ใช้เทมเพลตข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเหล่านี้เพื่อการตอบกลับอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบ

คุณรู้หรือไม่ว่าการพักผ่อนที่คุ้มค่าสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 80%?

การหยุดพักจากการทำงานมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณพอๆ กับสุขภาพจิตของคุณ แต่ด้วยข้อความและสายที่ 'ด่วน' เข้ามาตลอด 24 ชั่วโมง การปิดสวิตช์ไม่เคยยากกว่านี้มาก่อน

เป็นขอบเขตที่ทุกคนควรดำเนินการ คุณจะถูกคาดหวังให้ผ่อนคลายและผ่อนคลายได้อย่างไรหากสมองของคุณยังทำงานอยู่?

ใช้ข้อความลางานเพื่อทำงานให้คุณโดยสร้างความมั่นใจให้ผู้อื่นว่าคุณได้รับข้อความของพวกเขาแล้วและจะติดต่อกลับไปเมื่อคุณกลับมา

หากคุณทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย การสร้างข้อความที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยาก

ใช้เวลาห้านาทีกับหนึ่งในเทมเพลตของเรา และคุณจะสื่อสารข้อมูลที่คุณต้องการด้วยข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่สำนักงานที่กระชับและมีประสิทธิภาพ

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคืออะไร?

ข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานคือการตอบกลับอีเมลและข้อความที่เข้ามาโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ผู้ส่งรู้ว่าคุณลางาน คุณจะหายไปนานแค่ไหน และคุณได้รับข้อความจากพวกเขา

สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคือ ผู้ติดต่อสำรองสำหรับผู้ที่พยายามติดต่อคุณ

การให้ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนร่วมงานเป็นทางเลือกสำหรับเรื่องเร่งด่วน หากเป็นเหตุฉุกเฉินจริงๆ เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถติดต่อคุณได้เมื่อคุณอยู่ในช่วงลาพักร้อน

ในท้ายที่สุด ข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานควรสั้น สุภาพ และให้ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับผู้ที่พยายามติดต่อคุณว่าคุณจะได้รับข้อความของพวกเขาเมื่อคุณกลับมา

ทำไมข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจึงมีความสำคัญ

การตั้งค่าข้อความลางานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจ และ ความเป็นอยู่ที่ดีของคุณ

หากคุณได้หยุดพักเพื่อเติมพลัง คุณสมควรได้รับเวลานั้นโดยไม่มีลูกค้า ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานที่พยายามติดต่อคุณตลอดเวลา การบอกให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่อยู่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการย่อให้เหลือน้อยที่สุด

สำหรับผู้ที่เอื้อมมือออกไปควรตอบกลับโดยเร็วที่สุดไม่มีใครชอบให้รอ

เมื่อคนอื่นรู้ว่าคุณไม่อยู่ พวกเขามักจะมองหาแหล่งข้อมูลอื่น วิธีนี้จะช่วยประหยัดอีเมลที่ไม่จำเป็นจำนวนมากที่ส่งถึงคุณ และทำให้การกลับมาทำงานของคุณง่ายขึ้นมาก

วิธีเขียนข้อความลางานที่มีประสิทธิภาพ

พนักงานมักรู้สึกกดดันให้เขียนข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นต้นฉบับ นี่อาจหมายถึง GIF ของนกเพนกวินในช่วงวันหยุดหรือแมวอาบแดดเมื่อมีผู้ติดต่อในช่วงวันหยุดฤดูร้อน

ขึ้นอยู่กับคุณว่าคุณต้องการเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเพียงใด แต่อย่าลืมคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณควรรวมอะไรบ้าง

พยายามอย่างที่เราทำได้ เราไม่สามารถเรียก GIF ว่าจำเป็นได้ จุดที่เหลือคือ ดังนั้นอย่าลืมรวมไว้ด้วย

1. รับทราบผู้ส่ง

เช่นเดียวกับห่วงโซ่ข้อความใด ๆ คุณควรรักษาความสุภาพไว้ ไม่ว่าจะเป็น 'สวัสดี' ธรรมดาหรือ 'ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ' นั้นขึ้นอยู่กับคุณ เป็นเรื่องที่ดีสำหรับผู้ส่งที่จะได้รับการยอมรับก่อนที่คุณจะกระโดดลงไปที่คุณกำลังอาบแดดในบาฮามาส

2. ให้พวกเขารู้ว่าคุณจะกลับเมื่อไหร่

ระบุวันที่คุณกลับมาที่สำนักงาน ข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้ติดต่อทราบว่าสามารถติดต่อได้อีกครั้งเมื่อใด และให้ค่าประมาณของสนามเบสบอลว่าควรได้รับการตอบกลับเมื่อใด

3. ให้การติดต่อสำรอง

หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่อีเมลบางฉบับไม่สามารถรอการส่งคืนของคุณได้ หลีกเลี่ยงไม่ได้เช่นกันที่บางคนจะเชื่อว่าสิ่งนี้เป็นความจริง แม้ว่าจะไม่ใช่ก็ตาม สำหรับข้อความที่เข้ามา วิธีที่ดีที่สุดคือทิ้งข้อมูลติดต่อของเพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบในขณะที่คุณไม่อยู่

เมื่อคุณเขียนข้อมูลที่จำเป็นแล้ว อย่าลืมตรวจทานและตรวจสอบสามครั้งว่าคุณตั้งค่าข้อความอย่างถูกต้องแล้ว

พนักงานมักใช้การตอบกลับอัตโนมัติแบบเดิมซ้ำ ซึ่งหมายความว่าวันที่และผู้ติดต่อสำรองจะไม่เปลี่ยนแปลง หลีกเลี่ยงความสับสนโดยให้มันเป็นครั้งเดียว

ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณควรหลีกเลี่ยงอะไร

บางสิ่งไม่ควรพูดออกไปดีที่สุด นี่คือสิ่งที่เราแนะนำให้หลีกเลี่ยงในข้อความลางานของคุณ

1. รายละเอียดมากเกินไป

ข้อความที่ไม่อยู่ที่สำนักงานควรทำให้ชีวิตง่ายขึ้น ดังนั้นให้หลีกเลี่ยงการกรอกข้อมูลที่ไม่จำเป็นเพื่อกรองออก บ่อยกว่านั้น ข้อความของคุณจะถูกอ่านอย่างรวดเร็ว ดังนั้น หากคุณต้องการพูดเรื่องตลกเบาๆ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความอยู่ท้ายเรื่อง

2. บอกว่าจะตอบในวันที่กลับ

เมื่อคุณกำลังจะออกจากประตูสำนักงาน การกลับมาทำงานของคุณอาจรู้สึกห่างไกลออกไป แต่เวลานั้นจะมาถึง และเมื่อถึงเวลา คุณจะมีอีเมล ข้อความ การโทร และงานในมือที่ค้างอยู่ ซื้อเวลาให้ตัวเองโดยไม่ได้สัญญาว่าจะตอบกลับข้อความที่ไม่ได้รับทันที

3. การใช้รูปแบบวันที่ที่เป็นตัวเลข

หากคุณเป็นธุรกิจหรือสถานประกอบการที่มีลูกค้าต่างประเทศ ให้หลีกเลี่ยงรูปแบบ 08/07/2021 วันที่ 7 สิงหาคม 2021 ที่เขียนนอกสหรัฐอเมริกามักจะเป็นวันที่ 07/08/21 เขียนวันที่แบบย่อคือ 7 ส.ค. เพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างประเทศ

4. ไม่ขออนุญาตผู้ติดต่อรายอื่นของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าได้เช็คอินกับเพื่อนร่วมงานของคุณก่อนที่จะใส่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขาในข้อความลางานของคุณ อาจมีคนที่เหมาะสมกับการสอบถามข้อมูลภาคสนามมากกว่า หรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นผู้ติดต่อของคุณอาจไม่รู้สึกว่าพวกเขามีความสามารถเพียงพอที่จะดำเนินการ

หากคุณสงสัยว่าข้อความลางานในกรณีที่แย่กว่านั้นเป็นอย่างไร นี่คือตัวอย่าง (และไม่ใช่ อลิซไม่เคยมีใครบอกเลยว่าเธอจะเป็นผู้ติดต่อสำรอง)

ขอบคุณสำหรับการส่งอีเมล! ฉันกำลังจับปลากระเบนที่มัลดีฟส์!

ขออภัย มือของฉันจะเต็มไปด้วย Pina Coladas เกินกว่าจะตอบกลับถึงวันที่ฉันกลับมา 8/7/2021

ถึงเวลานั้น คุยกับอลิซ: 888-641-0302

เทมเพลตข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณสามารถเขียนข้อความลางานได้หลายร้อยวิธีทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ ธุรกิจของคุณ และเหตุผลที่ถูกเลิกจ้าง

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด เราได้รวบรวมตัวอย่างโดยพิจารณาจากสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดบางประการของการลางาน

1. เทมเพลต Out-of-Office สำหรับองค์กร

เทมเพลตองค์กรนำเสนอข้อมูลที่จำเป็น ข้อความสั้น ตรงประเด็น และดีที่สุดสำหรับลูกค้าคนสำคัญและผู้ที่อยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมืออาชีพ

ขอบคุณสำหรับข้อความ.

ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานจนถึงวันที่ 5 ส.ค. และจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด

หากเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่ออลิซที่ร่วมงานของฉันที่: 888-641-0302

บางทีมมีหน้า Landing Page หรือพื้นที่เว็บไซต์เฉพาะสำหรับคำถามที่พบบ่อยและข้อมูลที่เกี่ยวข้องเมื่อไม่สามารถติดต่อได้

2. เทมเพลตการแชร์ทรัพยากรเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ในกรณีดังกล่าว คุณจะต้องแชร์ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลภายในเทมเพลตเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อชี้ผู้ติดต่อไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ขอบคุณสำหรับข้อความ!

ฉันลางานจนถึงวันที่ 5 ส.ค. สำหรับคำถามทั้งหมดเกี่ยวกับเทมเพลต โปรดไปที่ ลิงก์ นี้

สำหรับข้อสงสัยอื่น ๆ โปรดส่งอีเมลถึง Alice ที่: [email protected]

ฉันจะกลับไปหาข้อความอื่น ๆ ทั้งหมดโดยเร็วที่สุด

3. เทมเพลต Out-of-Office ตลกๆ

เป็นการดีที่สุดที่จะก้าวอย่างระมัดระวังด้วยคำตอบตลกๆ เมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน จำไว้ว่าข้อความเดียวกันที่ส่งถึงเพื่อนสนิทของคุณในที่ทำงานก็สามารถส่งไปยังลูกค้าที่สำคัญที่สุดของคุณได้

อารมณ์ขันไม่ใช่เรื่องสากล แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถใส่บุคลิกบางอย่างลงในข้อความของคุณได้

ขอบคุณสำหรับข้อความ.

ทีมงานทั้งหมดของเรากำลังออกเรือซูเปอร์ยอทช์ ST (ตกลง เป็นการประชุมประจำปีของ ST จริงๆ)

เราจะตอบกลับข้อความตั้งแต่พรุ่งนี้ AM แต่สำหรับเรื่องเร่งด่วน คุณสามารถโทรหาเราได้ที่: 888-641-0302.

อย่าเครียดเกี่ยวกับข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ (แต่ให้เป็นมืออาชีพ)

ข้อความลางานของคุณคือตั๋วไปพักผ่อนในวันหยุด ควรทำงานแทนคุณ แม้ว่าจะเป็นเพียงการติดต่อโดยตรงไปยังแหล่งข้อมูลอื่น

อย่ากังวลมากเกินไปเกี่ยวกับวิธีการสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่จำเป็นอยู่ในนั้นโดยทำตามตัวอย่างของเรา สถานีต่อไป ชายหาด.