Mükemmel Otomatik Yanıt için Bu Ofis Dışında Mesaj Şablonlarını Kullanın

İyi kazanılmış bir tatilin işyeri üretkenliğini %80 oranında artırabileceğini biliyor muydunuz?

İşe ara vermek, zihinsel sağlığınız için olduğu kadar işiniz için de önemlidir. Ancak günün her saatinde gelen 'acil' mesajlar ve aramalarla, kapatmak hiç bu kadar zor olmamıştı.

Herkesin üzerinde çalışması gereken bir sınır. Beyniniz hala işteyse, nasıl rahatlamanız ve gevşemeniz beklenebilir?

Başkalarına mesajlarını aldığınıza ve geri döndüğünüzde geri döneceklerine dair güvence vererek işi sizin yerinize yapmak için ofis dışında bir mesaj kullanın.

Birden fazla paydaşla çalışıyorsanız, doğru mesajı oluşturmak zor olabilir.

Şablonlarımızdan biriyle beş dakika geçirin ve ihtiyacınız olan bilgileri kısa ve etkili bir ofis dışında mesajıyla iletin.

İşyeri Dışında Mesajı Nedir?

Ofis dışında mesajı, gelen e-postalara ve metinlere otomatik olarak yanıt verilmesidir ve gönderenin işten uzakta olduğunuzu, ne kadar süre evde olmayacağınızı ve mesajlarını aldığınızı bilmesini sağlar.

Ofis dışında mesajının içerdiği en önemli şeylerden biri, size ulaşmaya çalışanlar için alternatif bir iletişimdir.

Bir iş arkadaşınızın e-posta adresini veya telefon numarasını vermek, acil durumlar için bir alternatif sunar. Gerçekten acil bir durumsa, tatildeyken iş arkadaşınız sizinle iletişime geçebilir.

Sonuç olarak, ofis dışında bir mesaj kısa, kibar olmalı ve sizinle iletişime geçmeye çalışanlara, dönüşünüzde mesajlarını alacağınıza dair güvence vermek için gerekli bilgileri sağlamalıdır.

Ofis Dışı Mesajları Neden Önemlidir?

Ofis dışında mesajı ayarlamak, iş bağlantılarınız ve sağlığınız için önemlidir.

Yeniden şarj olmak için biraz zaman ayırdıysanız, müşterileriniz, müşterileriniz veya iş arkadaşlarınız her saat size ulaşmaya çalışmadan o zamanı hak ediyorsunuz. Uzakta olduğunuzu bilmelerini sağlamak, bunu en aza indirmenin harika bir yoludur.

Ulaşabilenler için, mümkün olan en kısa sürede cevap vermek daha iyidir, kimse bekletilmekten hoşlanmaz.

İnsanlar uzakta olduğunuzu bildiklerinde, başka bilgi kaynakları aramaya daha yatkın olurlar. Bu, size gönderilen birçok gereksiz e-postayı kurtaracak ve işe dönüşünüzü çok daha kolay hale getirecektir.

Etkili Bir Ofis Dışında Mesajı Nasıl Yazılır?

Çalışanlar genellikle orijinal bir ofis dışında mesajı yazmak için baskı hissederler. Bu, tatillerde penguenlerin bir GIF'i veya bir kişi yaz tatilindeyken güneşlenen bir kedi anlamına gelebilir.

Ne kadar resmi veya gayri resmi olmak istediğiniz size kalmış, ancak ofis dışında mesajınızın gerekli tüm bilgileri sunduğundan emin olmak için aşağıdaki ipuçlarını aklınızda bulundurun.

İşyeri Dışında Mesajınız Neleri İçermelidir?

Yapabileceğimiz kadar deneyin, GIF'e bir zorunluluk diyemeyiz. Bu noktaların geri kalanı vardır, bu yüzden onları eklediğinizden emin olun.

1. Göndereni Onaylayın

Herhangi bir mesaj zincirinde olduğu gibi, nezaketinizi korumalısınız. Bunun basit bir 'Merhaba' veya 'Mesajınız için teşekkürler' olup olmadığı size kalmış. Bahamalar'da şu anda nasıl güneşlendiğinize geçmeden önce gönderenin tanınması güzel.

2. Ne Zaman Döneceğinizi Onlara Bildirin

Ofise dönüş tarihinizi belirtin. Bu, ilgili kişilerin ne zaman tekrar ulaşabileceklerini bilmelerini sağlar ve ne zaman yanıt bekleyeceklerine dair bir basketbol sahası tahmini sağlar.

3. Alternatif Bir İletişim Sağlayın

Bazı e-postaların geri dönüşünüzü bekleyememesi kaçınılmazdır. Bazı insanların, öyle olmasa bile, bunun doğru olduğuna inanması da kaçınılmazdır. Gelen mesajlar için, siz uzaktayken sorumluluklarınızı üstlenen iş arkadaşınızın iletişim bilgilerini bırakmak en iyisidir.

Gerekli bilgileri yazdıktan sonra, düzelttiğinizden emin olun ve mesajı doğru bir şekilde ayarlayıp ayarlamadığınızı üç kez kontrol edin.

Çalışanlar genellikle aynı otomatik yanıtları yeniden kullanır; bu, tarihlerin ve alternatif kişilerin değiştirilmediği anlamına gelebilir. Bir kez daha vererek karışıklıktan kaçının.

İşyeri Dışı Mesajınız Nelerden Kaçınmalı?

Bazı şeyler söylenmeden bırakılır. İşte ofis dışında mesajınızda kaçınmanızı önerdiğimiz şeyler.

1. Çok Fazla Detay

Ofis dışında bir mesaj hayatları kolaylaştırıyor olmalı, bu yüzden onu gereksiz bilgilerle doldurmaktan kaçının. Çoğu zaman mesajınız hızlı bir şekilde gözden kaçar, bu yüzden hafif bir şaka yapmak istiyorsanız, sonda olduğundan emin olun.

2. Döndüğünüz Gün Cevap Vereceğinizi Söylemek

Ofis kapısından çıkarken, işe dönüşünüz çok uzakta hissedilebilir. Ancak o zaman gelecek ve o zaman geldiğinde, birikmiş e-postalar, metinler, aramalar ve yetişmek için işiniz olacak. Cevapsız mesajlara hemen cevap verme sözü vermeyerek kendinize biraz zaman kazandırın.

3. Sayısal Tarih Biçimi Kullanma

Uluslararası müşterileri olan bir işletme veya kuruluşsanız, 08/07/2021 biçiminden kaçının. ABD dışında yazılan 7 Ağustos 2021, genellikle 07/08/21'dir. Uluslararası yanlış iletişimi önlemek için kısaltılmış bir tarih, 7 Ağustos yazın.

4. Alternatif Kişinizden İzin İstememek

Ofis dışında mesajınıza e-posta veya telefon numarasını girmeden önce her zaman iş arkadaşınızla görüşün. Saha araştırmaları için daha uygun biri olabilir veya olası bağlantınız, onu üstlenecek yeterli kapasiteye sahip olmadığını düşünebilir.

Daha kötü bir ofis dışında mesajının nasıl göründüğünü merak ediyorsanız, işte bir örnek (ve hayır, Alice'e alternatif irtibat kişisi olacağı hiç söylenmedi).

E-posta gönderdiğiniz için teşekkürler! Şu anda Maldivler'de ışınları yakalıyorum!

Çok üzgünüm, ama ellerim 8/7/2021'e döneceğim güne kadar cevap veremeyecek kadar Pina Coladas ile dolu olacak.

O zamana kadar Alice ile konuşun: 888-641-0302

Ofis Dışında Mesaj Şablonları

Sektörünüze, işinize ve tatil nedeninize bağlı olarak ofis dışında mesajınızı yazmanın yüzlerce yolu vardır.

Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, işten uzak kalmanın en yaygın nedenlerinden bazılarına dayalı örnekleri bir araya getirdik.

1. Kurumsal Ofis Dışı Şablonu

Kurumsal bir şablon, bilinmesi gereken bazında bilgiler sunar. Mesaj kısa, öz ve önemli müşteriler ve son derece profesyonel bir çalışma ortamında olanlar için en iyisidir.

Mesajın için teşekkürler.

5 Ağustos'a kadar ofis dışındayım ve mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.

Acilse, lütfen meslektaşım Alice ile iletişime geçin: 888-641-0302

Bazı ekiplerin, bir kişinin müsait olmadığı durumlar için SSS'lere ve ilgili bilgilere ayrılmış açılış sayfaları veya web sitesi alanları vardır.

2. Kaynakları Ofis Dışında Paylaşma Şablonu

Bu durumlarda, kişileri doğru yöne yönlendirmek için ofis dışında şablonunuzdaki kaynağa giden bir bağlantıyı paylaşmak isteyeceksiniz.

Mesajın için teşekkürler!

Şu anda 5 Ağustos'a kadar ofis dışındayım. Şablonlarla ilgili tüm sorularınız için lütfen bu bağlantıyı takip edin .

Diğer tüm sorularınız için lütfen Alice'e e-posta gönderin: [email protected]

Diğer tüm mesajlara en kısa sürede geri döneceğim.

3. Komik Ofis Dışı Şablonu

Ofis dışından gelen komik yanıtlarla dikkatli davranmak her zaman en iyisidir. İş yerindeki en iyi arkadaşınıza gönderilen mesajın aynısının en önemli müşterinize de gönderilebileceğini unutmayın.

Mizah evrensel değildir, ancak bu, mesajınıza biraz kişilik katamayacağınız anlamına gelmez.

Mesajın için teşekkürler.

Tüm ekibimiz şu anda ST süper yatında (tamam, bu gerçekten ST yıllık konferansı).

Mesajları yarın AM'den itibaren yanıtlayacağız, ancak acil konular için bizi şu numaradan arayabilirsiniz: 888-641-0302.

Ofis Dışında Mesajınız Hakkında Stres Yapmayın (Ama Profesyonel Olun)

Ofis dışında mesajınız, dinlendirici bir tatil için biletinizdir. Kişileri başka bir bilgi kaynağına yönlendirmek için olsa bile, sizin yerinizde çalışıyor olmalıdır.

Mükemmel mesajı nasıl oluşturacağınız konusunda çok fazla endişelenmeyin, örneklerimizi izleyerek gerekli bilgilerin orada olduğundan emin olun. Sonraki durak, plaj.