가상 이벤트를 주최하는 방법

가상 이벤트가 새로운 것은 아니지만 2020년에는 확실히 스포트라이트를 받았습니다. 취소 위협에 직면하여 크고 작은 이벤트가 온라인으로 전환되어 산업 전반에 걸쳐 창의성이 폭발적으로 발생했습니다.

SimpleTexting에서는 고객이 가상 이벤트 참석자와 소통하고 연결하기 위해 문자 메시지를 사용하는 창의적인 방법에 놀랐습니다.

그래서 우리는 가장 성공적인 모델을 복제하는 데 관심이 있는 모든 사람을 위해 가상 이벤트를 주최하기 위한 이 궁극적인 가이드를 만들도록 영감을 받았습니다.

주제 워크숍부터 이벤트 후 피드백 요청 전달에 이르기까지 각 단계에 대해 알아야 할 모든 것이 있습니다.

가상 이벤트란 무엇입니까?

앞서 언급했듯이 가상 이벤트는 새로운 것이 아닙니다. 웹 세미나, 온라인 운동 수업 및 화상 회의는 거의 20년 동안 존재해 왔습니다! 이것들은 모두 가상 이벤트의 예입니다. 그렇지 않으면 경험, 수업 또는 데모의 모든 요소를 ​​온라인과 대면으로 받는 경우로 알려져 있습니다.

가상 이벤트가 인터넷을 통해 발생한다는 자격 외에는 그것이 의미하는 바에 대한 실질적인 정의나 제한이 없습니다. 요즘에는 전체 학년도가 기술적으로 가상 이벤트로 간주되며 콘서트와 컨퍼런스가 모두 뒤따릅니다.

가상 이벤트의 유형

가상 이벤트는 일반적으로 몇 가지 다른 범주에 속합니다. 분류가 중요한 이유는 무엇입니까?

이벤트 유형에 대해 더 많이 알면 참석, 예산, 시간 약속 등을 추정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

조직에서 주최할 수 있는 가상 이벤트에는 세 가지 주요 범주가 있습니다.

가상 회의

세 가지 유형 중 가장 큰 가상 회의에는 일반적으로 수백 명에서 수천 명 이상의 참석자가 있습니다. 마케터의 65%가 원하는 등록 수를 늘리려면 상당한 규모의 가상 회의를 홍보하는 데 6주 이상이 필요합니다. 또한 대규모 가상 회의의 참석자당 평균 비용은 약 $1,000~$1,500입니다. 이 정도 규모의 이벤트를 진행하려면 가상 이벤트 소프트웨어의 도움이 거의 필요합니다. 이 유형의 소프트웨어 기능은 다음과 같습니다.

• 참석자들이 어울리고 질문할 수 있는 공개 및 비공개 대화방
• 이벤트 "공간"의 가상 투어
• 연사 및 대화형 청중을 위한 시설
• 가상 로비
• 투표를 주최할 수 있는 기능
• 광고를 위해 지정된 스폰서 영역
• 사용자 참여 측정항목 보고
• 행사 전, 행사 중, 행사 후 참석자들과 문자를 주고받을 수 있는 기능
• 그리고 더!

사진 제공: 켈빈 맨

가상 회의

훨씬 작은 규모에서 가상 회의는 일반적으로 5-50명의 참석자 중 하나의 주제를 다루는 60-90분 원탁 이벤트 또는 웨비나입니다. 웨비나의 경우 대부분의 사람들은 이벤트를 성공적으로 홍보하는 데 3-6주가 필요합니다.

가상 회의는 항상 전체 또는 부분적으로 상호 작용하는 실시간 이벤트입니다. 결과적으로 덜 관련된 가상 회의 소프트웨어가 세션을 주최하는 데 도움이 되는 경우가 많습니다. 가장 인기 있는 것은 다음과 같습니다.

• 줌
• 스카이프
• GoToMeeting/GoTo웹 세미나
• 프리컨퍼런스콜
• 클릭미팅
• 구글 미팅

사진 제공: NBC 로스앤젤레스

가상 성능

가상 회의의 마지막 유형은 약간의 포푸리입니다. 가상 회의와 유사하게 가상 공연은 일반적으로 줌(Zoom)이나 소셜 미디어와 같은 플랫폼을 통해 스트리밍되는 라이브 이벤트로 최소 200만에서 최대 200만 청중을 대상으로 합니다! 가상 공연의 핵심 기능은 회의나 회의보다 협업이 적은 데모 측면입니다. 가상 공연의 예는 다음과 같습니다.

• 수업 또는 강의
• HR 교육 또는 시연
• 비하인드 스토리 투어
• 인터뷰
• 콘서트
• 운동 수업

사진 제공: 타임지

누구나 가상 이벤트를 주최할 수 있지만 좋은 가상 이벤트를 주최하려면 몇 가지 사항이 필요합니다.

가상 이벤트 모범 사례

가상 이벤트의 규모와 규모에 관계없이 전반적으로 적용되는 몇 가지 모범 사례가 있습니다.

• 소셜 네트워킹을 장려합니다. 예를 들어 이벤트 중 라이브 트윗과 포스팅! 청중 참여는 가상 이벤트와 관련하여 가장 중요한 과제입니다. 소셜 미디어는 이를 장려하고 모니터링하는 쉬운 방법입니다.
• 질문하고 답변할 수 있는 방법이 있는지 확인하십시오. 양방향 커뮤니케이션은 청중 참여의 또 다른 필수 요소입니다. 이벤트 중에 사람들과 빠르게 연결하는 가장 좋은 방법 중 하나는 SMS를 사용하는 것입니다! 공지 사항 및 업데이트가 포함된 모든 참석자에게 대량 메시지를 보내고 참석자로부터 직접 알림이나 질문을 받으십시오. 모두 동일한 플랫폼에서 가능합니다!
• 웨비나에서 참가자를 음소거합니다. 웨비나 중에 참가자에 대해 무작위로 기침을 하거나 뒤섞이는 것을 포착하는 것은 너무나 흔한 일입니다. 기본적으로 입장 시 모든 참가자를 음소거하는 것이 가장 좋습니다.
• 일정을 잡을 때 시간대를 고려하십시오. 가상 이벤트를 통해 전 세계 사람들과 연결할 수 있습니다. 가능한 한 많은 시간대를 수용할 수 있는 시간에 민감한 창에서 일정을 잡는 것이 좋습니다.
• 인터넷을 테스트하고 백업 계획을 세우십시오. 속담에 따르면, 무엇이 잘못될 수 있는지… 그리고 가상 이벤트에서 가장 중요한 요소는 안정적인 인터넷 연결입니다. 따라서 이벤트 전에 몇 번 테스트하고 만일을 대비하여 휴대용 핫스팟과 같은 백업 계획을 준비하십시오.
• 미리 알림을 많이 보내십시오 . 이벤트 전에 미리 알림을 세 번 이상 보내는 것이 가장 좋습니다. 1주일 전, 24시간 전, 행사 당일.

가상 이벤트를 주최하는 방법

가상 이벤트를 주최할 수 있다는 전망이 여전히 부담스럽습니까? 우리는 그 느낌을 압니다.

때로는 모든 것을 단계별로 작성하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이것이 바로 우리가 다음에 할 일입니다!

청중 및 장소 결정

어떤 종류의 가상 이벤트(컨퍼런스, 회의, 공연)를 주최하는지 더 잘 알고 나면 청중이 어떤 모습일지 설명할 수 있습니다. 개별 초대장을 보내고 있습니까, 아니면 이벤트가 공개되어 있습니까?

이 정보는 가상 이벤트의 "장소"를 결정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 브랜드에서 데모 또는 제품 출시를 주최하는 경우 가능한 한 많은 고객이 보기를 원할 것입니다. 따라서 가능한 한 많은 사람들의 시선을 사로잡기 위해 소셜 미디어에서 발표를 라이브 스트리밍하도록 선택할 수 있습니다! 반대로 등록이 완료된 보다 독점적인 이벤트를 주최하려면 암호로 보호되는 Zoom 회의를 선택할 수 있습니다.

관련 주제 선택

이벤트 전에 다음으로 하고 싶은 일은 다루고자 하는 주제의 범위를 좁히는 것입니다. 대상이 누구인지에 따라 대상에 영향을 미치기 때문에 이 시점은 청중을 결정한 후에 나옵니다. 당신은 당신의 주제가 당신의 목표 청중에게 가치 있고 관심이 있는지 확인하기를 원합니다. 다음과 같은 질문을 하면 됩니다.

• 귀하의 업계에서 그들의 요구와 가장 가까운 주제 영역은 무엇입니까?
• 그들에게 유용할 서비스나 기능을 제공하고 있습니까?
• 가장 자주 묻는 질문은 무엇입니까?
• 어떤 종류의 제안에 가장 잘 반응합니까(예: 쿠폰, 콘테스트)?

청중에게 이벤트가 제공할 내용에 대한 현실적인 기대를 제공할 수 있도록 가능한 한 주제에 초점을 맞추십시오.

연사를 찾아 간략하게 설명

다음은 이벤트의 핵심인 발표자입니다. 조직의 누군가 또는 제3자일 수 있지만 가상 이벤트에서 연설할 신뢰할 수 있는 업계 전문가를 찾는 것이 중요합니다.

연사에게 해당 주제에 대해 철저히 브리핑하고 명확한 목표를 제시해야 합니다. 이것은 종종 "이 프레젠테이션의 끝에서 청중은 _____할 수 있어야 합니다."라고 표현합니다.

또한 시간 제한과 일반적인 이벤트 순서를 알리고 싶을 것입니다. Q&A 속도가 느린 경우에 대비하여 미리 질문을 준비하고 마지막으로 청중과 관련하여 약간의 정보를 공유하여 그에 따라 자료를 조정할 수 있습니다.

시각 자료 설정

90%의 사람들은 프레젠테이션의 강력한 내러티브가 참여에 중요하다고 믿습니다. 스토리텔링을 위한 중요한 도구는 시각 자료입니다. 시각 자료가 있는 프레젠테이션은 시각 자료가 없는 프레젠테이션보다 43% ​​더 설득력이 있는 것으로 알려져 있습니다. 다음을 포함하여 동적 비주얼을 설정하는 데 도움이 되는 몇 가지 멋진 무료 도구가 있습니다.

• 구글 슬라이드
• 프레지
• 칸바
• 언스플래쉬
• 크리에이티브 마켓
• 슬라이드쉐어
• 픽토차트
• 기피

초대장 보내기 및 이벤트 주최

앞서 언급했듯이 실제 이벤트 전에 초대장과 최소 3개의 알림을 보내는 것이 가장 좋습니다. 참석자의 연락처 정보를 저장하고 이벤트 참석을 참조하는 어딘가에 저장하여 향후 참여를 위한 대화 포인트를 확보하십시오. 귀하, 귀하의 스피커 및 소프트웨어가 모두 제대로 설정되고 작동하는지 확인할 수 있도록 당일 행사 체크리스트를 작성하는 것도 좋은 생각입니다.

후속 자료 보내기

모든 이벤트 후에 항상 참석자가 피드백을 공유할 수 있는 기회를 포함하고 싶습니다. 이것은 그들과 당신 모두에게 귀중한 운동입니다. 이벤트 후 피드백 설문조사를 작성할 때 다음 사항을 확인하세요.

• 객관식 및 개방형 질문을 혼합하여 일반 및 특정 메모를 혼합합니다.
• 이벤트가 끝난 후 가능한 한 빨리 설문조사를 보내어 아직 최신 상태일 때 피드백을 수집하세요.
• 간단한 Likert 척도 평가 시스템(1-5)을 활용하여 각 항목의 평균 점수를 쉽게 계산하고 각 질문에 대한 전반적인 요점을 얻습니다.
• 이 기회를 활용하여 향후 이벤트에 대한 관심도 측정
• 설문 조사를 약 5-10개의 질문으로 제한하십시오.

사진 제공: Eventbrite

COVID는 당신이 결코 가상일 수 있다고 생각하지 못했던 많은 혁신적인 사례를 만들어 냈습니다. 올바른 도구와 함께 청중 경험에 중점을 두어 다음 가상 이벤트를 공원에서 성공시키게 될 것입니다!