Come ospitare un evento virtuale

Sebbene gli eventi virtuali non siano una novità, hanno sicuramente avuto il loro momento di ribalta qui nel 2020. Di fronte alla minaccia di cancellazione, eventi grandi e piccoli sono passati online, provocando esplosioni di creatività in tutti i settori.

In SimpleTexting, siamo rimasti sorpresi da alcuni dei modi creativi in ​​cui i nostri clienti hanno utilizzato i messaggi di testo per interagire e connettersi con i partecipanti all'evento virtuale.

Tanto che ci siamo ispirati a creare questa guida definitiva per ospitare un evento virtuale per chiunque sia interessato a replicare i modelli di maggior successo.

Dall'elaborazione del tuo argomento alla consegna delle richieste di feedback post-evento, abbiamo tutto ciò che devi sapere per ogni fase lungo il percorso.

Che cos'è un evento virtuale?

Come accennato in precedenza, gli eventi virtuali non sono una novità. Webinar, lezioni di allenamento online e videoconferenze esistono da quasi due decenni! Questi sono tutti esempi di un evento virtuale, altrimenti noto come un'occasione in cui tutti gli elementi dell'esperienza, lezione o dimostrazione vengono ricevuti online o di persona.

A parte la qualificazione che un evento virtuale si svolge su Internet, non c'è una definizione reale o un limite a ciò che potrebbe significare. Al giorno d'oggi, interi anni scolastici sono tecnicamente considerati eventi virtuali, seguiti da concerti e conferenze.

Tipi di eventi virtuali

Gli eventi virtuali in genere rientrano in alcune categorie diverse. Perché la loro classificazione è importante?

Bene, sapere di più sul tipo di evento può aiutarti a stimare la partecipazione, il budget, l'impegno di tempo, ecc.

Esistono tre categorie principali di eventi virtuali che un'organizzazione potrebbe trovarsi a ospitare.

Conferenza virtuale

Il più grande dei tre tipi, una conferenza virtuale ha in genere da poche centinaia a mille o più partecipanti. Il 65% degli esperti di marketing ha bisogno di più di sei settimane per promuovere una conferenza virtuale di notevoli dimensioni se desidera ottenere il numero desiderato di registrazioni. Inoltre, il costo medio per partecipante per una conferenza virtuale di grandi dimensioni è compreso tra $ 1.000 e $ 1.500. Hai quasi la certezza di aver bisogno dell'aiuto del software per eventi virtuali per organizzare un evento di questa portata. Le caratteristiche di questo tipo di software includono:

• Chat room pubbliche e private in cui i partecipanti possono socializzare e porre domande
• Tour virtuali dello “spazio” dell'evento
• Strutture per un oratore e un pubblico interattivo
• Lobby virtuali
• La possibilità di ospitare sondaggi
• Sponsorizzare le aree designate per gli annunci
• Rapporti sulle metriche di coinvolgimento degli utenti
• La possibilità di inviare messaggi ai partecipanti prima, durante e dopo l'evento
• E altro ancora!

Credito fotografico: Kelvin Man

Riunioni virtuali

Su una scala molto più piccola, le riunioni virtuali sono tavole rotonde di 60-90 minuti o webinar che in genere coprono un argomento tra 5-50 partecipanti. Nel caso dei webinar, la maggior parte delle persone ha bisogno di 3-6 settimane per promuovere l'evento con successo.

Le riunioni virtuali saranno sempre eventi in tempo reale completamente o parzialmente interattivi. Di conseguenza, è spesso utile avere a portata di mano un software per riunioni virtuali meno coinvolto per ospitare le sessioni. Alcuni dei più popolari includono:

• Ingrandisci
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Chiamata in conferenza gratuita
• Fare clic su Riunione
• Google Meet

Credito fotografico: NBC Los Angeles

Performance virtuale

L'ultimo tipo di riunione virtuale è un po' un pot-pourri. Simile alle riunioni virtuali, le esibizioni virtuali sono generalmente eventi dal vivo trasmessi in streaming su una piattaforma come Zoom o social media con un pubblico di due o due milioni di persone! La caratteristica chiave di una performance virtuale è l'aspetto dimostrativo che implica una minore collaborazione rispetto a una riunione o conferenza. Esempi di performance virtuali includono:

• Lezioni o lezioni
• Formazione o dimostrazioni delle risorse umane
• Tour dietro le quinte
• Interviste
• Concerti
• Classi di allenamento

Credito fotografico: Time Magazine

Sebbene chiunque possa essere in grado di ospitare un evento virtuale, ci sono alcune cose che devono accadere per ospitare un buon evento virtuale.

Best practice per eventi virtuali

Indipendentemente dalle dimensioni e dalle dimensioni del tuo evento virtuale, ci sono alcune best practice che si applicano su tutta la linea.

• Incoraggiare i social network. Ad esempio, twittare dal vivo e postare durante l'evento! Il coinvolgimento del pubblico è la sfida più importante quando si tratta di eventi virtuali. I social media sono un modo semplice per incoraggiarli e monitorarli.
• Assicurati di avere un modo per porre e rispondere alle domande. La comunicazione bidirezionale è un altro ingrediente essenziale per il coinvolgimento del pubblico. Uno dei modi migliori per connetterti rapidamente con le persone durante il tuo evento è tramite SMS! Invia messaggi di massa a tutti i partecipanti con annunci e aggiornamenti e ricevi notifiche o domande direttamente dai partecipanti, il tutto dalla stessa piattaforma!
• Disattiva l'audio dei partecipanti ai webinar. È fin troppo comune cogliere un colpo di tosse casuale o trascinare i partecipanti durante un webinar. È meglio disattivare l'audio di tutti i partecipanti all'ingresso per impostazione predefinita.
• Considera i fusi orari durante la pianificazione. Con gli eventi virtuali, puoi connetterti con persone in tutto il mondo. Prendi in considerazione la pianificazione in finestre sensibili al tempo che ospitano il maggior numero possibile di fusi orari.
• Metti alla prova la tua connessione Internet e disponi di un piano di backup. Come si suol dire, cosa può andare storto... lo farà. E l'elemento più critico per il tuo evento virtuale è una connessione Internet stabile. Quindi assicurati di testarlo alcune volte prima del tuo evento e di avere un piano di backup, come un hotspot portatile, pronto per ogni evenienza.
• Invia molti promemoria . È consigliabile inviare almeno tre promemoria prima di un evento. Una settimana prima, 24 ore prima e il giorno dell'evento.

Come ospitare un evento virtuale

Ti senti ancora un po' sopraffatto dalla prospettiva di ospitare un evento virtuale? Conosciamo la sensazione.

A volte può essere utile scrivere tutto passo dopo passo. Quindi è esattamente quello che faremo dopo!

Determina il tuo pubblico e la sede

Una volta che hai un'idea migliore del tipo di evento virtuale che stai ospitando (conferenza, riunione, performance), puoi precisare come sarà il tuo pubblico. Invii inviti individuali o il tuo evento è aperto al pubblico?

Queste informazioni ti aiuteranno a decidere la "sede" del tuo evento virtuale. Ad esempio, se il tuo marchio ospita una dimostrazione o il lancio di un prodotto, ti consigliamo di visualizzare il maggior numero possibile di clienti. Ergo, puoi scegliere di trasmettere in streaming il tuo annuncio sui social media per catturare quanti più sguardi di passaggio puoi! Al contrario, se vuoi ospitare un evento più esclusivo completo di registrazione, puoi optare per un meeting Zoom protetto da password.

Scegli un argomento pertinente

La prossima cosa che vorrai fare prima del tuo evento è restringere gli argomenti che desideri trattare. Questo punto viene dopo la determinazione del tuo pubblico perché chi vuoi prendere di mira ha un impatto su ciò che coprirai. Vuoi essere sicuro che il tuo argomento sia prezioso e di interesse per il tuo pubblico di destinazione. Puoi farlo ponendo domande come:

• Quali aree tematiche nel tuo settore sono più vicine alle loro esigenze?
• Ci sono servizi o funzionalità che offri che potrebbero essere loro utili?
• Quali sono alcune delle tue domande più frequenti?
• A quali tipi di offerte rispondono meglio (ad es. coupon, concorsi)?

Assicurati di mantenere il tuo argomento il più concentrato possibile per dare ai membri del pubblico un'aspettativa realistica di ciò che il tuo evento offrirà.

Trova i tuoi relatori e spiegali

Il prossimo è la vera carne del tuo evento, i presentatori. Potrebbe essere qualcuno della tua organizzazione o di una terza parte, ma è essenziale trovare un esperto del settore credibile che parli al tuo evento virtuale.

Dovrai essere sicuro di informare accuratamente i tuoi relatori sull'argomento e dare loro un obiettivo chiaro. Questo è spesso espresso come "alla fine di questa presentazione, il nostro pubblico dovrebbe essere in grado di _____".

Avrai anche voglia di renderli consapevoli di eventuali limiti di tempo e dell'ordine generale degli eventi. Prepara alcune domande per loro in anticipo in caso di domande e risposte lente e, infine, condividi un po' del tuo pubblico con loro in modo che possano adattare il loro materiale di conseguenza.

Impostare ausili visivi

Il 90% delle persone crede che una narrativa forte in una presentazione sia fondamentale per il coinvolgimento. Uno strumento cruciale per la narrazione sono i tuoi ausili visivi. È noto che le presentazioni con ausili visivi sono il 43% più persuasive delle stesse presentazioni senza elementi visivi. Ci sono alcuni fantastici strumenti gratuiti che possono aiutarti a configurare elementi visivi dinamici, tra cui:

• Presentazioni Google
• Prezi
• Tela
• Spruzza
• Mercato Creativo
• Condivisione di diapositive
• Pictochart
• Gifi

Invia i tuoi inviti e ospita il tuo evento

Come accennato in precedenza, è consigliabile inviare un invito e almeno tre promemoria prima dell'evento effettivo. Assicurati di salvare le informazioni di contatto dei partecipanti e archiviarle da qualche parte facendo riferimento alla loro partecipazione al tuo evento in modo da avere un punto di conversazione lungo la linea per il coinvolgimento futuro. È anche una buona idea avere un elenco di controllo del giorno dell'evento in modo da poter garantire che tu, i tuoi relatori e il tuo software siano tutti impostati e funzionanti correttamente.

Invia materiale di follow-up

Dopo ogni evento vuoi sempre includere un'opportunità per i partecipanti di condividere il loro feedback con te. Questo è un esercizio prezioso sia per loro che per te. Quando scrivi un sondaggio di feedback post-evento, assicurati di:

• Includi un mix di domande a risposta multipla e domande aperte per ottenere un mix di note generali e specifiche
• Invia il tuo sondaggio il prima possibile dopo un evento per raccogliere feedback mentre è ancora aggiornato
• Utilizza un semplice sistema di valutazione della scala Likert (da 1 a 5) per calcolare facilmente il punteggio medio per ogni elemento e ottenere un'idea generale per ogni domanda
• Usa questa opportunità per valutare anche l'interesse per eventi futuri
• Cerca di mantenere il tuo sondaggio limitato a circa 5-10 domande

Credito fotografico: Eventbrite

Il COVID ha creato molti esempi innovativi di eventi che non avresti mai pensato potessero diventare virtuali. Con una forte attenzione all'esperienza del pubblico abbinata agli strumenti giusti, sei sicuro di buttare fuori dal parco il tuo prossimo evento virtuale!