Como organizar um evento virtual

Embora os eventos virtuais não sejam novidade, eles certamente tiveram seu momento de destaque aqui em 2020. Diante da ameaça de cancelamento, eventos grandes e pequenos fizeram a transição on-line, resultando em explosões de criatividade em todos os setores.

Na SimpleTexting, ficamos impressionados com algumas das maneiras criativas que nossos clientes usaram as mensagens de texto para se envolver e se conectar com os participantes de eventos virtuais.

Tanto que nos inspiramos a criar este guia definitivo para sediar um evento virtual para qualquer pessoa interessada em replicar os modelos de maior sucesso.

Desde a preparação do seu tópico até a entrega de solicitações de feedback pós-evento, temos tudo o que você precisa saber para cada etapa ao longo do caminho.

O que é um evento virtual?

Como mencionamos anteriormente, os eventos virtuais não são novidade. Webinars, aulas de exercícios online e videoconferências existem há quase duas décadas! Todos esses são exemplos de um evento virtual – também conhecido como uma ocasião em que todos os elementos da experiência, aula ou demonstração são recebidos online versus pessoalmente.

Além da qualificação de que um evento virtual ocorre pela internet, não há definição ou limite real para o que isso pode significar. Hoje em dia, anos letivos inteiros são tecnicamente considerados eventos virtuais, com shows e conferências seguindo o exemplo.

Tipos de eventos virtuais

Os eventos virtuais geralmente se enquadram em algumas categorias diferentes. Por que sua classificação importa?

Bem, saber mais sobre o seu tipo de evento pode ajudá-lo a estimar a participação, orçamento, compromisso de tempo, etc.

Existem três categorias principais de eventos virtuais que uma organização pode hospedar.

Conferência Virtual

O maior dos três tipos, uma conferência virtual normalmente tem algumas centenas a mil ou mais participantes. 65% dos profissionais de marketing precisam de mais de seis semanas para promover uma conferência virtual considerável se quiserem gerar a quantidade desejada de registros. Além disso, o custo médio por participante para uma grande conferência virtual é de cerca de US$ 1.000 a US$ 1.500. É quase certo que você precisará de ajuda do software de eventos virtuais para ajudar a realizar um evento dessa magnitude. As características deste tipo de software incluem:

• Salas de bate-papo públicas e privadas para os participantes se socializarem e fazerem perguntas
• Visitas virtuais ao “espaço” do evento
• Instalações para um palestrante e um público interativo
• Lobbies virtuais
• A capacidade de hospedar pesquisas
• Áreas de patrocinador designadas para anúncios
• Relatórios sobre métricas de engajamento do usuário
• A capacidade de enviar mensagens de texto com os participantes antes, durante e depois do evento
• E mais!

Crédito da foto: Kelvin Man

Reuniões Virtuais

Em uma escala muito menor, as reuniões virtuais são eventos de mesa redonda de 60 a 90 minutos ou webinars que normalmente cobrem um assunto entre 5 a 50 participantes. No caso de webinars, a maioria das pessoas precisa de 3 a 6 semanas para promover o evento com sucesso.

As reuniões virtuais sempre serão eventos em tempo real, total ou parcialmente interativos. Como resultado, muitas vezes é útil ter um software de reunião virtual menos envolvido para hospedar as sessões. Alguns dos mais populares incluem:

• Ampliação
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Chamada de conferência gratuita
• ClickMeeting
• Google Meet

Crédito da foto: NBC Los Angeles

Desempenho virtual

O tipo final de reunião virtual é um pouco confuso. Semelhante às reuniões virtuais, as apresentações virtuais geralmente são eventos ao vivo transmitidos por uma plataforma como Zoom ou mídia social com um público tão pequeno quanto dois ou tão grande quanto dois milhões! A principal característica de uma performance virtual é o aspecto de demonstração que envolve menos colaboração do que uma reunião ou conferência. Exemplos de performances virtuais incluem:

• Aulas ou palestras
• Treinamento ou demonstrações de RH
• Passeios nos bastidores
• Entrevistas
• Concertos
• Aulas de treino

Crédito da foto: Revista Time

Embora qualquer pessoa possa hospedar um evento virtual, há algumas coisas que precisam acontecer para hospedar um bom evento virtual.

Práticas recomendadas para eventos virtuais

Não importa o tamanho e a escala do seu evento virtual, existem algumas práticas recomendadas que se aplicam a todos.

• Incentive as redes sociais. Por exemplo, twittar ao vivo e postar durante o evento! O engajamento do público é o desafio mais considerável quando se trata de eventos virtuais. A mídia social é uma maneira fácil de incentivá-lo e monitorá-lo.
• Certifique-se de ter uma maneira de fazer e responder perguntas. A comunicação bidirecional é outro ingrediente essencial para o envolvimento do público. Uma das melhores maneiras de se conectar com as pessoas rapidamente durante o seu evento é através de SMS! Envie mensagens em massa para todos os participantes com anúncios e atualizações e receba notificações ou perguntas diretamente dos participantes, tudo na mesma plataforma!
• Silenciar participantes em webinars. É muito comum pegar uma tosse aleatória ou arrastar os participantes durante um webinar. É melhor silenciar todos os participantes na entrada por padrão.
• Considere os fusos horários ao agendar. Com eventos virtuais, você pode se conectar com pessoas de todo o mundo. Considere o agendamento em janelas sensíveis ao tempo que acomodam o maior número possível de fusos horários.
• Teste sua internet e tenha um plano de backup. Como diz o ditado, o que pode dar errado... dará. E o elemento mais crítico para o seu evento virtual é uma conexão de internet estável. Portanto, certifique-se de testá-lo algumas vezes antes do seu evento e ter um plano de backup, como um hotspot portátil, pronto para o caso.
• Envie muitos lembretes . É uma prática recomendada enviar pelo menos três lembretes antes de um evento. Uma semana antes, 24 horas antes e no dia do evento.

Como organizar um evento virtual

Você ainda está se sentindo um pouco sobrecarregado com a perspectiva de sediar um evento virtual? Conhecemos o sentimento.

Às vezes, pode ser útil ter tudo escrito passo a passo. Então é exatamente isso que faremos a seguir!

Determine seu público e local

Depois de ter uma ideia melhor do tipo de evento virtual que você está organizando (conferência, reunião, apresentação), você pode definir como será o seu público. Você está enviando convites individuais ou seu evento é aberto ao público?

Essas informações ajudarão você a decidir o “local” do seu evento virtual. Por exemplo, se sua marca estiver hospedando uma demonstração ou lançamento de produto, você desejará que o maior número possível de clientes visualize. Portanto, você pode optar por transmitir ao vivo seu anúncio nas mídias sociais para capturar o maior número possível de olhos que passam! Pelo contrário, se você quiser sediar um evento mais exclusivo completo com inscrição, poderá optar por uma reunião Zoom protegida por senha.

Escolha um tópico relevante

A próxima coisa que você vai querer fazer antes de seu evento é restringir o(s) tópico(s) que você deseja cobrir. Este ponto vem após a determinação do seu público, porque quem você deseja segmentar afeta o que você cobrirá. Você quer ter certeza de que seu tópico é valioso e de interesse para seu público-alvo. Você pode fazer isso fazendo perguntas como:

• Quais áreas temáticas em seu setor se relacionam mais de perto com suas necessidades?
• Há algum serviço ou recurso que você oferece que seria útil para eles?
• Quais são algumas das suas perguntas mais frequentes?
• A que tipos de ofertas eles respondem melhor (por exemplo, cupons, concursos)?

Certifique-se de manter seu(s) tópico(s) o mais focado possível para dar aos membros do público uma expectativa realista do que seu evento oferecerá.

Encontre seus palestrantes e informe-os

Em seguida é a verdadeira carne do seu evento, os apresentadores. Pode ser alguém da sua organização ou um terceiro, mas é essencial encontrar um especialista confiável do setor para falar em seu evento virtual.

Você vai querer ter certeza de informar seus palestrantes sobre o assunto completamente e dar-lhes um objetivo claro. Isso é muitas vezes expresso como “no final desta apresentação, nosso público deve ser capaz de _____”.

Você também deve deixá-los cientes de quaisquer limitações de tempo e da ordem geral dos eventos. Prepare algumas perguntas para eles com antecedência em caso de perguntas e respostas lentas e, finalmente, compartilhe um pouco sobre seu público com eles para que possam adaptar seu material de acordo.

Configurar recursos visuais

90% das pessoas acreditam que uma narrativa forte em uma apresentação é fundamental para o engajamento. Uma ferramenta crucial para contar histórias são seus recursos visuais. Apresentações com recursos visuais são conhecidas por serem 43% mais persuasivas do que as mesmas apresentações sem recursos visuais. Existem algumas ferramentas gratuitas incríveis que podem ajudá-lo a configurar visuais dinâmicos, incluindo:

• Apresentações Google
• Prezi
• Canva
• Abrir
• Mercado criativo
• Compartilhamento de slides
• Piktochart
• Giphy

Envie seus convites e organize seu evento

Como mencionamos anteriormente, é uma prática recomendada enviar um convite e pelo menos três lembretes antes do evento real. Certifique-se de salvar as informações de contato dos participantes e armazená-las em algum lugar que faça referência à participação deles no seu evento, para que você tenha um ponto de conversa no futuro. Também é uma boa ideia ter uma lista de verificação do dia do evento para garantir que você, seus palestrantes e seu software estejam todos configurados e funcionando corretamente.

Enviar materiais de acompanhamento

Após cada evento, você sempre deseja incluir uma oportunidade para os participantes compartilharem seus comentários com você. Este é um exercício valioso para eles e para você. Ao escrever uma pesquisa de feedback pós-evento, certifique-se de:

• Inclua uma mistura de perguntas de múltipla escolha e perguntas abertas para obter uma mistura de notas gerais e específicas
• Envie sua pesquisa o mais rápido possível após um evento para coletar feedback enquanto ainda está fresco
• Utilize um sistema simples de classificação Likert Scale (de 1 a 5) para calcular facilmente a pontuação média de cada item e obter uma essência geral para cada pergunta
• Use esta oportunidade para avaliar o interesse em eventos futuros também
• Tente manter sua pesquisa limitada a cerca de 5 a 10 perguntas

Crédito da foto: Eventbrite

O COVID criou muitos exemplos inovadores de eventos que você nunca pensou que poderiam se tornar virtuais. Com um forte foco na experiência do público, combinado com as ferramentas certas, você com certeza vai arrasar no seu próximo evento virtual!