So veranstalten Sie ein virtuelles Event

Obwohl virtuelle Events nichts Neues sind, hatten sie hier im Jahr 2020 sicherlich ihren Höhepunkt. Angesichts der drohenden Absage wurden große und kleine Events ins Internet verlagert, was branchenübergreifend zu Kreativitätsschüben führte.

Wir bei SimpleTexting waren erstaunt über einige der kreativen Möglichkeiten, mit denen unsere Kunden SMS verwendet haben, um mit Teilnehmern virtueller Veranstaltungen in Kontakt zu treten und sich mit ihnen zu verbinden.

Wir waren so sehr inspiriert, diesen ultimativen Leitfaden für die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung für alle zu erstellen, die daran interessiert sind, die erfolgreichsten Modelle zu replizieren.

Vom Workshop zu Ihrem Thema bis hin zur Bereitstellung von Feedback-Anfragen nach der Veranstaltung haben wir alles, was Sie für jeden Schritt auf dem Weg wissen müssen.

Was ist ein virtuelles Event?

Wie bereits erwähnt, sind virtuelle Events nichts Neues. Webinare, Online-Trainingskurse und Videokonferenzen gibt es seit fast zwei Jahrzehnten! Dies sind alles Beispiele für eine virtuelle Veranstaltung – auch bekannt als eine Gelegenheit, bei der alle Elemente der Erfahrung, des Unterrichts oder der Demonstration online statt persönlich empfangen werden.

Abgesehen von der Bedingung, dass eine virtuelle Veranstaltung über das Internet stattfindet, gibt es keine wirkliche Definition oder Grenze dafür, was das bedeuten könnte. Heutzutage werden ganze Schuljahre technisch als virtuelle Veranstaltungen betrachtet, Konzerte und Konferenzen folgen gleichermaßen.

Arten von virtuellen Ereignissen

Virtuelle Veranstaltungen fallen normalerweise unter einige verschiedene Kategorien. Warum spielt ihre Klassifizierung eine Rolle?

Wenn Sie mehr über Ihren Veranstaltungstyp wissen, können Sie die Teilnehmerzahl, das Budget, den Zeitaufwand usw. besser einschätzen.

Es gibt drei Hauptkategorien von virtuellen Veranstaltungen, die eine Organisation veranstalten kann.

Virtuelle Konferenz

Die größte der drei Arten, eine virtuelle Konferenz, hat normalerweise einige hundert bis tausend oder mehr Teilnehmer. 65 % der Vermarkter brauchen mehr als sechs Wochen, um für eine umfangreiche virtuelle Konferenz zu werben, wenn sie die gewünschte Anzahl an Anmeldungen erreichen wollen. Darüber hinaus belaufen sich die durchschnittlichen Kosten pro Teilnehmer für eine große virtuelle Konferenz auf etwa 1.000 bis 1.500 US-Dollar. Es ist fast garantiert, dass Sie Hilfe von virtueller Event-Software benötigen, um ein Event dieser Größenordnung zu organisieren. Zu den Merkmalen dieser Art von Software gehören:

• Öffentliche und private Chatrooms, in denen sich die Teilnehmer austauschen und Fragen stellen können
• Virtuelle Rundgänge durch die Veranstaltung „space“
• Einrichtungen für einen Redner und ein interaktives Publikum
• Virtuelle Lobbys
• Die Möglichkeit, Umfragen zu hosten
• Sponsern Sie Bereiche, die für Anzeigen vorgesehen sind
• Berichterstattung über die Metriken zur Benutzerinteraktion
• Die Möglichkeit, vor, während und nach der Veranstaltung Textnachrichten mit den Teilnehmern zu senden
• Und mehr!

Bildnachweis: Kelvin Man

Virtuelle Meetings

In viel kleinerem Umfang sind virtuelle Meetings 60-90-minütige Round-Table-Veranstaltungen oder Webinare, die in der Regel ein Thema unter 5-50 Teilnehmern abdecken. Bei Webinaren benötigen die meisten Menschen zwischen 3-6 Wochen, um die Veranstaltung erfolgreich zu bewerben.

Virtuelle Meetings werden immer Echtzeit-Events sein, die vollständig oder teilweise interaktiv sind. Infolgedessen ist es oft hilfreich, eine weniger involvierte Software für virtuelle Meetings zur Verfügung zu haben, um die Sitzungen zu veranstalten. Einige der beliebtesten sind:

• Zoomen
• Skypen
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Kostenlose Telefonkonferenz
• Klicken Sie auf Besprechung
• Google Meet

Bildnachweis: NBC Los Angeles

Virtuelle Leistung

Die letzte Art von virtuellen Meetings ist ein bisschen wie ein Potpourri. Ähnlich wie bei virtuellen Meetings sind virtuelle Auftritte im Allgemeinen Live-Events, die über eine Plattform wie Zoom oder soziale Medien mit einem Publikum von nur zwei oder bis zu zwei Millionen gestreamt werden! Das Hauptmerkmal einer virtuellen Aufführung ist der Demonstrationsaspekt, der weniger Zusammenarbeit erfordert als ein Meeting oder eine Konferenz. Beispiele für virtuelle Aufführungen sind:

• Unterricht oder Vorträge
• HR-Schulungen oder -Vorführungen
• Führungen hinter die Kulissen
• Vorstellungsgespräche
• Konzerte
• Trainingskurse

Bildnachweis: Time Magazine

Während jeder in der Lage sein kann, ein virtuelles Event auszurichten, gibt es ein paar Dinge, die passieren müssen, um ein gutes virtuelles Event auszurichten.

Best Practices für virtuelle Events

Unabhängig von der Größe und dem Umfang Ihrer virtuellen Veranstaltung gibt es einige Best Practices, die für alle gelten.

• Fördern Sie soziale Netzwerke. Zum Beispiel Live-Twittern und Posten während der Veranstaltung! Die Einbindung des Publikums ist die größte Herausforderung bei virtuellen Veranstaltungen. Soziale Medien sind eine einfache Möglichkeit, sie zu fördern und zu überwachen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und zu beantworten. Zwei-Wege-Kommunikation ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Publikumsbindung. Eine der besten Möglichkeiten, während Ihrer Veranstaltung schnell mit Menschen in Kontakt zu treten, ist per SMS! Senden Sie Massennachrichten mit Ankündigungen und Updates an alle Teilnehmer und erhalten Sie Benachrichtigungen oder Fragen direkt von den Teilnehmern, alles von derselben Plattform!
• Teilnehmer in Webinaren stummschalten. Es kommt nur allzu häufig vor, dass Teilnehmer während eines Webinars zufällig husten oder herumschlurfen. Es ist am besten, alle Teilnehmer beim Eintritt standardmäßig stumm zu schalten.
• Berücksichtigen Sie bei der Planung Zeitzonen. Bei virtuellen Veranstaltungen können Sie mit Menschen auf der ganzen Welt in Kontakt treten. Erwägen Sie die Planung in zeitkritischen Fenstern, die so viele Zeitzonen wie möglich aufnehmen.
• Testen Sie Ihr Internet und haben Sie einen Backup-Plan. Wie das Sprichwort sagt, was schief gehen kann ... wird. Und das wichtigste Element Ihrer virtuellen Veranstaltung ist eine stabile Internetverbindung. Testen Sie es also vor Ihrer Veranstaltung ein paar Mal und halten Sie für alle Fälle einen Backup-Plan bereit, z. B. einen tragbaren Hotspot.
• Senden Sie viele Erinnerungen . Es empfiehlt sich, vor einem Ereignis mindestens drei Erinnerungen zu senden. Eine Woche vor, 24 Stunden vor und am Tag der Veranstaltung.

So veranstalten Sie ein virtuelles Event

Fühlen Sie sich immer noch ein wenig überwältigt von der Aussicht, eine virtuelle Veranstaltung auszurichten? Wir kennen das Gefühl.

Manchmal kann es hilfreich sein, alles Schritt für Schritt aufgeschrieben zu haben. Also genau das machen wir als nächstes!

Bestimmen Sie Ihr Publikum und Ihren Veranstaltungsort

Sobald Sie eine bessere Vorstellung davon haben, welche Art von virtueller Veranstaltung Sie veranstalten (Konferenz, Meeting, Aufführung), können Sie formulieren, wie Ihr Publikum aussehen wird. Versenden Sie individuelle Einladungen oder ist Ihre Veranstaltung öffentlich?

Diese Informationen helfen Ihnen bei der Entscheidung über den „Veranstaltungsort“ für Ihre virtuelle Veranstaltung. Wenn Ihre Marke beispielsweise eine Demonstration oder Produkteinführung veranstaltet, möchten Sie, dass so viele Kunden wie möglich zuschauen. Ergo können Sie sich dafür entscheiden, Ihre Ankündigung live in den sozialen Medien zu streamen, um so viele vorbeiziehende Augen wie möglich einzufangen! Im Gegenteil, wenn Sie eine exklusivere Veranstaltung mit Registrierung veranstalten möchten, können Sie sich für ein passwortgeschütztes Zoom-Meeting entscheiden.

Wählen Sie ein relevantes Thema aus

Das nächste, was Sie vor Ihrer Veranstaltung tun sollten, ist, die Themen einzugrenzen, die Sie behandeln möchten. Dieser Punkt kommt nach Ihrer Zielgruppenbestimmung, denn wen Sie ansprechen möchten, beeinflusst, was Sie abdecken. Sie möchten sicher sein, dass Ihr Thema sowohl wertvoll als auch von Interesse für Ihre Zielgruppe ist. Sie können dies tun, indem Sie Fragen stellen wie:

• Welche Fachgebiete in Ihrer Branche kommen ihren Bedürfnissen am nächsten?
• Bieten Sie Dienste oder Funktionen an, die für sie nützlich wären?
• Was sind einige Ihrer am häufigsten gestellten Fragen?
• Auf welche Art von Angeboten reagieren sie am besten (z. B. Coupons, Wettbewerbe)?

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Themen so fokussiert wie möglich halten, um den Zuschauern eine realistische Erwartung dessen zu geben, was Ihre Veranstaltung bieten wird.

Finden Sie Ihre Redner und informieren Sie sie

Als nächstes kommt das wahre Fleisch Ihrer Veranstaltung, die Moderatoren. Es kann jemand aus Ihrer Organisation oder ein Dritter sein, aber es ist wichtig, einen glaubwürdigen Branchenexperten zu finden, der auf Ihrer virtuellen Veranstaltung spricht.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Redner gründlich über das Thema informieren und ihnen ein klares Ziel geben. Dies wird oft so formuliert: „Am Ende dieser Präsentation sollte unser Publikum in der Lage sein, _____“.

Sie sollten sie auch auf etwaige zeitliche Beschränkungen und die allgemeine Reihenfolge der Ereignisse aufmerksam machen. Bereiten Sie im Voraus einige Fragen für sie vor, falls es zu langsamen Fragen und Antworten kommt, und teilen Sie ihnen schließlich ein wenig über Ihr Publikum mit, damit sie ihr Material entsprechend anpassen können.

Richten Sie visuelle Hilfsmittel ein

90 % der Menschen glauben, dass eine starke Erzählung in einer Präsentation entscheidend für das Engagement ist. Ein entscheidendes Werkzeug für das Geschichtenerzählen sind Ihre visuellen Hilfsmittel. Es ist bekannt, dass Präsentationen mit visuellen Hilfsmitteln um 43 % überzeugender sind als dieselben Präsentationen ohne visuelle Hilfsmittel. Es gibt einige großartige kostenlose Tools, mit denen Sie dynamische Visuals einrichten können, darunter:

• Google-Folien
• Prezi
• Leinwand
• Unsplash
• Kreativmarkt
• Slideshare
• Piktogramm
• Giphy

Senden Sie Ihre Einladungen und veranstalten Sie Ihre Veranstaltung

Wie bereits erwähnt, empfiehlt es sich, vor dem eigentlichen Event eine Einladung und mindestens drei Erinnerungen zu versenden. Achten Sie darauf, die Kontaktinformationen der Teilnehmer zu speichern und an einem Ort aufzubewahren, an dem auf ihre Teilnahme an Ihrer Veranstaltung verwiesen wird, damit Sie später einen Gesprächspunkt für zukünftiges Engagement haben. Es ist auch eine gute Idee, eine Checkliste für den Tag der Veranstaltung zu haben, damit Sie sicherstellen können, dass Sie, Ihre Redner und Ihre Software alle eingerichtet sind und ordnungsgemäß funktionieren.

Senden Sie Folgematerialien

Nach jeder Veranstaltung möchten Sie den Teilnehmern immer die Möglichkeit bieten, ihr Feedback mit Ihnen zu teilen. Dies ist eine wertvolle Übung für sie und Sie. Achten Sie beim Verfassen einer Feedback-Umfrage nach der Veranstaltung auf Folgendes:

• Fügen Sie eine Mischung aus Multiple-Choice- und offenen Fragen hinzu, um eine Mischung aus allgemeinen und spezifischen Anmerkungen zu erhalten
• Senden Sie Ihre Umfrage so schnell wie möglich nach einer Veranstaltung, um Feedback zu erhalten, solange sie noch frisch ist
• Verwenden Sie ein einfaches Bewertungssystem auf der Likert-Skala (von 1 bis 5), um die durchschnittliche Punktzahl für jedes Element zu ermitteln und einen Gesamtüberblick für jede Frage zu erhalten
• Nutzen Sie diese Gelegenheit, um auch das Interesse an zukünftigen Veranstaltungen abzuschätzen
• Versuchen Sie, Ihre Umfrage auf etwa 5-10 Fragen zu beschränken

Bildnachweis: Eventbrite

COVID hat viele innovative Beispiele für Veranstaltungen geschaffen, von denen Sie nie gedacht hätten, dass sie virtuell stattfinden könnten. Mit einem starken Fokus auf das Publikumserlebnis, gepaart mit den richtigen Tools, werden Sie Ihr nächstes virtuelles Event sicher aus dem Park hauen!