Cum să găzduiești un eveniment virtual

Deși evenimentele virtuale nu sunt o noutate, cu siguranță au avut loc în centrul atenției aici în 2020. Confruntați cu amenințarea anulării, evenimentele mari și mici au trecut online, ducând la explozii de creativitate în toate industriile.

La SimpleTexting, am fost uimiți de unele dintre modurile creative în care clienții noștri au folosit mesajele text pentru a interacționa și a intra în legătură cu participanții la evenimente virtuale.

Atât de mult am fost inspirați să creăm acest ghid suprem pentru găzduirea unui eveniment virtual pentru oricine este interesat să reproducă cele mai de succes modele.

De la pregătirea subiectului dvs. până la livrarea solicitărilor de feedback după eveniment, avem tot ce trebuie să știți pentru fiecare pas de-a lungul drumului.

Ce este un eveniment virtual?

După cum am menționat anterior, evenimentele virtuale nu sunt nimic nou. Webinarii, cursurile de antrenament online și conferințele video există de aproape două decenii! Acestea sunt toate exemple de un eveniment virtual - altfel cunoscut ca o ocazie în care toate elementele experienței, lecției sau demonstrației sunt primite online versus personal.

În afară de calificarea conform căreia un eveniment virtual are loc pe internet, nu există o definiție reală sau o limită a ceea ce ar putea însemna asta. În zilele noastre, ani întregi de școală sunt considerați din punct de vedere tehnic evenimente virtuale, iar concertele și conferințele urmează deopotrivă.

Tipuri de evenimente virtuale

Evenimentele virtuale se încadrează de obicei în câteva categorii diferite. De ce contează clasificarea lor?

Ei bine, știind mai multe despre tipul dvs. de eveniment vă poate ajuta să estimați prezența, bugetul, angajamentul de timp etc.

Există trei categorii principale de evenimente virtuale pe care o organizație poate fi găzduită.

Conferinta virtuala

Cel mai mare dintre cele trei tipuri, o conferință virtuală are de obicei câteva sute până la o mie sau mai mulți participanți. 65% dintre agenții de marketing au nevoie de mai mult de șase săptămâni pentru a promova o conferință virtuală considerabilă dacă doresc să genereze numărul dorit de înregistrări. În plus, costul mediu per participant pentru o conferință virtuală mare este de aproximativ 1.000 USD până la 1.500 USD. Sunteți aproape garantat că aveți nevoie de ajutor de la software-ul pentru evenimente virtuale pentru a ajuta la organizarea unui eveniment de această amploare. Caracteristicile acestui tip de software includ:

• Camere de chat publice și private pentru ca participanții să se amestece și să pună întrebări
• Tururi virtuale ale „spațiului” evenimentului
• Facilități pentru un vorbitor și un public interactiv
• Lobby-uri virtuale
• Capacitatea de a găzdui sondaje
• Sponsorizați zonele destinate reclamelor
• Raportarea valorilor privind implicarea utilizatorilor
• Abilitatea de a trimite mesaje text cu participanții înainte, în timpul și după eveniment
• Și altele!

Credit foto: Kelvin Man

Întâlniri virtuale

La o scară mult mai mică, întâlnirile virtuale sunt mese rotunde de 60-90 de minute sau seminarii web care acoperă de obicei un subiect dintre 5-50 de participanți. În cazul webinarilor, majoritatea oamenilor au nevoie de între 3-6 săptămâni pentru a promova evenimentul cu succes.

Întâlnirile virtuale vor fi întotdeauna evenimente în timp real, care sunt complet sau parțial interactive. Ca rezultat, software-ul pentru întâlniri virtuale mai puțin implicat este adesea util să aveți la îndemână pentru a găzdui sesiunile. Unele dintre cele mai populare includ:

• Zoom
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Conferință gratuită
• Faceți clic pe Întâlnire
• Google Meet

Credit foto: NBC Los Angeles

Performanță virtuală

Tipul final de întâlnire virtuală este un pic de potpourri. Similar cu întâlnirile virtuale, spectacolele virtuale sunt, în general, evenimente live transmise pe o platformă precum Zoom sau rețelele sociale, cu o audiență de până la doi sau de două milioane! Caracteristica cheie a unei performanțe virtuale este aspectul demonstrativ care implică mai puțină colaborare decât o întâlnire sau o conferință. Exemple de spectacole virtuale includ:

• Lecții sau prelegeri
• Instruire sau demonstrații în domeniul resurselor umane
• Tururi din culise
• Interviuri
• Concerte
• Cursuri de antrenament

Credit foto: Revista Time

Deși oricine poate găzdui un eveniment virtual, există câteva lucruri care trebuie să se întâmple pentru a găzdui un eveniment virtual bun .

Cele mai bune practici pentru evenimente virtuale

Indiferent de dimensiunea și amploarea evenimentului dvs. virtual, există câteva bune practici care se aplică peste tot.

• Încurajează rețelele sociale. De exemplu, tweet-ul live și postare în timpul evenimentului! Implicarea publicului este cea mai importantă provocare atunci când vine vorba de evenimente virtuale. Rețelele sociale sunt o modalitate ușoară de a le încuraja și de a le monitoriza.
• Asigurați-vă că aveți o modalitate de a pune întrebări și de a răspunde. Comunicarea bidirecțională este un alt ingredient esențial pentru implicarea publicului. Una dintre cele mai bune modalități de a vă conecta rapid cu oamenii în timpul evenimentului dvs. este prin SMS! Trimiteți mesaje în masă tuturor participanților cu anunțuri și actualizări și primiți notificări sau întrebări direct de la participanți, toate de pe aceeași platformă!
• Dezactivați sunetul participanților la webinarii. Este prea obișnuit să surprinzi o tuse aleatorie sau să te amesteci între participanți în timpul unui webinar. Cel mai bine este să dezactivați sunetul tuturor participanților la intrare în mod prestabilit.
• Luați în considerare fusurile orare atunci când programați. Cu evenimente virtuale, puteți intra în legătură cu oameni din întreaga lume. Luați în considerare programarea în ferestre sensibile la timp, care găzduiesc cât mai multe fusuri orare posibil.
• Testați-vă internetul și aveți un plan de rezervă. După cum se spune, ce poate merge prost... va fi. Iar elementul cel mai critic pentru evenimentul tău virtual este o conexiune stabilă la internet. Așa că asigurați-vă că îl testați de câteva ori înainte de eveniment și aveți un plan de rezervă, cum ar fi un hotspot portabil, gata pentru orice eventualitate.
• Trimite o mulțime de mementouri . Este cea mai bună practică să trimiteți cel puțin trei mementouri înainte de un eveniment. Cu o săptămână înainte, cu 24 de ore înainte și în ziua evenimentului.

Cum să găzduiești un eveniment virtual

Vă simțiți încă puțin copleșit de perspectiva de a găzdui un eveniment virtual? Cunoaștem sentimentul.

Uneori, poate fi util să scrieți totul pas cu pas. Deci exact asta vom face în continuare!

Determinați-vă publicul și locul

Odată ce aveți o idee mai bună despre tipul de eveniment virtual pe care îl găzduiți (conferință, întâlnire, performanță), puteți preciza cum va arăta publicul dvs. Trimiți invitații individuale sau evenimentul tău este deschis publicului?

Aceste informații vă vor ajuta să decideți „locul” pentru evenimentul dvs. virtual. De exemplu, dacă marca dvs. găzduiește o demonstrație sau o lansare de produs, veți dori să vizioneze cât mai mulți clienți posibil. Prin urmare, puteți alege să transmiteți în direct anunțul dvs. pe rețelele sociale pentru a capta cât mai mulți ochi trecători! Dimpotrivă, dacă doriți să găzduiți un eveniment mai exclusivist complet cu înregistrarea, puteți opta pentru o întâlnire Zoom protejată cu parolă.

Alegeți un subiect relevant

Următorul lucru pe care veți dori să-l faceți înainte de evenimentul dvs. este să restrângeți subiectele pe care doriți să le abordați. Acest punct vine după determinarea publicului, deoarece cine doriți să vizați influențează ceea ce veți acoperi. Vrei să fii sigur că subiectul tău este atât valoros, cât și de interes pentru publicul țintă. Puteți face acest lucru punând întrebări precum:

• Ce domenii din industria dvs. se apropie cel mai mult de nevoile lor?
• Există servicii sau caracteristici pe care le oferiți care le-ar fi utile?
• Care sunt unele dintre întrebările tale cele mai frecvente?
• La ce tipuri de oferte răspund cel mai bine (de exemplu, cupoane, concursuri)?

Asigurați-vă că vă păstrați subiectele cât mai concentrate posibil pentru a oferi membrilor audienței o așteptare realistă a ceea ce va oferi evenimentul dvs.

Găsiți-vă vorbitorii și informați-le

Urmează adevărata carne a evenimentului tău, prezentatorii. Poate fi cineva din organizația dvs. sau o terță parte, dar este esențial să găsiți un expert credibil în industrie care să vorbească la evenimentul dvs. virtual.

Veți dori să vă asigurați că vă informați în detaliu vorbitorii despre acest subiect și să le oferiți un obiectiv clar. Acest lucru este adesea exprimat ca „la sfârșitul acestei prezentări, publicul nostru ar trebui să poată _____”.

De asemenea, veți dori să îi faceți conștienți de orice limită de timp și ordinea generală a evenimentelor. Pregătește-le în prealabil câteva întrebări în cazul unei întrebări și răspunsuri lente și, în final, împărtășește-le puțin despre publicul tău, astfel încât să își poată adapta materialul în consecință.

Configurați ajutoare vizuale

90% dintre oameni cred că o narațiune puternică într-o prezentare este esențială pentru implicare. Un instrument esențial pentru povestirea este ajutoarele dvs. vizuale. Se știe că prezentările cu ajutoare vizuale sunt cu 43% mai persuasive decât aceleași prezentări fără elemente vizuale. Există câteva instrumente gratuite minunate care vă pot ajuta să configurați imagini dinamice, inclusiv:

• Prezentări Google
• Prezi
• Canva
• Unsplash
• Piața Creativă
• Slideshare
• Pictochart
• Giphy

Trimite-ți invitațiile și găzduiește-ți evenimentul

După cum am menționat mai devreme, este cea mai bună practică să trimiteți o invitație și cel puțin trei mementouri înainte de evenimentul dvs. real. Asigurați-vă că salvați informațiile de contact ale participanților și le stocați undeva, făcând referire la participarea acestora la evenimentul dvs., astfel încât să aveți un punct de conversație pe linie pentru implicarea viitoare. De asemenea, este o idee bună să aveți o listă de verificare pentru ziua evenimentului, astfel încât să vă puteți asigura că dvs., difuzoarele și software-ul sunteți configurat și funcționează corect.

Trimiteți materiale de urmărire

După fiecare eveniment, doriți să includeți întotdeauna o oportunitate pentru participanți de a vă împărtăși feedback-ul. Acesta este un exercițiu valoros atât pentru ei, cât și pentru tine. Când scrieți un sondaj de feedback după eveniment, asigurați-vă că:

• Includeți o combinație de întrebări cu răspunsuri multiple și întrebări deschise pentru a obține o combinație de note generale și specifice
• Trimiteți sondajul cât mai curând posibil după un eveniment pentru a aduna feedback cât timp este încă proaspăt
• Utilizați un sistem simplu de evaluare a Scalei Likert (de la 1 la 5) pentru a calcula cu ușurință scorul mediu pentru fiecare articol și pentru a obține o idee generală pentru fiecare întrebare
• Folosiți această oportunitate pentru a măsura interesul și pentru evenimentele viitoare
• Încercați să limitați sondajul la aproximativ 5-10 întrebări

Credit foto: Eventbrite

COVID a creat o mulțime de exemple inovatoare de evenimente despre care nu credeai că ar putea deveni virtuale. Cu un accent puternic pe experiența publicului asociat cu instrumentele potrivite, cu siguranță vei elimina următorul eveniment virtual din parc!