Sanal Bir Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır?

Sanal etkinlikler yeni bir şey olmasa da 2020'de burada dikkatleri üzerine çeken anları oldu. İptal tehdidiyle karşı karşıya kalan büyük ve küçük etkinliklerin çevrimiçi ortama geçişi, endüstriler arasında yaratıcılığın patlamasına neden oldu.

SimpleTexting'de, müşterilerimizin sanal etkinlik katılımcılarıyla etkileşim kurmak ve onlarla bağlantı kurmak için mesajlaşmayı kullandığı yaratıcı yöntemlerden bazılarına hayran kaldık.

O kadar ki, en başarılı modelleri kopyalamakla ilgilenen herkes için sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmak için bu nihai kılavuzu oluşturmak için ilham aldık.

Konunuz üzerinde çalışılmaktan etkinlik sonrası geri bildirim istekleri sunmaya kadar, yol boyunca her adım için bilmeniz gereken her şeye sahibiz.

Sanal Etkinlik Nedir?

Daha önce de belirttiğimiz gibi, sanal olaylar yeni bir şey değil. Web seminerleri, çevrimiçi egzersiz sınıfları ve video konferans neredeyse yirmi yıldır var! Bunların hepsi sanal olay örnekleridir - aksi takdirde deneyimin, dersin veya gösterimin tüm unsurlarının şahsen veya çevrimiçi olarak alındığı bir fırsat olarak bilinir.

İnternet üzerinden sanal bir olayın gerçekleşmesi niteliği dışında, bunun ne anlama gelebileceğinin gerçek bir tanımı veya sınırı yoktur. Bu günlerde, tüm okul yılları teknik olarak sanal etkinlikler olarak kabul ediliyor ve konserler ve konferanslar da aynı şekilde.

Sanal Etkinlik Türleri

Sanal olaylar genellikle birkaç farklı kategoriye girer. Sınıflandırmaları neden önemlidir?

Etkinlik türünüz hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak, katılımı, bütçeyi, zaman taahhüdünü vb. tahmin etmenize yardımcı olabilir.

Bir kuruluşun kendilerini ev sahipliği olarak bulabileceği üç ana sanal etkinlik kategorisi vardır.

Sanal Konferans

Üç türün en büyüğü olan sanal bir konferansta genellikle birkaç yüz ila bin veya daha fazla katılımcı bulunur. Pazarlamacıların %65'i, istenen miktarda kayıt sağlamak istiyorlarsa, büyük bir sanal konferansı tanıtmak için altı haftadan fazla zamana ihtiyaç duyuyorlar. Ek olarak, büyük bir sanal konferans için katılımcı başına ortalama maliyet yaklaşık 1.000 ila 1.500 ABD Doları arasındadır. Bu büyüklükteki bir etkinliği düzenlemeye yardımcı olması için sanal etkinlik yazılımından yardım almanız neredeyse garantidir. Bu tür bir yazılımın özellikleri şunları içerir:

• Katılımcıların birbirine karışması ve soru sorması için genel ve özel sohbet odaları
• “Uzay” etkinliğinin sanal turları
• Bir konuşmacı ve etkileşimli bir izleyici kitlesi için olanaklar
• sanal lobiler
• Anketleri barındırma yeteneği
• Reklamlar için belirlenmiş sponsor alanları
• Kullanıcı etkileşimi metrikleri hakkında raporlama
• Etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında katılımcılarla mesajlaşabilme
• Ve dahası!

Fotoğraf Kredisi: Kelvin Adam

Sanal Toplantılar

Çok daha küçük bir ölçekte, sanal toplantılar, genellikle 5-50 katılımcı arasından bir konuyu kapsayan 60-90 dakikalık yuvarlak masa etkinlikleri veya web seminerleridir. Web seminerleri söz konusu olduğunda, çoğu insanın etkinliği başarılı bir şekilde tanıtması için 3-6 haftaya ihtiyacı vardır.

Sanal toplantılar her zaman tamamen veya kısmen etkileşimli olan gerçek zamanlı etkinlikler olacaktır. Sonuç olarak, daha az ilgili sanal toplantı yazılımı, oturumları düzenlemek için elinizin altında bulunmasına genellikle yardımcı olur. En popüler olanlardan bazıları şunlardır:

• yakınlaştır
• Skype
• Toplantıya Git/Web Seminerine Git
• Ücretsiz konferans görüşmesi
• Tıklama Toplantısı
• Google Meet

Fotoğraf Kredisi: NBC Los Angeles

Sanal Performans

Son sanal toplantı türü biraz potpuri. Sanal toplantılara benzer şekilde, sanal performanslar genellikle Zoom veya sosyal medya gibi bir platform üzerinden iki veya iki milyon kadar küçük bir izleyici kitlesiyle yayınlanan canlı etkinliklerdir! Sanal performansın temel özelliği, bir toplantı veya konferanstan daha az işbirliğini içeren tanıtım yönüdür. Sanal performans örnekleri şunları içerir:

• Dersler veya dersler
• İK eğitimi veya gösterileri
• Sahne arkası turları
• röportajlar
• konserler
• Egzersiz sınıfları

Fotoğraf Kredisi: Zaman Dergisi

Herkes sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapabilirken, iyi bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapmak için olması gereken birkaç şey vardır.

Sanal Etkinlik En İyi Uygulamaları

Sanal etkinliğinizin boyutu ve ölçeği ne olursa olsun, genel olarak geçerli olan birkaç en iyi uygulama vardır.

• Sosyal ağları teşvik edin. Örneğin, etkinlik sırasında canlı tweet atmak ve gönderi paylaşmak! Sanal etkinlikler söz konusu olduğunda, izleyici katılımı en önemli zorluktur. Sosyal medya, onu teşvik etmenin ve izlemenin kolay bir yoludur.
• Soru sormak ve cevaplamak için bir yolunuz olduğundan emin olun. İki yönlü iletişim, izleyici katılımının bir diğer önemli bileşenidir. Etkinliğiniz sırasında insanlarla hızlı bir şekilde bağlantı kurmanın en iyi yollarından biri SMS'tir! Duyurular ve güncellemeler ile tüm katılımcılara toplu mesajlar gönderin ve katılımcılardan doğrudan aynı platformdan bildirim veya soru alın!
• Web seminerlerinde katılımcıları sessize alın. Bir web semineri sırasında rastgele bir öksürük yakalamak veya katılımcıların ayaklarını karıştırmak çok yaygındır. Varsayılan olarak girişte tüm katılımcıların sesini kapatmak en iyisidir.
• Planlama yaparken saat dilimlerini göz önünde bulundurun. Sanal etkinliklerle dünyanın her yerinden insanlarla bağlantı kurabilirsiniz. Mümkün olduğu kadar çok zaman dilimini barındıran zamana duyarlı pencerelerde zamanlamayı düşünün.
• İnternetinizi test edin ve bir yedekleme planınız olsun. Söylendiği gibi, ne yanlış gidebilir ki… olacak. Ve sanal etkinliğiniz için en kritik unsur, sabit bir internet bağlantısıdır. Bu nedenle, etkinliğinizden önce birkaç kez test ettiğinizden ve her ihtimale karşı hazır bir taşınabilir erişim noktası gibi bir yedekleme planınız olduğundan emin olun.
• Bol bol hatırlatıcı gönderin . Bir etkinlikten önce en az üç hatırlatıcı göndermek en iyi uygulamadır. Bir hafta öncesi, 24 saat öncesi ve olay günü.

Sanal Bir Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır?

Hala sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapma ihtimalinden biraz bunalmış hissediyor musunuz? Duyguyu biliyoruz.

Bazen hepsini adım adım yazmak faydalı olabilir. İşte bundan sonra yapacağımız şey tam olarak bu!

Kitlenizi ve Mekanınızı Belirleyin

Ne tür bir sanal etkinliğe (konferans, toplantı, performans) ev sahipliği yaptığınız konusunda daha iyi bir fikre sahip olduğunuzda, hedef kitlenizin nasıl görüneceğini heceleyebilirsiniz. Bireysel davetiyeler mi gönderiyorsunuz yoksa etkinliğiniz halka açık mı?

Bu bilgi, sanal etkinliğiniz için "mekana" karar vermenize yardımcı olacaktır. Örneğin, markanız bir tanıtıma veya ürün lansmanına ev sahipliği yapıyorsa, mümkün olduğunca çok müşterinin görüntülemesini istersiniz. Dolayısıyla, mümkün olduğunca çok sayıda gözü yakalamak için duyurunuzu sosyal medyada canlı yayınlamayı seçebilirsiniz! Aksine, kayıt ile tamamlanmış daha özel bir etkinliğe ev sahipliği yapmak istiyorsanız, parola korumalı bir Zoom toplantısını tercih edebilirsiniz.

İlgili Bir Konu Seçin

Etkinliğinizden önce yapmak isteyeceğiniz bir sonraki şey, ele almak istediğiniz konuları daraltmaktır. Bu nokta, hedef kitlenizin belirlenmesinden sonra gelir, çünkü kimi hedeflemek istediğiniz, neleri kapsayacağınızı etkiler. Konunuzun hem değerli hem de hedef kitleniz için ilgi çekici olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Bunu aşağıdaki gibi sorular sorarak yapabilirsiniz:

• Sektörünüzdeki hangi konu alanları onların ihtiyaçlarına en yakın şekilde ilişkilidir?
• Sunduğunuz ve onlar için faydalı olabilecek herhangi bir hizmet veya özellik var mı?
• En sık sorulan sorulardan bazıları nelerdir?
• En iyi ne tür tekliflere yanıt veriyorlar (ör. kuponlar, yarışmalar)?

İzleyici üyelerine etkinliğinizin neler sunacağına dair gerçekçi bir beklenti vermek için konularınızı mümkün olduğunca odaklı tuttuğunuzdan emin olun.

Konuşmacılarınızı Bulun ve Kısa Bilgilendirin

Sıradaki, etkinliğinizin gerçek eti, sunucular. Kuruluşunuzdan biri veya üçüncü bir taraf olabilir, ancak sanal etkinliğinizde konuşacak güvenilir bir endüstri uzmanı bulmanız çok önemlidir.

Konuşmacılarınızı konu hakkında kapsamlı bir şekilde bilgilendirdiğinizden ve onlara net bir hedef verdiğinizden emin olmak isteyeceksiniz. Bu genellikle "bu sunumun sonunda dinleyicilerimiz _____ yapabilmelidir" şeklinde ifade edilir.

Ayrıca onları herhangi bir zaman sınırlamasından ve olayların genel sıralamasından haberdar etmek isteyeceksiniz. Yavaş bir Soru-Cevap durumunda onlar için önceden bazı sorular hazırlayın ve son olarak, materyallerini buna göre uyarlayabilmeleri için kitleniz hakkında biraz bilgi paylaşın.

Görsel Yardımcıları Ayarlayın

İnsanların %90'ı, bir sunumdaki güçlü bir anlatının katılım için kritik olduğuna inanıyor. Hikaye anlatımı için çok önemli bir araç görsel yardımcılarınızdır. Görsel destekli sunumların, görselsiz sunumlara göre %43 daha ikna edici olduğu bilinmektedir. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere dinamik görseller oluşturmanıza yardımcı olabilecek bazı harika ücretsiz araçlar vardır:

• Google Slaytlar
• Prezi
• canva
• Sıçramayı kaldır
• Yaratıcı Pazar
• slayt paylaşımı
• piktochart
• Çingene

Davetlerinizi Gönderin ve Etkinliğinize Ev Sahipliği Yapın

Daha önce de belirttiğimiz gibi, gerçek etkinliğinizden önce bir davetiye ve en az üç hatırlatıcı göndermek en iyi uygulamadır. Katılımcının iletişim bilgilerini kaydettiğinizden ve etkinliğinize katılımlarına atıfta bulunarak bir yerde sakladığınızdan emin olun, böylece gelecekteki katılım için hattın aşağısında bir konuşma noktanız olur. Ayrıca sizin, hoparlörlerinizin ve yazılımınızın doğru şekilde kurulduğundan ve çalıştığından emin olabilmeniz için bir günlük etkinlik kontrol listesine sahip olmak iyi bir fikirdir.

Takip Materyalleri Gönderin

Her etkinlikten sonra, katılımcıların geri bildirimlerini sizinle paylaşmaları için her zaman bir fırsat eklemek istersiniz. Bu hem onlar hem de sizin için değerli bir egzersizdir. Etkinlik sonrası geri bildirim anketi yazarken şunları yaptığınızdan emin olun:

• Genel ve özel notların bir karışımını elde etmek için çoktan seçmeli ve açık uçlu soruların bir karışımını ekleyin
• Anketinizi bir etkinlikten sonra, henüz tazeyken geri bildirim toplamak için mümkün olan en kısa sürede gönderin.
• Basit bir Likert Ölçeği derecelendirme sisteminden (1-5'ten) yararlanarak her bir madde için ortalama puanı kolayca hesaplayın ve her soru için genel bir özet elde edin.
• Gelecekteki etkinliklere olan ilgiyi ölçmek için bu fırsatı kullanın
• Anketinizi 5-10 soruyla sınırlı tutmaya çalışın

Fotoğraf Kredisi: Eventbrite

COVID, sanal olabileceğini asla düşünmediğiniz birçok yenilikçi olay örneği yarattı. Doğru araçlarla eşleştirilen izleyici deneyimine güçlü bir odaklanmayla, bir sonraki sanal etkinliğinizi parkın dışına çıkaracağınızdan emin olabilirsiniz!