Utilisez ces modèles de message d'absence du bureau pour une réponse automatique parfaite

Saviez-vous que des vacances bien méritées peuvent améliorer la productivité au travail de 80 % ?

Prendre une pause au travail est tout aussi important pour votre entreprise que pour votre santé mentale. Mais avec les messages et les appels "urgents" qui arrivent 24 heures sur 24, s'éteindre n'a jamais été aussi difficile.

C'est une frontière sur laquelle tout le monde devrait travailler. Comment peut-on s'attendre à ce que vous vous détendiez et que vous vous détendiez si votre cerveau est encore au travail ?

Utilisez un message d'absence du bureau pour faire le travail à votre place en assurant aux autres que vous avez reçu leur message et que vous leur recontacterez à votre retour.

Si vous travaillez avec plusieurs parties prenantes, il peut être difficile de rédiger le bon message.

Passez cinq minutes avec l'un de nos modèles et vous communiquerez les informations dont vous avez besoin dans un message d'absence du bureau concis et efficace.

Qu'est-ce qu'un message d'absence du bureau ?

Un message d'absence du bureau est une réponse automatique aux e-mails et SMS entrants qui permet à l'expéditeur de savoir que vous êtes absent du travail, combien de temps vous serez absent et que vous avez reçu son message.

L'une des choses les plus importantes qu'un message d'absence du bureau inclut est un contact alternatif pour ceux qui essaient de vous joindre.

Fournir l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone d'un collègue offre une alternative pour les questions urgentes. S'il s'agit d'une véritable urgence, votre collègue peut vous contacter lorsque vous êtes en vacances.

En fin de compte, un message d'absence du bureau doit être court, poli et fournir les informations nécessaires pour rassurer ceux qui tentent de vous contacter que vous prendrez leur message à votre retour.

Pourquoi les messages d'absence du bureau sont-ils importants ?

Définir un message d'absence du bureau est important pour vos contacts professionnels et votre bien-être.

Si vous avez pris du temps pour recharger vos batteries, vous méritez ce temps sans clients, clients ou collègues essayant de vous joindre à toute heure. Leur faire savoir que vous êtes absent est un excellent moyen de minimiser cela.

Pour ceux qui tendent la main, il vaut mieux répondre dès que possible, personne n'aime être fait attendre.

Lorsque les gens savent que vous êtes absent, ils sont plus susceptibles de rechercher d'autres sources d'information. Cela vous évitera de vous envoyer beaucoup d'e-mails inutiles et facilitera votre retour au travail.

Comment rédiger un message d'absence efficace

Les employés se sentent souvent obligés d'écrire un message d'absence original. Cela peut signifier un GIF de pingouins pendant les vacances ou un chat prenant un bain de soleil lorsqu'un contact est en vacances d'été.

C'est à vous de décider si vous souhaitez être formel ou informel, mais gardez à l'esprit les conseils suivants pour vous assurer que votre message d'absence du bureau contient toutes les informations nécessaires.

Que doit contenir votre message d'absence du bureau ?

Malgré tous nos efforts, nous ne pouvons tout simplement pas appeler un GIF une nécessité. Le reste de ces points le sont, alors assurez-vous de les inclure.

1. Accuser réception de l'expéditeur

Comme toute chaîne de messages, vous devez rester poli. Qu'il s'agisse d'un simple "Bonjour" ou "Merci pour votre message", c'est à vous de décider. C'est bien que l'expéditeur soit reconnu avant de vous lancer dans la façon dont vous prenez actuellement un bain de soleil aux Bahamas.

2. Faites-leur savoir quand vous reviendrez

Indiquez la date de votre retour au bureau. Cela permettra aux contacts de savoir quand ils pourront les recontacter et fournira une estimation approximative du moment auquel attendre une réponse.

3. Fournir un autre contact

Il est inévitable que certains e-mails ne puissent tout simplement pas attendre votre retour. Il est également inévitable que certaines personnes croient que cela est vrai, même si ce n'est pas le cas. Pour ces messages entrants, il est préférable de laisser les coordonnées du collègue qui assume vos responsabilités pendant votre absence.

Une fois que vous avez écrit les informations nécessaires, assurez-vous de les relire et de vérifier que vous avez correctement configuré le message.

Les employés réutilisent souvent les mêmes réponses automatiques, ce qui peut signifier que les dates et les autres contacts ne sont pas modifiés. Évitez la confusion en lui donnant une fois de plus.

Qu'est-ce que votre message d'absence du bureau doit éviter ?

Il vaut mieux ne pas dire certaines choses. Voici ce que nous vous recommandons d'éviter dans votre message d'absence du bureau.

1. Trop de détails

Un message d'absence du bureau devrait vous faciliter la vie, évitez donc de le remplir d'informations inutiles à filtrer. Le plus souvent, votre message est écrémé rapidement, donc si vous voulez faire une blague légère, assurez-vous qu'elle se trouve à la fin.

2. Dire que vous répondrez le jour de votre retour

Lorsque vous sortez de la porte du bureau, votre retour au travail peut sembler très lointain. Mais ce moment viendra, et quand ce sera le cas, vous aurez un arriéré d'e-mails, de SMS, d'appels et de travail à rattraper. Gagnez du temps en ne promettant pas de répondre immédiatement aux messages manqués.

3. Utilisation d'un format de date numérique

Si vous êtes une entreprise ou un établissement avec une clientèle internationale, évitez le format 08/07/2021. Le 7 août 2021 écrit en dehors des États-Unis est généralement le 08/07/21. Écrivez une date abrégée, le 7 août, pour éviter une mauvaise communication internationale.

4. Ne pas demander la permission de votre autre contact

Assurez-vous toujours de vérifier auprès de votre collègue avant de mettre son adresse e-mail ou son numéro de téléphone sur votre message d'absence du bureau. Il pourrait y avoir quelqu'un de mieux adapté aux demandes de renseignements sur le terrain, ou votre contact potentiel pourrait ne pas avoir la capacité suffisante pour s'en occuper.

Si vous vous demandez à quoi ressemble un message d'absence du bureau dans le pire des cas, voici un exemple (et non, on n'a jamais dit à Alice qu'elle serait le contact alternatif).

Merci d'avoir envoyé un e-mail ! Je prends actuellement des rayons aux Maldives !

Désolé, mais mes mains seront trop pleines de Pina Coladas pour répondre jusqu'au jour de mon retour, le 07/08/2021.

En attendant, parlez à Alice : 888-641-0302

Modèles de message d'absence du bureau

Selon votre secteur d'activité, votre entreprise et la raison de votre absence, il existe des centaines de façons d'écrire votre message d'absence du bureau.

Si vous ne savez pas par où commencer, nous avons rassemblé des exemples basés sur certaines des raisons les plus courantes de s'absenter du travail.

1. Modèle d'absence du bureau

Un modèle d'entreprise offre des informations sur la base du besoin de savoir. Le message est court, précis et convient mieux aux clients importants et à ceux qui évoluent dans un environnement de travail hautement professionnel.

Merci pour votre message.

Je suis absent du bureau jusqu'au 5 août et je vous répondrai dès que possible.

Si c'est urgent, veuillez contacter ma collègue Alice au : 888-641-0302

Certaines équipes ont des pages de destination dédiées ou des zones de site Web dédiées aux FAQ et aux informations pertinentes lorsqu'un contact n'est pas disponible.

2. Partage des ressources Modèle d'absence du bureau

Dans ces circonstances, vous souhaiterez partager un lien vers la ressource dans votre modèle d'absence du bureau pour orienter les contacts dans la bonne direction.

Merci pour votre message!

Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au 5 août. Pour toute demande relative aux modèles, veuillez suivre ce lien .

Pour toute autre demande, veuillez envoyer un e-mail à Alice, à : [email protected]

Je répondrai à tous les autres messages dès que possible.

3. Modèle drôle d'absence du bureau

Il est toujours préférable de faire preuve de prudence avec les réponses amusantes d'absence du bureau. Gardez à l'esprit que le même message envoyé à votre meilleur ami au travail pourrait également être envoyé à votre client le plus important.

L'humour n'est pas universel, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas insuffler de la personnalité à votre message.

Merci pour votre message.

Toute notre équipe est actuellement sur le superyacht ST (ok, c'est vraiment la conférence annuelle ST).

Nous répondrons aux messages à partir de demain matin, mais pour les questions urgentes, vous pouvez nous appeler au : 888-641-0302.

Ne vous inquiétez pas de votre message d'absence du bureau (mais restez professionnel)

Votre message d'absence du bureau est votre billet pour des vacances reposantes. Cela devrait fonctionner à votre place, même si c'est juste pour diriger les contacts vers une autre source d'information.

Ne vous souciez pas trop de la façon de rédiger le message parfait, assurez-vous simplement que les informations nécessaires s'y trouvent en suivant nos exemples. Prochain arrêt, la plage.