使用這些外出消息模板進行完美的自動回复

您知道來之不易的假期可以將工作效率提高 80% 嗎？

下班休息對您的業務和對您的心理健康同樣重要。 但隨著“緊急”消息和電話全天候打來，關機從未如此困難。

這是每個人都應該努力的界限。 如果你的大腦還在工作，你怎麼能期待放鬆和放鬆呢？

通過向其他人保證您已收到他們的消息並將在您返回時回复他們，使用外出消息為您完成工作。

如果您與多個利益相關者合作，則製作正確的信息可能會很困難。

花五分鐘時間使用我們的一個模板，您將通過簡潔、有效的外出消息傳達您需要的信息。

什麼是外出消息？

外出消息是對傳入電子郵件和文本的自動回复，它讓發件人知道您下班、離開多長時間以及您已收到他們的消息。

外出消息包括的最重要的事情之一是那些試圖聯繫您的人的替代聯繫人。

提供同事的電子郵件地址或電話號碼為緊急事務提供了替代方案。 如果是真正的緊急情況，您的同事可以在您休假時與您聯繫。

歸根結底，不在辦公室的信息應該簡短、有禮貌，並提供必要的信息，讓那些試圖聯繫你的人放心，你會在回來時收到他們的信息。

為什麼外出消息很重要？

設置外出消息對於您的業務聯繫人和您的幸福非常重要。

如果您已經抽出一些時間來充電，那麼您應該得到這段時間，而沒有客戶、客戶或同事隨時試圖聯繫您。 讓他們知道你不在是減少這種情況的好方法。

主動聯繫的人，最好盡快回复，沒人喜歡久等。

當人們知道您不在時，他們更有可能尋找其他信息來源。 這將節省大量不必要的電子郵件發送給您，並使您更容易重返工作崗位。

如何撰寫有效的外出消息

員工經常會感到壓力，需要編寫原始的外出消息。 這可能意味著假期期間的企鵝 GIF，或者聯繫人在暑假時曬日光浴的貓。

您想變得多正式或不正式取決於您，但請記住以下提示，以確保您的外出消息提供所有必要的信息。

您的外出消息應該包括什麼？

盡我們所能，我們不能把 GIF 稱為必需品。 其餘這些要點是，因此請確保將它們包括在內。

1. 確認發件人

就像任何消息鏈一樣，您應該保持禮貌。 無論是簡單的“你好”還是“感謝您的信息”都取決於您。 在您了解您目前在巴哈馬享受日光浴的方式之前，能夠識別發件人是一件好事。

2. 讓他們知道你什麼時候回來

提供您返回辦公室的日期。 這將讓聯繫人知道他們何時可以再次聯繫，並提供預計何時會收到回复的大致估計。

3. 提供替代聯繫人

有些電子郵件無法等待您的回复，這是不可避免的。 也不可避免的是，有些人會相信這是真的，即使事實並非如此。 對於那些傳入的消息，最好留下您不在時承擔您職責的同事的聯繫信息。

寫出必要的信息後，請務必對其進行校對並三重檢查您是否正確設置了消息。

員工經常重複使用相同的自動回复，這可能意味著日期和備用聯繫人不會更改。 通過給它一次來避免混淆。

您的外出消息應該避免什麼？

有些話最好不說。 以下是我們建議您在外出消息中避免使用的內容。

1. 太多細節

不在辦公室的消息應該讓生活更輕鬆，所以避免用不必要的信息填充它以過濾掉。 通常情況下，你的信息會被快速瀏覽，所以如果你想開一個輕鬆的笑話，請確保它在結尾。

2. 說你會在你回來的那天回复

當您走出辦公室大門時，您會感覺重返工作崗位很遙遠。 但是那個時候會到來，當它到來時，你會積壓大量的電子郵件、短信、電話和工作來迎頭趕上。 不要承諾立即回复錯過的消息，從而為自己爭取一些時間。

3. 使用數字日期格式

如果您是一家擁有國際客戶的企業或機構，請避免使用 08/07/2021 格式。 在美國境外寫的 2021 年 8 月 7 日通常是 07/08/21。 寫出一個簡短的日期，即 8 月 7 日，以避免國際上的誤解。

4. 不徵求您的替代聯繫人的許可

在將他們的電子郵件或電話號碼放在您的外出消息中之前，請務必先與您的同事聯繫。 可能有更適合現場調查的人，或者您的潛在聯繫人可能覺得他們沒有足夠的能力來接受它。

如果您想知道更糟糕的外出消息是什麼樣的，這裡有一個示例（不，Alice 從未被告知她將成為替代聯繫人）。

感謝您的電子郵件！ 我目前正在馬爾代夫曬太陽！

很抱歉，但直到我回來的那一天，2021 年 8 月 7 日，我的手上都裝滿了可樂可樂。

在那之前，與愛麗絲交談： 888-641-0302

外出消息模板

根據您所在的行業、您的業務以及您離開的原因，您可以通過數百種方式編寫您的外出消息。

如果您不確定從哪裡開始，我們會根據一些最常見的下班原因匯總示例。

1.企業外出模板

公司模板提供了需要知道的信息。 信息簡短、中肯，最適合重要客戶和高度專業的工作環境中的客戶。

感謝您的留言。

我在 8 月 5 日之前不在辦公室，我會盡快回复您。

如果有緊急情況，請聯繫我的同事 Alice：888-641-0302

一些團隊有專門的登錄頁面或網站區域，專門用於常見問題解答和聯繫不可用時的相關信息。

2. 共享資源外出模板

在這種情況下，您需要在外出模板中共享指向資源的鏈接，以將聯繫人指向正確的方向。

感謝您的留言！

我目前不在辦公室，直到 8 月 5 日。 有關模板的所有查詢，請點擊此鏈接。

對於所有其他查詢，請發送電子郵件至 Alice，地址：[電子郵件保護]

我會盡快回复所有其他消息。

3. 有趣的外出模板

最好小心謹慎地做出有趣的外出回應。 請記住，發送給您工作中最好的朋友的相同消息也可能發送給您最重要的客戶。

幽默不是普遍的，但這並不意味著你不能在你的信息中註入一些個性。

感謝您的留言。

我們整個團隊目前都在 ST 超級遊艇上（好吧，這真的是 ST 年會）。

我們將在明天上午回复消息，但如果有緊急事項，您可以撥打我們的電話： 888-641-0302。

不要強調你的外出信息（但要保持專業）

您的外出消息是您度過輕鬆假期的門票。 它應該在您的位置上起作用，即使這只是為了將聯繫人引導到另一個信息來源。

不要太擔心如何製作完美的信息，只需按照我們的示例確保必要的信息在那裡。 下一站，海灘。