Usa questi modelli di messaggi fuori sede per la risposta automatica perfetta

Sapevi che una meritata vacanza può migliorare la produttività sul posto di lavoro dell'80%?

Prendersi una pausa dal lavoro è tanto importante per la tua attività quanto lo è per la tua salute mentale. Ma con i messaggi e le chiamate "urgenti" che arrivano 24 ore su 24, spegnere non è mai stato così difficile.

È un confine su cui tutti dovrebbero lavorare. Come puoi aspettarti di rilassarti e distenderti se il tuo cervello è ancora al lavoro?

Usa un messaggio fuori sede per fare il lavoro per te rassicurando gli altri che hai ricevuto il loro messaggio e che li risponderai al tuo ritorno.

Se lavori con più parti interessate, creare il messaggio giusto può essere difficile.

Trascorri cinque minuti con uno dei nostri modelli e comunicherai le informazioni di cui hai bisogno in un messaggio fuori sede conciso ed efficace.

Che cos'è un messaggio fuori sede?

Un messaggio fuori sede è una risposta automatica alle e-mail e ai messaggi di testo in arrivo che consente al mittente di sapere che sei assente dal lavoro, per quanto tempo starai via e che hai ricevuto il suo messaggio.

Una delle cose più importanti che include un messaggio fuori sede è un contatto alternativo per coloro che cercano di contattarti.

Fornire l'indirizzo e-mail o il numero di telefono di un collega offre un'alternativa per questioni urgenti. Se si tratta di una vera emergenza, il tuo collega può contattarti quando sei in vacanza.

In definitiva, un messaggio fuori sede dovrebbe essere breve, educato e fornire le informazioni necessarie per rassicurare coloro che tentano di contattarti che riceverai il loro messaggio al tuo ritorno.

Perché i messaggi fuori sede sono importanti?

Impostare un messaggio fuori sede è importante per i tuoi contatti di lavoro e per il tuo benessere.

Se ti sei preso una pausa per ricaricarti, meriti quel tempo senza che clienti, clienti o colleghi cerchino di contattarti a tutte le ore. Far loro sapere che sei via è un ottimo modo per ridurre al minimo questo.

Per chi si mette in contatto con noi, è meglio che risponda il prima possibile, a nessuno piace essere fatto aspettare.

Quando le persone sanno che sei via, è più probabile che cerchino altre fonti di informazioni. Ciò farà risparmiare un sacco di email non necessarie che ti verranno inviate e renderà il tuo ritorno al lavoro molto più semplice.

Come scrivere un messaggio fuori sede efficace

I dipendenti spesso sentono la pressione di scrivere un messaggio originale fuori sede. Questo potrebbe significare una GIF di pinguini durante le vacanze o un gatto che prende il sole quando un contatto è in vacanza estiva.

Sta a te decidere quanto formale o informale vorresti essere, ma tieni presente i seguenti suggerimenti per assicurarti che il tuo messaggio fuori sede offra tutte le informazioni necessarie.

Cosa dovrebbe includere il tuo messaggio fuori sede?

Per quanto ci proviamo, non possiamo chiamare una GIF una necessità. Il resto di questi punti lo è, quindi assicurati di includerli.

1. Riconosci il mittente

Proprio come qualsiasi catena di messaggi, dovresti mantenere la cortesia. Che si tratti di un semplice "Ciao" o "Grazie per il tuo messaggio" dipende da te. È bello che il mittente venga riconosciuto prima di tuffarti nel modo in cui stai attualmente prendendo il sole alle Bahamas.

2. Fagli sapere quando tornerai

Fornisci la data del tuo ritorno in ufficio. Ciò consentirà ai contatti di sapere quando potranno ricontattarsi e fornirà una stima di quando aspettarsi una risposta.

3. Fornisci un contatto alternativo

È inevitabile che alcune email non vedano l'ora del tuo ritorno. È anche inevitabile che alcune persone credano che questo sia vero, anche quando non lo è. Per i messaggi in arrivo, è meglio lasciare le informazioni di contatto del collega che si assume le tue responsabilità mentre sei via.

Dopo aver scritto le informazioni necessarie, assicurati di rileggerle e controlla tre volte di aver impostato correttamente il messaggio.

I dipendenti spesso riutilizzano le stesse risposte automatiche, il che può significare che date e contatti alternativi non vengono modificati. Evita la confusione dandogli un'ultima volta.

Cosa dovrebbe evitare il tuo messaggio fuori sede?

Alcune cose è meglio non dette. Ecco cosa ti consigliamo di evitare nel tuo messaggio fuori sede.

1. Troppi dettagli

Un messaggio fuori sede dovrebbe semplificare la vita, quindi evita di riempirlo con informazioni non necessarie da filtrare. Il più delle volte, il tuo messaggio viene scremato rapidamente, quindi se vuoi fare una battuta spensierata, assicurati che sia alla fine.

2. Dicendo che risponderai il giorno del tuo ritorno

Quando esci dalla porta dell'ufficio, il tuo ritorno al lavoro può sembrare molto lontano. Ma quel momento arriverà e quando lo farà avrai un arretrato di e-mail, messaggi, chiamate e lavoro da recuperare. Prenditi un po' di tempo non promettendo di rispondere immediatamente ai messaggi persi.

3. Utilizzo di un formato data numerico

Se sei un'azienda o una struttura con clienti internazionali, evita il formato 07/08/2021. Il 7 agosto 2021 scritto al di fuori degli Stati Uniti è solitamente il 07/08/21. Scrivi una data abbreviata, 7 agosto, per evitare problemi di comunicazione internazionale.

4. Non chiedere il permesso del tuo contatto alternativo

Assicurati sempre di fare il check-in con il tuo collega prima di inserire la sua e-mail o il suo numero di telefono nel messaggio fuori sede. Potrebbe esserci qualcuno più adatto alle richieste sul campo, oppure il tuo potenziale contatto potrebbe non ritenere di avere abbastanza capacità per affrontarlo.

Se ti stai chiedendo che aspetto abbia un messaggio fuori sede nel caso peggiore, ecco un esempio (e no, ad Alice non è mai stato detto che sarebbe stata il contatto alternativo).

Grazie per l'e-mail! Attualmente sto prendendo i raggi alle Maldive!

Mi dispiace, ma le mie mani saranno troppo piene di Pina Colada per rispondere fino al giorno del mio ritorno, 8/7/2021.

Fino ad allora, parla con Alice: 888-641-0302

Modelli di messaggi fuori sede

A seconda del tuo settore, della tua attività e del motivo per cui sei fuori sede, ci sono centinaia di modi in cui potresti scrivere il tuo messaggio fuori sede.

Se non sei sicuro di dove iniziare, abbiamo raccolto esempi basati su alcuni dei motivi più comuni per essere lontano dal lavoro.

1. Modello aziendale fuori sede

Un modello aziendale offre informazioni in base alle necessità. Il messaggio è breve, al punto, ed è il migliore per i clienti importanti e per coloro che si trovano in un ambiente di lavoro altamente professionale.

Grazie per il vostro messaggio.

Sono fuori ufficio fino al 5 agosto e ti risponderò il prima possibile.

Se è urgente contatta la mia collega Alice al numero: 888-641-0302

Alcuni team hanno pagine di destinazione dedicate o aree del sito Web dedicate alle domande frequenti e alle informazioni rilevanti per quando un contatto non è disponibile.

2. Modello di condivisione delle risorse fuori sede

In tali circostanze, ti consigliamo di condividere un collegamento alla risorsa all'interno del tuo modello fuori sede per indirizzare i contatti nella giusta direzione.

Grazie per il tuo messaggio!

Attualmente sono fuori ufficio fino al 5 agosto. Per tutte le richieste relative ai modelli segui questo link .

Per tutte le altre richieste inviare un'e-mail ad Alice, a: [email protected]

Tornerò a tutti gli altri messaggi il prima possibile.

3. Modello divertente fuori sede

È sempre meglio procedere con cautela con risposte divertenti fuori sede. Tieni presente che lo stesso messaggio inviato al tuo migliore amico di lavoro potrebbe essere inviato anche al tuo cliente più importante.

L'umorismo non è universale, ma ciò non significa che non puoi inserire un po' di personalità nel tuo messaggio.

Grazie per il tuo messaggio.

Tutta la nostra squadra è attualmente fuori sul superyacht ST (ok, è davvero la conferenza annuale ST).

Risponderemo ai messaggi da domani mattina ma per questioni urgenti puoi chiamarci al numero: 888-641-0302.

Non stressarti per il tuo messaggio fuori sede (ma mantienilo professionale)

Il tuo messaggio fuori sede è il tuo biglietto per una vacanza rilassante. Dovrebbe funzionare al tuo posto, anche se è solo per indirizzare i contatti a un'altra fonte di informazioni.

Non preoccuparti troppo di come creare il messaggio perfetto, assicurati solo che le informazioni necessarie siano presenti seguendo i nostri esempi. Prossima tappa, la spiaggia.