استخدم قوالب الرسائل خارج المكتب هذه للرد التلقائي المثالي

هل تعلم أن الحصول على إجازة جيدة يمكن أن يحسن الإنتاجية في مكان العمل بنسبة 80٪؟

أخذ استراحة من العمل لا يقل أهمية عن عملك بالنسبة لصحتك العقلية. ولكن مع تلقي الرسائل والمكالمات "العاجلة" على مدار الساعة ، لم يكن الإغلاق أصعب من أي وقت مضى.

إنها حدود يجب على الجميع العمل عليها. كيف يُتوقع منك الاسترخاء والاسترخاء إذا كان عقلك لا يزال يعمل؟

استخدم رسالة خارج المكتب للقيام بالعمل نيابة عنك من خلال طمأنة الآخرين بأنك تلقيت رسالتهم وستعود إليهم عند عودتك.

إذا كنت تعمل مع العديد من أصحاب المصلحة ، فقد يكون من الصعب صياغة الرسالة الصحيحة.

اقضِ خمس دقائق في استخدام أحد القوالب الخاصة بنا وسوف تنقل المعلومات التي تحتاجها في رسالة موجزة وفعالة خارج المكتب.

ما هي رسالة خارج المكتب؟

رسالة خارج المكتب هي استجابة تلقائية لرسائل البريد الإلكتروني والنصوص الواردة والتي تتيح للمرسل معرفة أنك بعيد عن العمل ، ومدة رحيلك ، وأنك تلقيت رسالته.

من أهم الأشياء التي تتضمنها رسالة "خارج المكتب" وجود جهة اتصال بديلة لأولئك الذين يحاولون الوصول إليك.

يوفر توفير عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف للزميل بديلاً للمسائل العاجلة. إذا كانت حالة طوارئ حقيقية ، فيمكن لزميلك الاتصال بك عندما تكون في إجازة.

في النهاية ، يجب أن تكون رسالة خارج المكتب قصيرة ومهذبة وتوفر المعلومات اللازمة لطمأنة أولئك الذين يحاولون الاتصال بك أنك ستلتقط رسالتهم عند عودتك.

لماذا الرسائل خارج المكتب مهمة؟

يعد إعداد رسالة خارج المكتب أمرًا مهمًا لجهات اتصال العمل ورفاهيتك .

إذا كنت قد استغرقت بعض الوقت لإعادة الشحن ، فأنت تستحق ذلك الوقت دون أن يحاول العملاء أو العملاء أو الزملاء الوصول إليك في جميع الأوقات. يُعد إخبارهم بأنك بعيدًا طريقة رائعة لتقليل ذلك.

بالنسبة لأولئك الذين يتواصلون ، من الأفضل الرد في أسرع وقت ممكن ، فلا أحد يحب أن يظل منتظرًا.

عندما يعرف الناس أنك بعيد ، فمن المرجح أن يبحثوا عن مصادر أخرى للمعلومات. سيوفر هذا الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية التي يتم إرسالها إليك ويجعل عودتك إلى العمل أسهل بكثير.

كيف تكتب رسالة فعالة خارج المكتب

غالبًا ما يشعر الموظفون بالضغط لكتابة رسالة أصلية خارج المكتب. قد يعني هذا صورة GIF لطيور البطريق خلال الإجازات ، أو قطة تستحم عندما يكون أحد الأشخاص في إجازة صيفية.

يعود الأمر إليك بشأن مدى رغبتك في أن تكون رسميًا أو غير رسمي ، ولكن ضع في اعتبارك النصائح التالية للتأكد من أن رسالتك خارج المكتب توفر جميع المعلومات الضرورية.

ماذا يجب أن تتضمن رسالتك خارج المكتب؟

حاول قدر الإمكان ، لا يمكننا اعتبار GIF ضرورة. باقي هذه النقاط موجودة ، لذا تأكد من تضمينها.

1. الاعتراف بالمرسل

تمامًا مثل أي سلسلة رسائل ، يجب أن تحافظ على الأدب. سواء كانت كلمة "مرحبًا" بسيطة أو "شكرًا على رسالتك" ، فهذا متروك لك. من الجيد أن يتم التعرف على المرسل قبل أن تقفز إلى الطريقة التي تستحم بها حاليًا في جزر الباهاما.

2. دعهم يعرفون متى ستعود

قدم تاريخ عودتك إلى المكتب. سيسمح هذا لجهات الاتصال بمعرفة متى يمكنهم التواصل مرة أخرى وتقديم تقدير تقريبي للوقت المتوقع للرد.

3. توفير جهة اتصال بديلة

لا مفر من أن بعض رسائل البريد الإلكتروني لا تنتظر عودتك. من الحتمي أيضًا أن يعتقد بعض الناس أن هذا صحيح ، حتى لو لم يكن كذلك. بالنسبة لتلك الرسائل الواردة ، من الأفضل ترك معلومات الاتصال الخاصة بالزميل الذي يتحمل مسؤولياتك أثناء تواجدك بعيدًا.

بمجرد كتابة المعلومات الضرورية ، تأكد من تدقيقها والتحقق ثلاث مرات من إعداد الرسالة بشكل صحيح.

غالبًا ما يعيد الموظفون استخدام نفس الردود التلقائية ، مما قد يعني عدم تغيير التواريخ وجهات الاتصال البديلة. تجنب الالتباس عن طريق إعطائه مرة واحدة.

ما الذي يجب أن تتجنبه رسالتك خارج المكتب؟

من الأفضل ترك بعض الأشياء دون قول. إليك ما نوصي بتجنبه في رسالتك خارج المكتب.

1. الكثير من التفاصيل

يجب أن تجعل رسالة خارج المكتب الحياة أسهل ، لذا تجنب ملؤها بالمعلومات غير الضرورية للتصفية. في كثير من الأحيان ، يتم عرض رسالتك بسرعة ، لذا إذا كنت تريد وضع نكتة لطيفة ، فتأكد من أنها في النهاية.

2. قائلا إنك سترد في يوم عودتك

عندما تخرج من باب المكتب ، قد تشعر بأن عودتك إلى العمل بعيدة جدًا. ولكن سيأتي ذلك الوقت ، وعندما يحدث ذلك سيكون لديك تراكم من رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والمكالمات والعمل على اللحاق بالركب. اشتر لنفسك بعض الوقت من خلال عدم الوعد بالرد على الرسائل الفائتة على الفور.

3. باستخدام تنسيق التاريخ العددي

إذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا أو مؤسسة لها عملاء دوليون ، فتجنب تنسيق 08/07/2021. يوم 7 أغسطس 2021 المكتوب خارج الولايات المتحدة هو عادة 21/07/08. اكتب تاريخًا مختصرًا ، 7 أغسطس ، لتجنب سوء التواصل الدولي.

4. عدم طلب إذن جهة الاتصال البديلة

تأكد دائمًا من تسجيل الوصول مع زميلك قبل وضع بريده الإلكتروني أو رقم هاتفه في رسالتك خارج المكتب. قد يكون هناك شخص أكثر ملاءمة للاستفسارات الميدانية ، أو قد لا يشعر الشخص الذي تتعامل معه المحتمل أن لديه القدرة الكافية للقيام بذلك.

إذا كنت تتساءل كيف تبدو رسالة خارج المكتب أسوأ حالة ، فإليك مثالاً (ولا ، لم يتم إخبار أليس أبدًا أنها ستكون جهة الاتصال البديلة).

شكرا لمراسلتك! أنا حاليا أصطاد أسماك الراي في جزر المالديف!

آسف جدًا ، لكن يدي ستكون ممتلئة جدًا بـ Pina Coladas للرد حتى يوم عودتي ، 8/7/2021.

حتى ذلك الحين ، تحدث إلى أليس: 0302-641-888

قوالب الرسائل خارج المكتب

اعتمادًا على مجال عملك وعملك وسبب توقفك عن العمل ، هناك مئات الطرق التي يمكنك من خلالها كتابة رسالتك خارج المكتب.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فقد قمنا بتجميع الأمثلة بناءً على بعض الأسباب الأكثر شيوعًا للابتعاد عن العمل.

1. نموذج الشركة خارج المكتب

يقدم نموذج الشركة معلومات على أساس الحاجة إلى المعرفة. الرسالة قصيرة ، إلى حد كبير ، وهي الأفضل للعملاء المهمين وأولئك الذين يعملون في بيئة عمل احترافية للغاية.

شكرا لرسالتك.

سأخرج من المكتب حتى الخامس من آب (أغسطس) وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن.

إذا كان الأمر عاجلاً ، يرجى الاتصال بزميلتي أليس على الرقم: 0302-641-888

بعض الفرق لديها صفحات مقصودة مخصصة أو مناطق مواقع ويب مخصصة للأسئلة الشائعة والمعلومات ذات الصلة عند عدم توفر جهة اتصال.

2. نموذج مشاركة الموارد خارج المكتب

في هذه الظروف ، سترغب في مشاركة ارتباط إلى المورد داخل نموذج خارج المكتب لتوجيه جهات الاتصال في الاتجاه الصحيح.

شكرا على رسالتك!

أنا حاليًا خارج المكتب حتى 5 أغسطس. لجميع الاستفسارات المتعلقة بالقوالب ، يرجى اتباع هذا الرابط .

لجميع الاستفسارات الأخرى ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى Alice على العنوان: [email protected]

سأعود إلى جميع الرسائل الأخرى في أقرب وقت ممكن.

3. قالب مضحك خارج المكتب

من الأفضل دائمًا أن تخطو بحذر باستخدام ردود مضحكة خارج المكتب. ضع في اعتبارك أن نفس الرسالة التي يتم إرسالها إلى أفضل صديق لك في العمل يمكن أيضًا إرسالها إلى أهم عميل لديك.

الفكاهة ليست عالمية ، لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك إدخال بعض الشخصية في رسالتك.

شكرا على رسالتك.

فريقنا بأكمله متواجد حاليًا على اليخت الفاخر ST (حسنًا ، إنه حقًا مؤتمر ST السنوي).

سنقوم بالرد على الرسائل بدءًا من صباحًا غدًا ولكن للأمور العاجلة ، يمكنك الاتصال بنا على: 0302-641-888.

لا تشدد على رسالتك خارج المكتب (ولكن اجعلها احترافية)

رسالتك خارج المكتب هي تذكرتك لقضاء عطلة مريحة. يجب أن تعمل في مكانك ، حتى لو كان ذلك لتوجيه جهات الاتصال إلى مصدر آخر للمعلومات.

لا تقلق كثيرًا بشأن كيفية صياغة الرسالة المثالية ، فقط تأكد من وجود المعلومات الضرورية باتباع الأمثلة لدينا. المحطة التالية ، الشاطئ.