Используйте эти шаблоны сообщений об отсутствии на работе для идеального автоматического ответа

Знаете ли вы, что заслуженный отпуск может повысить производительность труда на 80%?

Перерыв в работе так же важен для вашего бизнеса, как и для вашего психического здоровья. Но поскольку «срочные» сообщения и звонки поступают круглосуточно, отключение никогда не было таким сложным.

Это граница, над которой все должны работать. Как вы можете расслабиться и отдохнуть, если ваш мозг все еще работает?

Используйте сообщение об отсутствии на работе, чтобы сделать работу за вас, заверив других, что вы получили их сообщение и свяжетесь с ними по возвращении.

Если вы работаете с несколькими заинтересованными сторонами, создание правильного сообщения может быть затруднено.

Потратьте пять минут на один из наших шаблонов, и вы сообщите необходимую информацию в кратком и эффективном сообщении вне офиса.

Что такое сообщение об отсутствии на рабочем месте?

Сообщение об отсутствии на работе — это автоматический ответ на входящие электронные письма и текстовые сообщения, который позволяет отправителю узнать, что вы отсутствуете на работе, как долго вас не будет и что вы получили его сообщение.

Одной из самых важных вещей, которые включает сообщение об отсутствии на работе, является альтернативный контакт для тех, кто пытается с вами связаться.

Предоставление адреса электронной почты или номера телефона коллеги предлагает альтернативу для срочных вопросов. Если это действительно экстренная ситуация, ваш коллега может связаться с вами, когда вы в отпуске.

В конечном счете, сообщение об отсутствии на работе должно быть коротким, вежливым и содержать необходимую информацию, чтобы убедить тех, кто пытается связаться с вами, что вы получите их сообщение по возвращении.

Почему важны сообщения об отсутствии на работе?

Настройка сообщения об отсутствии на работе важна для ваших деловых контактов и вашего благополучия.

Если вы взяли перерыв, чтобы перезарядиться, вы заслуживаете этого времени без клиентов, клиентов или коллег, пытающихся связаться с вами в любое время. Дать им знать, что вы отсутствуете, — отличный способ свести это к минимуму.

Для тех, кто протягивает руку, лучше ответить как можно скорее, никто не любит ждать.

Когда люди знают, что вас нет дома, они с большей вероятностью будут искать другие источники информации. Это сэкономит вам много ненужных электронных писем и значительно облегчит ваше возвращение к работе.

Как написать эффективное сообщение вне офиса

Сотрудники часто чувствуют необходимость написать оригинальное сообщение об отсутствии на работе. Это может означать GIF-файл с пингвинами во время каникул или загорающую кошку, когда контакт находится на летних каникулах.

Вам решать, насколько формальным или неформальным вы хотите быть, но помните о следующих советах, чтобы убедиться, что ваше сообщение об отсутствии на работе содержит всю необходимую информацию.

Что должно содержать ваше сообщение об отсутствии на работе?

Как бы мы ни старались, мы просто не можем назвать GIF необходимостью. Остальные пункты есть, так что не забудьте их указать.

1. Подтвердите отправителя

Как и в любой цепочке сообщений, вы должны сохранять вежливость. Будь то простое «Привет» или «Спасибо за ваше сообщение», решать вам. Приятно, когда отправителя узнают до того, как вы начнете загорать на Багамах.

2. Сообщите им, когда вы вернетесь

Укажите дату вашего возвращения в офис. Это сообщит контактам, когда они смогут связаться снова, и даст приблизительную оценку того, когда ожидать ответа.

3. Предоставьте альтернативный контакт

Неизбежно, что некоторые электронные письма просто не могут дождаться вашего возвращения. Также неизбежно, что некоторые люди будут верить в то, что это правда, даже если это не так. Для этих входящих сообщений лучше всего оставить контактную информацию коллеги, который берет на себя ваши обязанности, пока вас нет.

После того, как вы записали необходимую информацию, обязательно проверьте ее и трижды проверьте, правильно ли вы создали сообщение.

Сотрудники часто повторно используют одни и те же автоматические ответы, что может означать, что даты и альтернативные контакты не меняются. Избегайте путаницы, взглянув на нее еще раз.

Чего следует избегать в сообщении об отсутствии на работе?

О некоторых вещах лучше не говорить. Вот чего мы рекомендуем избегать в сообщениях об отсутствии на работе.

1. Слишком много деталей

Сообщение об отсутствии на работе должно облегчить жизнь, поэтому избегайте заполнения его ненужной информацией, которую можно отфильтровать. Чаще всего ваше сообщение просматривается быстро, поэтому, если вы хотите добавить беззаботную шутку, убедитесь, что она находится в конце.

2. Говорить, что ответишь в день возвращения

Когда вы выходите из офиса, ваше возвращение на работу может казаться очень далеким. Но это время придет, и когда оно настанет, у вас будет куча писем, сообщений, звонков и работы, которую нужно наверстать. Выиграйте себе немного времени, не обещая немедленно отвечать на пропущенные сообщения.

3. Использование числового формата даты

Если вы представляете компанию или учреждение с международными клиентами, избегайте формата 07.08.2021. 7 августа 2021 года за пределами США обычно указывается 08.07.21. Напишите сокращенную дату, 7 августа, чтобы избежать международного недопонимания.

4. Не спрашивая разрешения у вашего альтернативного контактного лица

Всегда связывайтесь со своим коллегой, прежде чем указывать его адрес электронной почты или номер телефона в сообщении об отсутствии на работе. Там может быть кто-то, кто лучше подходит для полевых расследований, или ваш потенциальный контакт может не чувствовать, что у него достаточно возможностей, чтобы взяться за это.

Если вам интересно, как выглядит сообщение об отсутствии на работе в худшем случае, вот пример (и нет, Алисе никогда не говорили, что она будет альтернативным контактным лицом).

Спасибо за письмо! Сейчас я ловлю скатов на Мальдивах!

Извините, но мои руки будут слишком заняты Пина Коладой, чтобы отвечать до того дня, когда я вернусь, 07.08.2021.

А пока поговорите с Алисой: 888-641-0302

Шаблоны сообщений об отсутствии на работе

В зависимости от вашей отрасли, вашего бизнеса и причины, по которой вы отсутствовали, существуют сотни способов написать сообщение об отсутствии на работе.

Если вы не знаете, с чего начать, мы собрали примеры, основанные на некоторых наиболее распространенных причинах отсутствия на работе.

1. Корпоративный шаблон вне офиса

Корпоративный шаблон предлагает информацию по мере необходимости. Сообщение короткое, по существу, и лучше всего подходит для важных клиентов и тех, кто работает в высокопрофессиональной среде.

Спасибо за ваше сообщение.

Меня нет в офисе до 5 августа, и я свяжусь с вами, как только смогу.

Если это срочно, пожалуйста, свяжитесь с моей коллегой Алисой по телефону: 888-641-0302.

У некоторых команд есть специальные целевые страницы или области веб-сайтов, посвященные часто задаваемым вопросам и соответствующей информации, когда контакт недоступен.

2. Общий доступ к ресурсам вне офиса

В таких случаях вы захотите поделиться ссылкой на ресурс в своем шаблоне вне офиса, чтобы направить контакты в правильном направлении.

Спасибо за твое сообщение!

Сейчас меня нет на работе до 5 августа. По всем вопросам, связанным с шаблонами, обращайтесь по этой ссылке .

По всем другим вопросам, пожалуйста, пишите Алисе по адресу: [email protected]

Я вернусь ко всем другим сообщениям как можно скорее.

3. Забавный шаблон вне офиса

Всегда лучше действовать осторожно с забавными ответами вне офиса. Имейте в виду, что то же самое сообщение, отправленное вашему лучшему другу на работе, может быть отправлено и вашему самому важному клиенту.

Юмор не универсален, но это не значит, что вы не можете привнести в свое сообщение немного индивидуальности.

Спасибо за твое сообщение.

Вся наша команда в настоящее время находится на суперъяхте ST (хорошо, это действительно ежегодная конференция ST).

Мы будем отвечать на сообщения завтра утром, но по срочным вопросам вы можете позвонить нам по телефону: 888-641-0302.

Не переживайте из-за сообщения об отсутствии на работе (но делайте это профессионально)

Ваше сообщение вне офиса — это ваш билет в расслабляющий отпуск. Это должно работать вместо вас, даже если это просто прямые контакты с другим источником информации.

Не беспокойтесь слишком сильно о том, как создать идеальное сообщение, просто убедитесь, что в нем есть необходимая информация, следуя нашим примерам. Следующая остановка, пляж.