完璧な自動返信のためにこれらの不在メッセージテンプレートを使用する

十分に稼いだ休暇が職場の生産性を80％向上させることができることをご存知ですか？

仕事を休むことは、あなたのビジネスにとってもメンタルヘルスにとっても同じくらい重要です。 しかし、「緊急の」メッセージや電話が24時間体制で着信するため、スイッチを切るのがこれまでになく難しくなっています。

それは誰もが取り組むべき境界です。 脳がまだ機能している場合、どのようにしてリラックスしてくつろぐことが期待できますか？

不在メッセージを使用して、メッセージを受信し、戻ってきたときに返信されることを他の人に安心させて、作業を行います。

複数の利害関係者と協力する場合、適切なメッセージを作成するのは難しい場合があります。

テンプレートの1つを5分間使用すると、必要な情報を簡潔で効果的な不在メッセージで伝えることができます。

不在メッセージとは何ですか？

不在メッセージは、受信した電子メールやテキストへの自動応答であり、送信者に、あなたが仕事から離れていること、あなたがどれくらい離れているか、そしてあなたが彼らのメッセージを受信したことを知らせます。

不在メッセージに含まれる最も重要なことの1つは、あなたに連絡しようとしている人のための代替連絡先です。

同僚の電子メールアドレスまたは電話番号を提供することは、緊急の問題の代替手段を提供します。 本当に緊急の場合は、休暇中に同僚から連絡があります。

最終的に、不在メッセージは短く、礼儀正しく、あなたに連絡しようとしている人に、あなたが戻ってきたときにメッセージを受け取ることを安心させるために必要な情報を提供する必要があります。

不在メッセージが重要なのはなぜですか？

不在メッセージを設定することは、あなたのビジネスの連絡先とあなたの幸福にとって重要です。

充電のためにしばらく休んだ場合は、顧客、クライアント、または同僚がいつでもあなたに連絡しようとせずに、その時間に値します。 あなたが不在であることを彼らに知らせることは、これを最小限に抑えるための素晴らしい方法です。

連絡をとる人は、できるだけ早く返信することをお勧めします。誰も待たされることを好まないのです。

人々はあなたが不在であることを知っているとき、他の情報源を探す可能性が高くなります。 これにより、不要なメールが大量に送信されるのを防ぎ、仕事に戻るのがはるかに簡単になります。

効果的な不在メッセージを書く方法

従業員は、オリジナルの不在メッセージを書くことへのプレッシャーを感じることがよくあります。 これは、休暇中のペンギンのGIF、または夏休みの連絡先の日光浴猫を意味する場合があります。

どれだけ公式または非公式になりたいかはあなた次第ですが、不在メッセージに必要なすべての情報が含まれていることを確認するために、次のヒントを覚えておいてください。

不在メッセージには何を含める必要がありますか？

できる限り試してみてください。GIFを必要とは言えません。 これらのポイントの残りはそうですので、それらを含めるようにしてください。

1.送信者を確認します

他のメッセージチェーンと同じように、礼儀正しさを保つ必要があります。 それが単純な「こんにちは」であるか、「メッセージをありがとう」であるかどうかはあなた次第です。 あなたが現在バハマで日光浴をしている方法に飛び込む前に、送信者が認識されるのは素晴らしいことです。

2.いつ戻るかを彼らに知らせます

帰国日を記入してください。 これにより、連絡先はいつ再度連絡できるかを知らせ、いつ返信を期待できるかを大まかに見積もることができます。

3.3。 代替連絡先を提供する

一部のメールは返信を待つことができないのは避けられません。 たとえそうでなくても、これが真実であると信じる人もいることも避けられません。 これらの着信メッセージについては、あなたが不在の間、あなたの責任を引き受けている同僚の連絡先情報を残すのが最善です。

必要な情報を書き留めたら、必ず校正し、メッセージが正しく設定されていることを3回確認してください。

多くの場合、従業員は同じ自動返信を再利用します。これは、日付と代替連絡先が変更されないことを意味します。 もう一度与えることで混乱を避けてください。

不在メッセージは何を避けるべきですか？

いくつかのことは言わないでおくのが最善です。 不在メッセージで避けることをお勧めするのは次のとおりです。

1.1。 詳細が多すぎる

不在メッセージは生活を楽にするはずなので、フィルターで除外するために不要な情報をメッセージに入力することは避けてください。 多くの場合、メッセージはすぐに読み飛ばされます。そのため、気楽なジョークを入れたい場合は、最後にあることを確認してください。

2.2。 あなたが戻った日にあなたが返信すると言って

あなたがオフィスのドアから出て行くとき、あなたの仕事への復帰は非常に遠くに感じることができます。 しかし、その時が来るでしょう、そしてそれが起こるとき、あなたは電子メール、テキスト、電話のバックログを持ち、追いつくために働くでしょう。 見逃したメッセージにすぐに返信することを約束しないことで、しばらく時間を取ってください。

3.3。 数値の日付形式を使用する

海外の顧客とのビジネスまたは施設の場合は、2021年8月7日の形式は避けてください。 米国外で書かれた2021年8月7日は通常07/08/21です。 国際的な誤解を避けるために、8月7日の省略形の日付を書き留めてください。

4.4。 代替連絡先の許可を求めない

不在メッセージに同僚の電子メールまたは電話番号を記載する前に、必ず同僚にチェックインしてください。 現場での問い合わせに適した人がいるかもしれません。あるいは、あなたの将来の連絡先は、彼らがそれを引き受けるのに十分な能力を持っていると感じていないかもしれません。

最悪の場合の不在メッセージがどのように見えるか疑問に思っている場合は、ここに例を示します（いいえ、アリスは彼女が代替の連絡先になるとは言われませんでした）。

メールありがとうございます！ 私は現在モルディブで光線を捕らえています！

申し訳ありませんが、私の手はピニャコラーダでいっぱいになり、2021年8月7日に戻る日まで応答できません。

それまでは、アリスに相談してください。 888-641-0302

不在メッセージテンプレート

あなたの業界、あなたのビジネス、そしてあなたが休む理由に応じて、あなたがあなたの不在メッセージを書くことができる何百もの方法があります。

どこから始めればよいかわからない場合は、仕事から離れる最も一般的な理由のいくつかに基づいて例をまとめました。

1.企業の不在時のテンプレート

企業テンプレートは、知る必要のある情報を提供します。 メッセージは簡潔で要領を得ており、重要なクライアントや高度に専門的な作業環境にいるクライアントに最適です。

メッセージありがとうございます。

私は8月5日まで不在で、できるだけ早くご連絡いたします。

緊急の場合は、同僚のアリスに連絡してください：888-641-0302

一部のチームには、連絡先が利用できない場合のFAQおよび関連情報専用のランディングページまたはWebサイトエリアがあります。

2.リソースの不在時のテンプレートの共有

そのような状況では、不在時のテンプレート内のリソースへのリンクを共有して、連絡先を正しい方向に向けることができます。

メッセージありがとうございます！

私は現在、8月5日まで不在です。 テンプレートに関するすべてのお問い合わせは、このリンクをたどってください。

他のすべてのお問い合わせについては、アリスにメールでお問い合わせください：[メール保護]

私はできるだけ早く他のすべてのメッセージに戻ります。

3.3。 面白い不在時のテンプレート

面白い不在時の応答を注意深く踏むことが常に最善です。 職場の親友に送信されるのと同じメッセージが、最も重要なクライアントにも送信される可能性があることに注意してください。

ユーモアは普遍的ではありませんが、それはあなたがあなたのメッセージにいくらかの個性を注入することができないという意味ではありません。

メッセージありがとうございます。

私たちのチーム全体が現在STスーパーヨットに乗っています（わかりました、それは本当にST年次会議です）。

明日の午前からのメッセージに返信しますが、緊急の問題については、次の電話でお問い合わせください。 888-641-0302。

不在メッセージについてストレスを感じないでください（ただし、プロフェッショナルに保つ必要があります）

不在メッセージは、リラックスした休暇へのチケットです。 連絡先を別の情報源に誘導するだけの場合でも、それはあなたの代わりに機能しているはずです。

完璧なメッセージを作成する方法についてあまり心配する必要はありません。例に従って、必要な情報がそこにあることを確認してください。 次の停車駅、ビーチ。