Użyj tych szablonów wiadomości poza biurem, aby uzyskać idealną automatyczną odpowiedź

Czy wiesz, że dobrze zasłużone wakacje mogą poprawić produktywność w miejscu pracy o 80%?

Przerwa w pracy jest tak samo ważna dla Twojej firmy, jak dla Twojego zdrowia psychicznego. Ale z „pilnymi” wiadomościami i połączeniami przychodzącymi przez całą dobę, wyłączenie nigdy nie było trudniejsze.

To granica, nad którą każdy powinien pracować. Jak możesz oczekiwać, że będziesz się relaksować i odprężać, jeśli Twój mózg wciąż pracuje?

Użyj wiadomości „poza biurem”, aby wykonać pracę za Ciebie, zapewniając innych, że otrzymałeś ich wiadomość i odezwiesz się do nich po powrocie.

Jeśli pracujesz z wieloma interesariuszami, stworzenie właściwej wiadomości może być trudne.

Poświęć pięć minut na jeden z naszych szablonów, a przekażesz potrzebne informacje w zwięzłej, skutecznej wiadomości poza biurem.

Co to jest wiadomość „Poza biurem”?

Wiadomość „poza biurem” to automatyczna odpowiedź na przychodzące wiadomości e-mail i SMS-y, która informuje nadawcę, że jesteś poza pracą, jak długo Cię nie będzie i że otrzymałeś jego wiadomość.

Jedną z najważniejszych rzeczy, jakie zawiera wiadomość poza biurem, jest alternatywny kontakt dla osób próbujących się z Tobą skontaktować.

Podanie adresu e-mail lub numeru telefonu współpracownika stanowi alternatywę dla pilnych spraw. Jeśli to naprawdę nagły wypadek, Twój kolega może się z Tobą skontaktować, gdy będziesz na wakacjach.

Ostatecznie wiadomość poza biurem powinna być krótka, uprzejma i zawierać niezbędne informacje, aby uspokoić osoby próbujące się z Tobą skontaktować, że odbierzesz ich wiadomość po powrocie.

Dlaczego wiadomości „Poza biurem” są ważne?

Ustawienie wiadomości poza biurem jest ważne dla twoich kontaktów biznesowych i twojego dobrego samopoczucia.

Jeśli wziąłeś trochę wolnego czasu na doładowanie, zasługujesz na ten czas bez klientów, klientów lub współpracowników, którzy próbują się z tobą skontaktować o każdej porze. Poinformowanie ich, że jesteś daleko, to świetny sposób na zminimalizowanie tego.

Dla tych, którzy wyciągają rękę, lepiej odpowiedzieć jak najszybciej, nikt nie lubi, gdy trzeba czekać.

Kiedy ludzie wiedzą, że Cię nie ma, są bardziej skłonni szukać innych źródeł informacji. Pozwoli to zaoszczędzić wiele niepotrzebnych wiadomości e-mail wysyłanych do Ciebie i znacznie ułatwi powrót do pracy.

Jak napisać skuteczną wiadomość poza biurem

Pracownicy często odczuwają presję, aby napisać oryginalną wiadomość poza biurem. Może to oznaczać GIF przedstawiający pingwiny podczas wakacji lub opalającego się kota, gdy kontakt jest na wakacjach.

Od Ciebie zależy, jak formalny lub nieformalny chcesz być, ale pamiętaj o poniższych wskazówkach, aby upewnić się, że Twoja wiadomość poza biurem zawiera wszystkie niezbędne informacje.

Co powinna zawierać wiadomość „Poza biurem”?

Spróbuj, jak tylko możemy, po prostu nie możemy nazwać GIF-a koniecznością. Pozostałe te punkty są, więc pamiętaj, aby je uwzględnić.

1. Potwierdź nadawcę

Podobnie jak w przypadku każdego łańcucha wiadomości, powinieneś zachować uprzejmość. Niezależnie od tego, czy będzie to zwykłe „Cześć”, czy „Dziękuję za wiadomość”, zależy od Ciebie. Fajnie, że nadawca zostaje rozpoznany, zanim przejdziesz do tego, jak obecnie opalasz się na Bahamach.

2. Niech wiedzą, kiedy wrócisz

Podaj datę powrotu do biura. Dzięki temu kontakty będą wiedziały, kiedy mogą ponownie nawiązać kontakt i oszacować, kiedy mogą oczekiwać odpowiedzi.

3. Podaj alternatywny kontakt

To nieuniknione, że niektóre e-maile po prostu nie mogą czekać na Twój zwrot. Jest również nieuniknione, że niektórzy ludzie będą wierzyć, że to prawda, nawet jeśli tak nie jest. W przypadku wiadomości przychodzących najlepiej zostawić informacje kontaktowe współpracownika, który przejmuje Twoje obowiązki podczas Twojej nieobecności.

Gdy już napiszesz niezbędne informacje, sprawdź je i trzykrotnie sprawdź, czy wiadomość została prawidłowo skonfigurowana.

Pracownicy często ponownie używają tych samych odpowiedzi automatycznych, co może oznaczać, że daty i alternatywne kontakty nie zostaną zmienione. Unikaj zamieszania, obserwując go raz jeszcze.

Czego należy unikać w wiadomości poza biurem?

Niektórych rzeczy najlepiej nie mówić. Oto czego zalecamy unikanie w wiadomości poza biurem.

1. Za dużo szczegółów

Wiadomość poza biurem powinna ułatwiać życie, więc unikaj wypełniania jej niepotrzebnymi informacjami w celu odfiltrowania. Najczęściej twoja wiadomość jest szybko przeglądana, więc jeśli chcesz zamieścić beztroski żart, upewnij się, że jest na końcu.

2. Mówienie, że odpowiesz w dniu powrotu

Kiedy wychodzisz z biura, powrót do pracy może wydawać się bardzo odległy. Ale ten czas nadejdzie, a kiedy to nastąpi, będziesz miał zaległości e-maili, SMS-ów, telefonów i pracy, aby nadrobić zaległości. Kup sobie trochę czasu, nie obiecując od razu odpowiadać na nieodebrane wiadomości.

3. Korzystanie z numerycznego formatu daty

Jeśli prowadzisz firmę lub firmę z międzynarodowymi klientami, unikaj formatu 08/07/2021. 7 sierpnia 2021 pisany poza Stanami Zjednoczonymi to zwykle 07/08/21. Podaj skróconą datę, 7 sierpnia, aby uniknąć międzynarodowych nieporozumień.

4. Nie pytam o zgodę alternatywnego kontaktu

Zawsze upewnij się, że skontaktujesz się ze swoim kolegą przed umieszczeniem jego adresu e-mail lub numeru telefonu w wiadomości poza biurem. Może być ktoś, kto lepiej poradzi sobie z dochodzeniami w terenie lub Twój potencjalny kontakt może nie czuć, że ma wystarczające możliwości, aby się tym zająć.

Jeśli zastanawiasz się, jak wygląda najgorsza wiadomość o nieobecności w biurze, oto przykład (i nie, Alicji nigdy nie powiedziano, że będzie alternatywnym kontaktem).

Dzięki za e-mail! Obecnie łapię płaszczki na Malediwach!

Bardzo przepraszam, ale moje ręce będą zbyt pełne Pina Coladas, aby odpowiedzieć do dnia mojego powrotu, 8.07.2021.

Do tego czasu porozmawiaj z Alice: 888-641-0302

Szablony wiadomości poza biurem

W zależności od branży, firmy i powodu, dla którego nie pracujesz, istnieją setki sposobów na napisanie wiadomości poza biurem.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, zebraliśmy przykłady oparte na najczęstszych przyczynach nieobecności w pracy.

1. Korporacyjny szablon Poza biurem

Szablon korporacyjny zawiera informacje na zasadzie niezbędnej wiedzy. Przekaz jest krótki, na temat i jest najlepszy dla ważnych klientów i osób w wysoce profesjonalnym środowisku pracy.

Dziękuję za Twoją wiadomość.

Wychodzę z biura do 5 sierpnia i skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak będę mógł.

W pilnych sprawach proszę o kontakt z koleżanką Alice pod numerem: 888-641-0302

Niektóre zespoły mają dedykowane strony docelowe lub obszary witryny poświęcone najczęściej zadawanym pytaniom i odpowiednim informacjom, gdy kontakt jest niedostępny.

2. Udostępnianie zasobów poza biurem

W takich okolicznościach warto udostępnić łącze do zasobu w szablonie „Poza biurem”, aby wskazać kontaktom właściwy kierunek.

Dzięki za wiadomość!

Obecnie jestem poza biurem do 5 sierpnia. W przypadku wszystkich zapytań dotyczących szablonów prosimy kliknąć ten link .

W przypadku wszystkich innych zapytań należy wysłać e-mail do Alice na adres: [email protected]

Wrócę do wszystkich innych wiadomości tak szybko, jak to możliwe.

3. Zabawny szablon Poza biurem

Zawsze najlepiej jest ostrożnie podchodzić do zabawnych odpowiedzi poza biurem. Pamiętaj, że ta sama wiadomość wysłana do twojego najlepszego przyjaciela w pracy może być również wysłana do twojego najważniejszego klienta.

Humor nie jest uniwersalny, ale to nie znaczy, że nie możesz dodać osobowości do swojego przekazu.

Dzięki za wiadomość.

Cały nasz zespół jest obecnie na superjachcie ST (ok, to naprawdę doroczna konferencja ST).

Na wiadomości będziemy odpowiadać od jutra w nocy, ale w pilnych sprawach możesz do nas zadzwonić pod numer: 888-641-0302.

Nie stresuj się wiadomością poza biurem (ale zachowaj profesjonalizm)

Twoja wiadomość poza biurem to Twój bilet na relaksujące wakacje. Powinien działać na Twoim miejscu, nawet jeśli służy to tylko skierowaniu kontaktów do innego źródła informacji.

Nie martw się zbytnio o to, jak stworzyć idealną wiadomość, po prostu upewnij się, że znajdują się tam niezbędne informacje, postępując zgodnie z naszymi przykładami. Następny przystanek, plaża.