Verwenden Sie diese Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten für die perfekte automatische Antwort

Wussten Sie, dass ein wohlverdienter Urlaub die Produktivität am Arbeitsplatz um 80 % steigern kann?

Eine Auszeit von der Arbeit ist für Ihr Unternehmen genauso wichtig wie für Ihre geistige Gesundheit. Aber mit „dringenden“ Nachrichten und Anrufen, die rund um die Uhr eingehen, war das Abschalten noch nie so schwierig.

Es ist eine Grenze, an der jeder arbeiten sollte. Wie kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie sich entspannen und entspannen, wenn Ihr Gehirn noch arbeitet?

Verwenden Sie eine Abwesenheitsnachricht, um die Arbeit für Sie zu erledigen, indem Sie anderen versichern, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben und sich bei Ihrer Rückkehr bei ihnen melden werden.

Wenn Sie mit mehreren Beteiligten zusammenarbeiten, kann es schwierig sein, die richtige Botschaft zu formulieren.

Verbringen Sie fünf Minuten mit einer unserer Vorlagen, und Sie übermitteln die Informationen, die Sie benötigen, in einer prägnanten, effektiven Abwesenheitsnachricht.

Was ist eine Abwesenheitsnachricht?

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails und SMS, die dem Absender mitteilt, dass Sie von der Arbeit abwesend sind, wie lange Sie weg sein werden und dass Sie die Nachricht erhalten haben.

Eines der wichtigsten Dinge, die eine Abwesenheitsnachricht enthält, ist ein alternativer Kontakt für diejenigen, die versuchen, Sie zu erreichen.

Die Angabe der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines Kollegen bietet eine Alternative für dringende Angelegenheiten. Wenn es sich um einen echten Notfall handelt, kann Ihr Kollege Sie kontaktieren, wenn Sie im Urlaub sind.

Letztendlich sollte eine Abwesenheitsnachricht kurz und höflich sein und die notwendigen Informationen enthalten, um denjenigen, die versuchen, Sie zu kontaktieren, zu versichern, dass Sie ihre Nachricht nach Ihrer Rückkehr abholen werden.

Warum sind Abwesenheitsnachrichten wichtig?

Das Setzen einer Abwesenheitsnachricht ist wichtig für Ihre Geschäftskontakte und Ihr Wohlbefinden.

Wenn Sie sich eine Auszeit zum Aufladen genommen haben, haben Sie sich diese Zeit verdient, ohne dass Kunden, Kunden oder Kollegen versuchen, Sie rund um die Uhr zu erreichen. Sie wissen zu lassen, dass Sie abwesend sind, ist eine großartige Möglichkeit, dies zu minimieren.

Für diejenigen, die sich melden, ist es besser, so schnell wie möglich zu antworten, niemand wartet gerne.

Wenn die Leute wissen, dass Sie abwesend sind, suchen sie eher nach anderen Informationsquellen. Dies erspart Ihnen viele unnötige E-Mails und erleichtert Ihnen den Wiedereinstieg in die Arbeit erheblich.

So schreiben Sie eine wirkungsvolle Abwesenheitsnachricht

Mitarbeiter fühlen sich oft unter Druck gesetzt, eine originelle Abwesenheitsnachricht zu schreiben. Dies kann ein GIF von Pinguinen während der Ferien oder eine sich sonnende Katze sein, wenn ein Kontakt in den Sommerferien ist.

Es liegt an Ihnen, wie formell oder informell Sie sein möchten, aber beachten Sie die folgenden Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Abwesenheitsnachricht alle erforderlichen Informationen enthält.

Was sollte Ihre Abwesenheitsnachricht enthalten?

So sehr wir uns auch bemühen, wir können ein GIF einfach nicht als Notwendigkeit bezeichnen. Der Rest dieser Punkte ist, also stellen Sie sicher, dass Sie sie einbeziehen.

1. Bestätigen Sie den Absender

Wie bei jeder Nachrichtenkette sollten Sie Höflichkeit bewahren. Ob das ein einfaches „Hallo“ oder „Danke für Ihre Nachricht“ ist, bleibt Ihnen überlassen. Es ist schön, dass der Absender erkannt wird, bevor Sie sich darauf einlassen, wie Sie sich gerade auf den Bahamas sonnen.

2. Lassen Sie sie wissen, wann Sie zurückkehren werden

Geben Sie das Datum Ihrer Rückkehr ins Büro an. Dadurch wissen die Kontakte, wann sie wieder Kontakt aufnehmen können, und geben eine ungefähre Schätzung, wann sie mit einer Antwort rechnen können.

3. Geben Sie einen alternativen Kontakt an

Es ist unvermeidlich, dass einige E-Mails einfach nicht auf Ihre Rückkehr warten können. Es ist auch unvermeidlich, dass einige Leute glauben, dass dies wahr ist, auch wenn es nicht so ist. Hinterlassen Sie für diese eingehenden Nachrichten am besten die Kontaktinformationen des Kollegen, der Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit übernimmt.

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen aufgeschrieben haben, lesen Sie sie Korrektur und überprüfen Sie dreimal, ob Sie die Nachricht korrekt eingerichtet haben.

Mitarbeiter verwenden oft dieselben automatischen Antworten wieder, was bedeuten kann, dass Datumsangaben und alternative Kontakte nicht geändert werden. Vermeiden Sie die Verwirrung, indem Sie es einmal durchgehen.

Was sollte Ihre Abwesenheitsnachricht vermeiden?

Manche Dinge bleiben am besten ungesagt. Folgendes sollten Sie in Ihrer Abwesenheitsnachricht vermeiden.

1. Zu viele Details

Eine Abwesenheitsnachricht sollte das Leben einfacher machen, also vermeiden Sie es, sie mit unnötigen Informationen zu füllen, die herausgefiltert werden müssen. In den meisten Fällen wird Ihre Nachricht schnell überflogen. Wenn Sie also einen unbeschwerten Witz einfügen möchten, stellen Sie sicher, dass er am Ende steht.

2. Sagen, dass Sie am Tag Ihrer Rückkehr antworten werden

Wenn Sie aus der Bürotür gehen, kann sich Ihre Rückkehr zur Arbeit sehr weit weg anfühlen. Aber diese Zeit wird kommen, und dann haben Sie einen Rückstand an E-Mails, SMS, Anrufen und Arbeit, die Sie aufholen müssen. Kaufen Sie sich etwas Zeit, indem Sie nicht versprechen, verpasste Nachrichten sofort zu beantworten.

3. Verwenden eines numerischen Datumsformats

Wenn Sie ein Unternehmen oder eine Einrichtung mit internationalen Kunden sind, vermeiden Sie das Format 08/07/2021. Der 7. August 2021, der außerhalb der USA geschrieben wird, ist normalerweise der 07.08.21. Schreiben Sie ein abgekürztes Datum, den 7. August, auf, um internationale Missverständnisse zu vermeiden.

4. Bitten Sie Ihren alternativen Kontakt nicht um Erlaubnis

Achten Sie immer darauf, sich bei Ihrem Kollegen zu melden, bevor Sie dessen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in Ihre Abwesenheitsnachricht einfügen. Es könnte jemanden geben, der besser für Außendienstanfragen geeignet ist, oder Ihr potenzieller Kontakt hat möglicherweise nicht genügend Kapazitäten, um sich darum zu kümmern.

Wenn Sie sich fragen, wie eine Abwesenheitsnachricht im schlimmsten Fall aussieht, finden Sie hier ein Beispiel (und nein, Alice wurde nie gesagt, dass sie die alternative Kontaktperson sein würde).

Danke für die E-Mail! Ich fange gerade Rochen auf den Malediven!

Tut mir leid, aber bis zu dem Tag meiner Rückkehr, dem 07.08.2021, werden meine Hände zu voll mit Pina Coladas sein, um zu antworten.

Bis dahin sprich mit Alice: 888-641-0302

Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten

Abhängig von Ihrer Branche, Ihrem Unternehmen und Ihrem Grund für Ihre Abwesenheit gibt es Hunderte von Möglichkeiten, wie Sie Ihre Abwesenheitsnachricht schreiben können.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, haben wir Beispiele zusammengestellt, die auf einigen der häufigsten Gründe für die Abwesenheit von der Arbeit basieren.

1. Corporate Out-of-Office-Vorlage

Eine Unternehmensvorlage bietet Informationen auf Basis von Need-to-know. Die Botschaft ist kurz, auf den Punkt gebracht und eignet sich am besten für wichtige Kunden und Personen in einem hochprofessionellen Arbeitsumfeld.

Danke für deine Nachricht.

Ich bin bis zum 5. August nicht im Büro und werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Wenn es dringend ist, kontaktieren Sie bitte meine Kollegin Alice unter: 888-641-0302

Einige Teams haben spezielle Zielseiten oder Website-Bereiche für häufig gestellte Fragen und relevante Informationen, wenn ein Kontakt nicht verfügbar ist.

2. Vorlage für die gemeinsame Nutzung von Ressourcen bei Abwesenheit

Unter diesen Umständen sollten Sie einen Link zu der Ressource in Ihrer Abwesenheitsvorlage freigeben, um Kontakte in die richtige Richtung zu lenken.

Danke für deine Nachricht!

Ich bin derzeit bis zum 5. August nicht im Büro. Für alle Anfragen zu Vorlagen folgen Sie bitte diesem Link .

Für alle anderen Anfragen senden Sie bitte eine E-Mail an Alice unter: [email protected]

Auf alle anderen Nachrichten melde ich mich schnellstmöglich zurück.

3. Lustige Abwesenheitsvorlage

Es ist immer am besten, mit lustigen Abwesenheitsnotizen vorsichtig umzugehen. Denken Sie daran, dass die gleiche Nachricht, die an Ihren besten Freund bei der Arbeit gesendet wird, auch an Ihren wichtigsten Kunden gesendet werden kann.

Humor ist nicht universell, aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihrer Botschaft keine Persönlichkeit verleihen können.

Danke für deine Nachricht.

Unser gesamtes Team ist derzeit auf der ST-Superyacht unterwegs (ok, es ist wirklich die ST-Jahreskonferenz).

Wir werden ab morgen früh auf Nachrichten antworten, aber in dringenden Angelegenheiten können Sie uns anrufen unter: 888-641-0302.

Stressen Sie sich nicht wegen Ihrer Abwesenheitsnachricht (aber halten Sie es professionell)

Ihre Abwesenheitsnachricht ist Ihre Eintrittskarte in einen entspannten Urlaub. Es sollte an Ihrer Stelle funktionieren, auch wenn es nur darum geht, Kontakte zu einer anderen Informationsquelle zu lenken.

Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken darüber, wie Sie die perfekte Nachricht erstellen, stellen Sie einfach sicher, dass die notwendigen Informationen darin enthalten sind, indem Sie unseren Beispielen folgen. Nächster Halt, der Strand.