バーチャルイベントを主催する方法

バーチャルイベントは目新しいものではありませんが、2020年には確かに注目を集めています。キャンセルの脅威に直面して、大小のイベントがオンラインに移行し、業界全体で創造性が爆発的に高まりました。

SimpleTextingでは、お客様が仮想イベントの参加者と交流するためにテキストメッセージを使用したクリエイティブな方法のいくつかに驚いています。

そのため、最も成功したモデルの複製に関心のある人のために、仮想イベントをホストするためのこの究極のガイドを作成するように促されました。

トピックのワークショップからイベント後のフィードバックリクエストの配信まで、各ステップで知っておく必要のあるすべてが揃っています。

バーチャルイベントとは何ですか？

前に述べたように、仮想イベントは新しいものではありません。 ウェビナー、オンラインワークアウトクラス、およびビデオ会議は、ほぼ20年前から存在しています。 これらはすべて仮想イベントの例です。これは、体験、レッスン、またはデモンストレーションのすべての要素がオンラインと対面で受け取られる機会としても知られています。

バーチャルイベントがインターネットを介して行われるという資格を除いて、それが意味するものに実際の定義や制限はありません。 最近では、学年全体が技術的に仮想イベントと見なされており、コンサートや会議もそれに続いています。

バーチャルイベントの種類

バーチャルイベントは通常、いくつかの異なるカテゴリに分類されます。 なぜそれらの分類が重要なのですか？

さて、あなたのイベントの種類についてもっと知ることはあなたが出席、予算、時間の約束などを見積もるのを助けることができます。

組織が主催していると思われる仮想イベントには、主に3つのカテゴリがあります。

バーチャルカンファレンス

3つのタイプの中で最大の仮想会議には、通常、数百から数千人以上の参加者がいます。 マーケターの65％は、必要な数の登録を促進したい場合、大規模な仮想会議を宣伝するために6週間以上を必要とします。 さらに、大規模な仮想会議の参加者1人あたりの平均コストは、約1,000ドルから1,500ドルです。 この規模のイベントを開催するには、仮想イベントソフトウェアの支援が必要になることがほぼ確実です。 このタイプのソフトウェアの機能は次のとおりです。

• 参加者が交流して質問するためのパブリックおよびプライベートチャットルーム
• イベント「スペース」のバーチャルツアー
• スピーカーとインタラクティブな聴衆のための施設
• 仮想ロビー
• 投票をホストする機能
• 広告用に指定されたスポンサーエリア
• ユーザーエンゲージメント指標に関するレポート
• イベント前、イベント中、イベント後に出席者とテキストをやり取りする機能
• もっと！

写真提供者：Kelvin Man

バーチャルミーティング

はるかに小規模な仮想会議は、60〜90分のラウンドテーブルイベントまたはウェビナーであり、通常、5〜50人の参加者のうちの1つの主題をカバーします。 ウェビナーの場合、ほとんどの人はイベントを成功させるために3〜6週間を必要とします。

仮想会議は常に、完全にまたは部分的にインタラクティブなリアルタイムのイベントになります。 その結果、あまり関与しない仮想会議ソフトウェアは、セッションをホストするために手元に用意しておくと役立つことがよくあります。 最も人気のあるものは次のとおりです。

• ズーム
• Skype
• GoToMeeting / GoToWebinar
• Freeconferencecall
• ClickMeeting
• GoogleMeet

写真提供者：NBCロサンゼルス

仮想パフォーマンス

バーチャルミーティングの最後のタイプは、ちょっとしたポプリです。 仮想会議と同様に、仮想パフォーマンスは通常、Zoomやソーシャルメディアなどのプラットフォームを介してストリーミングされるライブイベントであり、聴衆は200万人から200万人になります。 仮想パフォーマンスの重要な機能は、会議や会議よりもコラボレーションが少ないデモンストレーションの側面です。 仮想パフォーマンスの例は次のとおりです。

• レッスンまたは講義
• HRトレーニングまたはデモンストレーション
• 舞台裏ツアー
• インタビュー
• コンサート
• トレーニングクラス

写真提供者：Time Magazine

誰でも仮想イベントをホストできるかもしれませんが、優れた仮想イベントをホストするために発生する必要があることがいくつかあります。

バーチャルイベントのベストプラクティス

仮想イベントのサイズと規模に関係なく、全面的に適用されるいくつかのベストプラクティスがあります。

• ソーシャルネットワーキングを奨励します。 たとえば、イベント中のライブツイートや投稿！ バーチャルイベントに関しては、視聴者の関与が最も重要な課題です。 ソーシャルメディアは、それを奨励および監視する簡単な方法です。
• 質問をしたり、質問に答えたりする方法があることを確認してください。 双方向のコミュニケーションは、視聴者の関与に欠かせないもう1つの要素です。 イベント中に人々とすばやくつながるための最良の方法の1つは、SMSを使用することです。 アナウンスとアップデートを含む大量のメッセージをすべての参加者に送信し、すべて同じプラットフォームから参加者から直接通知や質問を受け取ります。
• ウェビナーの参加者をミュートします。 ウェビナー中に参加者のランダムな咳やシャッフルをキャッチすることは非常に一般的です。 デフォルトでは、エントリ時にすべての参加者をミュートすることをお勧めします。
• スケジュールを立てるときは、タイムゾーンを考慮してください。 バーチャルイベントを使用すると、世界中の人々とつながることができます。 できるだけ多くのタイムゾーンに対応する時間に敏感なウィンドウでスケジュールすることを検討してください。
• インターネットをテストし、バックアップ計画を立てます。 ことわざにあるように、何がうまくいかない可能性があります…。 そして、仮想イベントにとって最も重要な要素は、安定したインターネット接続です。 したがって、イベントの前に数回テストして、万が一の場合に備えて、ポータブルホットスポットなどのバックアップ計画を立ててください。
• たくさんのリマインダーを送信します。 イベントの前に少なくとも3つのリマインダーを送信することをお勧めします。 1週間前、24時間前、およびイベント当日。

バーチャルイベントを主催する方法

バーチャルイベントを主催する可能性にまだ少し圧倒されていますか？ 私たちはその気持ちを知っています。

すべてを段階的に書き出すと役立つ場合があります。 それがまさに次に行うことです！

あなたの聴衆と場所を決定する

主催している仮想イベントの種類（会議、会議、パフォーマンス）がよくわかったら、聴衆がどのように見えるかを詳しく説明できます。 個別の招待状を送信しますか、それともイベントを一般に公開しますか？

この情報は、仮想イベントの「会場」を決定するのに役立ちます。 たとえば、ブランドがデモンストレーションや製品の発売をホストしている場合は、できるだけ多くの顧客に見てもらいたいと思うでしょう。 エルゴ、ソーシャルメディアでアナウンスをライブストリーミングして、できるだけ多くの通過する目をキャプチャすることを選択できます。 逆に、登録を完了したより排他的なイベントを主催したい場合は、パスワードで保護されたZoomミーティングを選択できます。

関連するトピックを選択してください

イベントの前に次にやりたいことは、カバーしたいトピックを絞り込むことです。 あなたがターゲットにしたい人はあなたがカバーするものに影響を与えるので、このポイントはあなたの聴衆の決定の後に来ます。 あなたはあなたのトピックがあなたのターゲットオーディエンスにとって価値がありそして興味があることの両方を確実にしたいです。 これを行うには、次のような質問をします。

• あなたの業界のどの分野が彼らのニーズに最も近いと関係していますか？
• 彼らに役立つと思われるサービスや機能はありますか？
• よくある質問は何ですか？
• 彼らはどのような種類のオファーに最もよく反応しますか（クーポン、コンテストなど）？

あなたのイベントが何を提供するかについて聴衆に現実的な期待を与えるために、あなたのトピックを可能な限り集中させてください。

スピーカーを見つけて簡単に説明する

次は、あなたのイベントの真髄であるプレゼンターです。 それはあなたの組織または第三者の誰かかもしれませんが、あなたのバーチャルイベントで話す信頼できる業界の専門家を見つけることが不可欠です。

スピーカーにトピックについて徹底的に説明し、明確な目標を与えるようにしてください。 これは、「このプレゼンテーションの最後に、聴衆は_____できるはずです」とよく言われます。

また、時間制限やイベントの一般的な順序を彼らに知らせたいと思うでしょう。 質疑応答が遅い場合は、事前に質問を用意し、最後に、聴衆について少し話して、それに応じて資料を調整できるようにします。

視覚補助を設定する

90％の人が、プレゼンテーションでの強力な説明がエンゲージメントにとって重要であると考えています。 ストーリーテリングの重要なツールは、視覚的な補助です。 視覚補助を使用したプレゼンテーションは、視覚を使用しない同じプレゼンテーションよりも43％説得力があることが知られています。 次のような動的なビジュアルを設定するのに役立つ素晴らしい無料ツールがいくつかあります。

• Googleスライド
• Prezi
• Canva
• スプラッシュを解除
• クリエイティブマーケット
• Slideshare
• Piktochart
• Giphy

招待状を送信してイベントを主催する

前述したように、実際のイベントの前に招待状と少なくとも3つのリマインダーを送信することをお勧めします。 出席者の連絡先情報を必ず保存し、イベントへの出席を参照できる場所に保存して、将来のエンゲージメントのための会話ポイントを確保してください。 また、イベントの1日のチェックリストを用意して、あなた、スピーカー、およびソフトウェアがすべて正しくセットアップされ、機能していることを確認することもお勧めします。

フォローアップ資料を送信する

すべてのイベントの後に、出席者がフィードバックをあなたと共有する機会を常に含めたいと思います。 これは、彼らとあなたの両方にとって貴重な演習です。 イベント後のフィードバック調査を作成するときは、次のことを確認してください。

• 一般的なメモと特定のメモを組み合わせて取得するには、複数の選択肢と自由形式の質問を組み合わせて含めます
• イベント後できるだけ早くアンケートを送信して、まだ新鮮なうちにフィードバックを収集してください
• シンプルなリッカート尺度評価システム（1〜5）を利用して、各項目の平均スコアを簡単に計算し、各質問の全体的な要点を取得します
• この機会を利用して、将来のイベントへの関心も評価してください
• 調査は5〜10問程度に制限するようにしてください

写真提供者：Eventbrite

COVIDは、仮想化できるとは思わなかったイベントの革新的な例を数多く作成しました。 適切なツールと組み合わせた視聴者体験に重点を置くことで、次のバーチャルイベントを公園から確実にノックアウトできます！