Reduza o tempo de contratação removendo esses 5 gargalos

Com uma escassez de talentos cada vez pior, as empresas estão se concentrando em melhorar o tempo de contratação.

Independentemente dos fatores em jogo, as equipes de contratação mais rápidas têm a vantagem. Assumindo, é claro, que eles possam identificar e contratar candidatos de qualidade.

Tempo de contratação x tempo de preenchimento

Algumas empresas rastreiam o tempo de preenchimento em vez do tempo de contratação. Então, como diferenciamos os dois?

Alternativamente, as empresas definem o tempo de preenchimento de forma diferente. O tempo de preenchimento geralmente significa um dos seguintes.

• O tempo de quando a requisição de trabalho é enviada para aprovação até que um candidato aceite a oferta de trabalho
• O tempo de quando a requisição de trabalho é aprovada até que um candidato aceite a oferta de trabalho
• O tempo de quando o trabalho é publicado até que um candidato aceite a oferta

Independentemente de quando o relógio começa, o tempo de preenchimento inclui os processos antes de um candidato se inscrever. Depois que o requerente se aplica ou é adquirido, ambos medem a mesma coisa.

Por que você deve acompanhar o tempo de contratação?

As empresas que usam dados para melhorar a eficiência operacional são mais lucrativas. As startups que usam dados desde o início crescem mais rápido. As empresas da Fortune 500 e a maioria das grandes empresas rastreiam dados de recrutamento. Nem todas as PMEs aproveitam os dados de contratação, mas deveriam. É fácil com um sistema de rastreamento de candidatos (ATS).

O tempo de contratação quantifica um processo complexo com várias subetapas. Há muitos benefícios de rastreá-lo.

• Ajuda você a saber se seus processos de contratação estão funcionando
• Ele permite que você veja se você é mais rápido ou mais lento do que o tempo médio de contratação para seu setor, cargo ou mercado de trabalho
• Revela gargalos em seu processo de contratação
• Ele permite comparar cronogramas de vários gerentes de contratação, descrições de cargos, políticas específicas de departamentos ou agências de recrutamento externas
• Ele ajuda você a avaliar a experiência do candidato (que influencia a marca do seu empregador e a reputação da empresa)

O tempo de contratação mede a eficiência do recrutamento

As métricas de tempo de contratação são mais úteis quando são divididas por estágio. Isso permite identificar quais fluxos de trabalho estão causando uma lentidão. O agendamento de uma entrevista demora vários dias? Demora muito para postar vagas? Quanto tempo depois de uma entrevista leva para coletar feedback da equipe de contratação?

O acompanhamento do tempo de contratação ajuda você a melhorar a experiência do candidato

Nesta era de baixo desemprego e escassez generalizada de habilidades, os candidatos a emprego têm o poder. Aqueles que têm muitas opções de emprego perderão a paciência com processos longos e confusos.

Muitos candidatos – especialmente candidatos iniciantes – abandonam as inscrições se demorarem mais do que alguns minutos. Mais da metade dos candidatos a emprego perdem o interesse em uma empresa se acreditam que o processo de contratação demora muito.

Em uma pesquisa de 2016 realizada pela Robert Half, quatro em cada 10 candidatos disseram que sete a 14 dias é o limite superior. Vinte e três por cento dos participantes disseram que esperariam apenas uma semana para receber uma resposta de uma empresa para a qual se candidataram. Compare essas percepções com os tempos de contratação do mundo real. Em alguns setores, o tempo médio de contratação é de 40 dias.

Para cargos de tecnologia, pode ser mais longo. Uma pesquisa do HackerRank de março de 2020 descobriu que a contratação de tecnologia pode levar 45 dias. O estudo descobriu que grandes empresas de tecnologia obtêm uma média de 566 inscrições para cada posição de tecnologia. Vale ressaltar que, diferentemente de outros setores, as grandes empresas de tecnologia (mais de 1.000 funcionários) têm um tempo médio de contratação mais longo do que as organizações menores. As grandes empresas podem estar usando avaliações mais longas do que suas contrapartes menores. Além disso, o processo de requisição de trabalho pode aumentar em complexidade em relação ao tamanho da empresa.

Como você pode reduzir o tempo de contratação?

Para melhorar a eficiência e a eficácia da contratação, você precisa combinar as melhores práticas com tecnologia confiável. Muitas etapas do processo de contratação podem ser tratadas por um bom sistema de rastreamento de candidatos (ATS). Isso permite a contratação de profissionais para gastar seu tempo fazendo o que apenas um cérebro humano pode fazer.

Por exemplo, você pode criar e gerenciar modelos de descrição de cargos em seu ATS. Mas é preciso um gerente de contratação com um profundo conhecimento da posição para elaborar uma descrição de trabalho eficaz. Você pode criar scripts de entrevista em seu software. Mas você precisa conhecer os regulamentos da Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego (EEOC) para escrever perguntas de entrevista jurídica. Em seguida, você precisa treinar sua equipe interna de recrutamento e gerentes de contratação em práticas de entrevista compatíveis.

Vamos discutir os gargalos mais comuns e como eliminá-los.

1. Comunicações lentas dos candidatos

Se as avaliações do Glassdoor e os discursos do Reddit são indicadores confiáveis, os candidatos fantasmas parecem ser a norma e não a exceção. Claramente, muitas empresas americanas fazem um péssimo trabalho ao manter os candidatos atualizados sobre seu status. Não é apenas falta de consideração – reflete mal em sua empresa.

Os recrutadores que são candidatos fantasmas são míopes. Mesmo que o candidato não seja adequado para o cargo para o qual se candidatou, ele pode ser adequado para outro. Mantenha todos os candidatos em seu pipeline de talentos (banco de dados ATS). Seja sensível à situação deles. Sempre diga educadamente a eles se você os tirar da corrida.

Se eles tiverem as qualificações para outro cargo no futuro, você pode convidá-los a se inscrever e acelerar sua inscrição. Afinal, você já fez a verificação de primeira passagem. O candidato considerou sua empresa o suficiente para se inscrever uma vez. Não os trate mal e assegure-se de que nunca mais se inscreverão.

O que é pior, eles podem deixar uma avaliação negativa no Glassdoor ou em outro site de avaliação. As avaliações de negócios on-line são poderosas, sejam elas de um cliente, funcionário ou candidato. Sua empresa pode perder uma venda, um cliente ou uma nova contratação talentosa se você acumular críticas negativas. Não fantasma candidatos!

Solução: emails automatizados de mudança de estágio

De volta ao gargalo de comunicação do candidato. Enviar e-mails manualmente para todos os candidatos pode levar semanas. Os recrutadores adoram as ferramentas automatizadas de e-mail de candidatos no ATS. Configure seu ATS para enviar um e-mail quando você alterar o estágio de um candidato no processo. Antes de configurar os gatilhos de e-mail, você define seus estágios de contratação em seu ATS com base em seus processos e políticas reais.

Muitas empresas têm as seguintes etapas:

• Inscrição recebida
• Não persiga
• Agendar telefonema
• Avaliação
• Entrevista
• Verificação de antecedentes/referências
• Faça oferta

Aqui está uma captura de tela do ATS de um gráfico mostrando os estágios de contratação:

O primeiro e-mail automático geralmente é enviado quando o aplicativo é recebido. Seu ATS pode enviar um e-mail “Recebemos sua inscrição”. Observe que este não é um e-mail de formulário impessoal. Ele pode incluir o nome do candidato, data de inscrição, descrição do trabalho e qualquer outra coisa que você queira.

É assim que funciona:

1. Crie um modelo de email para cada mudança de estágio de contratação. Use uma linguagem que reflita a personalidade da sua empresa
2. Insira códigos de mesclagem para extrair dados (nome do candidato, data da inscrição, cargo, quadro de empregos etc.) no e-mail
3. Configure seu ATS para gerar o e-mail apropriado para a etapa de contratação

Alguns ATS têm um recurso de atraso bacana. Ao receber uma inscrição para um candidato que você altera imediatamente para o estágio Não perseguir, você pode definir o e-mail automático para enviar em um determinado número de dias. Dessa forma, seu candidato não receberá o e-mail imediatamente. Suavize o golpe – não destrua a confiança deles rejeitando-os dez minutos depois de receber sua inscrição!

2. Triagem lenta de primeira passagem

Vamos supor que seu anúncio de emprego atraia 100 inscrições. Como você isola um pequeno grupo de candidatos qualificados para começar a se envolver? Ler 100 currículos levaria um tempo. E seria uma perda de tempo analisar candidaturas de candidatos que nem sequer possuem as qualificações mínimas.

Solução: questionários de triagem

Os questionários de triagem incluídos na inscrição contêm perguntas eliminatórias que desqualificam os candidatos que não atendem aos requisitos. Vamos discutir como isso funciona.

Como escrever perguntas de triagem

Usando os requisitos do trabalho da descrição do trabalho, crie perguntas com base nas qualificações. Bons sistemas de rastreamento de candidatos têm modelos de questionário. Use perguntas binárias (Sim/Não) e de múltipla escolha. Vamos supor que você esteja procurando uma enfermeira pediátrica que possa trabalhar em turnos flexíveis. Você precisaria de pelo menos duas perguntas knock-out.

• Você tem uma credencial CPN (Certified Pediatric Nurse) atual? (Sim não)
• Você pode trabalhar uma mistura de dias, noites e turnos noturnos? (Sim não)

Se o candidato responder não a qualquer uma das perguntas, seu ATS irá “nocauteá-lo”. Observe que você ainda os terá em seu banco de dados de candidatos, mas eles serão marcados como não qualificados para essa posição específica.

Pontuação ponderada

Você pode levar a triagem para outro nível com pontuação ponderada. A ponderação é um cálculo matemático que atribui diferentes níveis de importância às perguntas.

Por exemplo, suponha que você esteja contratando um desenvolvedor júnior. Eles devem conhecer Python e JavaScript. Idealmente, o candidato também saberia HTML, C++ e Ruby. Habilidades básicas de edição gráfica e familiaridade com análise de SEO seriam boas, mas não obrigatórias. Esta é uma posição júnior, por isso não é realista esperar que seus candidatos tenham ampla experiência.

Em seu questionário, você atribui valores com base nos requisitos. Suponha que a equipe de desenvolvimento use o Python com mais frequência seguido pelo JavaScript. À direita está o valor do ponto (ou peso) que você atribuiria à pergunta em seu ATS. Aqui estão dois exemplos de perguntas.

• Você tem pelo menos um ano de experiência usando Python? (se SIM, adicione 20 pontos)
• Você tem pelo menos um ano de experiência usando JavaScript? (se SIM, adicione 15 pontos)

Você tem habilidades básicas de edição de gráficos? Isso não é um problema, então você não atribui nenhum ponto, mas a resposta deles será incluída no registro do candidato para comparação. O candidato completa o questionário antes de você decidir se deve avançar para o estágio de tela do telefone.

Retomar palavras-chave

Você também pode usar o currículo do candidato para filtragem de primeira passagem se o seu ATS permitir que você adicione pontos com base nas palavras-chave do currículo. Por exemplo, se você estiver procurando por um contador, poderá adicionar pontos à pontuação dele se o currículo incluir “CMA”. Considere como perguntas eliminatórias, pontuação ponderada e análise de currículo podem eliminar candidatos com os quais você não deseja gastar tempo.

Seu ATS tabula as pontuações

Uma vez que seu ATS tenha examinado os questionários e currículos, ele fará a contagem das lojas. Em seguida, você pode classificar seus candidatos com os candidatos com pontuação mais alta no topo. As ferramentas de filtragem automatizadas isolam um grupo de candidatos qualificados antes mesmo de você colocar os olhos em um currículo. Seu tempo é melhor gasto se envolvendo com os talentos mais promissores.

3. Agendamento de entrevistas

O agendamento de entrevistas à moda antiga é uma tarefa árdua. Você envia um e-mail para o candidato. Demora um dia ou dois para obter uma resposta. Todos na equipe de entrevista devem coordenar seus horários com o candidato. Se algo acontecer depois que a entrevista estiver marcada, todo o vai-e-vem começa novamente.

Tempo médio para o processo de entrevista por setor

O processo de entrevista é uma fase crítica. Isso inclui agendar a entrevista, conduzir a entrevista, feedback e avaliação do gerente/equipe de contratação.

Este pool contém seus candidatos mais promissores. Você eliminou todos os outros. Eles provavelmente estão esperando uma resposta de seus concorrentes ao mesmo tempo. É importante agilizar esse processo o máximo possível enquanto avalia minuciosamente cada candidato. Você quer ter certeza de que eles serão um trunfo para sua equipe.

A Glassdoor publicou a seguinte análise do processo de entrevista nos EUA em 2017. Lembre-se, este é apenas o processo de entrevista, não todo o tempo de contratação.

Agora, considere as percepções dos candidatos a emprego sobre a duração do processo de contratação.

Mencionamos a pesquisa Robert Half de 2016 no início. Se você se lembra, 23% dos candidatos disseram que esperariam apenas uma semana para receber uma resposta de uma empresa após a inscrição inicial. Compare isso com o gráfico do Glassdoor. Trinta e nove por cento dos entrevistados no estudo da Robert Half disseram que um prazo total de contratação de sete a 14 dias era muito longo. Não é à toa que recrutadores e candidatos a emprego estão frustrados!

Solução: integração de calendário

O ATS se integra a calendários de agendamento de terceiros, como o Google Calendar e o Microsoft 365. No calendário, cada membro da equipe de entrevista bloqueia os horários que não estão disponíveis. Quando todos os membros da equipe de entrevista tiverem indicado sua disponibilidade, o candidato receberá um e-mail com um link para o calendário de agendamento. O calendário de agendamento contém apenas slots que foram pré-aprovados pelo gerente de contratação e quaisquer outros entrevistadores.

Quando se trata de otimização do processo de contratação, isso é o que há de melhor em automação. Não perca tempo com um processo de agendamento ineficiente.

Mesmo uma pequena redução no tempo de contratação pode fazer uma grande diferença

Quando você reduz o tempo de contratação em até dois ou três dias, pode estender as ofertas de emprego antes de seus concorrentes. Isso pode significar a diferença entre pegar o principal candidato e alguém menos desejável.

4. Fazendo malabarismos com vários quadros de empregos

A requisição de trabalho foi aprovada e você criou a descrição do trabalho. É hora de anunciar a posição. Você deseja publicá-lo em vários lugares para atrair um grande número de candidatos. Isso inclui a página de carreiras da sua empresa, seus sites de mídia social, agregadores de empregos convencionais e quadros de empregos de nicho.

Para postar em quadros de empregos de terceiros, você precisa de uma conta. Suponha que você costuma postar no Indeed, Monster, Glassdoor, Careerbuilder, LinkedIn e ZipRecruiter. São seis nomes de usuário e senhas para acompanhar. ATS integra-se com quadros de empregos. Isso significa que você pode postar em vários sites fazendo login uma vez. Observe que você precisa ter contas existentes com os quadros de empregos.

Isso pode significar a diferença entre postar no dia em que a solicitação de trabalho for aprovada ou vários dias depois. No cronograma de recrutamento, alguns dias é um grande atraso. A postagem manual é mais lenta em ambas as extremidades. Discutimos o front-end – quando você publica o trabalho. O back-end é quando os aplicativos começam a chegar. Com um ATS, todos eles fluem para o banco de dados, independentemente da origem. Antes do ATS, você tinha aplicativos e currículos espalhados entre vários sistemas e processos em papel.

Links de postagem manual para quadros de empregos de nicho

Para encontrar candidatos em seu setor ou mercado de contratação, você provavelmente usa quadros de empregos de nicho. Por exemplo, a Dice atende à indústria de tecnologia. Energy Jobline concentra-se na indústria de energia, petróleo e gás. Muitos recrutadores também usam quadros de empregos universitários. Muitos ATS não se integram com placas de nicho. Isso significa que você precisa lidar manualmente com candidatos de quadros de empregos de nicho.

Links de postagem manual resolvem esse problema. Seu ATS gera um link para o cargo. Quando você publica a descrição da vaga em um quadro de vagas de nicho, você inclui o link no anúncio da vaga. Os candidatos clicam no link para acessar o aplicativo. Voilá! Eles vão diretamente para o seu banco de dados ATS.

5. Alta taxa de abandono de aplicativos

Isso não é tecnicamente um gargalo, mas reduz seu pool de candidatos, então o efeito é o mesmo: um tempo de contratação mais longo. Há duas razões principais para uma alta taxa de abandono de aplicativos:

1. O aplicativo é muito longo
2. O aplicativo não funciona em dispositivos móveis

Solução: aplicativos curtos e compatíveis com dispositivos móveis

Considere quantas perguntas você realmente precisa em seu aplicativo. Você pode não ser capaz de encurtar as inscrições para cargos seniores de alto nível, mas esses candidatos são menos propensos a pagar fiança.

Se você tiver uma alta taxa de abandono para cargos menos qualificados, provavelmente poderá encurtar sua inscrição. O que significa encurtar ? De acordo com o Indeed, inscrições com 20 perguntas de triagem perdem 40% dos candidatos e a taxa aumenta com a duração da inscrição.

Há uma ideia de alguns recrutadores de que inscrições mais longas atraem candidatos de maior qualidade. Talvez eles igualem paciência e tenacidade com qualidade. No entanto, as evidências não necessariamente apoiam essa ideia. Quando a AT&T reduziu suas perguntas de triagem pela metade, eles não apenas viram o declínio da taxa de desistência de candidatos em 55%, mas também receberam mais candidatos de alta qualidade.

Tempo de contratação: quanto tempo é muito longo?

Não é de surpreender que os dados de contratação coletados por várias organizações variem um pouco. Mas uma coisa é certa: o tempo de contratação aumentou nos últimos anos. Aqui estão os números de 2017.

O que é um cronograma de contratação realista?

Claro, cada cargo e processo da empresa é diferente. Vejamos um cronograma de contratação razoável para um auxiliar de saúde domiciliar como exemplo. Alguns desses estágios são executados simultaneamente, portanto, o total não é uma soma dos estágios.

Contratação de cronograma para auxiliares de saúde domiciliar

• Aplicação completa: 1 dia
• Revisão do gerente: 6 dias
• Tela do telefone: 4 dias
• Entrevista: 8 dias
• Avaliação: 2 dias
• Oferta de emprego condicional: 3 dias
• Verificação de referência: 5 dias
• Teste técnico: 4 dias
• Verificação de antecedentes criminais: 8 dias
• Oferta de trabalho: 3 dias
• Total: 32 dias

Como vencer a guerra de talentos? Use um ATS capaz combinado com sua experiência em recrutamento.

Um sistema de rastreamento de candidatos pode automatizar quase todos os processos, desde a publicação de vagas até o agendamento de entrevistas e a pontuação do candidato. Mas são necessários profissionais de RH experientes para aproveitar o software para obter o ROI máximo.

Se você não estiver usando um ATS no momento, considere como ele pode melhorar seus resultados de contratação. Encontre hoje o software de rastreamento de candidatos certo para suas necessidades.