Cómo organizar un evento virtual

Si bien los eventos virtuales no son nada nuevo, ciertamente han tenido su momento de atención aquí en 2020. Frente a la amenaza de cancelación, los eventos grandes y pequeños han hecho la transición en línea, lo que ha dado lugar a explosiones de creatividad en todas las industrias.

En SimpleTexting, nos han sorprendido algunas de las formas creativas en que nuestros clientes han utilizado los mensajes de texto para interactuar y conectarse con los asistentes a eventos virtuales.

Tanto es así que nos inspiramos para crear esta guía definitiva para organizar un evento virtual para cualquier persona interesada en replicar los modelos más exitosos.

Desde la elaboración de un taller sobre su tema hasta la entrega de solicitudes de comentarios posteriores al evento, tenemos todo lo que necesita saber para cada paso del camino.

¿Qué es un evento virtual?

Como mencionamos antes, los eventos virtuales no son nada nuevo. ¡Los seminarios web, las clases de ejercicios en línea y las videoconferencias existen desde hace casi dos décadas! Todos estos son ejemplos de un evento virtual, también conocido como una ocasión en la que todos los elementos de la experiencia, la lección o la demostración se reciben en línea en lugar de en persona.

Aparte de la calificación de que un evento virtual tiene lugar a través de Internet, no existe una definición o límite real de lo que eso podría significar. En estos días, los años escolares completos se consideran técnicamente eventos virtuales, con conciertos y conferencias siguiendo su ejemplo.

Tipos de eventos virtuales

Los eventos virtuales generalmente se dividen en algunas categorías diferentes. ¿Por qué es importante su clasificación?

Bueno, saber más sobre tu tipo de evento puede ayudarte a estimar la asistencia, el presupuesto, el compromiso de tiempo, etc.

Hay tres categorías principales de eventos virtuales que una organización puede organizar.

Conferencia virtual

El más grande de los tres tipos, una conferencia virtual generalmente tiene de unos pocos cientos a mil o más asistentes. El 65 % de los especialistas en marketing necesitan más de seis semanas para promocionar una conferencia virtual importante si quieren generar la cantidad deseada de registros. Además, el costo promedio por asistente para una gran conferencia virtual es de alrededor de $1000 a $1500. Es casi seguro que necesitará ayuda del software de eventos virtuales para ayudar a organizar un evento de esta magnitud. Las características de este tipo de software incluyen:

• Salas de chat públicas y privadas para que los asistentes se mezclen y hagan preguntas
• Recorridos virtuales del evento “espacio”
• Facilidades para un orador y una audiencia interactiva
• Vestíbulos virtuales
• La capacidad de albergar encuestas.
• Áreas de patrocinio designadas para anuncios
• Informes sobre las métricas de participación de los usuarios
• La capacidad de enviar mensajes de texto a los asistentes antes, durante y después del evento.
• ¡Y más!

Crédito de la foto: Kelvin Man

Reuniones Virtuales

En una escala mucho más pequeña, las reuniones virtuales son eventos de mesa redonda o seminarios web de 60 a 90 minutos que generalmente cubren un tema entre 5 a 50 asistentes. En el caso de los seminarios web, la mayoría de las personas necesitan entre 3 y 6 semanas para promocionar el evento con éxito.

Las reuniones virtuales siempre serán eventos en tiempo real que sean total o parcialmente interactivos. Como resultado, a menudo es útil tener a mano un software de reunión virtual menos complicado para organizar las sesiones. Algunos de los más populares incluyen:

• Zoom
• skype
• Ir a reunión/Ir a seminario web
• Llamada de conferencia gratuita
• Haga clic en Reunión
• Reunión de Google

Crédito de la foto: NBC Los Ángeles

Rendimiento virtual

El último tipo de reunión virtual es un popurrí. Al igual que las reuniones virtuales, las actuaciones virtuales son generalmente eventos en vivo que se transmiten a través de una plataforma como Zoom o las redes sociales con una audiencia tan pequeña como dos o tan grande como dos millones. La característica clave de una actuación virtual es el aspecto de demostración que implica menos colaboración que una reunión o conferencia. Ejemplos de actuaciones virtuales incluyen:

• Lecciones o conferencias
• Capacitación o demostraciones de recursos humanos
• Recorridos tras bambalinas
• Entrevistas
• Conciertos
• clases de entrenamiento

Crédito de la foto: Revista Time

Si bien cualquiera puede organizar un evento virtual, hay algunas cosas que deben suceder para organizar un buen evento virtual.

Mejores prácticas de eventos virtuales

No importa el tamaño y la escala de su evento virtual, existen algunas mejores prácticas que se aplican en todos los ámbitos.

• Fomentar las redes sociales. Por ejemplo, twittear en vivo y publicar durante el evento. La participación de la audiencia es el desafío más importante cuando se trata de eventos virtuales. Las redes sociales son una manera fácil de alentarlo y monitorearlo.
• Asegúrese de tener una manera de hacer y responder preguntas. La comunicación bidireccional es otro ingrediente esencial para la participación de la audiencia. ¡Una de las mejores maneras de conectarse rápidamente con la gente durante su evento es a través de SMS! Envíe mensajes masivos a todos los asistentes con anuncios y actualizaciones y reciba notificaciones o preguntas directamente de los asistentes, ¡todo desde la misma plataforma!
• Silenciar a los participantes en los seminarios web. Es muy común detectar una tos aleatoria o arrastrar los pies de los participantes durante un seminario web. Es mejor silenciar a todos los participantes al ingresar de forma predeterminada.
• Tenga en cuenta las zonas horarias al programar. Con eventos virtuales, puede conectarse con personas de todo el mundo. Considere programar en ventanas sensibles al tiempo que se adapten a tantas zonas horarias como sea posible.
• Pruebe su Internet y tenga un plan de respaldo. Como dice el refrán, lo que puede salir mal... saldrá mal. Y el elemento más crítico para su evento virtual es una conexión a Internet estable. Así que asegúrese de probarlo varias veces antes de su evento y tenga un plan de respaldo, como un punto de acceso portátil, listo por si acaso.
• Envíe muchos recordatorios . Es una buena práctica enviar al menos tres recordatorios antes de un evento. Una semana antes, 24 horas antes y el día del evento.

Cómo organizar un evento virtual

¿Todavía te sientes un poco abrumado por la perspectiva de organizar un evento virtual? Conocemos el sentimiento.

A veces puede resultar útil tenerlo todo escrito paso a paso. ¡Así que eso es exactamente lo que haremos a continuación!

Determine su audiencia y lugar

Una vez que tenga una mejor idea de qué tipo de evento virtual está organizando (conferencia, reunión, actuación), puede explicar cómo se verá su audiencia. ¿Está enviando invitaciones individuales o su evento está abierto al público?

Esta información lo ayudará a decidir el "lugar" para su evento virtual. Por ejemplo, si su marca organiza una demostración o el lanzamiento de un producto, querrá ver la mayor cantidad posible de clientes. Ergo, puede optar por transmitir en vivo su anuncio en las redes sociales para captar la mayor cantidad de miradas que pueda. Por el contrario, si desea organizar un evento más exclusivo completo con registro, puede optar por una reunión de Zoom protegida con contraseña.

Elija un tema relevante

Lo siguiente que querrá hacer antes de su evento es reducir los temas que desea cubrir. Este punto viene después de la determinación de su audiencia porque a quién quiere dirigirse impacta lo que cubrirá. Desea asegurarse de que su tema sea valioso y de interés para su público objetivo. Puedes hacer esto haciendo preguntas como:

• ¿Qué áreas temáticas en su industria se relacionan más con sus necesidades?
• ¿Hay algún servicio o función que ofrezca que les resulte útil?
• ¿Cuáles son algunas de sus preguntas más frecuentes?
• ¿A qué tipo de ofertas responden mejor (por ejemplo, cupones, concursos)?

Asegúrese de mantener su(s) tema(s) lo más enfocado posible para dar a los miembros de la audiencia una expectativa realista de lo que ofrecerá su evento.

Encuentre a sus oradores e infórmeles

El siguiente paso es la verdadera carne de su evento, los presentadores. Puede ser alguien de su organización o un tercero, pero es esencial encontrar un experto confiable de la industria para que hable en su evento virtual.

Querrá asegurarse de informar a los oradores sobre el tema a fondo y darles un objetivo claro. Esto a menudo se expresa como "al final de esta presentación, nuestra audiencia debería poder _____".

También querrá informarles sobre cualquier limitación de tiempo y el orden general de los eventos. Prepare algunas preguntas para ellos de antemano en caso de que las preguntas y respuestas sean lentas y, finalmente, comparta un poco sobre su audiencia con ellos para que puedan adaptar su material en consecuencia.

Configurar ayudas visuales

El 90% de las personas cree que una narrativa sólida en una presentación es fundamental para el compromiso. Una herramienta crucial para contar historias son las ayudas visuales. Se sabe que las presentaciones con ayudas visuales son un 43 % más persuasivas que las mismas presentaciones sin elementos visuales. Existen algunas herramientas gratuitas increíbles que pueden ayudarlo a configurar imágenes dinámicas, que incluyen:

• Presentaciones de Google
• Prezi
• Canva
• Unsplash
• mercado creativo
• compartir diapositivas
• Piktochart
• giphy

Envíe sus invitaciones y organice su evento

Como mencionamos anteriormente, es una buena práctica enviar una invitación y al menos tres recordatorios antes de su evento real. Asegúrese de guardar la información de contacto de los asistentes y guárdela en algún lugar que haga referencia a su asistencia a su evento para que tenga un punto de conversación más adelante para futuras interacciones. También es una buena idea tener una lista de verificación del día del evento para asegurarse de que usted, sus altavoces y su software estén configurados y funcionando correctamente.

Enviar materiales de seguimiento

Después de cada evento, siempre desea incluir una oportunidad para que los asistentes compartan sus comentarios con usted. Este es un ejercicio valioso tanto para ellos como para usted. Al escribir una encuesta de retroalimentación posterior al evento, asegúrese de:

• Incluya una combinación de preguntas abiertas y de opción múltiple para obtener una combinación de notas generales y específicas.
• Envíe su encuesta lo antes posible después de un evento para recopilar comentarios mientras aún está fresca.
• Utilice un sistema de calificación de escala de Likert simple (de 1 a 5) para calcular fácilmente el puntaje promedio de cada elemento y obtener una idea general de cada pregunta
• Aproveche esta oportunidad para medir el interés en eventos futuros también
• Trate de mantener su encuesta limitada a alrededor de 5-10 preguntas

Crédito de la foto: Eventbrite

COVID ha creado muchos ejemplos innovadores de eventos que nunca pensó que podrían volverse virtuales. Con un fuerte enfoque en la experiencia de la audiencia junto con las herramientas adecuadas, ¡seguro que sacará del parque su próximo evento virtual!