使用这些外出消息模板进行完美的自动回复

您知道来之不易的假期可以将工作效率提高 80% 吗？

下班休息对您的业务和对您的心理健康同样重要。 但随着“紧急”消息和电话全天候打来，关机从未如此困难。

这是每个人都应该努力的界限。 如果你的大脑还在工作，你怎么能期待放松和放松呢？

通过向其他人保证您已收到他们的消息并将在您返回时回复他们，使用外出消息为您完成工作。

如果您与多个利益相关者合作，则制作正确的信息可能会很困难。

花五分钟时间使用我们的一个模板，您将通过简洁、有效的外出消息传达您需要的信息。

什么是外出消息？

外出消息是对传入电子邮件和文本的自动回复，它让发件人知道您下班、离开多长时间以及您已收到他们的消息。

外出消息包括的最重要的事情之一是那些试图联系您的人的替代联系人。

提供同事的电子邮件地址或电话号码为紧急事务提供了替代方案。 如果是真正的紧急情况，您的同事可以在您休假时与您联系。

归根结底，不在办公室的信息应该简短、有礼貌，并提供必要的信息，让那些试图联系你的人放心，你会在回来时收到他们的信息。

为什么外出消息很重要？

设置外出消息对于您的业务联系人和您的幸福非常重要。

如果您已经抽出一些时间来充电，那么您应该得到这段时间，而没有客户、客户或同事随时试图联系您。 让他们知道你不在是减少这种情况的好方法。

主动联系的人，最好尽快回复，没人喜欢久等。

当人们知道您不在时，他们更有可能寻找其他信息来源。 这将节省大量不必要的电子邮件发送给您，并使您更容易重返工作岗位。

如何撰写有效的外出消息

员工经常会感到压力，需要编写原始的外出消息。 这可能意味着假期期间的企鹅 GIF，或者联系人在暑假时晒日光浴的猫。

您想变得多正式或不正式取决于您，但请记住以下提示，以确保您的外出消息提供所有必要的信息。

您的外出消息应该包括什么？

尽我们所能，我们不能把 GIF 称为必需品。 其余这些要点是，因此请确保将它们包括在内。

1. 确认发件人

就像任何消息链一样，您应该保持礼貌。 无论是简单的“你好”还是“感谢您的信息”都取决于您。 在您了解您目前在巴哈马享受日光浴的方式之前，能够识别发件人是一件好事。

2. 让他们知道你什么时候回来

提供您返回办公室的日期。 这将让联系人知道他们何时可以再次联系，并提供预计何时会收到回复的大致估计。

3. 提供替代联系人

有些电子邮件无法等待您的回复，这是不可避免的。 也不可避免的是，有些人会相信这是真的，即使事实并非如此。 对于那些传入的消息，最好留下您不在时承担您职责的同事的联系信息。

写出必要的信息后，请务必对其进行校对并三重检查您是否正确设置了消息。

员工经常重复使用相同的自动回复，这可能意味着日期和备用联系人不会更改。 通过给它一次来避免混淆。

您的外出消息应该避免什么？

有些话最好不说。 以下是我们建议您在外出消息中避免使用的内容。

1. 太多细节

不在办公室的消息应该让生活更轻松，所以避免用不必要的信息填充它以过滤掉。 通常情况下，你的信息会被快速浏览，所以如果你想开一个轻松的笑话，请确保它在结尾。

2. 说你会在你回来的那天回复

当您走出办公室大门时，您会感觉重返工作岗位很遥远。 但是那个时候会到来，当它到来时，你会积压大量的电子邮件、短信、电话和工作来迎头赶上。 不要承诺立即回复错过的消息，从而为自己争取一些时间。

3. 使用数字日期格式

如果您是一家拥有国际客户的企业或机构，请避免使用 08/07/2021 格式。 在美国境外写的 2021 年 8 月 7 日通常是 07/08/21。 写出一个简短的日期，即 8 月 7 日，以避免国际上的误解。

4. 不征求您的替代联系人的许可

在将他们的电子邮件或电话号码放在您的外出消息中之前，请务必先与您的同事联系。 可能有更适合现场调查的人，或者您的潜在联系人可能觉得他们没有足够的能力来接受它。

如果您想知道更糟糕的外出消息是什么样的，这里有一个示例（不，Alice 从未被告知她将成为替代联系人）。

感谢您的电子邮件！ 我目前正在马尔代夫晒太阳！

很抱歉，但直到我回来的那一天，2021 年 8 月 7 日，我的手上都装满了可乐可乐。

在那之前，与爱丽丝交谈： 888-641-0302

外出消息模板

根据您所在的行业、您的​​业务以及您离开的原因，您可以通过数百种方式编写您的外出消息。

如果您不确定从哪里开始，我们会根据一些最常见的下班原因汇总示例。

1.企业外出模板

公司模板提供了需要知道的信息。 信息简短、中肯，最适合重要客户和高度专业的工作环境中的客户。

感谢您的留言。

我在 8 月 5 日之前不在办公室，我会尽快回复您。

如果有紧急情况，请联系我的同事 Alice：888-641-0302

一些团队有专门的登录页面或网站区域，专门用于常见问题解答和联系不可用时的相关信息。

2. 共享资源外出模板

在这种情况下，您需要在外出模板中共享指向资源的链接，以将联系人指向正确的方向。

感谢您的留言！

我目前不在办公室，直到 8 月 5 日。 有关模板的所有查询，请点击此链接。

对于所有其他查询，请发送电子邮件至 Alice，地址：[电子邮件保护]

我会尽快回复所有其他消息。

3. 有趣的外出模板

最好小心谨慎地做出有趣的外出回应。 请记住，发送给您工作中最好的朋友的相同消息也可能发送给您最重要的客户。

幽默不是普遍的，但这并不意味着你不能在你的信息中注入一些个性。

感谢您的留言。

我们整个团队目前都在 ST 超级游艇上（好吧，这真的是 ST 年会）。

我们将在明天上午回复消息，但如果有紧急事项，您可以拨打我们的电话： 888-641-0302。

不要强调你的外出信息（但要保持专业）

您的外出消息是您度过轻松假期的门票。 它应该在您的位置上起作用，即使这只是为了将联系人引导到另一个信息来源。

不要太担心如何制作完美的信息，只需按照我们的示例确保必要的信息在那里。 下一站，海滩。