Cara Menyelenggarakan Acara Virtual

Meskipun acara virtual bukanlah hal baru, mereka pasti memiliki momen sorotan mereka di sini pada tahun 2020. Menghadapi ancaman pembatalan, acara besar dan kecil telah beralih secara online, menghasilkan ledakan kreativitas di seluruh industri.

Di SimpleTexting, kami kagum dengan beberapa cara kreatif pelanggan kami menggunakan SMS untuk terlibat dan terhubung dengan peserta acara virtual.

Kami sangat terinspirasi untuk membuat panduan pamungkas ini untuk menyelenggarakan acara virtual bagi siapa saja yang tertarik untuk mereplikasi model yang paling sukses.

Dari lokakarya topik Anda hingga mengirimkan permintaan umpan balik pasca-acara, kami memiliki semua yang perlu Anda ketahui untuk setiap langkah di sepanjang jalan.

Apa Itu Acara Virtual?

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, acara virtual bukanlah hal baru. Webinar, kelas latihan online, dan konferensi video telah ada selama hampir dua dekade! Ini semua adalah contoh peristiwa virtual—atau dikenal sebagai peristiwa di mana semua elemen pengalaman, pelajaran, atau demonstrasi diterima secara online vs. secara langsung.

Selain kualifikasi bahwa acara virtual berlangsung melalui internet, tidak ada definisi atau batasan nyata tentang apa artinya itu. Hari-hari ini, seluruh tahun sekolah secara teknis dianggap sebagai acara virtual, dengan konser dan konferensi yang mengikutinya.

Jenis Acara Virtual

Peristiwa virtual biasanya termasuk dalam beberapa kategori berbeda. Mengapa klasifikasi mereka penting?

Nah, mengetahui lebih banyak tentang jenis acara Anda dapat membantu Anda memperkirakan kehadiran, anggaran, komitmen waktu, dll.

Ada tiga kategori utama acara virtual yang mungkin diselenggarakan oleh sebuah organisasi.

Konferensi Virtual

Yang terbesar dari tiga jenis, konferensi virtual biasanya memiliki beberapa ratus hingga seribu atau lebih peserta. 65% pemasar membutuhkan lebih dari enam minggu untuk mempromosikan konferensi virtual yang cukup besar jika mereka ingin mendorong jumlah pendaftaran yang diinginkan. Selain itu, biaya rata-rata per peserta untuk konferensi virtual besar adalah sekitar $1.000 hingga $1.500. Anda hampir pasti membutuhkan bantuan dari perangkat lunak acara virtual untuk membantu menyelenggarakan acara sebesar ini. Fitur dari perangkat lunak jenis ini meliputi:

• Ruang obrolan publik dan pribadi bagi peserta untuk berbaur dan mengajukan pertanyaan
• Tur virtual "ruang" acara
• Fasilitas untuk pembicara dan audiens interaktif
• Lobi virtual
• Kemampuan untuk menyelenggarakan jajak pendapat
• Area sponsor yang ditunjuk untuk iklan
• Melaporkan metrik keterlibatan pengguna
• Kemampuan untuk mengirim pesan teks dengan peserta sebelum, selama, dan setelah acara
• Dan banyak lagi!

Kredit Foto: Kelvin Man

Rapat Virtual

Pada skala yang jauh lebih kecil, rapat virtual adalah acara meja bundar 60-90 menit atau webinar yang biasanya mencakup satu subjek di antara 5-50 peserta. Dalam hal webinar, kebanyakan orang membutuhkan antara 3-6 minggu untuk mempromosikan acara dengan sukses.

Rapat virtual akan selalu menjadi acara waktu nyata yang sepenuhnya atau sebagian interaktif. Akibatnya, perangkat lunak rapat virtual yang kurang terlibat sering kali membantu untuk menjadi tuan rumah sesi. Beberapa yang paling populer termasuk:

• Perbesar
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Panggilan konferensi gratis
• KlikRapat
• Google Bertemu

Kredit Foto: NBC Los Angeles

Performa Virtual

Jenis terakhir dari pertemuan virtual adalah sedikit bunga rampai. Mirip dengan pertemuan virtual, pertunjukan virtual umumnya adalah acara langsung yang disiarkan melalui platform seperti Zoom atau media sosial dengan audiens sekecil dua atau lebih dari dua juta! Fitur utama pertunjukan virtual adalah aspek demonstrasi yang melibatkan lebih sedikit kolaborasi daripada rapat atau konferensi. Contoh pertunjukan virtual meliputi:

• Pelajaran atau kuliah
• Pelatihan atau demonstrasi SDM
• Tur di balik layar
• Wawancara
• Konser
• Kelas latihan

Kredit Foto: Majalah Time

Meskipun siapa pun mungkin dapat menyelenggarakan acara virtual, ada beberapa hal yang perlu terjadi untuk menyelenggarakan acara virtual yang baik .

Praktik Terbaik Acara Virtual

Terlepas dari ukuran dan skala acara virtual Anda, ada beberapa praktik terbaik yang berlaku di semua bidang.

• Mendorong jejaring sosial. Misalnya, live-tweeting dan posting selama acara! Keterlibatan audiens adalah tantangan paling besar dalam hal acara virtual. Media sosial adalah cara mudah untuk mendorong dan memantaunya.
• Pastikan Anda memiliki cara untuk bertanya dan menjawab pertanyaan. Komunikasi dua arah adalah unsur penting lainnya untuk keterlibatan audiens. Salah satu cara terbaik untuk terhubung dengan orang-orang dengan cepat selama acara Anda adalah melalui SMS! Kirim pesan massal ke semua peserta dengan pengumuman dan pembaruan dan terima pemberitahuan atau pertanyaan langsung dari peserta, semuanya dari platform yang sama!
• Bisukan peserta di webinar. Terlalu umum untuk menangkap batuk acak atau menyeret peserta selama webinar. Yang terbaik adalah membisukan semua peserta saat masuk secara default.
• Pertimbangkan zona waktu saat menjadwalkan. Dengan acara virtual, Anda dapat terhubung dengan orang-orang di seluruh dunia. Pertimbangkan penjadwalan di jendela peka waktu yang mengakomodasi zona waktu sebanyak mungkin.
• Uji internet Anda dan miliki rencana cadangan. Seperti kata pepatah, apa yang bisa salah ... akan. Dan elemen paling penting untuk acara virtual Anda adalah koneksi internet yang stabil. Jadi pastikan untuk mengujinya beberapa kali sebelum acara Anda dan memiliki rencana cadangan, seperti hotspot portabel, siap untuk berjaga-jaga.
• Kirim banyak pengingat . Ini adalah praktik terbaik untuk mengirim setidaknya tiga pengingat sebelum acara. Seminggu sebelumnya, 24 jam sebelumnya, dan hari acara.

Cara Menyelenggarakan Acara Virtual

Apakah Anda masih merasa sedikit terbebani dengan prospek menjadi tuan rumah acara virtual? Kami tahu perasaan itu.

Terkadang terasa membantu jika semuanya ditulis selangkah demi selangkah. Jadi itulah yang akan kita lakukan selanjutnya!

Tentukan Audiens dan Tempat Anda

Setelah Anda memiliki gagasan yang lebih baik tentang jenis acara virtual yang Anda selenggarakan (konferensi, rapat, pertunjukan), Anda dapat menjelaskan seperti apa tampilan audiens Anda. Apakah Anda mengirim undangan individu, atau apakah acara Anda terbuka untuk umum?

Informasi ini akan membantu Anda memutuskan "tempat" untuk acara virtual Anda. Misalnya, jika merek Anda menjadi tuan rumah demonstrasi atau peluncuran produk, Anda ingin pelanggan melihat sebanyak mungkin. Jadi, Anda dapat memilih untuk menyiarkan langsung pengumuman Anda di media sosial untuk menarik perhatian sebanyak mungkin orang! Sebaliknya, jika Anda ingin mengadakan acara yang lebih eksklusif lengkap dengan pendaftaran, Anda dapat memilih rapat Zoom yang dilindungi kata sandi.

Pilih Topik yang Relevan

Hal berikutnya yang ingin Anda lakukan sebelum acara Anda adalah mempersempit topik yang ingin Anda liput. Poin ini muncul setelah penentuan audiens Anda karena siapa yang ingin Anda targetkan memengaruhi apa yang akan Anda liput. Anda ingin memastikan topik Anda berharga dan menarik bagi audiens target Anda. Anda dapat melakukannya dengan mengajukan pertanyaan seperti:

• Area subjek apa di industri Anda yang paling dekat dengan kebutuhan mereka?
• Apakah ada layanan atau fitur yang Anda tawarkan yang akan berguna bagi mereka?
• Apa beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan?
• Jenis penawaran apa yang paling mereka tanggapi (misalnya, kupon, kontes)?

Pastikan untuk menjaga topik Anda sefokus mungkin untuk memberikan harapan yang realistis kepada penonton tentang apa yang akan ditawarkan acara Anda.

Temukan Pembicara Anda dan Tema Singkat Anda

Selanjutnya adalah daging sebenarnya dari acara Anda, para presenter. Mungkin seseorang dari organisasi Anda atau pihak ketiga, tetapi penting untuk menemukan pakar industri yang kredibel untuk berbicara di acara virtual Anda.

Anda pasti ingin memberi pengarahan singkat kepada pembicara Anda tentang topik tersebut secara menyeluruh dan memberi mereka tujuan yang jelas. Ini sering diungkapkan sebagai "di akhir presentasi ini, audiens kita harus dapat _____."

Anda juga ingin membuat mereka mengetahui batasan waktu dan urutan acara secara umum. Persiapkan beberapa pertanyaan untuk mereka sebelumnya jika terjadi tanya jawab yang lambat dan akhirnya, bagikan sedikit tentang audiens Anda dengan mereka sehingga mereka dapat menyesuaikan materi mereka dengan tepat.

Siapkan Alat Bantu Visual

90% orang percaya bahwa narasi yang kuat dalam presentasi sangat penting untuk keterlibatan. Alat penting untuk mendongeng adalah alat bantu visual Anda. Presentasi dengan alat bantu visual diketahui 43% lebih persuasif daripada presentasi yang sama tanpa visual. Ada beberapa alat gratis yang luar biasa yang dapat membantu Anda mengatur visual dinamis termasuk:

• Google Slide
• Prezi
• kanvas
• Hapus percikan
• Pasar Kreatif
• Bagikan slide
• Piktochart
• Giphy

Kirim Undangan Anda dan Selenggarakan Acara Anda

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, praktik terbaik adalah mengirim undangan dan setidaknya tiga pengingat sebelum acara Anda yang sebenarnya. Pastikan untuk menyimpan informasi kontak peserta dan simpan di suatu tempat yang merujuk pada kehadiran mereka di acara Anda sehingga Anda memiliki titik percakapan di telepon untuk keterlibatan di masa mendatang. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki daftar acara hari-hari sehingga Anda dapat memastikan Anda, pembicara Anda, dan perangkat lunak Anda sudah siap dan berfungsi dengan baik.

Kirim Materi Tindak Lanjut

Setelah setiap acara, Anda selalu ingin menyertakan kesempatan bagi peserta untuk berbagi umpan balik mereka dengan Anda. Ini adalah latihan yang berharga bagi mereka dan Anda. Saat menulis survei umpan balik pasca-acara, pastikan untuk:

• Sertakan campuran pilihan ganda dan pertanyaan terbuka untuk mendapatkan campuran catatan umum dan khusus
• Kirim survei Anda sesegera mungkin setelah acara untuk mengumpulkan umpan balik selagi masih baru
• Manfaatkan sistem peringkat Skala Likert sederhana (dari 1-5) untuk dengan mudah menghitung skor rata-rata untuk setiap item dan mendapatkan inti keseluruhan untuk setiap pertanyaan
• Gunakan kesempatan ini untuk mengukur minat pada acara mendatang juga
• Usahakan survei Anda terbatas pada sekitar 5-10 pertanyaan

Kredit Foto: Eventbrite

COVID telah menciptakan banyak contoh inovatif dari peristiwa yang tidak pernah Anda duga bisa menjadi virtual. Dengan fokus yang kuat pada pengalaman audiens yang dipasangkan dengan alat yang tepat, Anda pasti akan membuat acara virtual Anda berikutnya keluar dari taman!