Use estas plantillas de mensajes de fuera de la oficina para obtener la respuesta automática perfecta

¿Sabía que unas vacaciones bien merecidas pueden mejorar la productividad en el lugar de trabajo en un 80 %?

Tomarse un descanso del trabajo es tan importante para su negocio como lo es para su salud mental. Pero con los mensajes y llamadas 'urgentes' que llegan las 24 horas, apagar nunca ha sido tan difícil.

Es un límite en el que todos deberían estar trabajando. ¿Cómo se puede esperar que se relaje y descanse si su cerebro todavía está trabajando?

Use un mensaje de fuera de la oficina para hacer el trabajo por usted asegurando a los demás que ha recibido su mensaje y que se comunicará con ellos a su regreso.

Si trabaja con múltiples partes interesadas, elaborar el mensaje correcto puede ser difícil.

Dedique cinco minutos a una de nuestras plantillas y comunicará la información que necesita en un mensaje de fuera de la oficina conciso y efectivo.

¿Qué es un mensaje de fuera de la oficina?

Un mensaje de fuera de la oficina es una respuesta automática a los correos electrónicos y mensajes de texto entrantes que le permite al remitente saber que no está en el trabajo, cuánto tiempo estará fuera y que ha recibido su mensaje.

Una de las cosas más importantes que incluye un mensaje de fuera de la oficina es un contacto alternativo para aquellos que intentan comunicarse con usted.

Proporcionar la dirección de correo electrónico o el número de teléfono de un colega ofrece una alternativa para asuntos urgentes. Si se trata de una emergencia real, su colega puede contactarlo cuando esté de vacaciones.

En última instancia, un mensaje de fuera de la oficina debe ser breve, cortés y brindar la información necesaria para asegurarles a quienes intentan comunicarse con usted que recibirá su mensaje cuando regrese.

¿Por qué son importantes los mensajes de fuera de la oficina?

Establecer un mensaje de fuera de la oficina es importante para sus contactos comerciales y su bienestar.

Si se ha tomado un tiempo libre para recargar energías, se lo merece sin que los clientes, los clientes o los colegas intenten comunicarse con usted a todas horas. Hacerles saber que estás fuera es una excelente manera de minimizar esto.

Para aquellos que se comunican, es mejor responder lo antes posible, a nadie le gusta que lo hagan esperar.

Cuando las personas saben que no está, es más probable que busquen otras fuentes de información. Esto evitará que se le envíen muchos correos electrónicos innecesarios y hará que su regreso al trabajo sea mucho más fácil.

Cómo escribir un mensaje de fuera de la oficina efectivo

Los empleados a menudo se sienten presionados para escribir un mensaje original de fuera de la oficina. Esto podría significar un GIF de pingüinos durante las vacaciones o un gato tomando el sol cuando un contacto está de vacaciones de verano.

Depende de usted qué tan formal o informal le gustaría ser, pero tenga en cuenta los siguientes consejos para asegurarse de que su mensaje de ausencia ofrezca toda la información necesaria.

¿Qué debe incluir su mensaje de fuera de la oficina?

Por mucho que lo intentemos, simplemente no podemos llamar a un GIF una necesidad. El resto de estos puntos lo son, así que asegúrate de incluirlos.

1. Reconocer al remitente

Al igual que cualquier cadena de mensajes, debe conservar la cortesía. Depende de usted si es un simple 'Hola' o 'Gracias por su mensaje'. Es bueno que se reconozca al remitente antes de hablar de cómo está tomando el sol en las Bahamas.

2. Hágales saber cuándo regresará

Proporcione la fecha de su regreso a la oficina. Esto permitirá que los contactos sepan cuándo pueden comunicarse nuevamente y brindará una estimación aproximada de cuándo esperar una respuesta.

3. Proporcione un contacto alternativo

Es inevitable que algunos correos electrónicos simplemente no puedan esperar su devolución. También es inevitable que algunas personas crean que esto es cierto, incluso cuando no lo es. Para esos mensajes entrantes, es mejor dejar la información de contacto del colega que asume tus responsabilidades mientras estás fuera.

Una vez que haya escrito la información necesaria, asegúrese de revisarla y verificar tres veces que haya configurado el mensaje correctamente.

Los empleados a menudo reutilizan las mismas respuestas automáticas, lo que puede significar que las fechas y los contactos alternativos no se modifican. Evite la confusión echándole un vistazo.

¿Qué debe evitar su mensaje de fuera de la oficina?

Hay cosas que es mejor no decirlas. Esto es lo que recomendamos evitar en su mensaje de fuera de la oficina.

1. demasiado detalle

Un mensaje de fuera de la oficina debería facilitarle la vida, así que evite llenarlo con información innecesaria para filtrar. La mayoría de las veces, su mensaje se lee rápidamente, por lo que si desea incluir una broma alegre, asegúrese de que esté al final.

2. Decir que responderás el día que regreses

Cuando se dirige a la puerta de la oficina, su regreso al trabajo puede parecer muy lejano. Pero ese momento llegará, y cuando llegue, tendrás una acumulación de correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas y trabajo para ponerte al día. Gane algo de tiempo al no prometer responder a los mensajes perdidos de inmediato.

3. Uso de un formato de fecha numérico

Si eres una empresa o establecimiento con clientes internacionales, evita el formato 07/08/2021. El 7 de agosto de 2021 escrito fuera de los EE. UU. suele ser el 08/07/21. Escriba una fecha abreviada, 7 de agosto, para evitar malentendidos internacionales.

4. No pedir el permiso de su contacto alternativo

Siempre asegúrese de consultar con su colega antes de poner su correo electrónico o número de teléfono en su mensaje de fuera de la oficina. Podría haber alguien más adecuado para las consultas de campo, o su posible contacto puede sentir que no tiene la capacidad suficiente para asumirlo.

Si se pregunta cómo sería un mensaje de fuera de la oficina en el peor de los casos, aquí hay un ejemplo (y no, nunca le dijeron a Alice que ella sería el contacto alternativo).

¡Gracias por enviar un correo electrónico! ¡Actualmente estoy tomando el sol en las Maldivas!

Lo siento, pero mis manos estarán demasiado llenas de piñas coladas para responder hasta el día en que regrese, 7/8/2021.

Hasta entonces, habla con Alice: 888-641-0302

Plantillas de mensajes de fuera de la oficina

Dependiendo de su industria, su negocio y el motivo de su ausencia, hay cientos de formas en las que puede escribir su mensaje de ausencia.

Si no está seguro de por dónde empezar, hemos reunido ejemplos basados ​​en algunas de las razones más comunes por las que se ausenta del trabajo.

1. Plantilla corporativa fuera de la oficina

Una plantilla corporativa ofrece información sobre la base de la necesidad de saber. El mensaje es corto, directo y es mejor para clientes importantes y aquellos en un ambiente de trabajo altamente profesional.

Gracias por tu mensaje.

Estaré fuera de la oficina hasta el 5 de agosto y te responderé tan pronto como pueda.

Si es urgente, comuníquese con mi colega Alice al: 888-641-0302

Algunos equipos tienen páginas de destino dedicadas o áreas del sitio web dedicadas a preguntas frecuentes e información relevante para cuando un contacto no está disponible.

2. Plantilla para compartir recursos fuera de la oficina

En esas circunstancias, querrá compartir un enlace al recurso dentro de su plantilla de fuera de la oficina para orientar a los contactos en la dirección correcta.

¡Gracias por tu mensaje!

Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el 5 de agosto. Para todas las consultas relacionadas con las plantillas, siga este enlace .

Para todas las demás consultas, envíe un correo electrónico a Alice, a: [email protected]

Me pondré en contacto con todos los demás mensajes lo antes posible.

3. Plantilla divertida fuera de la oficina

Siempre es mejor tener cuidado con las respuestas divertidas de fuera de la oficina. Tenga en cuenta que el mismo mensaje que se le envía a su mejor amigo en el trabajo también podría enviarse a su cliente más importante.

El humor no es universal, pero eso no significa que no puedas inyectar algo de personalidad en tu mensaje.

Gracias por tu mensaje.

Todo nuestro equipo está actualmente en el superyate ST (bueno, en realidad es la conferencia anual de ST).

Responderemos a los mensajes a partir de mañana por la mañana, pero para asuntos urgentes, puede llamarnos al: 888-641-0302.

No se estrese por su mensaje de fuera de la oficina (pero manténgalo profesional)

Su mensaje de fuera de la oficina es su boleto para unas vacaciones relajantes. Debería estar funcionando en su lugar, aunque solo sea para dirigir los contactos a otra fuente de información.

No se preocupe demasiado por cómo redactar el mensaje perfecto, solo asegúrese de que la información necesaria esté allí siguiendo nuestros ejemplos. Próxima parada, la playa.