Utilizați aceste șabloane de mesaje în afara biroului pentru răspunsul automat perfect

Știați că o vacanță bine câștigată poate îmbunătăți productivitatea la locul de muncă cu 80%?

Luarea unei pauze de la serviciu este la fel de importantă pentru afacerea ta ca și pentru sănătatea ta mintală. Dar cu mesajele și apelurile „urgente” care sosesc non-stop, oprirea nu a fost niciodată mai dificilă.

Este o limită la care toată lumea ar trebui să lucreze. Cum poți să te relaxezi și să te relaxezi dacă creierul tău este încă la lucru?

Utilizați un mesaj în afara biroului pentru a face treaba în locul dvs., asigurându-i pe alții că le-ați primit mesajul și că le veți reveni la întoarcere.

Dacă lucrați cu mai multe părți interesate, elaborarea mesajului potrivit poate fi dificilă.

Petreceți cinci minute cu unul dintre șabloanele noastre și veți comunica informațiile de care aveți nevoie într-un mesaj concis și eficient în afara biroului.

Ce este un mesaj în afara biroului?

Un mesaj în afara biroului este un răspuns automat la e-mailurile și textele primite, care îi informează expeditorului că sunteți plecat de la serviciu, cât timp veți fi plecat și că ați primit mesajul său.

Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le include un mesaj în afara biroului este un contact alternativ pentru cei care încearcă să vă contacteze.

Furnizarea adresei de e-mail sau a numărului de telefon al unui coleg oferă o alternativă pentru probleme urgente. Dacă este o urgență reală, colegul tău te poate contacta atunci când ești în vacanță.

În cele din urmă, un mesaj în afara biroului ar trebui să fie scurt, politicos și să ofere informațiile necesare pentru a-i asigura pe cei care încearcă să vă contacteze că le veți prelua mesajul la întoarcere.

De ce sunt importante mesajele din afara biroului?

Setarea unui mesaj în afara biroului este importantă pentru contactele tale de afaceri și bunăstarea ta.

Dacă ți-ai luat ceva timp liber pentru a te reîncărca, meriți acel timp fără clienții, clienții sau colegii să încerce să te contacteze la orice oră. Să-i anunți că ești plecat este o modalitate excelentă de a minimiza acest lucru.

Pentru cei care se adresează, este mai bine să răspundă cât mai curând posibil, nimănui nu-i place să fie lăsat să aștepte.

Când oamenii știu că ești plecat, este mai probabil să caute alte surse de informații. Acest lucru va economisi o mulțime de e-mailuri inutile care vi se vor trimite și vă va face mult mai ușoară întoarcerea la muncă.

Cum să scrieți un mesaj eficient în afara biroului

Angajații simt adesea presiunea să scrie un mesaj original în afara biroului. Acest lucru ar putea însemna un GIF cu pinguini în timpul sărbătorilor sau o pisică care face plajă atunci când un contact este în vacanța de vară.

Depinde de tine cât de formal sau informal ai vrea să fii, dar ține cont de următoarele sfaturi pentru a te asigura că mesajul tău în afara biroului oferă toate informațiile necesare.

Ce ar trebui să includă mesajul dvs. în afara biroului?

Oricât am putea încerca, pur și simplu nu putem numi un GIF o necesitate. Restul acestor puncte sunt, așa că asigurați-vă că le includeți.

1. Confirmați expeditorul

La fel ca orice lanț de mesaje, ar trebui să păstrați politețea. Indiferent dacă este vorba despre un simplu „Bună ziua” sau „Mulțumesc pentru mesajul tău”, depinde de tine. Este plăcut ca expeditorul să fie recunoscut înainte de a te uita la felul în care faci plajă în prezent în Bahamas.

2. Anunță-i când te vei întoarce

Furnizați data întoarcerii dumneavoastră la birou. Acest lucru va informa persoanele de contact când vor putea contacta din nou și le va oferi o estimare generală a când să aștepte un răspuns.

3. Furnizați un contact alternativ

Este inevitabil ca unele e-mailuri să nu aștepte întoarcerea ta. De asemenea, este inevitabil ca unii oameni să creadă că acest lucru este adevărat, chiar și atunci când nu este. Pentru acele mesaje primite, cel mai bine este să lăsați informațiile de contact ale colegului care își asumă responsabilitățile în timp ce sunteți plecat.

După ce ați scris informațiile necesare, asigurați-vă că le-ați corectat și verificați de trei ori că ați configurat corect mesajul.

Angajații refolosesc adesea aceleași răspunsuri automate, ceea ce poate însemna că datele și contactele alternative nu sunt modificate. Evitați confuzia dându-i o dată.

Ce ar trebui să evite mesajul tău în afara biroului?

Unele lucruri sunt cel mai bine să lase nespuse. Iată ce vă recomandăm să evitați în mesajul dvs. în afara biroului.

1. Prea Multe Detalii

Un mesaj în afara biroului ar trebui să ușureze viața, așa că evitați să-l completați cu informații inutile pentru a le filtra. De cele mai multe ori, mesajul tău este scurtat rapid, așa că dacă vrei să faci o glumă ușoară, asigură-te că este la sfârșit.

2. Spunând că vei răspunde în ziua când te întorci

Când ieși pe ușa biroului, întoarcerea ta la muncă se poate simți foarte îndepărtată. Dar acel moment va veni și, atunci când va ajunge, veți avea un acumulator de e-mailuri, mesaje text, apeluri și muncă pentru a vă recupera. Achiziționați-vă ceva timp fără a promite că veți răspunde imediat la mesajele pierdute.

3. Utilizarea unui format numeric de dată

Dacă sunteți o afacere sau o unitate cu clienți internaționali, evitați formatul 08/07/2021. Data de 7 august 2021 scrisă în afara SUA este de obicei 07/08/21. Scrieți o dată prescurtată, 7 august, pentru a evita comunicarea greșită la nivel internațional.

4. Nu cere permisiunea persoanei de contact alternative

Asigurați-vă întotdeauna că vă consultați cu colegul înainte de a-i pune e-mailul sau numărul de telefon în mesajul de plecare. Ar putea exista cineva mai potrivit pentru întrebările pe teren, sau contactul dvs. potențial ar putea să nu simtă că are suficientă capacitate pentru a răspunde.

Dacă vă întrebați cum arată un mesaj în afara biroului, mai rău, iată un exemplu (și nu, Alicei nu i s-a spus niciodată că ea ar fi persoana de contact alternativă).

Mulțumesc pentru e-mail! Momentan prind raze în Maldive!

Îmi pare rău, dar mâinile mele vor fi prea pline de Pina Coladas pentru a răspunde până în ziua în care mă întorc, 07.08.2021.

Până atunci, vorbește cu Alice: 888-641-0302

Șabloane de mesaje în afara biroului

În funcție de industria dvs., de afacerea dvs. și de motivul pentru care ați plecat, există sute de moduri în care vă puteți scrie mesajul de absență.

Dacă nu sunteți sigur de unde să începeți, am adunat exemple bazate pe unele dintre cele mai frecvente motive pentru care sunteți plecat de la serviciu.

1. Șablon corporativ în afara biroului

Un șablon corporativ oferă informații pe baza necesității de a cunoaște. Mesajul este scurt, la obiect și este cel mai bun pentru clienții importanți și cei aflați într-un mediu de lucru extrem de profesionist.

Multumesc pentru mesajul tau.

Nu sunt de la birou până pe 5 august și vă voi contacta cât de curând voi putea.

Dacă este urgent, vă rugăm să o contactați pe colega mea Alice la: 888-641-0302

Unele echipe au pagini de destinație dedicate sau zone de site dedicate întrebărilor frecvente și informații relevante pentru când un contact este indisponibil.

2. Șablon de partajare a resurselor în afara biroului

În aceste circumstanțe, veți dori să partajați un link către resursa din șablonul dvs. în afara biroului pentru a indica contactele în direcția corectă.

Multumesc pentru mesaj!

Momentan sunt plecat de la birou până pe 5 august. Pentru toate întrebările legate de șabloane, vă rugăm să urmați acest link .

Pentru toate celelalte întrebări, vă rugăm să trimiteți un e-mail lui Alice la: [email protected]

Voi reveni la toate celelalte mesaje cât mai curând posibil.

3. Șablon amuzant în afara biroului

Cel mai bine este întotdeauna să mergeți cu atenție cu răspunsuri amuzante în afara biroului. Rețineți că același mesaj trimis celui mai bun prieten de la serviciu ar putea fi trimis și celui mai important client.

Umorul nu este universal, dar asta nu înseamnă că nu poți injecta ceva personalitate în mesajul tău.

Multumesc pentru mesaj.

Întreaga noastră echipă este în prezent pe superyacht-ul ST (ok, este într-adevăr conferința anuală ST).

Vom răspunde la mesaje de mâine dimineață, dar pentru probleme urgente, ne puteți suna la: 888-641-0302.

Nu te stresa cu privire la mesajul tău în afara biroului (dar păstrează-l profesionist)

Mesajul tău în afara biroului este biletul tău pentru o vacanță relaxantă. Ar trebui să funcționeze în locul tău, chiar dacă asta este doar pentru a direcționa contactele către o altă sursă de informații.

Nu vă faceți griji prea mult despre cum să creați mesajul perfect, asigurați-vă doar că informațiile necesare sunt acolo, urmând exemplele noastre. Următoarea oprire, plaja.