Gunakan Templat Pesan Di Luar Kantor Ini untuk Balasan Otomatis Sempurna

Tahukah Anda bahwa liburan dengan penghasilan yang baik dapat meningkatkan produktivitas di tempat kerja hingga 80%?

Istirahat dari pekerjaan sama pentingnya dengan bisnis Anda seperti halnya kesehatan mental Anda. Tetapi dengan pesan dan panggilan 'mendesak' yang masuk sepanjang waktu, mematikan tidak pernah sesulit ini.

Ini adalah batas yang harus dikerjakan semua orang. Bagaimana Anda bisa diharapkan untuk beristirahat dan bersantai jika otak Anda masih bekerja?

Gunakan pesan di luar kantor untuk melakukan pekerjaan untuk Anda dengan meyakinkan orang lain bahwa Anda telah menerima pesan mereka dan akan membalasnya saat Anda kembali.

Jika Anda bekerja dengan banyak pemangku kepentingan, menyusun pesan yang tepat bisa jadi sulit.

Luangkan waktu lima menit dengan salah satu template kami dan Anda akan mengomunikasikan informasi yang Anda butuhkan dalam pesan di luar kantor yang ringkas dan efektif.

Apa Itu Pesan Di Luar Kantor?

Pesan di luar kantor adalah respons otomatis terhadap email dan teks masuk yang memberi tahu pengirim bahwa Anda tidak bekerja, berapa lama Anda akan pergi, dan bahwa Anda telah menerima pesan mereka.

Salah satu hal terpenting yang disertakan dalam pesan di luar kantor adalah kontak alternatif bagi mereka yang mencoba menghubungi Anda.

Memberikan alamat email atau nomor telepon rekan kerja menawarkan alternatif untuk hal-hal yang mendesak. Jika benar-benar darurat, kolega Anda dapat menghubungi Anda saat Anda sedang berlibur.

Pada akhirnya, pesan di luar kantor harus singkat, sopan, dan memberikan informasi yang diperlukan untuk meyakinkan mereka yang mencoba menghubungi Anda bahwa Anda akan menerima pesan mereka saat Anda kembali.

Mengapa Pesan Di Luar Kantor Penting?

Menetapkan pesan di luar kantor penting untuk kontak bisnis dan kesejahteraan Anda.

Jika Anda telah mengambil cuti untuk mengisi ulang, Anda berhak mendapatkan waktu itu tanpa pelanggan, klien, atau rekan kerja yang berusaha menghubungi Anda setiap saat. Memberi tahu mereka bahwa Anda sedang pergi adalah cara yang bagus untuk meminimalkan hal ini.

Bagi mereka yang menjangkau, lebih baik membalas sesegera mungkin, tidak ada yang suka terus menunggu.

Saat orang tahu Anda sedang pergi, mereka cenderung mencari sumber informasi lain. Ini akan menghemat banyak email yang tidak perlu yang dikirimkan kepada Anda dan membuat Anda kembali bekerja jauh lebih mudah.

Cara Menulis Pesan Di Luar Kantor yang Efektif

Karyawan sering merasakan tekanan untuk menulis pesan asli di luar kantor. Ini mungkin berarti GIF penguin selama liburan, atau kucing berjemur saat kontak sedang berlibur musim panas.

Terserah Anda seberapa formal atau informal Anda ingin menjadi, tetapi ingatlah tip berikut untuk memastikan pesan di luar kantor Anda menawarkan semua informasi yang diperlukan.

Apa yang Harus Disertakan Pesan Di Luar Kantor Anda?

Sebisa mungkin, kami tidak bisa menyebut GIF sebagai kebutuhan. Sisa dari poin-poin ini, jadi pastikan untuk memasukkannya.

1. Akui Pengirimnya

Sama seperti rantai pesan lainnya, Anda harus menjaga kesopanan. Apakah itu 'Halo' sederhana atau, 'Terima kasih atas pesan Anda' terserah Anda. Sangat menyenangkan bagi pengirim untuk dikenali sebelum Anda melompat ke bagaimana Anda saat ini berjemur di Bahama.

2. Beri Tahu Mereka Kapan Anda Akan Kembali

Berikan tanggal Anda kembali ke kantor. Ini akan memberi tahu kontak kapan mereka dapat menghubungi lagi dan memberikan perkiraan kasar tentang kapan harus mengharapkan balasan.

3. Berikan Kontak Alternatif

Tidak dapat dihindari bahwa beberapa email tidak sabar menunggu Anda kembali. Juga tidak dapat dihindari bahwa beberapa orang akan percaya ini benar, bahkan ketika itu tidak benar. Untuk pesan masuk tersebut, sebaiknya tinggalkan informasi kontak kolega yang mengambil tanggung jawab Anda saat Anda pergi.

Setelah Anda menulis informasi yang diperlukan, pastikan untuk mengoreksinya dan periksa tiga kali bahwa Anda telah menyiapkan pesan dengan benar.

Karyawan sering menggunakan kembali balasan otomatis yang sama, yang berarti tanggal dan kontak alternatif tidak diubah. Hindari kebingungan dengan memberikannya sekali lagi.

Apa yang Harus Dihindari dari Pesan Di Luar Kantor Anda?

Beberapa hal sebaiknya tidak diungkapkan. Inilah yang kami sarankan untuk dihindari dalam pesan di luar kantor Anda.

1. Terlalu Banyak Detail

Pesan di luar kantor seharusnya membuat hidup lebih mudah, jadi hindari mengisinya dengan informasi yang tidak perlu untuk disaring. Lebih sering daripada tidak, pesan Anda di-skim dengan cepat, jadi jika Anda ingin membuat lelucon ringan, pastikan itu di akhir.

2. Mengatakan Anda akan Membalas pada Hari Anda Kembali

Saat Anda keluar dari pintu kantor, kembalinya Anda bekerja bisa terasa sangat jauh. Tetapi saat itu akan tiba, dan ketika itu terjadi, Anda akan memiliki tumpukan email, SMS, panggilan, dan pekerjaan yang harus diselesaikan. Beri diri Anda waktu dengan tidak berjanji untuk segera membalas pesan yang tidak terjawab.

3. Menggunakan Format Tanggal Numerik

Jika Anda adalah bisnis atau perusahaan dengan pelanggan internasional, hindari format 08/07/2021. 7 Agustus 2021 yang ditulis di luar AS biasanya 21/07/08. Tuliskan tanggal yang disingkat, 7 Agustus, untuk menghindari miskomunikasi internasional.

4. Tidak Meminta Izin Kontak Alternatif Anda

Selalu pastikan untuk menghubungi kolega Anda sebelum memasukkan email atau nomor telepon mereka pada pesan di luar kantor Anda. Mungkin ada seseorang yang lebih cocok untuk pertanyaan lapangan, atau calon kontak Anda mungkin merasa mereka tidak memiliki kapasitas yang cukup untuk menerimanya.

Jika Anda bertanya-tanya seperti apa bentuk pesan di luar kantor dengan kasus yang lebih buruk, berikut ini contohnya, (dan tidak, Alice tidak pernah diberitahu bahwa dia akan menjadi kontak alternatif).

Terima kasih telah mengirim email! Saya sedang menangkap ikan pari di Maladewa!

Maaf, tapi tangan saya akan terlalu penuh dengan Pina Coladas untuk merespon sampai hari saya kembali, 8/7/2021.

Sampai saat itu, bicaralah dengan Alice: 888-641-0302

Templat Pesan Di Luar Kantor

Bergantung pada industri Anda, bisnis Anda, dan alasan Anda keluar, ada ratusan cara Anda bisa menulis pesan di luar kantor.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, kami telah mengumpulkan contoh berdasarkan beberapa alasan paling umum untuk tidak bekerja.

1. Templat Perusahaan Di Luar Kantor

Template perusahaan menawarkan informasi berdasarkan kebutuhan untuk diketahui. Pesannya singkat, to the point, dan terbaik untuk klien penting dan mereka yang berada di lingkungan kerja yang sangat profesional.

Terima kasih untuk pesan Anda.

Saya tidak berada di kantor sampai 5 Agustus dan akan menghubungi Anda kembali secepat mungkin.

Jika mendesak, silakan hubungi rekan saya Alice di: 888-641-0302

Beberapa tim telah mendedikasikan halaman arahan atau area situs web yang didedikasikan untuk FAQ dan informasi yang relevan ketika kontak tidak tersedia.

2. Berbagi Sumber Daya di Luar Kantor Template

Dalam keadaan seperti itu, Anda akan ingin membagikan tautan ke sumber daya di dalam templat di luar kantor untuk mengarahkan kontak ke arah yang benar.

Terima kasih atas pesan Anda!

Saat ini saya tidak berada di kantor hingga 5 Agustus. Untuk semua pertanyaan yang berkaitan dengan template, silakan ikuti tautan ini .

Untuk semua pertanyaan lainnya, silakan kirim email ke Alice, di: [email protected]

Saya akan membalas semua pesan lainnya sesegera mungkin.

3. Template Luar Kantor yang Lucu

Itu selalu yang terbaik untuk melangkah hati-hati dengan tanggapan lucu di luar kantor. Ingatlah bahwa pesan yang sama yang dikirim ke sahabat Anda di tempat kerja juga dapat dikirim ke klien terpenting Anda.

Humor tidak universal, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat memasukkan kepribadian tertentu ke dalam pesan Anda.

Terima kasih atas pesan Anda.

Seluruh tim kami saat ini berada di superyacht ST (oke, ini benar-benar konferensi tahunan ST).

Kami akan membalas pesan mulai besok pagi tetapi untuk hal-hal mendesak, Anda dapat menghubungi kami di: 888-641-0302.

Jangan Menekankan Tentang Pesan Di Luar Kantor Anda (Tapi Tetap Profesional)

Pesan Anda di luar kantor adalah tiket Anda untuk liburan yang menenangkan. Itu harus bekerja di tempat Anda, bahkan jika itu hanya untuk mengarahkan kontak ke sumber informasi lain.

Jangan terlalu khawatir tentang cara membuat pesan yang sempurna, pastikan informasi yang diperlukan ada di sana dengan mengikuti contoh kami. Pemberhentian selanjutnya, pantai.