らの状況に敏感になりましょう。実行から外す場合は、常に丁寧に伝えてください。

彼らが将来の別のポジションの資格を持っている場合は、応募するよう招待し、応募を迅速に追跡できます。結局のところ、あなたはすでに一次審査を行っています。応募者はあなたの会社を高く評価して一度だけ応募しました。それらを粗末に扱わず、二度と応募しないことを保証してください。

さらに悪いことに、Glassdoor や別のレビューサイトに否定的なレビューを残すこともあります。レビューが顧客、従業員、または応募者からのものであるかどうかにかかわらず、オンラインビジネスレビューは強力です。否定的なレビューが蓄積された場合、あなたの会社は売上、クライアント、または才能ある新規雇用を失う可能性があります。候補者をゴースト化しないでください。

解決策: 自動ステージ変更メール

候補通信のボトルネックに戻ります。すべての応募者に手動でメールを送信すると、数週間かかる場合があります。採用担当者は、ATS の自動化された候補者メールツールを気に入っています。プロセスで応募者のステージを変更したときに電子メールを送信するように ATS を構成します。電子メールトリガーを構成する前に、実際のプロセスとポリシーに基づいて ATS で採用ステージを定義します。

多くの企業には次の段階があります。

申請受付
追求しないでください
電話のスケジュールを設定する
評価
インタビュー
背景/参照チェック
申し出をする

以下は、採用段階を示すグラフの ATS スクリーンショットです。

最初の自動メールは通常、アプリケーションが受信されたときに送信されます。 ATS は「アプリケーションを受け取りました」というメールを送信できます。これは非個人的なフォームのメールではないことに注意してください。候補者の名前、応募日、仕事の説明、その他必要なものを含めることができます。

これがどのように機能するかです：

採用段階の変更ごとにメールテンプレートを作成します。会社の個性を反映した言葉を使用する
差し込みコードを挿入して、データ (候補者名、応募日、役職、求人掲示板など) をメールに取り込みます。
採用段階に適した電子メールを生成するように ATS を構成する

一部の ATS には、気の利いた遅延機能があります。すぐに追求しないステージに変更する候補者のアプリケーションを受け取った場合、指定した日数で自動メールを送信するように設定できます。そうすれば、候補者はすぐにメールを受け取ることはありません。打撃を和らげる - 申請書を受け取ってから 10 分後に拒否して、彼らの信頼を失わないでください。

2.初回通過スクリーニングが遅い

あなたの求人情報に 100 件の応募があったとします。資格のある候補者の小さなプールをどのように分離して、関与を開始しますか? 履歴書を 100 通読むには時間がかかります。また、最低限の資格さえ持っていない候補者の申請を審査するのは時間の無駄です。

解決策: スクリーニングアンケート

アプリケーションに含まれるスクリーニングアンケートには、要件を満たさない候補者を失格にするノックアウト質問が含まれています。これがどのように機能するかについて説明しましょう。

スクリーニング質問の書き方

職務記述書の職務要件を使用して、資格に基づいた質問を作成します。優れた応募者追跡システムには、アンケートテンプレートがあります。バイナリ (はい/いいえ) と多肢選択式の質問を使用します。柔軟なシフトで勤務できる小児科の看護師を探しているとします。少なくとも 2 つのノックアウト質問が必要です。

現在、CPN (Certified Pediatric Nurse) 資格をお持ちですか? （はい・いいえ）
日勤、夜勤、墓地勤務を組み合わせて働くことはできますか? （はい・いいえ）

申請者がどちらの質問にも「いいえ」と答えた場合、ATS はその申請者を「ノックアウト」します。応募者データベースにはまだ残っていますが、その特定の職位には不適格としてマークされることに注意してください。

加重スコアリング

加重スコアリングを使用して、スクリーニングを別のレベルに引き上げることができます。重み付けは、さまざまなレベルの重要度を質問に割り当てる数学的計算です。

たとえば、ジュニア開発者を雇っているとします。 Python と JavaScript を知っている必要があります。理想的には、受験者は HTML、C++、および Ruby も知っている必要があります。基本的なグラフィック編集スキルと SEO 分析に精通していれば問題ありませんが、必須ではありません。これはジュニアポジションなので、応募者に幅広い経験を期待するのは現実的ではありません。

アンケートでは、要件に基づいて値を割り当てます。開発チームが最も頻繁に Python を使用し、次に JavaScript を使用するとします。右側は、ATS で質問に割り当てる点数 (または重み) です。質問の例を 2 つ示します。

Python の使用経験が 1 年以上ありますか? （はいの場合、20ポイントを追加）
JavaScript の使用経験が 1 年以上ありますか? （はいの場合、15ポイント追加）

基本的なグラフィック編集スキルはありますか? これはディールブレーカーではないため、ポイントを割り当てませんが、回答は比較のために候補者レコードに含まれます。候補者は、電話スクリーンステージに進むかどうかを決定する前に、アンケートに回答します。

キーワードを再開する

ATS で履歴書のキーワードに基づいてポイントを追加できる場合は、応募者の履歴書を初回通過フィルタリングに使用することもできます。たとえば、会計士を探している場合、履歴書に「CMA」が含まれていれば、スコアにポイントを追加できます。ノックアウト質問、加重スコアリング、および履歴書の解析により、時間をかけたくない候補者をどのように除外できるかを検討してください。

ATS がスコアを集計します

ATS がアンケートと履歴書を審査すると、店舗が集計されます。次に、スコアの高い候補者を一番上にして、応募者を並べ替えることができます。自動化されたフィルタリングツールは、1 つの履歴書に目を向ける前に、適格な候補者のプールを分離します。あなたの時間は、最も有望な才能と関わることに費やすのが最善です。

3.面接の日程調整

昔ながらの面接のスケジューリングは面倒です。申請者にメールします。返事が来るまでに1日か2日かかります。面接チームの全員が候補者とスケジュールを調整する必要があります。面接が予定された後に何かが起こると、全体の往復が再び始まります。

業界ごとの面接プロセスの平均時間

面接プロセスは重要な段階です。これには、面接のスケジュール設定、面接の実施、マネージャー/採用チームのフィードバックと評価が含まれます。

このプールには、最も有望な候補者が含まれています。あなたは他のすべての人を排除しました。彼らはおそらく、競合他社からの返事を同時に待っているでしょう。各申請者を徹底的に評価しながら、このプロセスを可能な限り迅速に進めることが重要です。彼らがあなたのチームの資産になることを確認したい.

Glassdoor は 2017 年に次の米国の面接プロセス分析を公開しました。

ここで、採用プロセスの長さに対する求職者の認識を考えてみましょう。

冒頭で、2016 年のロバートハーフの調査について触れました。思い起こせば、候補者の 23% は、最初の応募後、企業からの連絡を1 週間待つと答えています。それをGlassdoorチャートと比較してください。ロバート・ハーフの調査では、回答者の 39% が、合計 7 ～ 14 日の採用スケジュールは長すぎると述べています。採用担当者も求職者もイライラするのも無理はありません！

解決策: カレンダーの統合

ATS は、Google カレンダーや Microsoft 365 などのサードパーティのスケジューリングカレンダーと統合します。カレンダーでは、インタビューチームの各メンバーが、利用できないスロットをブロックします。面接チームのすべてのメンバーが対応可能であることを示すと、スケジュールカレンダーへのリンクが記載された電子メールが候補者に送信されます。スケジューリングカレンダーには、採用担当者と他の面接担当者によって事前承認されたスロットのみが含まれます。

採用プロセスの最適化に関して言えば、これは最高の自動化です。非効率的なスケジューリングプロセスで時間を無駄にしないでください。

わずかな採用時間の短縮でも、大きな違いを生む可能性があります

採用までの時間を 2 ～ 3 日でも短縮できれば、競合他社よりも早く求人を拡大できます。それは、最有力候補とあまり望ましくない候補者の違いを意味する可能性があります。

4. 複数の求人掲示板を使いこなす

求人が承認され、職務記述書が作成されました。ポジションを宣伝する時が来ました。複数の場所に投稿して、多数の応募者を引き付けることができます。これには、会社のキャリアページ、ソーシャルメディアサイト、主流の求人情報サイト、ニッチな求人掲示板が含まれます。

サードパーティの求人掲示板に投稿するには、アカウントが必要です。通常、Indeed、Monster、Glassdoor、Careerbuilder、LinkedIn、ZipRecruiter に投稿するとします。これは、追跡する 6 つのユーザー名とパスワードです。 ATS は求人掲示板と統合されています。これは、一度のサインインで複数のサイトに投稿できることを意味します。求人掲示板には既存のアカウントが必要であることに注意してください。

これは、仕事の要求が承認された日か、数日後に投稿するかの違いを意味する可能性があります。採用スケジュールでは、数日で大幅な遅れが生じます。手動投稿は両端で遅くなります。求人を投稿するときのフロントエンドについて説明しました。バックエンドは、アプリケーションが入り始めるときです。ATS を使用すると、ソースに関係なく、アプリケーションはすべてデータベースに流れ込みます。 ATS を導入する前は、応募書類や履歴書が複数のシステムと紙のプロセスに分散していました。

ニッチな求人掲示板の手動投稿リンク

あなたの業界や雇用市場で候補者を見つけるには、おそらくニッチな求人掲示板を使用します。たとえば、Dice はテクノロジー業界に対応しています。 Energy Jobline は、エネルギー、石油、ガス業界に焦点を当てています。多くの採用担当者は、大学の求人掲示板も使用しています。多くの ATS は、ニッチなボードと統合されていません。つまり、ニッチな求人掲示板からの応募者を手動で処理する必要があります。

手動投稿リンクは、この問題を解決します。 ATS は、職種へのリンクを生成します。ニッチな求人掲示板に求人の説明を投稿するときは、求人情報にリンクを含めます。申請者はリンクをクリックして申請書にアクセスします。出来上がり！それらは ATS データベースに直接移動します。

5. 高い応募放棄率

これは技術的にはボトルネックではありませんが、応募者数を減らすため、結果は同じで、採用期間が長くなります。アプリケーションの放棄率が高い主な理由は 2 つあります。

アプリケーションが長すぎます
アプリケーションはモバイルデバイスでは動作しません

解決策: 短くてモバイルに適したアプリケーション

アプリケーションで実際に必要な質問の数を検討してください。高レベルの上級職への応募を短縮することはできないかもしれませんが、これらの応募者は保釈される可能性が低くなります。

スキルの低いポジションの放棄率が高い場合は、おそらく応募期間を短縮できます。短縮とはどういう意味ですか? Indeed によると、スクリーナーの質問が 20 ある申請では、候補者の 40% が失われ、その割合は申請期間が長くなるにつれて増加します。

一部の採用担当者は、応募期間が長いほど質の高い候補者を惹きつけるという考えを持っています。おそらく、彼らは忍耐と粘り強さを品質と同一視しています。ただし、証拠は必ずしもこの考えを支持しているわけではありません。 AT&T がスクリーナーの質問を半分に減らしたところ、候補者の脱落率が 55% 低下しただけでなく、より質の高い応募者を獲得できました。

雇用時間：どのくらいが長すぎますか?

当然のことながら、さまざまな組織によって収集された採用データには多少の違いがあります。しかし、1 つはっきりしていることは、ここ数年で採用までの時間が長くなったということです。以下は2017年の数字です。

現実的な採用スケジュールとは？

もちろん、それぞれの役職や会社のプロセスは異なります。例として、在宅医療補助者の合理的な採用スケジュールを見てみましょう。これらのステージの一部は同時に実行されるため、合計はステージの合計ではありません。

在宅医療補助者の採用スケジュール

申し込み完了：1日
マネージャーレビュー: 6 日
電話スクリーン: 4 日間
面接：8日間
評価: 2 日
条件付内定：3日
リファレンスチェック：5日
技術試験：4日間
犯罪歴調査: 8 日間
内定：3日
合計: 32 日

才能戦争に勝つには？有能な ATS と採用に関する専門知識を組み合わせて使用します。

応募者追跡システムは、求人掲載から面接のスケジューリング、候補者の採点まで、ほぼすべてのプロセスを自動化できます。しかし、ROI を最大化するためにソフトウェアを活用するには、経験豊富な人事担当者が必要です。

現在 ATS を使用していない場合は、ATS によって採用結果がどのように改善されるかを検討してください。 今すぐニーズに合った適切な応募者追跡ソフトウェアを見つけてください。