Comment organiser un événement virtuel

Bien que les événements virtuels ne soient pas nouveaux, ils ont certainement eu leur moment de gloire ici en 2020. Face à la menace d'annulation, les événements, petits et grands, sont passés en ligne, entraînant des explosions de créativité dans tous les secteurs.

Chez SimpleTexting, nous avons été étonnés par certaines des façons créatives dont nos clients ont utilisé les SMS pour s'engager et se connecter avec les participants à des événements virtuels.

À tel point que nous avons été inspirés pour créer ce guide ultime pour organiser un événement virtuel pour toute personne intéressée par la reproduction des modèles les plus réussis.

De l'atelier sur votre sujet à la livraison de demandes de commentaires post-événement, nous avons tout ce que vous devez savoir pour chaque étape du processus.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les événements virtuels ne sont pas nouveaux. Les webinaires, les cours d'entraînement en ligne et les vidéoconférences existent depuis près de deux décennies ! Ce sont tous des exemples d'un événement virtuel - autrement connu comme une occasion où tous les éléments de l'expérience, de la leçon ou de la démonstration sont reçus en ligne plutôt qu'en personne.

Hormis la qualification qu'un événement virtuel se déroule sur Internet, il n'y a pas de véritable définition ou limite à ce que cela pourrait signifier. De nos jours, des années scolaires entières sont techniquement considérées comme des événements virtuels, suivis de concerts et de conférences.

Types d'événements virtuels

Les événements virtuels relèvent généralement de quelques catégories différentes. Pourquoi leur classement est-il important ?

Eh bien, en savoir plus sur votre type d'événement peut vous aider à estimer la fréquentation, le budget, l'engagement en temps, etc.

Il existe trois principales catégories d'événements virtuels qu'une organisation peut être amenée à organiser.

Conférence virtuelle

Le plus grand des trois types, une conférence virtuelle compte généralement quelques centaines à un millier de participants ou plus. 65 % des spécialistes du marketing ont besoin de plus de six semaines pour promouvoir une conférence virtuelle importante s'ils souhaitent générer le nombre d'inscriptions souhaité. De plus, le coût moyen par participant pour une grande conférence virtuelle est d'environ 1 000 à 1 500 dollars. Vous êtes presque assuré d'avoir besoin de l'aide d'un logiciel d'événement virtuel pour vous aider à organiser un événement de cette ampleur. Les fonctionnalités de ce type de logiciel incluent :

• Salons de discussion publics et privés permettant aux participants de se mêler et de poser des questions
• Visites virtuelles de l'« espace » événementiel
• Installations pour un conférencier et un public interactif
• Lobbys virtuels
• La possibilité d'héberger des sondages
• Zones de parrainage désignées pour les annonces
• Rapports sur les mesures d'engagement des utilisateurs
• La possibilité d'envoyer des SMS aux participants avant, pendant et après l'événement
• Et plus!

Crédit photo : Kelvin Man

Réunions virtuelles

À une échelle beaucoup plus petite, les réunions virtuelles sont des tables rondes ou des webinaires de 60 à 90 minutes qui couvrent généralement un sujet parmi 5 à 50 participants. Dans le cas des webinaires, la plupart des gens ont besoin de 3 à 6 semaines pour promouvoir l'événement avec succès.

Les réunions virtuelles seront toujours des événements en temps réel entièrement ou partiellement interactifs. Par conséquent, il est souvent utile d'avoir sous la main un logiciel de réunion virtuelle moins impliqué pour héberger les sessions. Certains des plus populaires incluent:

• Zoom
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinaire
• Conférence téléphonique gratuite
• Cliquez sur Réunion
• Google Meet

Crédit photo : NBC Los Angeles

Performances virtuelles

Le dernier type de réunion virtuelle est un peu un pot-pourri. Semblables aux réunions virtuelles, les performances virtuelles sont généralement des événements en direct diffusés sur une plateforme comme Zoom ou les médias sociaux avec un public aussi petit que deux ou aussi grand que deux millions ! La caractéristique principale d'une performance virtuelle est l'aspect de démonstration qui implique moins de collaboration qu'une réunion ou une conférence. Voici des exemples de performances virtuelles :

• Cours ou conférence
• Formation ou démonstration RH
• Visites des coulisses
• Entrevues
• Concerts
• Cours d'entraînement

Crédit photo : Time Magazine

Bien que n'importe qui puisse être en mesure d'héberger un événement virtuel, il y a quelques choses qui doivent se produire pour organiser un bon événement virtuel.

Meilleures pratiques pour les événements virtuels

Quelles que soient la taille et l'échelle de votre événement virtuel, il existe quelques bonnes pratiques qui s'appliquent à tous.

• Encouragez les réseaux sociaux. Par exemple, tweetez en direct et publiez pendant l'événement ! L'engagement du public est le défi le plus important lorsqu'il s'agit d'événements virtuels. Les médias sociaux sont un moyen facile de l'encourager et de le surveiller.
• Assurez-vous d'avoir un moyen de poser et de répondre aux questions. Les communications bidirectionnelles sont un autre ingrédient essentiel de l'engagement du public. L'un des meilleurs moyens de communiquer rapidement avec les gens pendant votre événement est par SMS ! Envoyez des messages en masse à tous les participants avec des annonces et des mises à jour et recevez des notifications ou des questions directement des participants, le tout depuis la même plateforme !
• Couper le son des participants aux webinaires. Il n'est que trop courant d'attraper une toux aléatoire ou de traîner des participants pendant un webinaire. Il est préférable de désactiver tous les participants lors de l'entrée par défaut.
• Tenez compte des fuseaux horaires lors de la planification. Avec les événements virtuels, vous pouvez vous connecter avec des gens du monde entier. Envisagez de planifier dans des fenêtres sensibles au facteur temps qui s'adaptent à autant de fuseaux horaires que possible.
• Testez votre Internet et ayez un plan de secours. Comme le dit le proverbe, ce qui peut mal tourner… le fera. Et l'élément le plus critique de votre événement virtuel est une connexion Internet stable. Assurez-vous donc de le tester plusieurs fois avant votre événement et ayez un plan de secours, comme un point d'accès portable, prêt au cas où.
• Envoyez beaucoup de rappels . Il est recommandé d'envoyer au moins trois rappels avant un événement. Une semaine avant, 24 heures avant et le jour de l'événement.

Comment organiser un événement virtuel

Vous vous sentez encore un peu dépassé par la perspective d'organiser un événement virtuel ? Nous connaissons le sentiment.

Parfois, il peut être utile de tout écrire étape par étape. C'est exactement ce que nous allons faire ensuite !

Déterminez votre public et votre lieu

Une fois que vous avez une meilleure idée du type d'événement virtuel que vous organisez (conférence, réunion, performance), vous pouvez préciser à quoi ressemblera votre public. Envoyez-vous des invitations individuelles ou votre événement est-il ouvert au public ?

Ces informations vous aideront à choisir le « lieu » de votre événement virtuel. Par exemple, si votre marque organise une démonstration ou un lancement de produit, vous souhaiterez qu'autant de clients que possible voient. Par conséquent, vous pouvez choisir de diffuser votre annonce en direct sur les réseaux sociaux pour capter autant d'yeux que vous le pouvez ! Au contraire, si vous souhaitez organiser un événement plus exclusif avec inscription, vous pouvez opter pour une réunion Zoom protégée par mot de passe.

Choisissez un sujet pertinent

La prochaine chose que vous voudrez faire avant votre événement est de préciser le ou les sujets que vous souhaitez couvrir. Ce point vient après la détermination de votre audience, car qui vous voulez cibler a un impact sur ce que vous couvrirez. Vous voulez être sûr que votre sujet est à la fois précieux et intéressant pour votre public cible. Vous pouvez le faire en posant des questions telles que :

• Quels domaines de votre industrie se rapportent le plus à leurs besoins ?
• Proposez-vous des services ou des fonctionnalités qui leur seraient utiles ?
• Quelles sont certaines de vos questions les plus fréquemment posées ?
• À quels types d'offres répondent-ils le mieux (par exemple, coupons, concours) ?

Assurez-vous de garder votre ou vos sujets aussi ciblés que possible pour donner aux membres du public une attente réaliste de ce que votre événement offrira.

Trouvez vos conférenciers et briefez-les

La prochaine étape est la vraie viande de votre événement, les présentateurs. Il peut s'agir d'une personne de votre organisation ou d'un tiers, mais il est essentiel de trouver un expert crédible de l'industrie pour parler lors de votre événement virtuel.

Assurez-vous de bien informer vos intervenants sur le sujet et de leur donner un objectif clair. Ceci est souvent formulé comme « à la fin de cette présentation, notre public devrait être en mesure de _____ ».

Vous voudrez également les informer des limites de temps et de l'ordre général des événements. Préparez quelques questions pour eux à l'avance en cas de questions-réponses lentes et enfin, partagez un peu de votre public avec eux afin qu'ils puissent adapter leur matériel en conséquence.

Configurer les aides visuelles

90% des personnes pensent qu'un récit fort dans une présentation est essentiel pour l'engagement. Vos aides visuelles sont un outil crucial pour la narration. Les présentations avec des aides visuelles sont connues pour être 43 % plus persuasives que les mêmes présentations sans visuels. Il existe des outils gratuits impressionnants qui peuvent vous aider à configurer des visuels dynamiques, notamment :

• Diapositives Google
• Prézi
• Toile
• Unsplash
• Marché créatif
• Slideshare
• Piktochart
• Giphy

Envoyez vos invitations et organisez votre événement

Comme nous l'avons mentionné précédemment, il est préférable d'envoyer une invitation et au moins trois rappels avant votre événement réel. Assurez-vous de sauvegarder les coordonnées des participants et de les stocker quelque part en faisant référence à leur participation à votre événement afin d'avoir un point de conversation sur toute la ligne pour un engagement futur. C'est également une bonne idée d'avoir une liste de contrôle du jour de l'événement afin de vous assurer que vous, vos conférenciers et votre logiciel sont tous configurés et fonctionnent correctement.

Envoyer des documents de suivi

Après chaque événement, vous souhaitez toujours inclure une opportunité pour les participants de partager leurs commentaires avec vous. C'est un exercice précieux pour eux et pour vous. Lors de la rédaction d'un sondage de rétroaction post-événement, assurez-vous de :

• Inclure un mélange de questions à choix multiples et de questions ouvertes pour obtenir un mélange de notes générales et spécifiques
• Envoyez votre sondage dès que possible après un événement pour recueillir des commentaires pendant qu'il est encore frais
• Utilisez un système de notation simple sur l'échelle de Likert (de 1 à 5) pour calculer facilement le score moyen de chaque élément et obtenir un aperçu général de chaque question
• Profitez également de cette occasion pour évaluer l'intérêt pour les événements futurs
• Essayez de limiter votre enquête à environ 5 à 10 questions

Crédit photo : Eventbrite

COVID a créé de nombreux exemples innovants d'événements que vous n'auriez jamais pensé pouvoir devenir virtuels. Avec un fort accent sur l'expérience du public associé aux bons outils, vous êtes sûr de faire sortir votre prochain événement virtuel du parc !